Giáo Trình Hướng Dẫn Sử Dụng Microsoft Access 2000

Microsoft Access 2000 là một phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu mạnh mẽ, giúp người dùng dễ dàng… 207 trang · Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo · 2005.

• Tác giả: Nguyễn Sơn Hải
• Trường học: Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo
• Chuyên ngành: Công nghệ thông tin
• Đề tài: Hướng Dẫn Sử Dụng Microsoft Access 2000
• Loại tài liệu: giáo trình
• Năm xuất bản: 2005
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU (CSDL)
• 1.1. Các khái niệm về CSDL Access
• 1.1.1. CSDL Access
• 1.1.2. Bảng dữ liệu
• 1.1.3. Liên kết các bảng dữ liệu
• 1.2. Xây dựng cấu trúc bảng

Tóm tắt

I. Hướng Dẫn Sử Dụng Microsoft Access 2000 Đầy Đủ Nhất

Microsoft Access 2000 là một phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu mạnh mẽ, giúp người dùng dễ dàng quản lý và xử lý dữ liệu. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Microsoft Access 2000, từ việc cài đặt đến các tính năng nổi bật. Đối tượng chính của bài viết là sinh viên và những người mới bắt đầu tìm hiểu về Access.

1.1. Hướng Dẫn Cài Đặt Microsoft Access 2000 Đơn Giản

Để cài đặt Microsoft Access 2000, cần chuẩn bị bộ cài đặt từ đĩa CD hoặc file tải về. Sau khi khởi động, làm theo hướng dẫn trên màn hình để hoàn tất quá trình cài đặt. Đảm bảo máy tính đáp ứng yêu cầu hệ thống tối thiểu để chạy phần mềm này.

1.2. Tính Năng Mới Trong Microsoft Access 2000

Microsoft Access 2000 có nhiều tính năng mới như giao diện thân thiện hơn, hỗ trợ ADO cho truy cập dữ liệu, và cải tiến ngôn ngữ lập trình VBA. Những tính năng này giúp người dùng dễ dàng hơn trong việc phát triển ứng dụng và quản lý dữ liệu.

II. Cách Tạo Cơ Sở Dữ Liệu Trong Microsoft Access 2000

Việc tạo cơ sở dữ liệu trong Microsoft Access 2000 là bước đầu tiên quan trọng trong quá trình phát triển ứng dụng. Bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết cách tạo cơ sở dữ liệu và các bảng dữ liệu cần thiết.

2.1. Hướng Dẫn Tạo Cơ Sở Dữ Liệu Mới

Để tạo cơ sở dữ liệu mới, mở Microsoft Access và chọn 'Blank Database'. Nhập tên cho cơ sở dữ liệu và chọn vị trí lưu trữ. Sau đó, nhấn 'Create' để hoàn tất.

2.2. Cách Tạo Bảng Dữ Liệu Trong Microsoft Access 2000

Sau khi tạo cơ sở dữ liệu, người dùng có thể tạo bảng dữ liệu bằng cách chọn 'Table Design'. Nhập tên các trường dữ liệu và định dạng kiểu dữ liệu cho từng trường. Đừng quên thiết lập khóa chính cho bảng.

III. Hướng Dẫn Sử Dụng Biểu Mẫu Trong Microsoft Access 2000

Biểu mẫu là công cụ hữu ích trong Microsoft Access 2000 giúp người dùng nhập và hiển thị dữ liệu một cách trực quan. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách tạo và sử dụng biểu mẫu.

3.1. Cách Tạo Biểu Mẫu Mới Trong Microsoft Access 2000

Để tạo biểu mẫu mới, chọn 'Form Wizard' từ menu. Chọn bảng dữ liệu cần sử dụng và các trường dữ liệu muốn hiển thị. Sau đó, làm theo hướng dẫn để hoàn tất việc tạo biểu mẫu.

3.2. Hướng Dẫn Sử Dụng Biểu Mẫu Để Nhập Dữ Liệu

Sau khi tạo biểu mẫu, người dùng có thể sử dụng nó để nhập dữ liệu vào bảng. Chỉ cần mở biểu mẫu và điền thông tin vào các trường tương ứng, sau đó nhấn 'Save' để lưu lại.

IV. Cách Tạo Báo Cáo Trong Microsoft Access 2000 Đơn Giản

Báo cáo là một phần quan trọng trong việc trình bày dữ liệu. Microsoft Access 2000 cung cấp công cụ mạnh mẽ để tạo báo cáo. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách tạo báo cáo từ dữ liệu đã có.

4.1. Hướng Dẫn Tạo Báo Cáo Mới

Để tạo báo cáo mới, chọn 'Report Wizard' từ menu. Chọn bảng hoặc truy vấn dữ liệu cần sử dụng và các trường dữ liệu muốn hiển thị. Sau đó, làm theo hướng dẫn để hoàn tất việc tạo báo cáo.

