chương 1 đến chương 4 mang tính căn bản. Những chương tiếp theo mang tính chuyên ngành và nâng cao hơn. Chương 5: Lập trình VBA căn bản Chương này cung cấp những khái niệm căn bản về môi trư ng, cách làm việc và làm việc trên những bài toán đơn giản sử dụng ngôn ngữ lập trình VBA. Đây là cơ s để tiếp cận tốt hơn trong chương tiếp theo- lập trình CSDL.
Chương 6: Lập trình CSDL Trình bày những khái niệm, nguyên tắc, công cụ và những kỹ năng rất căn bản về lập trình CSDL nói chung cũng như lập trình CSDL Access bằng VBA nói riêng. Kết thúc chương này có thể xử lý được CSDL rất đa dạng, thực tế và hoàn toàn có thể dùng Access để phát triển các CSDL thành những sản phẩm phần mềm hoàn chỉnh. Chương 7: Menu & Toolbar Cung cấp những kiến th c, những kỹ năng cuối cùng để có thể hoàn thiện một CSDL Access thành phần mềm đóng gói, hoàn chỉnh. Cuối cùng, chúng tôi xin chân thành cám ơn sự quan tâm và tạo điều kiện c a S GD&DT Hà Nội; các đồng nghiệp đã tận tình giúp đỡ, đóng góp ý kiến xây dựng để giáo trình được hoàn thiện như bây gi.
Tuy nhiên rất khó tránh khỏi những thiếu xót từ khách quan đến ch quan. Chúng tôi rất mong nhận được sự góp ý, phê bình để giáo trình dần được hoàn thiện hơn, phục vụ tốt cho việc dạy-học trong nhà tru ng và các bạn đọc. Hà n i, ngày 3 tháng 2 năm 2005 Tác giả Nguyễn Sơn Hải Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo ĐT: 0913. Email: nshai@moet.vn * Đề nghị ghi rõ xuất sứ khi sử dụng bất kỳ nội dung nào của giáo trình này! Trang 2 Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright® Nguyễn Sơn Hải BÀI M Đ U Bài m đầu sẽ trình bày về môi trư ng làm việc, cũng như cách vào ra phần mềm Access, đó là: Giới thiệu Access2000; Cách kh i động; Tạo tệp Access mới; Môi trư ng làm việc; M tệp Access đã tồn tại; Thoát khỏi Access.
Trang 3 Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright® Nguyễn Sơn Hải 1. Giới thiệu Access 2000 Từ cuối những năm 80, hãng Microsoft đã cho ra đ i hệ điều hành Windows, đánh dấu một bước ngoặt trong phát triển các ng dụng phần mềm trên nền Windows (giao diện GUI- Graphical User Interface). Một trong những ng dụng nổi bật nhất đi kèm lúc đó là bộ phần mềm tin học văn phòng Microsoft Office. Từ đó đến nay, bộ phần mềm này vẫn chiếm thị phần số 1 trên thế giới trong lĩnh vực tin học văn phòng.
Ngoài những ng dụng về văn phòng quen thuộc phải kể đến như: MS Word - để soạn thảo tài liệu; MS Excel - bảng tính điện tử; MS Powerpoint - để trình chiếu báo cáo;. còn phải kể đến phần mềm quản trị cơ s dữ liệu rất nổi tiếng đi kèm: MS Access. Đến nay phiên bản mới nhất là AccessXP. Toàn bộ nội dung giáo trình này, chúng tôi giới thiệu trên Access2000.
Về cơ bản, các phiên bản từ Access97 tr lại đây cách sử dụng gần giống nhau. Mỗi phiên bản chỉ khác một số tính năng đặc biệt và một chút về giao diện. Do đó, khi học Access2000, bạn đọc luôn có được những kiến th c cần thiết nhất để tiếp thu những phiên bản Access mới sau này cũng như để nhìn nhận và sử dụng tốt các phiên bản cũ hơn. Chúng tôi khuyên bạn đọc nên sử dụng Access97 tr lên.
