Microsoft Project 2016 Step by Step - Hướng dẫn chi tiết bởi Carl Chatfield và Timothy Johnson

• Tác giả: Carl Chatfield
• Chuyên ngành: Quản lý dự án
• Đề tài: Microsoft Project 2016 từng bước
• Loại tài liệu: Sách hướng dẫn
• Năm xuất bản: 2016
• Địa điểm: Redmond

Tóm tắt

I. Tổng quan về Microsoft Project 2016 Step by Step

Microsoft Project 2016 Step by Step là cuốn sách hướng dẫn học tập do Carl Chatfield và Timothy Johnson biên soạn, được xuất bản bởi Microsoft Press năm 2016. Cuốn sách áp dụng phương pháp học từng bước, giúp người đọc tiếp cận phần mềm quản lý dự án Microsoft Project 2016 một cách có hệ thống. Nội dung sách được chia thành nhiều phần rõ ràng. Phần đầu tiên giới thiệu tổng quan về khái niệm quản lý dự án và cách làm quen với giao diện chương trình. Phần tiếp theo hướng dẫn các kỹ năng lập lịch trình đơn giản, bao gồm tạo kế hoạch mới, xây dựng danh sách công việc và quản lý tài nguyên. Người đọc cũng được hướng dẫn cách sử dụng báo cáo để kiểm tra trạng thái kế hoạch. Cuốn sách đi kèm các tệp bài tập thực hành, giúp củng cố kiến thức thông qua thao tác trực tiếp trên phần mềm. Với cấu trúc rõ ràng và ngôn ngữ dễ hiểu, tài liệu này trở thành nguồn tham khảo đáng tin cậy cho bất kỳ ai muốn làm chủ Microsoft Project 2016 từ cơ bản đến nâng cao.

1.1. Giới thiệu về bộ sách Step by Step của Microsoft Press

Bộ sách Step by Step là dòng sách hướng dẫn chính thức từ Microsoft Press, được thiết kế theo phương pháp học từng bước rõ ràng. Mỗi chương sách đều đi kèm bài tập thực hành và tệp mẫu để tải về. Cách tiếp cận này giúp người học nắm vững lý thuyết đồng thời rèn luyện kỹ năng thực hành ngay trên phần mềm. Cuốn sách về Microsoft Project 2016 thuộc bộ này được biên soạn kỹ lưỡng với sự tham gia của các chuyên gia, đảm bảo nội dung chính xác và phù hợp với nhu cầu thực tế của người dùng doanh nghiệp cũng như cá nhân.

1.2. Giao diện và các thành phần chính của Microsoft Project 2016

Giao diện Microsoft Project 2016 bao gồm nhiều thành phần quan trọng giúp người dùng thao tác hiệu quả. Thanh Ribbon chứa các lệnh được phân chia theo tab chức năng như Task, Resource và Project. Thanh Quick Access Toolbar cho phép tùy chỉnh các lệnh sử dụng thường xuyên. Hộp Tell Me hỗ trợ tìm kiếm lệnh nhanh chóng chỉ bằng cách nhập từ khóa. Các chế độ xem như Gantt Chart, Calendar và Network Diagram hiển thị thông tin dự án theo nhiều góc độ khác nhau. Màn hình Start giúp tạo kế hoạch mới hoặc mở tệp có sẵn một cách thuận tiện.

II. Thách thức quản lý dự án khi sử dụng Project 2016

Người dùng mới thường gặp nhiều thách thức khi bắt đầu làm việc với Microsoft Project 2016. Một trong những khó khăn phổ biến nhất là xác định đúng các công việc cần thiết cho dự án. Việc bỏ sót hoặc liệt kê trùng lặp các nhiệm vụ sẽ làm sai lệch toàn bộ lịch trình. Ngoài ra, ước tính thời gian hoàn thành từng công việc đòi hỏi kinh nghiệm và hiểu biết sâu về phạm vi dự án. Quản lý lịch làm việc cũng là vấn đề phức tạp. Người dùng phải thiết lập ngày nghỉ, ngày lễ và các ngoại lệ lịch chính xác để phần mềm tính toán thời gian thực tế. Việc phân bổ tài nguyên cho nhiều công việc cùng lúc dễ dẫn đến tình trạng quá tải hoặc xung đột tài nguyên. Cuối cùng, nhiều người dùng chưa tận dụng hết khả năng báo cáo và phân tích của Project 2016, khiến việc theo dõi tiến độ dự án trở nên thiếu chính xác và kém hiệu quả.