4.2. Cách Tùy Chỉnh Báo Cáo Trong Microsoft Access 2000

Sau khi tạo báo cáo, người dùng có thể tùy chỉnh định dạng và bố cục của báo cáo. Sử dụng các công cụ thiết kế để thay đổi kiểu chữ, màu sắc và cách sắp xếp các trường dữ liệu.

V. Hướng Dẫn Sử Dụng Truy Vấn Trong Microsoft Access 2000

Truy vấn là công cụ mạnh mẽ giúp người dùng tìm kiếm và phân tích dữ liệu trong Microsoft Access 2000. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách tạo và sử dụng truy vấn.

5.1. Cách Tạo Truy Vấn Mới Trong Microsoft Access 2000

Để tạo truy vấn mới, chọn 'Query Design' từ menu. Chọn bảng dữ liệu cần sử dụng và các trường dữ liệu muốn truy vấn. Sau đó, thiết lập các điều kiện để lọc dữ liệu.

5.2. Hướng Dẫn Sử Dụng Truy Vấn Để Phân Tích Dữ Liệu

Sau khi tạo truy vấn, người dùng có thể chạy truy vấn để xem kết quả. Truy vấn có thể được sử dụng để phân tích dữ liệu và tạo báo cáo dựa trên kết quả truy vấn.

VI. Kết Luận Về Microsoft Access 2000 Và Tương Lai

Microsoft Access 2000 là một công cụ mạnh mẽ cho việc quản lý cơ sở dữ liệu. Với các tính năng phong phú và giao diện thân thiện, nó phù hợp cho cả người mới bắt đầu và những người có kinh nghiệm. Tương lai của Microsoft Access hứa hẹn sẽ còn phát triển hơn nữa với các phiên bản mới.

6.1. Tương Lai Của Microsoft Access

Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, Microsoft Access sẽ tiếp tục cải tiến và cập nhật các tính năng mới. Điều này giúp người dùng có trải nghiệm tốt hơn trong việc quản lý dữ liệu.

6.2. Lời Khuyên Cho Người Mới Bắt Đầu

Người mới bắt đầu nên tìm hiểu kỹ các tính năng cơ bản của Microsoft Access 2000. Thực hành thường xuyên sẽ giúp nâng cao kỹ năng và khả năng sử dụng phần mềm này hiệu quả hơn.

Nội dung chính

THÔNG TIN TỔNG HỢP VỀ GIÁO TRÌNH MICROSOFT ACCESS 2000

---

Tổng quan về giáo trình

Giáo trình Microsoft Access 2000 do tác giả Nguyễn Sơn Hải (Trung tâm Tin học – Bộ Giáo dục và Đào tạo) biên soạn và phát hành vào tháng 02 năm 2005, với sự hỗ trợ chuyên môn và tạo điều kiện từ Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội. Tài liệu được biên soạn nhằm phục vụ công tác giảng dạy môn học Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (RDBMS) trong chương trình đào tạo của các trường Trung học chuyên nghiệp (THCN), bao gồm cả hệ chuyên ngành Công nghệ thông tin (CNTT) và hệ không chuyên CNTT.

Về thời lượng đào tạo, giáo trình được thiết kế theo khung chuẩn tổng cộng 75 tiết. Cơ cấu thời lượng được phân bổ theo tỷ trọng thực nghiệm cao:

• Lý thuyết: 24 tiết (chiếm 32.0% tổng quỹ thời gian).
• Thực hành: 46 tiết (chiếm 61.3% tổng quỹ thời gian).
• Kiểm tra, đánh giá: 5 tiết (chiếm 6.7% tổng quỹ thời gian).

Mục tiêu học tập của giáo trình là trang bị cho người học các nguyên lý nền tảng về cơ sở dữ liệu quan hệ, kỹ năng phân tích cấu trúc dữ liệu, kỹ thuật thiết lập ràng buộc toàn vẹn, cũng như năng lực xây dựng các ứng dụng quản lý thông tin hoàn chỉnh ở quy mô vừa và nhỏ.

Cấu trúc tài liệu gồm 01 bài mở đầu và 07 chương chuyên đề được phân định theo tiến trình sư phạm từ căn bản đến nâng cao:

• Giai đoạn căn bản (Chương 1 đến Chương 4): Tập trung vào việc xây dựng cấu trúc bảng, quan hệ dữ liệu, truy vấn dữ liệu bằng Query, thiết kế biểu mẫu Form và báo cáo in ấn Report.
• Giai đoạn chuyên ngành và nâng cao (Chương 5 đến Chương 7): Tập trung vào lập trình tự động hóa bằng ngôn ngữ Visual Basic for Applications (VBA), lập trình CSDL với công nghệ ADO và kỹ thuật hoàn thiện phần mềm với Menu, Toolbar và bộ công cụ đóng gói.

Cách tiếp cận của giáo trình hoàn toàn dựa trên phương pháp thực hành trực quan (hands-on). Nội dung lý thuyết luôn gắn liền với các bước thực thi cụ thể trên giao diện phần mềm và hệ thống bài toán thực tế.

