Ebook Kanban Project Management - Hướng dẫn toàn diện cho PM

Hướng dẫn toàn diện về quản lý dự án Kanban dành cho Project Manager với các ví dụ thực tế về lập kế hoạch, thực thi và theo dõi dự án hiệu quả.

• Chuyên ngành: Quản lý dự án
• Đề tài: Quản lý dự án Kanban - Hướng dẫn quản lý dự án
• Loại tài liệu: Tài liệu hướng dẫn

Tóm tắt

I. Khám phá Kanban Project Management Phương pháp đột phá tối ưu hiệu quả dự án

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và tốc độ đổi mới công nghệ chóng mặt, các phương pháp quản lý dự án truyền thống đang đối mặt với nhiều thách thức. Sự phức tạp ngày càng tăng của môi trường kinh doanh đòi hỏi một cách tiếp cận linh hoạt, trực quan và hiệu quả hơn. Đây chính là lúc Kanban Project Management tỏa sáng, mang đến một giải pháp mạnh mẽ để các nhà quản lý dự án không chỉ duy trì mà còn nâng cao năng suất, khả năng thích ứng. Phương pháp này không chỉ là một công cụ, mà còn là một triết lý giúp chuyển đổi cách thức tổ chức và thực thi công việc, đảm bảo giá trị được tạo ra liên tục và lãng phí được loại bỏ. Hiểu rõ về Kanban Project Management sẽ mở ra một kỷ nguyên mới cho hiệu suất dự án.

1.1. Kanban Project Management là gì Định nghĩa và nguồn gốc cốt lõi

Kanban Project Management là một phương pháp quản lý dự án dựa trên nguyên lý Lean, ban đầu được phát triển bởi Toyota Production System để tối ưu hóa quy trình sản xuất. Thuật ngữ “Kanban” trong tiếng Nhật có nghĩa là “thẻ tín hiệu” hoặc “bảng trực quan”. Trong bối cảnh quản lý dự án, Kanban tập trung vào việc trực quan hóa dòng chảy công việc, giới hạn số lượng công việc đang tiến hành (Work In Progress - WIP), và quản lý, cải thiện liên tục dòng chảy công việc. Mục tiêu chính là nâng cao hiệu quả, tính minh bạch và khả năng dự đoán của dự án. Không giống như các phương pháp Agile khác có thể yêu cầu thay đổi cấu trúc đội nhóm triệt để, Kanban khuyến khích bắt đầu từ những gì hiện có và dần dần cải tiến, giúp quá trình chuyển đổi trở nên mượt mà và ít gián đoạn hơn. Đây là một cách tiếp cận linh hoạt, có thể áp dụng cho nhiều loại dự án, từ phát triển phần mềm đến các quy trình kinh doanh dịch vụ.

1.2. Tại sao quản lý dự án Kanban trở nên cấp thiết trong bối cảnh hiện đại

Thế giới hiện đại với công nghệ disruptive và toàn cầu hóa đã tạo ra một môi trường đầy biến động và không chắc chắn, nơi các quy trình quản lý dự án truyền thống thường tỏ ra kém hiệu quả. Hàng tỷ đô la đã bị lãng phí do các dự án thất bại hoặc bỏ lỡ cơ hội. Kanban Project Management xuất hiện như một giải pháp quan trọng để đối phó với những thách thức này. Phương pháp này giúp các đội nhóm và tổ chức có thể điều chỉnh hành vi một cách hiệu quả để xử lý sự đổi mới và khối lượng kiến thức khổng lồ. Bằng cách tập trung vào khả năng thích ứng, giảm lãng phí và liên tục cải thiện, Kanban cung cấp một cách tiếp cận nhẹ nhàng nhưng mạnh mẽ, giúp các nhà quản lý dự án đạt được đặc tính "siêu anh hùng" – điều hướng dự án thành công trong một thế giới phức tạp. Điều này đã được nhấn mạnh trong "Project Manager’s Guide to Kanban", nêu bật sự cần thiết của các phương pháp nhẹ nhàng và hiệu quả hơn.