2.1. Khó khăn trong việc xây dựng danh sách công việc

Xây dựng danh sách công việc là bước nền tảng nhưng cũng đầy thách thức trong quản lý dự án. Người dùng cần phân tích rõ ràng các hạng mục cần hoàn thành, xác định mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc và thiết lập thứ tự thực hiện hợp lý. Việc tạo các công việc tóm tắt để phân cấp kế hoạch đòi hỏi tư duy logic. Nếu thiếu sót ở bước này, toàn bộ lịch trình dự án sẽ bị ảnh hưởng. Cuốn sách Step by Step hướng dẫn chi tiết cách tiếp cận từ trên xuống và từ dưới lên để xây dựng danh sách công việc toàn diện và chính xác.

2.2. Vấn đề thiết lập lịch làm việc và quản lý thời gian

Thiết lập lịch làm việc chính xác là yếu tố then chốt để đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn. Người dùng phải đối mặt với nhiều vấn đề như đặt ngày nghỉ cố định, thiết lập các ngày lễ hàng năm và xử lý các ngoại lệ lịch đột xuất. Project 2016 cho phép tạo lịch tùy chỉnh với tuần làm việc riêng biệt, nhưng quy trình này tương đối phức tạp. Nếu lịch làm việc không phản ánh đúng thực tế, thời gian hoàn thành dự án sẽ bị tính toán sai. Việc hiểu rõ cách sử dụng hộp thoại Change Working Time là rất cần thiết để giải quyết các vấn đề này.

III. Phương pháp lập kế hoạch dự án hiệu quả với Project 2016

Microsoft Project 2016 cung cấp nhiều phương pháp mạnh mẽ để lập kế hoạch dự án hiệu quả. Bước đầu tiên là tạo kế hoạch mới và thiết lập ngày bắt đầu phù hợp. Người dùng cần chọn lịch dự án phù hợp với múi giờ và ngày nghỉ của tổ chức. Tiếp theo, xây dựng danh sách công việc với thời lượng ước tính chính xác, sử dụng milestone đánh dấu các cột mốc quan trọng. Công cụ Gantt Chart trực quan giúp hình dung tiến trình dự án theo thời gian thực. Việc phân bổ tài nguyên cho từng công việc cần được thực hiện cẩn thận để tránh tình trạng quá tải. Project 2016 hỗ trợ thiết lập mối quan hệ giữa các công việc như Finish-to-Start, Start-to-Start, cho phép tự động điều chỉnh lịch trình khi có thay đổi. Hệ thống báo cáo tích hợp giúp kiểm tra trạng thái kế hoạch, phát hiện sớm các rủi ro và đưa ra quyết định điều chỉnh kịp thời. Phương pháp học từng bước trong cuốn sách đảm bảo người đọc tiếp thu tuần tự từ cơ bản đến nâng cao.

3.1. Thiết lập lịch trình và lịch làm việc tùy chỉnh

Thiết lập lịch trình bắt đầu bằng việc tạo kế hoạch mới trên màn hình Start và đặt ngày bắt đầu dự án. Từ tab Project, người dùng truy cập Project Information để chọn lịch dự án phù hợp. Hộp thoại Change Working Time cho phép thiết lập ngày nghỉ cố định, ngày lễ định kỳ và các ngoại lệ lịch đặc biệt. Tính năng tuần làm việc tùy chỉnh rất hữu ích khi dự án yêu cầu lịch trình khác biệt so với mặc định. Việc đặt tên mô tả cho mỗi ngoại lệ lịch giúp quản lý và tra cứu dễ dàng hơn về sau.

3.2. Sử dụng báo cáo và chế độ xem để theo dõi tiến độ

Microsoft Project 2016 cung cấp nhiều chế độ xem đa dạng để theo dõi tiến độ dự án. Chế độ Gantt Chart hiển thị biểu đồ thanh ngang thể hiện thời gian thực hiện từng công việc. Chế độ Calendar trình bày lịch trình theo định dạng lịch quen thuộc. Báo cáo tích hợp giúp kiểm tra trạng thái kế hoạch, phân tích tiến độ hoàn thành và đánh giá sử dụng tài nguyên. Người dùng có thể tùy chỉnh các báo cáo theo nhu cầu cụ thể. Việc thường xuyên kiểm tra báo cáo giúp phát hiện sớm các vấn đề và điều chỉnh kế hoạch kịp thời.

