Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh công nghệ thông tin và mạng Internet phát triển mạnh mẽ, phương thức tìm kiếm thông tin và giao dịch thương mại trực tuyến đã trở nên phổ biến đối với các tổ chức, doanh nghiệp cũng như các hộ kinh doanh. Việc tiếp cận khách hàng tiềm năng thông qua môi trường website giúp đơn vị kinh doanh rút ngắn khoảng cách địa lý, giảm chi phí in ấn tài liệu và giới thiệu dịch vụ một cách nhanh chóng. Đối với các đơn vị cung cấp gói giải pháp dịch vụ đa dạng, nhu cầu phản hồi thông tin và gửi bảng báo giá chính xác, kịp thời theo yêu cầu riêng biệt của từng khách hàng là yếu tố then chốt nhằm nâng cao hiệu quả vận hành và tối ưu hóa chi phí quản lý.

Đề tài tốt nghiệp được thực hiện tại Công ty 5ACE (địa chỉ: Chung cư PG An Đồng, huyện An Dương, thành phố Hải Phòng). Doanh nghiệp này hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp truyền thông mạng xã hội, điển hình trên nền tảng Facebook (dịch vụ tăng lượt thích trang, tăng lượt theo dõi, tăng tương tác bài viết, tăng lượt xem phát sóng trực tiếp - livestream) kết hợp thiết kế website và các giải pháp marketing trực tuyến. Do lượng khách hàng có nhu cầu tư vấn dịch vụ hằng ngày tương đối lớn, quy trình quản lý báo giá thủ công bộc lộ nhiều điểm hạn chế như dễ thất lạc thông tin, sai sót trong tính toán chi phí, khó kiểm soát thời hạn hiệu lực của bảng giá và thiếu cơ chế theo dõi lịch sử chỉnh sửa giữa các cấp nhân viên và quản lý.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu:

  1. Khảo sát, tìm hiểu thực trạng và thu thập các yêu cầu nghiệp vụ, báo cáo dịch vụ liên quan đến công tác báo giá cho khách hàng tại Công ty 5ACE.
  2. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý báo giá phù hợp với quy trình hoạt động của doanh nghiệp.
  3. Xây dựng ứng dụng phần mềm quản lý báo giá dịch vụ hoàn chỉnh trên nền tảng website, đáp ứng việc phân quyền thao tác, kiểm duyệt và lưu trữ dữ liệu.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình nghiệp vụ tiếp nhận yêu cầu, lập bảng giá, kiểm duyệt nội bộ, gửi báo giá và thống kê dịch vụ khách hàng.
  • Phạm vi không gian: Áp dụng thực nghiệm tại Công ty 5ACE (Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian và kỹ thuật: Đề tài được hoàn thành vào năm 2018, tập trung xây dựng hệ thống web động trên nền tảng Linux, máy chủ quản trị cPanel, ngôn ngữ lập trình PHP và hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySQL.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đồ án xây dựng nền tảng dựa trên các lý thuyết công nghệ web tiêu chuẩn và phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng cấu trúc:

  • Khung lý thuyết và công nghệ nền tảng:

    • Kiến trúc World Wide Web và HTML: Hoạt động giao tiếp giữa trình duyệt web (Web Client/Browser như Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer) và máy chủ web (Web Server như Apache, IIS) thông qua giao thức HTTP/HTTPS.
    • Ngôn ngữ kịch bản máy chủ PHP: Khái niệm ngôn ngữ mã nguồn mở thực thi phía máy chủ (Server-Side), tính chất độc lập nền tảng (Cross-platform), cơ chế nhận và truyền dữ liệu thông qua các phương thức GET và POST, quản trị trạng thái phiên làm việc của người dùng bằng Cookie và Session.
    • Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ MySQL: Cấu trúc lưu trữ bảng, các kiểu dữ liệu số (Tinyint, Smallint, Int, Bigint, Float), kiểu chuỗi ký tự (Char, Varchar, Tinytext, Text, Blob), kiểu ngày giờ (Date, Time, DateTime, TimeStamp) và hệ thống các câu lệnh thao tác dữ liệu (SELECT, INSERT, UPDATE, DELETE) cùng các hàm xử lý chuỗi, thời gian, hàm tổng hợp nhóm (SUM, AVG, COUNT, MIN, MAX).

  • Phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống:

    • Mô hình hóa chức năng và luồng dữ liệu: Sử dụng biểu đồ ngữ cảnh (Context Diagram), biểu đồ phân rã chức năng (BFD - Business Function Diagram) và biểu đồ luồng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram) để mô tả chi tiết các tiến trình xử lý từ mức khung đến mức chi tiết.
    • Thiết kế dữ liệu: Xây dựng danh sách hồ sơ dữ liệu (D1: Yêu cầu khách hàng, D2: Bảng báo giá, D3: Thống kê, D4: Khách hàng, D5: Dịch vụ), lập ma trận thực thể dữ liệu, mô hình hóa thực thể liên kết (ER - Entity Relationship) và chuyển đổi thành mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ chuẩn hóa.

  • Nguồn dữ liệu và tài liệu tham khảo:

    • Dữ liệu khảo sát thực tế về danh mục dịch vụ, mẫu biểu yêu cầu và quy trình báo giá tại Công ty 5ACE.
    • Các giáo trình và tài liệu học thuật chuyên ngành: tài liệu lập trình web PHP của tác giả Phạm Hữu Khang; giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng cấu trúc và cơ sở dữ liệu quan hệ của tác giả Lê Văn Phùng (2010, 2011); tài liệu phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý của tác giả Nguyễn Văn Vị (2002).

Phân tích thiết kế và triển khai hệ thống

Hệ thống được thiết kế nhằm chuẩn hóa toàn bộ chu trình xử lý bảng báo giá từ khi phát sinh yêu cầu cho đến khi hoàn tất giao dịch.

1. Phân tích chức năng và luồng xử lý nghiệp vụ

Quy trình vận hành trong hệ thống được phân định rõ ràng giữa các tác nhân:

  • Khách hàng: Gửi yêu cầu báo giá dịch vụ (loại dịch vụ, số lượng, thời hạn), tiếp nhận bảng báo giá chính thức và phản hồi kết quả đồng ý hoặc không đồng ý.
  • Nhân viên: Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng; lập bảng báo giá chi tiết gồm các dịch vụ tương ứng; gửi bản nháp báo giá lên cấp quản lý để phê duyệt; cập nhật, sửa đổi báo giá theo phản hồi của quản lý hoặc khách hàng; gửi email báo giá trực tiếp đến khách hàng; theo dõi và cập nhật trạng thái báo giá (đã duyệt, hủy, không phản hồi khi hết hạn hiệu lực).
  • Quản lý: Tiếp nhận bảng báo giá từ nhân viên; tiến hành xét duyệt (đồng ý phê duyệt để nhân viên gửi khách hàng, hoặc từ chối kèm ghi chú hướng dẫn chỉnh sửa); thực hiện toàn bộ các quyền hạn của nhân viên (tạo, sửa, xóa báo giá) và tra cứu báo cáo thống kê theo ngày tháng hoặc theo khách hàng.

2. Thiết kế cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu của hệ thống gồm 8 bảng dữ liệu quan hệ chính, được thiết kế bảo đảm tính toàn vẹn và khả năng lưu vết lịch sử:

STT Tên bảng dữ liệu Mục đích và mô tả lưu trữ Các trường dữ liệu chính
1 User Lưu trữ thông tin tài khoản người dùng và phân quyền ID, User_login, User_pass, User_displayname, User_email, User_sdt, User_service, User_status, role
2 Pricelist Lưu thông tin chung của từng bảng báo giá ID, Customer_name, Email, SDT, Total_price, Date_start, Date_end, Use_receive, Status, Note_confirm, Note, Update_time, IsConfirm, IsDelete
3 DetailPriceList Lưu thông tin chi tiết từng dịch vụ trong một báo giá ID, id_pricelist, id_service, quantity, id_vat, id_time
4 Service Danh mục các dịch vụ do công ty cung cấp ID, Name, Price, Time, Note
5 LogPricelist Lưu lại toàn bộ lịch sử chỉnh sửa của các bảng báo giá ID, id_pricelist, Customer_name, Email, SDT, Total_price, Date_start, Date_end, Use_receive, Status, Note, Action, Update_time
6 DetailLogPriceList Lưu chi tiết dịch vụ tại thời điểm lưu vết lịch sử ID, id_logpricelist, id_service, quantity, id_vat, id_time
7 Time Lưu trữ các định mức thời hạn dịch vụ ID, Time, Note
8 VAT Lưu các mức tỷ lệ phần trăm thuế giá trị gia tăng ID, VAT

Mối quan hệ liên kết thực thể được thiết lập chặt chẽ: Một người dùng (User) có thể quản lý/lập nhiều bảng báo giá (Pricelist) (quan hệ $1-n$); một bảng báo giá chứa nhiều dịch vụ chi tiết thông qua DetailPriceList (quan hệ $n-m$ giữa Pricelist và Service); mỗi bảng báo giá ghi nhận nhiều bản ghi lịch sử tương ứng trong LogPricelist (quan hệ $1-n$).