II. Những thách thức cố hữu trong quản lý dự án và giải pháp đột phá của Kanban

Quản lý dự án đã tồn tại hàng thập kỷ, thậm chí hàng thế kỷ, nhưng bối cảnh hiện đại đã thay đổi hoàn toàn. Các phương pháp cũ, dù từng mang lại thành công, nay lại bộc lộ nhiều điểm yếu khi đối mặt với sự phức tạp, tốc độ và tính không chắc chắn. Từ những nhà máy công nghiệp đến thế giới kỹ thuật số, sự phát triển của công nghệ như AI, Internet, và blockchain đã thay đổi cách các công ty vận hành. Sự suy giảm hiệu quả của các quy trình quản lý cũ đã tạo ra một khoảng trống lớn, gây ra tổn thất đáng kể. Kanban Project Management ra đời như một phản ứng mạnh mẽ, mang đến một cách tiếp cận được thiết kế riêng để hoạt động hiệu quả trong môi trường mới mẻ này, giúp giải quyết các "điểm đau" mà các nhà quản lý dự án thường xuyên gặp phải.

2.1. Các điểm đau phổ biến trong quản lý dự án truyền thống và phức tạp

Trong bối cảnh quản lý dự án hiện đại, nhiều tổ chức vẫn đang vật lộn với các vấn đề dai dẳng như việc lập kế hoạch quá mức nhưng thiếu linh hoạt, sự không rõ ràng trong ưu tiên, quá tải công việc, và khả năng dự đoán kém. Các phương pháp truyền thống thường dẫn đến WIP (công việc đang tiến hành) quá cao, gây ra tình trạng tắc nghẽn, thời gian hoàn thành kéo dài và sự không hài lòng của đội nhóm. Sự phụ thuộc vào các ước tính định tính và thiếu dữ liệu định lượng chính xác cũng khiến việc đánh giá hiệu suất trở nên khó khăn. Hơn nữa, việc quản lý rủi ro thường chỉ mang tính phản ứng thay vì chủ động. Những "điểm đau" này không chỉ làm giảm hiệu quả dự án mà còn gây ra lãng phí nguồn lực và cơ hội, nhấn mạnh nhu cầu cấp thiết về một cách tiếp cận mới mẻ hơn.

2.2. Kanban khắc phục những hạn chế này như thế nào để tối ưu dòng chảy công việc

Kanban Project Management giải quyết các "điểm đau" này bằng cách tập trung vào ba nguyên tắc cốt lõi: trực quan hóa công việc, giới hạn WIP và quản lý dòng chảy công việc. Bảng Kanban trực quan cung cấp cái nhìn tổng thể về trạng thái từng công việc, giúp mọi thành viên hiểu rõ quy trình và nhận diện tắc nghẽn. Việc giới hạn WIP ngăn chặn tình trạng quá tải, buộc đội nhóm phải tập trung hoàn thành công việc hiện có trước khi bắt đầu cái mới, từ đó giảm thời gian chu kỳ và tăng thông lượng. Cuối cùng, Kanban thúc đẩy việc quản lý và cải thiện liên tục dòng chảy công việc, sử dụng các chỉ số thực tế để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, thay vì phỏng đoán. Điều này tạo ra một hệ thống linh hoạt, có thể thích nghi nhanh chóng với sự thay đổi và mang lại khả năng dự đoán cao hơn cho dự án.

III. Hướng dẫn áp dụng Kanban vào quản lý dự án hiệu quả Từ lập kế hoạch đến thực thi

Việc triển khai Kanban Project Management không chỉ đơn thuần là sử dụng một bảng Kanban; đó là một quá trình chuyển đổi tư duy và cách tiếp cận công việc. Từ giai đoạn lập kế hoạch ban đầu đến quá trình thực thi liên tục, Kanban cung cấp một khuôn khổ linh hoạt giúp các nhà quản lý dự án đưa ra quyết định sáng suốt và dẫn dắt đội nhóm một cách hiệu quả. Thay vì lập kế hoạch cứng nhắc, Kanban khuyến khích tư duy xác suất, giúp chúng ta nhìn nhận dự án không chỉ bằng những cam kết cứng nhắc mà còn bằng khả năng thích ứng với sự không chắc chắn. Điều này đảm bảo rằng kế hoạch luôn phù hợp với thực tế thay đổi, đồng thời tối ưu hóa từng bước trong dòng chảy công việc để đạt được kết quả tốt nhất. Việc hiểu rõ các giai đoạn này là chìa khóa để khai thác toàn bộ tiềm năng của phương pháp Kanban.