IV. Ứng dụng thực tế và kết luận về Project 2016 Step by Step

Microsoft Project 2016 Step by Step có giá trị ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Các nhà quản lý dự án sử dụng phần mềm này để lập kế hoạch, theo dõi và báo cáo tiến độ dự án trong doanh nghiệp. Nhóm phát triển sản phẩm áp dụng để quản lý chu kỳ phát triển từ giai đoạn ý tưởng đến ra mắt thị trường. Bộ phận nhân sự dùng Project để phân bổ nguồn lực và quản lý khối lượng công việc của đội nhóm. Cuốn sách Step by Step đóng vai trò cầu nối giữa lý thuyết quản lý dự án và thực hành phần mềm. Người đọc không chỉ học cách thao tác trên giao diện mà còn hiểu được nguyên tắc quản lý dự án đằng sau mỗi tính năng. Kiến thức tích lũy từ cuốn sách có thể áp dụng ngay vào công việc thực tế, nâng cao năng suất và hiệu quả quản lý. Đây là tài liệu không thể thiếu cho bất kỳ chuyên gia nào muốn đạt chứng chỉ hoặc cải thiện kỹ năng quản lý dự án chuyên nghiệp.

4.1. Ứng dụng trong quản lý dự án doanh nghiệp và tổ chức

Trong môi trường doanh nghiệp, Microsoft Project 2016 được sử dụng để quản lý dự án phức tạp với nhiều nhóm công việc và tài nguyên liên quan. Phần mềm giúp nhà quản lý xây dựng kế hoạch chi tiết, phân công nhiệm vụ cho từng thành viên và theo dõi tiến độ tổng thể. Khả năng tạo báo cáo đa dạng hỗ trợ việc trình bày tiến độ cho ban lãnh đạo. Các tổ chức sử dụng Project để chuẩn hóa quy trình quản lý dự án, đảm bảo tính nhất quán và minh bạch trong toàn bộ chu trình triển khai từ đầu đến cuối.