3. Môi trường triển khai và thử nghiệm

  • Hệ điều hành máy chủ: Linux.
  • Bảng điều khiển quản trị máy chủ: cPanel phiên bản 70.54.
  • Nền tảng thực thi kịch bản: PHP phiên bản 5.30.
  • Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: MySQL phiên bản 5.x.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lập trình trên nền tảng Web

Chương 1 hệ thống hóa toàn bộ các khái niệm, công nghệ và công cụ cơ bản phục vụ xây dựng ứng dụng web:

  • Tổng quan mạng toàn cầu (World Wide Web) và HTML: Giới thiệu khái niệm WWW, cấu trúc tài liệu HTML chuẩn (<html>, <head>, <body>), các thẻ định dạng và nhập liệu cơ bản (<title>, <p>, <font>, <table>, <tr>, <td>, <img>, <a>, <input>, <textarea>, <select>, <form>).
  • Phân biệt web tĩnh và web động: Phân tích nguyên lý phân phối tệp tĩnh từ máy chủ so với cơ chế xử lý truy vấn cơ sở dữ liệu thời gian thực của web động trên các ứng dụng máy chủ như Apache, IIS, Tomcat.
  • Ngôn ngữ lập trình PHP: Trình bày lịch sử ra đời (Rasmus Lerdorf, 1994), kiến trúc kịch bản nhúng phía máy chủ, cú pháp khai báo biến ($), hằng số (define), các phương thức truyền nhận dữ liệu (GET, POST), cơ chế quản lý trạng thái phiên làm việc (Cookie, Session), xây dựng hàm tự định nghĩa và cơ chế tái sử dụng mã nguồn (include, require, include_once, require_once).
  • Hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySQL: Trình bày vai trò lưu trữ, tổ chức, truy cập và xử lý dữ liệu; bảng phân loại các kiểu dữ liệu số, chuỗi, nhị phân, ngày giờ; cú pháp các câu lệnh truy vấn chuẩn (SELECT, INSERT, UPDATE, DELETE) và tập hợp các hàm xử lý tính toán, chuỗi và thời gian trong MySQL.

Chương 2: Phân tích thiết kế hệ thống

Chương 2 tập trung vào việc mô hình hóa bài toán quản lý báo giá tại Công ty 5ACE bằng các công cụ thiết kế hệ thống thông tin:

  • Xây dựng biểu đồ nghiệp vụ: Biểu đồ ngữ cảnh thể hiện tương tác dữ liệu giữa hệ thống với Khách hàng và Quản lý; biểu đồ phân rã chức năng xác định 3 nhánh chính: Cập nhật báo giá, Kiểm duyệt báo giá và Thống kê báo giá (theo ngày tháng và theo khách hàng).
  • Đặc tả luồng dữ liệu (DFD): Phân rã tiến trình xử lý từ mức 1.0 đến mức 5.0 bao gồm: (1.0) Tiếp nhận yêu cầu báo giá từ khách hàng; (2.0) Cập nhật và chỉnh sửa bảng báo giá; (3.0) Gửi yêu cầu và thực hiện kiểm duyệt nội bộ; (4.0) Gửi bảng báo giá đã duyệt cho khách hàng; (5.0) Xử lý yêu cầu thống kê và kết xuất báo cáo cho quản lý.
  • Mô hình hóa dữ liệu: Xây dựng danh sách hồ sơ dữ liệu (D1 đến D5), ma trận thực thể - chức năng nghiệp vụ, biểu đồ liên kết thực thể (ERD) và thiết kế chi tiết 8 bảng cơ sở dữ liệu quan hệ kèm định dạng kiểu dữ liệu, khóa chính và khóa ngoại.