3.1. Lập kế hoạch dự án với Kanban Board Tư duy xác suất và trực quan hóa

Trong Kanban Project Management, việc lập kế hoạch không mang tính tuyệt đối mà dựa trên tư duy xác suất. Thay vì cố gắng dự đoán mọi thứ một cách chắc chắn, chúng ta sử dụng dữ liệu lịch sử và các công cụ như Bảng Kanban để ước tính khả năng hoàn thành công việc trong một khung thời gian nhất định. Bảng Kanban là công cụ trực quan hóa trung tâm, cho phép toàn bộ đội nhóm nhìn thấy các giai đoạn công việc, từ 'To Do' đến 'Done'. Nó không chỉ thể hiện công việc hiện tại mà còn giúp nhận diện các điểm phụ thuộc (dependencies) giữa các nhiệm vụ. Bằng cách trực quan hóa, các quyết định lập kế hoạch trở nên minh bạch và dựa trên thông tin thực tế hơn. Điều này giúp các nhà quản lý dự án xây dựng một kế hoạch linh hoạt, có khả năng điều chỉnh khi các yếu tố mới xuất hiện, đồng thời duy trì sự tập trung vào việc tạo ra giá trị liên tục, giảm thiểu rủi ro từ những kế hoạch cứng nhắc.

3.2. Thực thi dự án linh hoạt Ưu tiên cam kết và xử lý tắc nghẽn hiệu quả

Giai đoạn thực thi trong quản lý dự án Kanban tập trung vào sự linh hoạt và khả năng phản ứng nhanh. Việc ưu tiên công việc được thực hiện một cách động, thường xuyên điều chỉnh dựa trên giá trị và các yếu tố thay đổi, thay vì cố định từ đầu. Các đội nhóm đưa ra cam kết rõ ràng về những gì họ sẽ làm trong một khoảng thời gian nhất định, nhưng đồng thời cũng duy trì khả năng thích ứng. Một trong những lợi thế lớn của Kanban là khả năng nhận diện và xử lý tắc nghẽn (blockers) một cách nhanh chóng. Khi một nhiệm vụ bị chặn, nó sẽ được đánh dấu rõ ràng trên Bảng Kanban, thúc đẩy đội nhóm cùng nhau tìm giải pháp. Các cơ chế leo thang (escalation) được thiết lập để đảm bảo rằng các vấn đề không bị trì hoãn, duy trì dòng chảy công việc liên tục và hiệu quả. Điều này giúp giảm thiểu sự gián đoạn và tối đa hóa năng suất.

3.3. Vai trò và các cuộc họp cần thiết trong Hệ thống Kanban

Trong Kanban Project Management, không có các vai trò cứng nhắc như Scrum Master hay Product Owner. Thay vào đó, Kanban nhấn mạnh vào các vai trò chức năng hiện có và khuyến khích mọi thành viên tham gia vào việc cải thiện quy trình. Tuy nhiên, một số vai trò quan trọng thường xuất hiện là Service Delivery Manager (quản lý dòng chảy công việc) và Service Request Manager (quản lý nhu cầu). Các cuộc họp trong Kanban thường ít và tập trung vào việc duy trì dòng chảy công việc và cải thiện liên tục. Các cuộc họp chính bao gồm: Daily Stand-up (hoặc Kanban Meeting) để kiểm tra bảng Kanban và giải quyết tắc nghẽn; Replenishment Meeting để quyết định công việc nào sẽ được kéo vào từ hàng đợi; Service Delivery Review để đánh giá hiệu suất; và Operations Review để xem xét toàn bộ hệ thống. Những buổi họp này được thiết kế để ngắn gọn, hiệu quả và hướng đến hành động, đảm bảo rằng phản hồi được thu thập và áp dụng liên tục.