Nếu là ngư i chưa từng biết gì về Access, bạn sẽ có một câu hỏi: Access làm được gì, và những ứng dụng của nó trong thực tế? - Access là một Hệ quản trị cơ s dữ liệu quan hệ (RDMS- Relational Database Management System), rất phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và nhỏ. Hiệu năng cao và đặc biệt dễ sử dụng- b i lẽ giao diện sử dụng phần mềm này gần giống hệt một số phần mềm khác trong bộ MS Office quen thuộc như : MS Word, MS Excel; - Hơn nữa, Access còn cung cấp hệ thống công cụ phát triển khá mạnh đi kèm (Development Tools). Công cụ này sẽ giúp các nhà phát triển phần mềm đơn giản trong việc xây dựng trọn gói các dự án phần mềm quản lý qui mô vừa Trang 4 Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright® Nguyễn Sơn Hải và nhỏ. Đặc biệt những ai muốn học phát triển phần mềm thì đây là cách dễ học nhất, nhanh nhất giải quyết bài toán này.
- Đến đây có thể khẳng định được 2 ng dụng chính c a Access là : 1. Dùng để xây dựng hệ cơ s dữ liệu (chỉ là phần cơ s dữ liệu, còn phần phát triển thành phần mềm có thể dùng các công cụ khác để làm như : Visual Basic, Visual C, Delphi,. Có thể dùng để xây dựng trọn gói những phần mềm quản lý qui mô vừa và nhỏ. Access2000 có gì mới so với các phiên bản cũ (Acces97)? - Phải thừa nhận giao diện sử dụng đã có những tiến bộ vượt bậc.
Các thao tác sử dụng ít đi, đơn giản hơn và giao diện rất thân thiện; - Công nghệ truy cập dữ liệu ADO – ActiveX Data Objects hoàn toàn có thể thay thế công nghệ trước đây sử dụng trong Access là DAO – Data Access Objects b i nhiều lý do cả về cách th c sử dụng lẫn những tối ưu về kỹ thuật. Chúng tôi sẽ giới thiệu kỹ công nghệ này trong Phần 2 cuốn giáo trình; - Ngôn ngữ lập trình VBA được cải tiến, đặc biệt bản MS Access 2000 Developer còn cung cấp công cụ để đóng gói dự án Access (t c là tạo bộ gài đặt mà khi sử dụng không cần phải gài đặt Access lên máy tính) - Có khả năng tạo các ng dụng truy cập cơ s dữ liệu thông quan giao diện web (web-base). Điều này chưa hề có trong các phiên bản trước đây. Tuy nhiên, khả năng này vần còn một số giới hạn, chưa thể thực sự mạnh như các công cụ chuyên nghiệp khác như : ASP, PHP, .NET, … Để có thể sử dụng Access, máy tính phải được gài đặt phần mềm này thông qua bộ Microsoft Office 2000.
Các bước gài đặt xin tham khảo tài liệu hướng dẫn sử dụng đi kèm đĩa CD phần mềm. Khởi động Có kh i động Access theo nhiều cách: - M lệnh Start | Programs | Microsoft Access c a Window; Trang 5 Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright® Nguyễn Sơn Hải - Hoặc có thể nhấn kép chuột lên tên tệp có phần m rộng .MDB với biểu tượng c a Microsoft Access Sau khi ra lệnh chạy chương trình Access, thông thư ng màn hình tiếp theo xuất hiện cho phép chọn cách làm việc: - Chọn Blank Access database để bắt đầu tạo một tệp Access mới (tạo mới tệp); - Hoặc Access database wizard, page, and project để tạo một CSDL theo mẫu có sẵn (không trình bày trong giáo trình này); - Hoặc Open an existing file để m tệp Access đã tồn tại để làm việc tiếp. Tạo mới tệp Access Một dự án Access (Access project) là một hoặc nhiều tệp Access nhằm giải quyết một công việc lớn nào đó. Khuôn khổ giáo trình này chỉ trình bày những dự án có 1 tệp.