---

Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương/chủ đề chính

Cấu trúc nội dung của giáo trình được triển khai theo chuỗi bài học tuyến tính:

• Bài mở đầu: Môi trường làm việc của Access 2000: Giới thiệu tổng quan về Access trong bộ Microsoft Office; phân biệt Access với các công cụ như Pascal, FoxPro, Word, Excel; cấu trúc tệp cơ sở dữ liệu định dạng *.MDB (tệp thiết kế và thực thi) và *.DBE (tệp chỉ thực thi); quản lý 7 thành phần đối tượng chính: Tables, Queries, Forms, Reports, Pages, Macros, Modules.
• Chương 1: Xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL): Cung cấp các khái niệm và kỹ thuật khởi tạo bảng dữ liệu (Tables); định nghĩa các kiểu dữ liệu và thuộc tính trường; thiết lập khóa chính (Primary Key); thiết lập mối liên kết giữa các bảng và các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn dữ liệu (Enforce Referential Integrity); kỹ thuật nhập, sắp xếp, lọc dữ liệu; và sử dụng thuộc tính Lookup thông qua trình Lookup Wizard.
• Chương 2: Truy vấn dữ liệu: Giới thiệu 7 loại Query trong Access: Select Query, Total Query, Crosstab Query, Append Query, Delete Query, Update Query, Make Table Query. Trình bày bản chất câu lệnh SQL; phương pháp thiết kế truy vấn trích xuất dữ liệu, tạo cột tính toán từ biểu thức, lọc dữ liệu với các toán tử logic và thiết lập truy vấn có tham số (Parameter Query).
• Chương 3: Thiết kế giao diện: Trình bày các khái niệm, kỹ thuật và kỹ năng sử dụng đối tượng Form cùng hệ thống công cụ điều khiển đi kèm để xây dựng giao diện tương tác người dùng.
• Chương 4: In ấn: Cung cấp kiến thức và kỹ năng thiết kế mẫu biểu in ấn, trích xuất dữ liệu tổng hợp bằng đối tượng Report, kết hợp với Form để hoàn thiện các bài toán quản lý.
• Chương 5: Lập trình VBA căn bản: Cung cấp các khái niệm nền tảng về môi trường lập trình, cú pháp và phương pháp giải quyết các bài toán cơ bản bằng ngôn ngữ Visual Basic for Applications (VBA).
• Chương 6: Lập trình CSDL: Hướng dẫn các nguyên tắc, công cụ và kỹ năng lập trình cơ sở dữ liệu Access bằng VBA kết hợp với công nghệ ActiveX Data Objects (ADO), tạo nền tảng để phát triển CSDL thành các sản phẩm phần mềm độc lập.
• Chương 7: Menu & Toolbar: Cung cấp kỹ năng tùy biến hệ thống thực đơn, thanh công cụ và đóng gói dự án Access thành phần mềm phân phối hoàn chỉnh.

Kiến thức nền tảng được xây dựng

Giáo trình xây dựng hệ thống lý thuyết và nguyên lý quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDBMS) thông qua các nội dung kỹ thuật:

• Mô hình bảng dữ liệu và cấu trúc lưu trữ: Phân tích nguyên tắc phân chia dữ liệu theo trường (Field – tương ứng với cột dữ liệu) và bản ghi (Record – tương ứng với dòng dữ liệu, kết thúc bởi ký hiệu EOF). Định nghĩa 9 kiểu dữ liệu chuẩn:
  1. Number: Lưu trữ số nguyên hoặc số thực (Byte, Integer, Long Integer, Single, Double, Decimal).
  2. Autonumber: Số nguyên 4 bytes tự động tăng.
  3. Text: Chuỗi ký tự, độ dài phụ thuộc cấu hình (tối đa theo Field Size).
  4. Yes/No: Dữ liệu logic kích thước 1 byte.
  5. Date/Time: Dữ liệu ngày giờ kích thước 8 bytes.
  6. Currency: Dữ liệu tiền tệ kèm ký hiệu tài chính.
  7. Memo: Dữ liệu văn bản dài dạng ghi nhớ.
  8. Hyperlink: Dữ liệu liên kết siêu văn bản.
  9. OLE Object: Lưu trữ đối tượng nhúng âm thanh, hình ảnh, đồ họa.
• Hệ thống thuộc tính trường (Field Properties):
  • Field Size: Quy định giới hạn độ dài ký tự hoặc định dạng kích thước số.
  • Format: Thiết lập định dạng hiển thị dữ liệu.
  • Input Mask: Mặt nạ quy định khuôn mẫu nhập dữ liệu.
  • Default Value: Giá trị mặc định được tự động gán khi thêm bản ghi mới.
  • Caption: Tiêu đề hiển thị của trường trên giao diện và báo cáo.
  • Validation Rule: Biểu thức quy định điều kiện hợp lệ của dữ liệu đầu vào.
  • Required: Thuộc tính bắt buộc phải nhập dữ liệu (Yes/No).
• Nguyên lý toàn vẹn dữ liệu và liên kết quan hệ:
  • Ràng buộc khóa chính (Primary Key): Trường đơn hoặc tập hợp nhiều trường (bộ trường khóa) dùng để phân biệt duy nhất các bản ghi.
  • Kiểu quan hệ: Quan hệ một – một (1-1), quan hệ một – nhiều (1-n).
  • Quy tắc toàn vẹn tham chiếu (Enforce Referential Integrity): Kiểm soát việc cập nhật dây chuyền (Cascade Update) và xóa dây chuyền (Cascade Delete) giữa các bảng quan hệ 1 và quan hệ nhiều (∞).
• Bản chất của ngôn ngữ truy vấn: Ánh xạ các thao tác đồ họa trên Query Design sang cấu trúc câu lệnh SQL tiêu chuẩn:
  • Trích xuất và chọn nguồn: SELECT ... FROM ...
  • Điều kiện lọc: WHERE ... (sử dụng toán tử so sánh, toán tử LIKE với ký tự đại diện *, ?, và toán tử khoảng BETWEEN ... AND ...)
  • Sắp xếp dữ liệu: ORDER BY ... [ASC] [DESC]