IV. Theo dõi và dự báo hiệu suất Các chỉ số then chốt trong quản lý dự án Kanban

Để thực sự tối ưu hóa Kanban Project Management, việc theo dõi và phân tích các chỉ số hiệu suất là vô cùng quan trọng. Kanban không chỉ dừng lại ở việc trực quan hóa công việc mà còn cung cấp một bộ công cụ mạnh mẽ để đo lường và dự báo dòng chảy công việc. Hiểu rõ các chỉ số này giúp các nhà quản lý dự án đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, cải thiện sự ổn định và khả năng dự đoán của dự án. Từ việc đo lường thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ cho đến việc phân tích hiệu suất tổng thể của quy trình, những chỉ số này là chìa khóa để nhận diện các điểm yếu, tối ưu hóa nguồn lực và đảm bảo rằng dự án đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu cuối cùng. Việc áp dụng các công cụ này sẽ nâng cao đáng kể hiệu quả dự án.

4.1. Các chỉ số then chốt Thời gian chu kỳ Cycle Time và hiệu suất dòng chảy

Thời gian chu kỳ (Cycle Time) là một trong những chỉ số quan trọng nhất trong Kanban Project Management, đo lường tổng thời gian cần thiết để một hạng mục công việc di chuyển từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành. Việc theo dõi Cycle Time cung cấp cái nhìn sâu sắc về hiệu suất và khả năng dự đoán của hệ thống. Biểu đồ phân bổ Cycle Time (Cycle Time Histogram) và bản đồ nhiệt Cycle Time (Cycle Time Heat Map) giúp xác định các xu hướng, phát hiện nút thắt cổ chai và dự báo thời gian hoàn thành công việc trong tương lai. Một chỉ số quan trọng khác là Hiệu suất dòng chảy (Flow Efficiency), đo lường tỷ lệ thời gian công việc thực sự được xử lý so với tổng Cycle Time của nó (bao gồm cả thời gian chờ đợi). Việc cải thiện Flow Efficiency đồng nghĩa với việc giảm lãng phí và tăng tốc độ giao hàng, trực tiếp cải thiện hiệu quả dự án.

4.2. Phân tích và dự báo Hiểu rõ dòng chảy công việc để cải tiến liên tục

Ngoài Cycle Time và Flow Efficiency, Kanban còn sử dụng các chỉ số khác để phân tích và dự báo hiệu suất. Thời gian giải quyết tắc nghẽn (Block Resolution Time) giúp đánh giá khả năng của đội nhóm trong việc khắc phục các trở ngại, trực tiếp ảnh hưởng đến dòng chảy công việc. Biểu đồ dòng chảy tích lũy (Cumulative Flow Diagram - CFD) cung cấp cái nhìn tổng quan về trạng thái của các hạng mục công việc theo thời gian, giúp nhận diện WIP, thông lượng và Cycle Time. Bằng cách liên tục phân tích các chỉ số này, các nhà quản lý dự án có thể hiểu rõ hơn về cách hệ thống hoạt động, phát hiện các khu vực cần cải thiện và đưa ra các dự báo đáng tin cậy hơn về thời điểm hoàn thành dự án. Đây là nền tảng cho cải tiến liên tục (Kaizen) trong phương pháp Kanban, biến dữ liệu thành hành động.

V. Giảm thiểu rủi ro và thúc đẩy Cải tiến liên tục Kaizen trong quản lý dự án Kanban

Quản lý rủi ro dự án là một phần không thể thiếu của bất kỳ dự án thành công nào, và Kanban Project Management cung cấp một cách tiếp cận chủ động để đối phó với những bất trắc. Thay vì chỉ phản ứng với rủi ro, Kanban tập trung vào việc loại bỏ các nguồn gốc gây ra rủi ro thông qua việc nhận diện và loại bỏ lãng phí, đồng thời xây dựng sự ổn định và khả năng dự đoán trong hệ thống. Nguyên tắc Cải tiến liên tục (Kaizen) là kim chỉ nam, khuyến khích đội nhóm không ngừng tìm kiếm cách để làm tốt hơn. Bằng cách này, Kanban không chỉ giúp dự án đi đúng hướng mà còn tạo ra một văn hóa học hỏi và phát triển không ngừng, đảm bảo rằng hệ thống ngày càng trở nên mạnh mẽ và hiệu quả hơn trước những thách thức mới.