Chương 3: Ứng dụng thực nghiệm

Chương 3 trình bày việc cài đặt phần mềm trên môi trường thực tế và mô tả hệ thống giao diện người dùng:

  • Cấu hình môi trường: Vận hành trên máy chủ Linux tích hợp cPanel 70.54, PHP 5.30 và MySQL 5.
  • Các module giao diện chức năng:
    • Xác thực người dùng: Đăng nhập, ghi nhớ mật khẩu, quên mật khẩu và đăng ký tài khoản.
    • Quản lý danh sách và tạo mới báo giá: Giao diện nhập thông tin khách hàng (tên, email, số điện thoại), chọn dịch vụ từ danh mục, thời gian hiệu lực (Date_start, Date_end), thuế VAT và các ghi chú kèm theo.
    • Chi tiết và xử lý báo giá: Hiển thị đầy đủ thông tin khách hàng, bảng kê chi tiết dịch vụ, số lượng, đơn giá, tiền thuế, thành tiền; cung cấp các nút thao tác nhanh gồm in hóa đơn kết nối trực tiếp máy in, chỉnh sửa dữ liệu, gửi email trực tiếp cho khách hàng và điều hướng quay lại.
    • Kiểm duyệt báo giá: Giao diện dành riêng cho cấp quản lý để duyệt phát hành hoặc hủy báo giá kèm khung nhập lý do từ chối gửi lại nhân viên.
    • Truy vấn, lọc dữ liệu và lưu vết: Tính năng tìm kiếm nhanh theo từ khóa, lọc theo trạng thái bảng giá, lọc theo email khách hàng, tùy chọn số lượng bản ghi trên một trang phân trang (10, 20, 30, 50 bản ghi); giao diện xem lịch sử hành động (Log) cho phép đối chiếu giá trị cũ và giá trị mới sau mỗi lần chỉnh sửa, lọc lịch sử theo khoảng thời gian ngày bắt đầu - ngày kết thúc.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả đạt được:

    • Khảo sát và chuẩn hóa thành công quy trình lập, duyệt và quản lý báo giá dịch vụ truyền thông mạng xã hội và giải pháp marketing tại Công ty 5ACE.
    • Xây dựng hoàn chỉnh phần mềm ứng dụng web hoạt động trên môi trường PHP 5.30 và cơ sở dữ liệu MySQL 5, đáp ứng đầy đủ các chức năng nghiệp vụ đề ra.
    • Thiết lập cơ chế kiểm soát chặt chẽ 2 cấp (Nhân viên - Quản lý), tích hợp tính năng gửi email tự động và xuất in biểu mẫu báo giá/hóa đơn trực tiếp.
    • Hoàn thiện phân hệ lưu vết lịch sử (LogPricelist, DetailLogPriceList), cho phép doanh nghiệp theo dõi toàn diện các thay đổi dữ liệu theo thời gian thực.

  • Đóng góp thực tiễn theo tác giả tự đánh giá:

    • Cung cấp công cụ quản lý tập trung, giúp giảm thiểu sai sót, nhầm lẫn trong quá trình tính toán chi phí và báo giá dịch vụ cho khách hàng.
    • Tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí vận hành cho doanh nghiệp so với phương thức quản lý thủ công truyền thống.
    • Hỗ trợ kiểm soát chính xác lượng báo giá phát sinh theo ngày, tháng, nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong hoạt động chăm sóc khách hàng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Do giới hạn về thời gian thực hiện và kinh nghiệm thực tế của tác giả, hệ thống mới chỉ tập trung giải quyết các chức năng chính yếu, chưa mô tả và bao quát đầy đủ mọi khía cạnh nghiệp vụ phát sinh của doanh nghiệp.
    • Một số chức năng trong hệ thống còn tương đối đơn giản, mức độ tiện dụng và tính linh hoạt trong tương tác người dùng vẫn còn hạn chế.
  • Hướng mở rộng:
    • Tiếp tục hoàn thiện các tính năng nâng cao, tối ưu hóa giao diện người dùng nhằm tăng tính thuận tiện trong quá trình thao tác.
    • Mở rộng khả năng tích hợp thêm các phân hệ quản trị khách hàng chuyên sâu (CRM) và tự động hóa quy trình thanh toán trực tuyến.