Kỹ năng phát triển

Người học được rèn luyện và hình thành 3 nhóm kỹ năng chuyên môn:

• Kỹ năng kỹ thuật (Technical skills): Thao tác cấu hình bảng trên Design View và Datasheet View; thiết lập thuộc tính Lookup bằng Lookup Wizard; viết biểu thức tính toán trường mới trên Query; sử dụng mã lệnh VBA để can thiệp dữ liệu.
• Kỹ năng phân tích (Analytical skills): Nhận diện cấu trúc thực thể; phân tích cấu trúc khóa chính; xác định các mối quan hệ giữa các bảng nhằm hạn chế tối đa sự dư thừa dữ liệu (Data Redundancy); thiết lập các quy tắc kiểm tra logic (Validation Rule).
• Năng lực thực hành ứng dụng (Practical competencies): Xử lý dữ liệu bảng (sắp xếp tăng/giảm, lọc dữ liệu trực tiếp theo giá trị hoặc tham số [Lời nhắc]); thiết kế báo cáo in ấn tổng hợp; xây dựng trọn gói một phần mềm quản lý quy mô vừa và nhỏ.

---

Phương pháp giảng dạy và học tập

Phương pháp sư phạm

Giáo trình áp dụng phương pháp đào tạo tích hợp giữa lý thuyết và thực hành thao tác. Mỗi khái niệm lý thuyết (như khóa chính, quan hệ 1-n, điều kiện lọc) đều được giải thích thông qua các thao tác trực quan trên màn hình phần mềm và đối chiếu trực tiếp với kết quả trả về.

Bài tập và các mô hình CSDL mẫu (Case Studies)

Tài liệu thiết kế các bài tập thực hành lớn bám sát các bài toán quản trị nghiệp vụ cụ thể:

1. CSDL Quản lý lương cán bộ cơ quan:
   • Cấu trúc bảng: PHONGBAN, CHUCVU, CANBO.
   • Bài tập thực hành: Nhập dữ liệu 4 phòng ban, 5 loại chức vụ, 20 hồ sơ cán bộ; xây dựng Select Query tính toán các trường luongchinh = hesoluong * 290000 và thuclinh = luongchinh + phucapcv.
2. CSDL Quản lý bán hàng tại cửa hàng:
   • Cấu trúc bảng: HANG, KHACH, HOADON, HANGBAN (bộ khóa chính gồm hangID và hoadonID).
   • Bài tập thực hành: Nhập dữ liệu 5 khách hàng, 15 mặt hàng, 10 hóa đơn, 25 lượt hàng bán; cấu hình thuộc tính Lookup từ HOADON sang KHACH và từ HANGBAN sang HANG.
3. CSDL Quản lý sách thư viện:
   • Cấu trúc bảng: TACGIA, NHAXUATBAN, DANHMUC, SACH.
   • Bài tập thực hành: Thiết kế cấu trúc, thiết lập quan hệ toàn vẹn và nhập dữ liệu cho 5 tác giả, 3 nhà xuất bản, 3 danh mục sách, 20 đầu sách.
4. CSDL Quản lý điểm học sinh:
   • Cấu trúc bảng: HOCSINH, LOP, KHOI, MONHOC, DIEM.
   • Bài tập thực hành: Nhập dữ liệu 10 môn học, 3 khối học, 15 lớp, 30 học sinh và bảng điểm 2 học kỳ của một lớp học.
5. CSDL Quản lý nhập – xuất vật tư:
   • Cấu trúc bảng: VATTU, KHACH, PHIEUNHAP, PHIEUXUAT, VATTU_NHAP, VATTU_XUAT.