4.2. Lợi ích khi làm chủ kỹ năng Microsoft Project 2016

Làm chủ Microsoft Project 2016 mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho sự nghiệp. Kỹ năng này giúp chuyên gia quản lý dự án thể hiện năng lực chuyên môn và tăng giá trị trên thị trường lao động. Người dùng thành thạo có thể tạo kế hoạch chính xác, giảm thiểu rủi ro trễ hạn và vượt ngân sách. Việc hiểu sâu các tính năng nâng cao như phân tích Critical Path, quản lý tài nguyên đa dự án và tùy chỉnh báo cáo sẽ tạo lợi thế cạnh tranh vượt trội. Đây là khoản đầu tư vào kỹ năng có giá trị lâu dài.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Microsoft Project 2016 Step by Step Carl Chatfield Timothy Johnson PUBLISHED BY Microsoft Press A division of Microsoft Corporation One Microsoft Way Redmond, Washington 98052-6399 Copyright © 2016 by Carl Chatfield and Timothy Johnson All rights reserved. No part of the contents of this book may be reproduced or transmitted in any form or by any means without the written permission of the publisher. Library of Congress Control Number: 2015935268 ISBN: 978-0-7356-9874-1 Printed and bound in the United States of America. First Printing Microsoft Press books are available through booksellers and distributors worldwide. If you need support related to this book, email Microsoft Press Support at mspinput@microsoft. Please tell us what you think of this book at http://aka. This book is provided “as-is” and expresses the author’s views and opinions. The views, opinions, and information expressed in this book, including URL and other Internet website references, may change without notice. Some examples depicted herein are provided for illustration only and are fictitious. No real association or connection is intended or should be inferred. Microsoft and the trademarks listed at www.com on the “Trademarks” webpage are trademarks of the Microsoft group of companies. All other marks are property of their respective owners. Acquisitions and Developmental Editor: Rosemary Caperton Editorial Production: Online Training Solutions, Inc. (OTSI) Technical Reviewer: Kate Simpson Copyeditor: Kathy Krause (OTSI) Indexers: Susie Carr and Joan Lambert (OTSI) Cover: Twist Creative • Seattle Contents Introduction Who this book is for The Step by Step approach Download the practice files Ebook edition Sidebar: Adapt procedure steps Get support and give feedback Errata and support We want to hear from you Stay in touch Part 1: Get started with Microsoft Project 1 Project, project management, and you Meet the Project program Meet the Project family See the new features in Project 2016 What was new in Project 2013 What was new in Project 2010 Take a project manager’s perspective Let’s get started! 2 Take a guided tour Explore the Project user interface Manage files and set options in the Backstage view Sidebar: Templates: Avoid reinventing the wheel Work with schedule details in views Use reports to check a plan’s status Skills review Practice tasks Part 2: Simple scheduling basics 3 Start a new plan Create a new plan and set its start date Set nonworking days in the project calendar Enter the plan title and other properties Sidebar: Project management focus: Project is part of a larger picture Skills review Practice tasks 4 Build a task list Create tasks Sidebar: Project management focus: Defining the right tasks for the deliverable Enter task durations and dates Sidebar: Project management focus: How do you come up with accurate task durations? Enter milestone tasks Create summary tasks to outline the plan Sidebar: Project management focus: Top-down and bottom-up planning Link tasks to create dependencies Switch task scheduling from manual to automatic Check a plan’s duration and finish date Document task information Skills review Practice tasks 5 Set up resources Set up work resources Sidebar: Equipment resource considerations Enter the maximum capacity for work resources Enter work resource pay rates Sidebar: Project management focus: Getting resource cost information Adjust working time in a resource calendar Set up cost resources Document resources by using notes Skills review Practice tasks 6 Assign resources to tasks Assign work resources to tasks Control work when adding or removing resource assignments Sidebar: Project management focus: When should effort-driven scheduling apply? Assign cost resources to tasks Check the plan after assigning resources Skills review Practice tasks 7 Format and share your plan Customize a Gantt chart view Sidebar: Drawing on a Gantt chart Add tasks to a Timeline view Sidebar: Panning and zooming a Gantt chart view from a Timeline view Customize reports Copy views and reports Print views and reports Skills review Practice tasks 8 Track progress: Basic techniques Understand progress tracking Save a baseline of your plan Track a plan as scheduled Enter a task’s completion percentage Enter actual values for tasks Sidebar: Project management focus: Is the project on track? Skills review Practice tasks Part 3: Advanced scheduling techniques 9 Fine-tune task scheduling See task relationships by using Task Path Adjust task link relationships Control task scheduling by using constraints Interrupt work on a task Adjust working time for individual tasks Control task scheduling by using task types Sidebar: Assignment units, Peak, and the assignment calculation Sidebar: Task types and effort-driven scheduling See task schedule details by using the Task Inspector Skills review Practice tasks 10 Fine-tune task details Enter deadline dates Enter fixed costs Create a recurring task View the plan’s critical path Schedule summary tasks manually Skills review Practice tasks 11 Fine-tune resource and assignment details Change resource availability over multiple date ranges Work with multiple resource pay rates Change resource pay rates over different date ranges Delay the start of assignments Apply contours to assignments Create and assign material resources View resource capacity Adjust assignments in the Team Planner view (Project Professional only) Skills review Practice tasks 12 Fine-tune the Project plan Examine resource allocations over time Sidebar: Project management focus: Evaluate resource allocation Resolve resource overallocations manually Level overallocated resources Check the plan’s cost and finish date Sidebar: Project management focus: Finish date and critical tasks Inactivate tasks (Project Professional only) Skills review Practice tasks 13 Organize plan details Sort plan details Group plan details Filter plan details Create new tables Sidebar: Create custom