5.1. Loại bỏ lãng phí Định danh và xử lý các loại lãng phí trong dự án

Một trong những nguyên tắc cơ bản của Lean và Kanban Project Management là loại bỏ lãng phí (waste). Lãng phí là bất cứ điều gì không thêm giá trị cho khách hàng. Tài liệu gốc "Project Manager’s Guide to Kanban" đã chỉ ra ba loại lãng phí chính: Lãng phí số 1: Phân tán (Scatter), xảy ra khi đội nhóm làm quá nhiều việc cùng lúc, dẫn đến việc chuyển đổi ngữ cảnh liên tục và giảm hiệu suất; Lãng phí số 2: Bàn giao (Hand-offs), phát sinh khi công việc chuyển từ người này sang người khác hoặc từ bộ phận này sang bộ phận khác, tạo ra sự chậm trễ và lỗi; và Lãng phí số 3: Tư duy viển vông (Wishful Thinking), liên quan đến việc đưa ra các cam kết không thực tế hoặc dựa trên hy vọng thay vì dữ liệu. Bằng cách chủ động nhận diện và loại bỏ những loại lãng phí này, các tổ chức có thể tăng cường hiệu quả dự án, giảm thời gian chu kỳ và cải thiện dòng chảy công việc tổng thể.

5.2. Ổn định có thể dự đoán và Cải tiến liên tục Kaizen trong phương pháp Kanban

Việc loại bỏ lãng phí trực tiếp góp phần vào việc xây dựng sự ổn định và khả năng dự đoán trong Hệ thống Kanban. Khi dòng chảy công việc trở nên ổn định, chúng ta có thể dựa vào dữ liệu hiệu suất lịch sử để đưa ra các dự báo chính xác hơn về thời gian hoàn thành và thông lượng. Điều này đặc biệt hữu ích cho quản lý rủi ro dự án, cho phép chúng ta đánh giá tác động của các quyết định và điều chỉnh kịp thời. Nguyên tắc Cải tiến liên tục (Kaizen) là trọng tâm của Kanban. Nó khuyến khích đội nhóm liên tục tìm kiếm các cơ hội để tối ưu hóa quy trình, từ việc điều chỉnh giới hạn WIP đến cải thiện các cuộc họp phản hồi. Như tài liệu đã đề cập, việc điều tra nguyên nhân gốc rễ và học hỏi từ sai lầm là cách để tránh lặp lại các vấn đề, đảm bảo rằng hệ thống Kanban không ngừng phát triển và thích nghi với các yêu cầu mới.

VI. Kết luận Hướng đi cho tương lai của Kanban Project Management và những bước khởi đầu

Kanban Project Management không chỉ là một khuôn khổ hay một công cụ tạm thời; nó là một triết lý quản lý mạnh mẽ, cung cấp con đường rõ ràng để các tổ chức tối ưu hóa quy trình, nâng cao khả năng thích ứng và đạt được hiệu quả dự án vượt trội. Với sự tập trung vào trực quan hóa công việc, giới hạn WIP và cải tiến liên tục, Kanban trang bị cho các nhà quản lý và đội nhóm khả năng điều hướng trong bối cảnh kinh doanh phức tạp ngày nay. Bước tiếp theo không phải là học thuộc lòng một bộ quy tắc, mà là bắt đầu thực hành và học hỏi từ chính trải nghiệm của mình. Đây là lời mời để gia nhập thế hệ các nhà quản lý dự án tiếp theo, những người đang định hình tương lai của ngành.