Phương pháp đánh giá và hướng dẫn tự học

• Đánh giá: Dành riêng 5 tiết kiểm tra định kỳ nhằm đánh giá kỹ năng thiết kế cơ sở dữ liệu, viết câu lệnh truy vấn và xử lý giao diện của người học.
• Quy trình chuẩn để xây dựng CSDL: Giáo trình khuyến cáo quy trình thực hành 4 bước:
  1. Bước 1: Khai báo danh sách trường, kiểu dữ liệu, khóa chính và các thuộc tính trường (Field Size, Format, Validation Rule...).
  2. Bước 2: Thiết lập thuộc tính Lookup cho các trường tham gia liên kết từ bảng quan hệ nhiều sang bảng quan hệ 1 bằng Lookup Wizard.
  3. Bước 3: Thiết lập quan hệ và thuộc tính toàn vẹn dữ liệu trong cửa sổ Relationships.
  4. Bước 4: Nhập dữ liệu (bắt buộc nhập bảng quan hệ 1 trước bảng quan hệ nhiều).
• Danh mục hướng dẫn chẩn đoán và xử lý lỗi thường gặp:
  • Lỗi không tương thích kiểu dữ liệu khi nhập liệu.
  • Lỗi bỏ trống trường khóa chính hoặc trùng giá trị khóa chính.
  • Lỗi bỏ trống trường có thuộc tính Required = Yes.
  • Lỗi vi phạm ràng buộc toàn vẹn tham chiếu (nhập mã phụ ở bảng nhiều khi bảng 1 chưa tồn tại mã chính).
  • Lỗi sai cú pháp biểu thức tính toán hoặc tên trường có khoảng trắng (yêu cầu đặt trong cặp ngoặc vuông [ ]).
  • Lỗi quan hệ không xác định (Indeterminate) do cấu trúc khóa giữa hai bảng chưa chính xác.

---

Điểm nổi bật và cập nhật

Cập nhật so với phiên bản trước (Access 97)

Giáo trình nêu rõ những cải tiến kỹ thuật trong phiên bản Microsoft Access 2000 so với Access 97:

• Tối ưu hóa giao diện người dùng (GUI): Thao tác sử dụng được rút gọn, giao diện trực quan và thân thiện hơn.
• Công nghệ truy cập dữ liệu ADO (ActiveX Data Objects): Thay thế cho công nghệ DAO (Data Access Objects) trước đây, mang lại hiệu năng cao hơn và tối ưu hóa phương thức truy cập dữ liệu trong lập trình chuyên ngành.
• Cải tiến ngôn ngữ lập trình và công cụ đóng gói: Nâng cấp ngôn ngữ VBA; phiên bản MS Access 2000 Developer cung cấp công cụ đóng gói dự án, cho phép tạo bộ cài đặt để chạy phần mềm trên máy tính đích mà không bắt buộc cài đặt phần mềm Access.
• Hỗ trợ ứng dụng nền Web (Web-based): Bổ sung đối tượng Data Access Pages (Pages) cho phép tạo giao diện truy cập cơ sở dữ liệu qua môi trường web (dù vẫn có một số giới hạn kỹ thuật so với các công nghệ chuyên dụng như ASP, PHP, .NET).

Khả năng ứng dụng thực tế và liên kết hệ thống

• Access 2000 đóng hai vai trò chính:
  1. Xây dựng hệ cơ sở dữ liệu lưu trữ để các ngôn ngữ chuyên nghiệp khác kết nối và phát triển giao diện (Visual Basic, Visual C, Delphi...).
  2. Xây dựng trọn gói các phần mềm quản lý thông tin hoàn chỉnh ở quy mô vừa và nhỏ.

---

Đối tượng sử dụng giáo trình

• Học sinh, sinh viên:
  • Học sinh, sinh viên các trường Trung học chuyên nghiệp (THCN), Cao đẳng và Đại học thuộc hệ chuyên ngành Công nghệ thông tin có học phần quản trị cơ sở dữ liệu Access.
  • Sinh viên các ngành kinh tế, văn phòng, quản trị không chuyên CNTT cần công cụ xử lý dữ liệu và tự động hóa công việc quản lý.
• Yêu cầu kiến thức tiên quyết (Prerequisites):
  • Người học cần có kỹ năng thao tác cơ bản trên hệ điều hành Windows.
  • Đã làm quen với các ứng dụng tin học văn phòng trong bộ Microsoft Office (như MS Word, MS Excel) và có kiến thức tin học đại cương.
• Giảng viên và cơ sở đào tạo:
  • Sử dụng làm giáo trình giảng dạy chuẩn với thời lượng 75 tiết. Tùy thuộc vào mục tiêu đào tạo của từng trường và chuyên ngành, giảng viên có thể lựa chọn trích xuất khối kiến thức căn bản (Chương 1 đến Chương 4) hoặc giảng dạy trọn vẹn cả phần lập trình chuyên sâu (Chương 5 đến Chương 7).
• Người tự học và cán bộ quản trị:
  • Tài liệu là nguồn tham khảo kỹ thuật cho các cá nhân muốn tự phát triển ứng dụng quản trị dữ liệu quy mô nhỏ tại đơn vị công tác.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với đối tượng nào?