fields quickly Create new views Skills review Practice tasks 14 Track progress: Detailed techniques Update a baseline Sidebar: Save interim plans Track actual and remaining work for tasks and assignments Sidebar: Enter actual costs manually Track timephased actual work for tasks and assignments Sidebar: Project management focus: Collect actuals from resources Reschedule incomplete work Skills review Practice tasks 15 View and report project status Examine a plan’s variance Sidebar: Project management focus: Get the word out Identify tasks that have slipped Sidebar: Project management focus: Is variance ever a good thing? Examine task costs Examine resource costs Skills review Practice tasks Part 4: In-depth and special subjects 16 Format and print views: In-depth techniques Format a Gantt chart view Format a Timeline view Format a Network Diagram view Format a Calendar view Print and export views Skills review Practice tasks 17 Format reports: In-depth techniques Create a custom report Sidebar: How reports compare to views Customize charts in a report Customize tables in a report Skills review Practice tasks 18 Customize Project Share custom elements between plans Record and run macros Edit macros Customize the ribbon and Quick Access Toolbar Skills review Practice tasks 19 Share information with other programs Copy Project data to and from other programs Open files in other formats in Project Save to other file formats from Project Sidebar: Share files with previous versions of Project Generate reports with Excel and Visio Skills review Practice tasks 20 Consolidate projects and resources Share a resource pool across multiple plans Sidebar: Create a dedicated resource pool Consolidate plans Sidebar: Keep consolidated plans simple Create dependencies between plans Skills review Practice tasks Appendix A: A short course in project management Appendix B: Develop your project-management skills Appendix C: Collaborate: Project, SharePoint, and PWA Appendix D: Use this book in a classroom Glossary Index About the authors Give us feedback Tell us what you think of this book and help Microsoft improve our products for you. Thank you! http://aka.ms/tellpress Introduction Welcome! This Step by Step book has been designed so you can read it from the beginning to learn about Microsoft Project 2016 and then build your skills as you learn to perform increasingly specialized procedures. Or, if you prefer, you can jump in wherever you need ready guidance for performing tasks. The how-to steps are delivered crisply and concisely —just the facts. You’ll also find informative, full-color graphics that support the instructional content. Who this book is for Microsoft Project 2016 Step by Step is designed for use as a learning and reference resource by home and business users of Microsoft Office programs who want to use Project to create and manage projects more efficiently. The content of the book is designed to be useful for people who have previously used earlier versions of Project and for people who are discovering Project for the first time. The Step by Step approach The book’s coverage is divided into chapters representing general Project skill sets. Each part is divided into chapters representing skill set areas, and each chapter is divided into topics that group related skills. Each topic includes expository information followed by generic procedures. At the end of the chapter, you’ll find a series of practice tasks you can complete on your own by using the skills taught in the chapter. You can use the practice files that are available from this book’s website to work through the practice tasks, or you can use your own files. Download the practice files Before you can complete the practice tasks in this book, you need to download the book’s practice files to your computer from http://aka.ms/project2016sbs/downloads. Follow the instructions on the Downloads tab. Important Project 2016 is not available from the book’s website. You should install that program before working through the procedures and practice tasks in this book. You can open the files that are supplied for the practice tasks and save the finished versions of each file. If you later want to repeat practice tasks, you can download the original practice files again. The following table lists the practice files for this book. Ebook edition If you’re reading the ebook edition of this book, you can do the following: Search the full text Print Copy and paste You can purchase and download the ebook edition from the Microsoft Press Store at http://aka.ms/project2016sbs/detail. Adapt procedure steps This book contains many images of the Project user interface elements (such as the ribbon and the program window) that you’ll work with while performing tasks in Project on a Windows computer. Depending on your screen resolution or window width, the Project ribbon on your screen might look different from that shown in this book.(If you turn on Touch mode, the ribbon might display some commands in a different layout.) As a result, procedural instructions that involve the ribbon might require a little adaptation. Simple procedural instructions use this format: 1. On the Task tab, in the View group, click the Gantt Chart button. If the command is in a list, our instructions use this format: 1. On the View tab, in the Data group, click the Filter arrow and then, in the Filter list, click Summary Tasks. If differences between your display settings and ours cause a button to appear differently on your screen than it does in this book, you can easily adapt the steps to locate the command. First click the specified tab, and then locate the specified group. If a group has been collapsed into a group list or under a group button, click the list or button to display the group’s commands. If you can’t immediately identify the button you want, point to likely candidates to display their names in ScreenTips. Multistep procedural instructions use this format: 1. On the View tab, in the Resource Views group, click the Resource Sheet button to display the Resource Sheet view. On the View tab, in the Data group, click the Tables button, and then click Cost. The instructions in this book assume that you’re interacting with on-screen elements on your computer by clicking (with a mouse, touchpad, or other hardware device). If you’re using a different method—for example, if your computer has a touchscreen interface and you’re tapping the screen (with your finger or a stylus)— substitute the applicable tapping action when you interact with a user interface element.