6.1. Bắt đầu với Kanban Lời khuyên và những bước đi đầu tiên cho nhà quản lý

Lời khuyên quan trọng nhất khi bắt đầu với Kanban Project Management là "bắt đầu từ những gì bạn đang có". Đừng cố gắng thay đổi toàn bộ hệ thống ngay lập tức. Thay vào đó, hãy trực quan hóa quy trình hiện tại của bạn trên một Bảng Kanban, giới hạn WIP và dần dần tìm hiểu điều gì hiệu quả nhất trong bối cảnh của riêng bạn. Phương pháp Kanban không phải là một khuôn khổ cứng nhắc mà là một tập hợp các nguyên tắc và thực hành linh hoạt. Hãy thử nghiệm các ý tưởng, học hỏi từ những sai lầm và liên tục điều chỉnh. Bằng cách này, bạn sẽ dần khám phá ra những lợi ích thực sự của việc trực quan hóa công việc, quản lý dòng chảy công việc và tối ưu hóa ở cả cấp độ dự án và đội nhóm. Nhiều công cụ phần mềm như Kanbanize cũng cung cấp bản dùng thử miễn phí 30 ngày để hỗ trợ việc khởi đầu này, giúp chuyển lý thuyết thành hành động một cách dễ dàng.

6.2. Tầm nhìn và giá trị lâu dài của quản lý dự án Kanban

Giá trị lâu dài của Kanban Project Management nằm ở khả năng tạo ra một hệ thống làm việc ổn định, có thể dự đoán và liên tục tự cải thiện. Bằng cách loại bỏ lãng phí, tăng cường dòng chảy công việc và thúc đẩy cải tiến liên tục (Kaizen), Kanban giúp các tổ chức không chỉ giao hàng nhanh hơn mà còn đảm bảo chất lượng và giảm rủi ro. Nó cung cấp những hiểu biết sâu sắc về quản lý dự án và tăng cường kiến thức lý thuyết bằng các ví dụ thực tế. Kết quả là, các đội nhóm trở nên linh hoạt hơn, khả năng thích ứng cao hơn và đạt được hiệu quả dự án vượt trội. Quản lý dự án Kanban là một hành trình liên tục của sự học hỏi và tối ưu hóa, một yếu tố then chốt cho sự thành công trong kỷ nguyên kỹ thuật số, giúp bạn gia nhập hàng ngũ các nhà quản lý dự án tiên phong và giúp đội nhóm của mình giảm thiểu lãng phí và tăng hiệu quả thông qua việc cải tiến không ngừng.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Project Manager’s Guide to Kanban Introduction to Kanban for Project Managers with practical implementation examples. 2 • PROJECT MANAGER’S GUIDE TO KANBAN Preface 5 Chapter 1. Why Bother with Kanban? 7 Chapter 2. Why Kanban Project Management with Kanbanize? 13 Chapter 3.

Project Planning 21 Deterministic vs. Probabilistic Thinking 21 Planning with Kanban 22 The Kanban Board as a Planning Tool 24 Dependencies 27 Chapter 4. Project Execution 29 Roles 29 Prioritization 31 Sizing and Estimation 34 Commitment 36 Blockers & Escalations 38 Meetings & Feedback Loops 41 PROJECT MANAGER’S GUIDE TO KANBAN • 3 Chapter 5. Project Tracking and Forecasting 43 The First Principle of Lean - Value 44 Cycle Time Heat Map 45 Cycle Time + Cycle Time Histogram 45 Cycle Time Trends 46 Flow Efficiency 47 Block Resolution Time 49 Chapter 6.

Managing Risk 50 Eliminate Waste 54 Waste #1: Scatter 54 Waste #2: Hand-offs 56 Waste #3: Wishful Thinking 58 Stability & Predictability 59 Continuous Improvement (Kaizen) 60 Conclusion 62 4 • PROJECT MANAGER’S GUIDE TO KANBAN Preface In the modern world of globalization, disruptive technologies, and automation, we need to adjust our behavior to handle all this innovation and knowledge efficiently. The new wave of Project Management is not something that we should expect, rather, it is already here. In the quest of processes optimization, there is a hunger for modern lightweight approaches that would help Project Managers acquire almost superhero characteristics. Well, there is no magic framework that would turn Project Management into a safe playground but we have the remedy for those who are tired of supporting the “house of cards”.