Giáo trình được biên soạn phục vụ chính cho học sinh, sinh viên các trường THCN hệ chuyên và không chuyên CNTT, đồng thời phù hợp cho tất cả những người cần học quản trị CSDL để xây dựng phần mềm quản lý vừa và nhỏ.

2. Cần chuẩn bị kiến thức nền nào trước khi học?

Người học cần nắm vững kỹ năng thao tác trên hệ điều hành Windows và các phần mềm tin học văn phòng thông dụng như MS Word, MS Excel.

3. Điểm khác biệt kỹ thuật nổi bật trong giáo trình Access 2000 là gì?

Tài liệu hướng dẫn việc chuyển đổi sang công nghệ truy cập dữ liệu ADO thay cho DAO, tích hợp lập trình nâng cao bằng VBA và sử dụng công cụ đóng gói phần mềm của MS Access 2000 Developer để tạo bộ cài đặt độc lập.

4. Làm sao để tự học và thực hành giáo trình hiệu quả?

Người học cần tuân thủ đúng quy trình 4 bước: thiết kế bảng, cấu hình thuộc tính Lookup, tạo quan hệ ràng buộc trong Relationships và nhập dữ liệu theo thứ tự bảng 1 trước bảng nhiều; đồng thời thực hành trực tiếp các bài toán mẫu được cung cấp trong giáo trình.

5. Có những bài toán CSDL mẫu nào đi kèm trong tài liệu?

Tài liệu đi kèm 5 mô hình CSDL mẫu hoàn chỉnh gồm: Quản lý lương cán bộ, Quản lý bán hàng, Quản lý sách thư viện, Quản lý điểm học sinh và Quản lý nhập – xuất vật tư.

---

Kết luận

Giáo trình Microsoft Access 2000 của tác giả Nguyễn Sơn Hải cung cấp hệ thống kiến thức toàn diện về quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ, kết hợp chặt chẽ giữa thiết kế cấu trúc dữ liệu, xử lý truy vấn SQL, thiết kế giao diện – báo cáo và lập trình tự động hóa VBA. Lộ trình học tập được tổ chức khoa học, phân định rõ từ các kỹ năng căn bản về bảng và truy vấn đến các kỹ thuật chuyên sâu về lập trình CSDL và đóng gói ứng dụng. Người học có thể khai thác thêm các tài liệu hướng dẫn cài đặt trên đĩa CD phần mềm Microsoft Office 2000, tài liệu trợ giúp (Help) của Access và các tài liệu về ngôn ngữ phát triển mở rộng như Visual Basic, Visual C và Delphi để hoàn thiện năng lực phát triển phần mềm.

Trích đoạn nội dung tài liệu

chương 1 đến chương 4 mang tính căn bản. Những chương tiếp theo mang tính chuyên ngành và nâng cao hơn. Chương 5: Lập trình VBA căn bản Chương này cung cấp những khái niệm căn bản về môi trư ng, cách làm việc và làm việc trên những bài toán đơn giản sử dụng ngôn ngữ lập trình VBA. Đây là cơ s để tiếp cận tốt hơn trong chương tiếp theo- lập trình CSDL.

Chương 6: Lập trình CSDL Trình bày những khái niệm, nguyên tắc, công cụ và những kỹ năng rất căn bản về lập trình CSDL nói chung cũng như lập trình CSDL Access bằng VBA nói riêng. Kết thúc chương này có thể xử lý được CSDL rất đa dạng, thực tế và hoàn toàn có thể dùng Access để phát triển các CSDL thành những sản phẩm phần mềm hoàn chỉnh. Chương 7: Menu & Toolbar Cung cấp những kiến th c, những kỹ năng cuối cùng để có thể hoàn thiện một CSDL Access thành phần mềm đóng gói, hoàn chỉnh. Cuối cùng, chúng tôi xin chân thành cám ơn sự quan tâm và tạo điều kiện c a S GD&DT Hà Nội; các đồng nghiệp đã tận tình giúp đỡ, đóng góp ý kiến xây dựng để giáo trình được hoàn thiện như bây gi.

Tuy nhiên rất khó tránh khỏi những thiếu xót từ khách quan đến ch quan. Chúng tôi rất mong nhận được sự góp ý, phê bình để giáo trình dần được hoàn thiện hơn, phục vụ tốt cho việc dạy-học trong nhà tru ng và các bạn đọc. Hà n i, ngày 3 tháng 2 năm 2005 Tác giả Nguyễn Sơn Hải Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo ĐT: 0913. Email: [e-mail] * Đề nghị ghi rõ xuất sứ khi sử dụng bất kỳ nội dung nào của giáo trình này! Trang 2 Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright® Nguyễn Sơn Hải BÀI M Đ U Bài m đầu sẽ trình bày về môi trư ng làm việc, cũng như cách vào ra phần mềm Access, đó là: ‰ Giới thiệu Access2000; ‰ Cách kh i động; ‰ Tạo tệp Access mới; ‰ Môi trư ng làm việc; ‰ M tệp Access đã tồn tại; ‰ Thoát khỏi Access.