Tệp Access có phần m rộng *.MDB (ngoài ra những tệp có phần m rộng *.DBE cũng m được nhưng chỉ có thể thực thi ch không chỉnh sửa được cấu trúc). Có 5 thành phần chính trên một tệp: - Tables – nơi ch a toàn bộ các bảng dữ liệu; Trang 6 Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright® Nguyễn Sơn Hải - Queries – nơi ch a toàn bộ các truy vấn dữ liệu đã được thiết kế; - Forms – nơi ch a các mẫu giao diện phần mềm; - Reports – nơi ch a các mẫu báo cáo đã được thiết kế; - Macro – nơi ch a các Macro lệnh phục vụ dự án; - Modules – nơi ch a các khai báo, các thư viện chương trình con phục vụ dự án. Thông thư ng mỗi tệp Access cần phải làm việc trên tất cả các thành phần trên. Để bắt đầu tạo một tệp mới, chọn mục Blank Access database cửa sổ mục 2, tiếp theo nhấn OK, hộp thoại sau xuất hiện yêu cầu chọn nơi (thư mục) lưu trữ và đặt tên tệp Access: Chọn thư mục trên đĩa, nơi sẽ lưu tệp Access Gõ tên tệp cần lưu Hãy chọn nơi lưu trữ hộp Save in; gõ vào tên tệp mục File Name; nhấn để ghi lại thiết lập.
Đến đây đã sẵn sàng sử dụng tệp Access vừa khai báo. Trang 7 Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright® Nguyễn Sơn Hải 4. Môi trường làm việc Sau khi một tệp Access được m , môi trư ng làm việc trên Access xuất hiện với những thành phần như sau: 1 2 (1) - hệ thống thực đơn (menu) và các thanh công cụ (Toolbar)- nơi thực hiện các lệnh khi cần; (2) - Cửa sổ tệp Access đang làm việc bao gồm 7 phần chính: Tables, Queries, Forms, Reports, Pages, Macros và Modules. Chúng ta sẽ lần lượt học cách làm việc trên từng phần này trong các chương tiếp theo.
Mở tệp đã tồn tại Mỗi tệp Access phải tạo mới duy nhất một lần, được m ra làm việc và ghi lại trong những lần tiếp theo. Để m một tệp Access đã tồn tại để làm việc, làm như sau: Trang 8 Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright® Nguyễn Sơn Hải Bước 1: Từ môi trư ng Access gọi thực đơn: File | Open (hoặc nhấn nút Open trên thanh công cụ), hộp thoại Open xuất hiện: Bước 2: Tìm đến tệp Access cần m trên hộp thoại Open bằng cách: - Tìm đến thư mục – nơi ch a tệp Access cần m hộp Look in; - Tiếp theo chọn tệp Access cần m trên danh sách và nhấn nút Open hoặc Enter. Đến đây cửa màn hình làm việc Access với tệp vừa m xuất hiện để tiếp tục làm việc. Thoát khỏi Access Khi không làm việc với Access, hãy ra lệnh thoát khỏi Access bằng một trong các cách: - M thực đơn File | Exit; - Nhấn tổ hợp phím nóng Alt + F4; - Hoặc sử dụng nút Close trên cửa sổ Access đang m.
Trang 9 Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright® Nguyễn Sơn Hải CH NG 1 XÂY D NG C S D LI U Xây dựng CSDL là công việc quan trọng đầu tiên trong toàn bộ qui trình phát triển một ng dụng trên Access. Một CSDL được thiết kế và xây dựng tốt sẽ là những thuận lợi, những tự tin đầu tiên để bước vào một qui trình phát triển ng dụng; nhưng trái lại sẽ là một thảm họa cho dự án đang phát triển: sẽ thư ng xuyên gặp phải những khó khăn để phải chỉnh sửa lại CSDL và tồi tệ hơn, dự án có thể phải thực hiện lại từ đầu do việc thiết kế CSDL quá kém.