Riding the wave of Kanban Project Management would transform the way this industry looked like a few years ago. And if you think this is a bold statement, let’s go through the following chapters and follow the practical implementation examples which will shed light on the truly revolutionary approach. PROJECT MANAGER’S GUIDE TO KANBAN • 5 We have outlined the main principles and practices of Kanban, the benefits it will bring and the difficulties that may arise during the implementation. One of the most important aspects is how to scale a successful practice from a team level to the the management level and we will explore it in detail.

We will discuss what needs to change in the Planning, Execution, Tracking and Forecasting, and Managing Risk. There is a better way to manage projects, the Kanban way! If you are ready to apply kanban principles to your work, I recommend you try Kanbanize free for 30 days. 6 • PROJECT MANAGER’S GUIDE TO KANBAN CHAPTER ONE Why Bother with Kanban? Project management has been around for decades, if not centuries. It flourished throughout the industrial revolution and became an instrument for the astonishing progress humanity has achieved.

Most of the world around us is the result of many smart people managing projects and programs. We see it in every building, vehicle, desk, chair, window… they were all the result of projects well managed (or not that much). However, a lot has changed since the industrial revolution. The factories that used to harness human labor are now powered by robots, infinitely more productive than the human hand.

PROJECT MANAGER’S GUIDE TO KANBAN • 7 Computers became mainstream, we invented the mobile phones, the internet, AI, machine learning, blockchain and what not. If that wasn’t enough, globalization took over and that completely disrupted the way companies do business. Compared to the 50s, the world has become a much more complex place… In this new paradigm, the effectiveness of our management processes has continuously degraded. This dissonance created a vacuum that sucked up billions of dollars in failed projects or missed opportunities.

The generated pain and disappointment ultimately led to the creation of new, more effective methods that were better suited to operate in an environment of uncertainty and complexity. In just 20 years, the so-called Agile methods managed to dominate the IT and Software Development spaces. We saw the creation of frameworks such as XP and Scrum that are widely adopted and are quite the norm for tech teams in most of the companies today. Some ten years back, a very important event took place - David J.

Anderson published the first book about Kanban (also known as the blue book). This marked the birth of a strong movement that led to the existence of the “Kanban method” the way we know it today. 8 • CHAPTER ONE • WHY BOTHER WITH KANBAN? The Kanban method is truly remarkable. In less than a decade, it was adopted by more than half of the IT / Software industry.

A recent survey (“State of Scrum”) shows that 60% of the Scrum teams use Kanban. This data is stunning because only several years ago, Scrum in its pure form had virtually no alternative. The reason why so many teams and companies are turning to Kanban lies in the core principles and practices of the method. The Kanban Principles There are three guiding principles that represent the Kanban way of thinking: 1.

Start With What You Do Now »» Understanding current processes, as actually practiced »» Respecting existing roles, responsibilities & job titles 2. Gain agreement to pursue improvement through evolutionary change 3. Encourage Acts of Leadership at All Levels If you compare these principles to any other popular approach, you will quickly realize that Kanban is very humane. It doesn’t tell you that there’s a right way of doing things and that you are doing it wrong.

On the contrary, it respects the current situation and helps you improve from where you are. There is PROJECT MANAGER’S GUIDE TO KANBAN • 9 no judgment in Kanban! In that regard, Kanban is a truly Lean method, following the principles of continuous improvement and respect for people. The principles we know so well from Toyota. The Kanban Practices Going from the philosophy of things (principles) to what we do on a daily basis, we identify six core practices in Kanban.

»» Visualize work »» Limit Work in Progress »» Manage Flow »» Make Policies Explicit »» Implement Feedback Loops »» Improve Collaboratively, Evolve Experimentally The goal of this book is not to explain what Kanban is so we won’t discuss all the practices individually. However, we will be providing concrete examples further in the book. One thing is certain - if you use these practices you will be much more productive in your daily work, be it management, coding, design, etc. 10 • CHAPTER ONE • WHY BOTHER WITH KANBAN? If you’re still wondering if Kanban is for you, have a look at the benefits of using the method: »» Dramatic improvements of your cycle times realized soon after starting out.