Trang 3 Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright® Nguyễn Sơn Hải 1. Giới thiệu Access 2000 Từ cuối những năm 80, hãng Microsoft đã cho ra đ i hệ điều hành Windows, đánh dấu một bước ngoặt trong phát triển các ng dụng phần mềm trên nền Windows (giao diện GUI- Graphical User Interface). Một trong những ng dụng nổi bật nhất đi kèm lúc đó là bộ phần mềm tin học văn phòng Microsoft Office. Từ đó đến nay, bộ phần mềm này vẫn chiếm thị phần số 1 trên thế giới trong lĩnh vực tin học văn phòng.

Ngoài những ng dụng về văn phòng quen thuộc phải kể đến như: MS Word - để soạn thảo tài liệu; MS Excel - bảng tính điện tử; MS Powerpoint - để trình chiếu báo cáo;. còn phải kể đến phần mềm quản trị cơ s dữ liệu rất nổi tiếng đi kèm: MS Access. Đến nay phiên bản mới nhất là AccessXP. Toàn bộ nội dung giáo trình này, chúng tôi giới thiệu trên Access2000.

Về cơ bản, các phiên bản từ Access97 tr lại đây cách sử dụng gần giống nhau. Mỗi phiên bản chỉ khác một số tính năng đặc biệt và một chút về giao diện. Do đó, khi học Access2000, bạn đọc luôn có được những kiến th c cần thiết nhất để tiếp thu những phiên bản Access mới sau này cũng như để nhìn nhận và sử dụng tốt các phiên bản cũ hơn. Chúng tôi khuyên bạn đọc nên sử dụng Access97 tr lên.

Nếu là ngư i chưa từng biết gì về Access, bạn sẽ có một câu hỏi: Access làm được gì, và những ứng dụng của nó trong thực tế? - Access là một Hệ quản trị cơ s dữ liệu quan hệ (RDMS- Relational Database Management System), rất phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và nhỏ. Hiệu năng cao và đặc biệt dễ sử dụng- b i lẽ giao diện sử dụng phần mềm này gần giống hệt một số phần mềm khác trong bộ MS Office quen thuộc như : MS Word, MS Excel; - Hơn nữa, Access còn cung cấp hệ thống công cụ phát triển khá mạnh đi kèm (Development Tools). Công cụ này sẽ giúp các nhà phát triển phần mềm đơn giản trong việc xây dựng trọn gói các dự án phần mềm quản lý qui mô vừa Trang 4 Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright® Nguyễn Sơn Hải và nhỏ. Đặc biệt những ai muốn học phát triển phần mềm thì đây là cách dễ học nhất, nhanh nhất giải quyết bài toán này.

- Đến đây có thể khẳng định được 2 ng dụng chính c a Access là : 1. Dùng để xây dựng hệ cơ s dữ liệu (chỉ là phần cơ s dữ liệu, còn phần phát triển thành phần mềm có thể dùng các công cụ khác để làm như : Visual Basic, Visual C, Delphi,. Có thể dùng để xây dựng trọn gói những phần mềm quản lý qui mô vừa và nhỏ. Access2000 có gì mới so với các phiên bản cũ (Acces97)? - Phải thừa nhận giao diện sử dụng đã có những tiến bộ vượt bậc.

Các thao tác sử dụng ít đi, đơn giản hơn và giao diện rất thân thiện; - Công nghệ truy cập dữ liệu ADO – ActiveX Data Objects hoàn toàn có thể thay thế công nghệ trước đây sử dụng trong Access là DAO – Data Access Objects b i nhiều lý do cả về cách th c sử dụng lẫn những tối ưu về kỹ thuật. Chúng tôi sẽ giới thiệu kỹ công nghệ này trong Phần 2 cuốn giáo trình; - Ngôn ngữ lập trình VBA được cải tiến, đặc biệt bản MS Access 2000 Developer còn cung cấp công cụ để đóng gói dự án Access (t c là tạo bộ gài đặt mà khi sử dụng không cần phải gài đặt Access lên máy tính) - Có khả năng tạo các ng dụng truy cập cơ s dữ liệu thông quan giao diện web (web-base). Điều này chưa hề có trong các phiên bản trước đây. Tuy nhiên, khả năng này vần còn một số giới hạn, chưa thể thực sự mạnh như các công cụ chuyên nghiệp khác như : ASP, PHP, .NET, … Để có thể sử dụng Access, máy tính phải được gài đặt phần mềm này thông qua bộ Microsoft Office 2000.