Giá trị tham khảo

Đồ án là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Công nghệ thông tin, Hệ thống thông tin quản lý đang thực hiện đồ án tốt nghiệp, bài tập lớn về xây dựng ứng dụng web quản lý theo mô hình phân tích thiết kế hướng cấu trúc.
  • Người lập trình cần mẫu tham khảo thực tế về việc thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ cho bài toán lập báo giá đa dịch vụ, cơ chế kiểm duyệt nội bộ và kỹ thuật ghi vết lịch sử thay đổi dữ liệu (Log/Audit Trail) bằng PHP và MySQL.
  • Các phần đáng chú ý để tham khảo gồm: Chương 2 (Hệ thống biểu đồ DFD mức chi tiết và cấu trúc 8 bảng cơ sở dữ liệu chuẩn hóa) và Chương 3 (Quy trình thiết kế các màn hình chức năng kiểm duyệt, in ấn và lọc dữ liệu đa tiêu chí).

Câu hỏi thường gặp

1. Hệ thống quản lý báo giá được xây dựng để phục vụ trực tiếp cho đơn vị nào và thuộc ngành nghề gì?
Hệ thống được thiết kế và áp dụng thử nghiệm tại Công ty 5ACE (địa chỉ tại Chung cư PG An Đồng, An Dương, Hải Phòng), đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp trên mạng xã hội Facebook (tăng like fanpage, theo dõi, tương tác bài viết, người xem livestream), thiết kế website và dịch vụ marketing online.

2. Quy trình kiểm duyệt một bảng báo giá trong hệ thống diễn ra như thế nào?
Sau khi tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng, nhân viên tạo bảng báo giá chi tiết trên hệ thống và chuyển trạng thái sang chờ quản lý duyệt. Cấp quản lý sẽ kiểm tra nội dung: nếu đồng ý, quản lý xác nhận duyệt để hệ thống kích hoạt nút gửi email bảng giá trực tiếp đến khách hàng; nếu không đồng ý, quản lý chọn hủy duyệt và bắt buộc ghi rõ lý do vào ô ghi chú để nhân viên căn cứ vào đó chỉnh sửa lại.

3. Cơ chế lưu vết lịch sử chỉnh sửa báo giá được thiết kế như thế nào trong cơ sở dữ liệu?
Hệ thống sử dụng hai bảng dữ liệu chuyên biệt là LogPricelist và DetailLogPriceList. Mỗi khi nhân viên hoặc quản lý thực hiện thay đổi thông tin trên bảng giá, hệ thống sẽ tự động lưu lại toàn bộ các giá trị cũ, giá trị mới, hành động thực hiện (Action) cùng mốc thời gian cập nhật (Update_time), cho phép người dùng tra cứu và so sánh lịch sử theo email khách hàng hoặc khoảng thời gian.

4. Ứng dụng được cài đặt và vận hành trên môi trường công nghệ nào?
Hệ thống được triển khai trên máy chủ chạy hệ điều hành Linux, sử dụng phần mềm quản trị cPanel phiên bản 70.54, phiên bản ngôn ngữ lập trình PHP 5.30 và hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySQL 5.x.

5. Cơ sở dữ liệu của hệ thống gồm những bảng nào và mối quan hệ chính giữa chúng là gì?
Hệ thống gồm 8 bảng: User, Pricelist, DetailPriceList, Service, LogPricelist, DetailLogPriceList, Time và VAT. Trong đó, Pricelist liên kết với User theo quan hệ $1-n$; liên kết với Service thông qua bảng trung gian DetailPriceList theo quan hệ $n-m$; và liên kết với LogPricelist theo quan hệ $1-n$ để phục vụ lưu trữ lịch sử.

Kết luận

Đồ án tốt nghiệp "Xây dựng hệ thống quản lý báo giá cho khách hàng" của sinh viên Nguyễn Khắc Cường đã hoàn thành đúng mục tiêu khảo sát thực tế và phân tích thiết kế hệ thống thông tin phục vụ hoạt động kinh doanh tại Công ty 5ACE. Ứng dụng web được xây dựng hoàn chỉnh trên nền tảng PHP và MySQL, giải quyết tốt các yêu cầu về lập bảng giá, kiểm duyệt hai cấp, xuất in hóa đơn, gửi email và ghi vết lịch sử chỉnh sửa dữ liệu. Mặc dù một số chức năng còn ở mức độ cơ bản do hạn chế về thời gian nghiên cứu, công trình vẫn mang lại giá trị ứng dụng thực tế rõ ràng cho doanh nghiệp và là tài liệu tham khảo có cấu trúc mạch lạc cho sinh viên chuyên ngành Công nghệ thông tin.