The improvements usually go way beyond 100%. »» Relief from overburdening and happier workforce. »» Increased customer satisfaction due to shorter delivery times and increased predictability. »» Compatibility with any process.

Kanban improves the flow of value without forcing the organization out of its ways. »» Universally applicable - it is not bound for use by the IT or software development teams only. »» Survivability and sustainability of the business, if applied strategically. »» Understanding of the work state and project status.

»» Qualitative and quantitative understanding of the workflow. »» Increased predictability and an ability to respond with confidence to tough questions like “When will you deliver?”, “When should we start a job to deliver by a certain date?”. Do you have issues with one or more of the items above? If yes, this book is for you. We aim to provide practical guidance for Project Managers that are seeking ways to improve their workflows without necessarily adding more people or resources.

We will show you how to plan your project in an alternative way and how to connect the planning to the execution. We will also suggest a scalable way to track one or multiple projects PROJECT MANAGER’S GUIDE TO KANBAN • 11 using hierarchical Kanban boards. On top of that, we will discuss forecasting that’s based on the actual data that you generate as the project goes. If you’re ready to get started with a kanban tool, you can try Kanbanize free for 30 days.

It will be quite a ride, we hope you’ll enjoy it! 12 • CHAPTER ONE • WHY BOTHER WITH KANBAN? CHAPTER TWO Why Kanban Project Management with Kanbanize? This book talks about the Kanban method but it does so through the prism of Kanbanize being a supporting tool. We believe that it is not possible to effectively manage even a single project without the proper software solution and we won’t separate the theory from the practice. We must accept the reality: work is getting more and more complex, and that requires more sophisticated and capable tools to manage our projects. You may think that all we want to do is sell you our software but we’re truly driven by the desire to improve how projects PROJECT MANAGER’S GUIDE TO KANBAN • 13 are managed worldwide.

We want to give companies the tools to innovate faster and by that change the world. All that comes from the desire to make our civilization sustainable, something that we struggle with badly. We see Kanban and Kanbanize as our small contribution to a cleaner planet where global warming, hunger, and war are words left in the past. We know this is possible because Kanbanize was born out of necessity.

We saw with our eyes how applying Kanban across the whole organization can turn a tiny startup into a leading software vendor. That’s why we decided to create a solution that helps managers replicate that success, irrespective of the industry or the company size. Kanbanize is the next generation project management software because it solves some of the fundamental problems of today’s management and adds the Lean/Kanban concepts on top of that. This is a unique combination with no real alternative in the world as of now.

If you are not convinced yet, you will be by the end of this book. To support these claims with something real, let’s discuss the challenges project managers and their teams face every day. Lack of transparency and visibility into who is doing what At Kanbanize we talk to thousands of customers every year. You will be amazed by the number of people who come to us 14 • CHAPTER TWO • WHY KANBAN PROJECT MANAGEMENT WITH KANBANIZE? just because they want to know what is going on.

We even have the data to support this claim: Almost one-third of all the people we’ve talked to turned to Kanbanize because they needed better ways to visualize and track the work. One-quarter of all said they were lacking higher level transparency. The widely accepted management ways have brought us to the state where more than half of the companies simply don’t know the real status of their work. Isn’t this alarming and even disturbing? And, please, don’t say that these are bad companies skewing the data.

These are all sorts of companies, including many fortune 500 businesses. It’s a big data sample too (more than PROJECT MANAGER’S GUIDE TO KANBAN • 15 20,000) so this issue is very, very real. Disconnect between planning and execution This is an issue that we see far too often. Simply put, it is caused by the fact that the project plan and the actual work live in two separate systems.

These are typically MS Project holding a nice-looking Gantt chart and a work management tool of choice for the day-to-day work items. This is a huge problem as it requires never-ending updates of the two separate systems, so that they are in sync. We will not even go into the problem that the plan is usually rendered invalid on the very next day, when something unexpected happens. The bigger issue here, though, is the lack of feedback loops between the teams who are actually doing the work and the management chain.