Các bước gài đặt xin tham khảo tài liệu hướng dẫn sử dụng đi kèm đĩa CD phần mềm. Khởi động Có kh i động Access theo nhiều cách: - M lệnh Start | Programs | Microsoft Access c a Window; Trang 5 Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright® Nguyễn Sơn Hải - Hoặc có thể nhấn kép chuột lên tên tệp có phần m rộng .MDB với biểu tượng c a Microsoft Access Sau khi ra lệnh chạy chương trình Access, thông thư ng màn hình tiếp theo xuất hiện cho phép chọn cách làm việc: - Chọn Blank Access database để bắt đầu tạo một tệp Access mới (tạo mới tệp); - Hoặc Access database wizard, page, and project để tạo một CSDL theo mẫu có sẵn (không trình bày trong giáo trình này); - Hoặc Open an existing file để m tệp Access đã tồn tại để làm việc tiếp. Tạo mới tệp Access Một dự án Access (Access project) là một hoặc nhiều tệp Access nhằm giải quyết một công việc lớn nào đó. Khuôn khổ giáo trình này chỉ trình bày những dự án có 1 tệp.

Tệp Access có phần m rộng *.MDB (ngoài ra những tệp có phần m rộng *.DBE cũng m được nhưng chỉ có thể thực thi ch không chỉnh sửa được cấu trúc). Có 5 thành phần chính trên một tệp: - Tables – nơi ch a toàn bộ các bảng dữ liệu; Trang 6 Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright® Nguyễn Sơn Hải - Queries – nơi ch a toàn bộ các truy vấn dữ liệu đã được thiết kế; - Forms – nơi ch a các mẫu giao diện phần mềm; - Reports – nơi ch a các mẫu báo cáo đã được thiết kế; - Macro – nơi ch a các Macro lệnh phục vụ dự án; - Modules – nơi ch a các khai báo, các thư viện chương trình con phục vụ dự án. Thông thư ng mỗi tệp Access cần phải làm việc trên tất cả các thành phần trên. Để bắt đầu tạo một tệp mới, chọn mục Blank Access database cửa sổ mục 2, tiếp theo nhấn OK, hộp thoại sau xuất hiện yêu cầu chọn nơi (thư mục) lưu trữ và đặt tên tệp Access: Chọn thư mục trên đĩa, nơi sẽ lưu tệp Access Gõ tên tệp cần lưu Hãy chọn nơi lưu trữ hộp Save in; gõ vào tên tệp mục File Name; nhấn để ghi lại thiết lập.

Đến đây đã sẵn sàng sử dụng tệp Access vừa khai báo. Trang 7 Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright® Nguyễn Sơn Hải 4. Môi trường làm việc Sau khi một tệp Access được m , môi trư ng làm việc trên Access xuất hiện với những thành phần như sau: 1 2 (1) - hệ thống thực đơn (menu) và các thanh công cụ (Toolbar)- nơi thực hiện các lệnh khi cần; (2) - Cửa sổ tệp Access đang làm việc bao gồm 7 phần chính: Tables, Queries, Forms, Reports, Pages, Macros và Modules. Chúng ta sẽ lần lượt học cách làm việc trên từng phần này trong các chương tiếp theo.

Mở tệp đã tồn tại Mỗi tệp Access phải tạo mới duy nhất một lần, được m ra làm việc và ghi lại trong những lần tiếp theo. Để m một tệp Access đã tồn tại để làm việc, làm như sau: Trang 8 Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright® Nguyễn Sơn Hải Bước 1: Từ môi trư ng Access gọi thực đơn: File | Open (hoặc nhấn nút Open trên thanh công cụ), hộp thoại Open xuất hiện: Bước 2: Tìm đến tệp Access cần m trên hộp thoại Open bằng cách: - Tìm đến thư mục – nơi ch a tệp Access cần m hộp Look in; - Tiếp theo chọn tệp Access cần m trên danh sách và nhấn nút Open hoặc Enter. Đến đây cửa màn hình làm việc Access với tệp vừa m xuất hiện để tiếp tục làm việc. Thoát khỏi Access Khi không làm việc với Access, hãy ra lệnh thoát khỏi Access bằng một trong các cách: - M thực đơn File | Exit; - Nhấn tổ hợp phím nóng Alt + F4; - Hoặc sử dụng nút Close trên cửa sổ Access đang m.

Trang 9 Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright® Nguyễn Sơn Hải CH NG 1 XÂY D NG C S D LI U Xây dựng CSDL là công việc quan trọng đầu tiên trong toàn bộ qui trình phát triển một ng dụng trên Access. Một CSDL được thiết kế và xây dựng tốt sẽ là những thuận lợi, những tự tin đầu tiên để bước vào một qui trình phát triển ng dụng; nhưng trái lại sẽ là một thảm họa cho dự án đang phát triển: sẽ thư ng xuyên gặp phải những khó khăn để phải chỉnh sửa lại CSDL và tồi tệ hơn, dự án có thể phải thực hiện lại từ đầu do việc thiết kế CSDL quá kém.