Giáo trình Access 2007,2010 BÀI 1-GIỚI THIỆU MICROSOFT ACCESS Cơ sở dữ liệu (Database) là tập hợp dữ liệu liên quan đến một chủ đề hay một mục đích nào đó đƣợc phân tích thiết kế, xây dựng một cách có cấu trúc để lƣu trữ trên máy tính. Một CSDL quan hệ lƣu trữ thông tin trong một hoặc nhiều bảng có liên quan với nhau. Một bảng gồm nhiều cột, dòng lƣu trữ dữ liệu của một đối tƣợng cụ thể. Microsoft Access là một chƣơng trình ứng dụng giúp: - Lƣu trữ dữ liệu trong một CSDL quan hệ - Cung cấp những công cụ quản lý khai thác dữ liệu.
KHỞI ĐỘNG MS ACCESS 1. Khởi động: Cách 1: Nhấp Start All Program Microsoft Office 2007 Microsoft Access 2007 Cách 2: Nhấp đôi lên biểu tƣợng ( ) trên màn hình Desktop Cách 3: Nhấp Start Run gõ MSACCESS Chọn OK. Tạo CSDL mới Khi khởi động MS – ACCESS xuất hiện cửa sổ để tạo CSDL. Tại cửa sổ này chọn Blank Database.
Khi đó xuất hiện thêm hộp thoại bên cạnh Chọn ổ đĩa hay thƣ mục Đặt tên CSDL sẽ lƣu tập tin CSDL Nhấp Create để tạo Nhấp Cancel để hủy CSDL Tên mặc định khi chƣa đặt là Database1. Giáo viên: Nguyễn Văn Thủy, Email: thay.com Trang 1 Giáo trình Access 2007,2010 3. Mở CSDL Để mở một CSDL đã tồn tại ta thực hiện các bƣớc sau: Bƣớc 1: Từ môi trƣờng ACCESS nhấp chuột vào nút Office Button ( ) Hoặc File menu Open. Bƣớc 2: Xuất hiện hộp thoại.
- Chọn Look in: Để tìm ổ đĩa hay thƣ mục chứa tập tin ACCESS. - Chọn tập tin trong dách sách cần mở rồi bấm nút Open. - Cách 1: Nhấp nút Office Button( ) Close Database - Cách 2: Alt + F4 - Cách 3: Nhấp chuột lên nút Close ( ) Giáo viên: Nguyễn Văn Thủy, Email: thay.com Trang 2 Giáo trình Access 2007,2010 CÁC THÀNH PHẦN TRONG CSDL CỦA ACCESS. CSDL của Access gồm những thành phần nhƣ sau: 1.
Các đối tƣợng (Object ) trong cửa sổ Database. Là thành phần quan trọng, cơ bản nhất của CSDL, chứa Table (Bảng dữ liệu) dữ liệu cần thiết. Queries (Bảng Truy vấn ) Dùng tính toán và xử lý dữ liệu trên các bảng Là công cụ tạo ra các biểu mẫu để trình bày dữ liệu Forms (Biểu mẫu ) theo các dạng mà ngƣời sử dụng mong muốn. Reports (Mẫu báo cáo ) Là công cụ tạo ra các mấu tin và in báo cáo ra giấy Tập hợp các lệnh do Access cung cấp, đƣợc họn và sắp Macro (Tập lệnh) xếp hợp lý để tự động hóa các thao tác.
Modules (Đơn thể Là phƣơng tiện để lập trình Access với ngôn ngữ VBA. chƣơng trình) 2. Các chức năng trong cửa sổ Database: Home: Nhóm lệnh thƣờng dùng nhƣ: Xem, định dạng ký tự, đoặn văn bản, sắp xếp tìm kiếm. Create: Tạo mới các đối tƣợng của Access nhƣ: Table, Query, Form, Report, Macro.
External Data: Các lệnh mở rộng về CSDL Databases Tools: Công cụ CSDL II. BÀI TẬP: Bài 1: Tạo CSDL tên là QLNHANSU.accdb lƣu trong ổ D:\Ten hoc vien Bài 2: Tạo CSDL tên là QLThietBi.lƣu trong ổ D:\Ten hoc vien Bài 3: Đóng tất cả các CSDL trên và thao tác mở lại CSDL, sau đó xóa khỏi thƣ mục Học viên. Giáo viên: Nguyễn Văn Thủy, Email: thay.com Trang 3 Giáo trình Access 2007,2010 BÀI 2-TABLE – BẢNG DỮ LIỆU I. Khái niệm Table đƣợc tổ chức thành dạng bảng gồm nhiều hàng và nhiều cột, mỗi cột mô tả một thuộc tính nào đó gọi là Field (Trƣờng).
Mỗi hàng mô tả thông tin về một đối tƣợng nào đó gọi là Record (Bản ghi). Chức năng chính là để lƣu trữ thông tin và quản lý dữ liệu. Mỗi cột là một trƣờng dữ liệu (Field) Mỗi dòng là một bản ghi (Record) Bản ghi đặc biệt cuối cùng là EOF 2. Cột (Field – Trƣờng) Field Name: Tên Field Bắt đầu bằng chữ cái sau đó là các ký tự, số, khoảng trắng.
Dài tối đa 64 ký tự, nếu có khoảng trắng thì mỗi lần thao tác trên trƣờng phải để trong dấu ngoặc vuông ([]). Data Type: Kiểu dữ liệu Field Di chuyển đến cột Data Type, chọn kiểu dữ liệu cho Field Một số kiểu dữ liệu thƣờng dùng nhƣ sau: KIỂU DỮ LIỆU Ý NGHĨA MIỀN GIÁ TRỊ SỐ BYTE Text Văn bản Tối đa 255 kí tự Mỗi kí tự chiếm 1 byte Memo Văn bản Tối đa 65.536 kí tự Mỗi kí tự chiếm 1 byte Byte Số nguyên Từ 0 đến 255 1 Integer Số nguyên -32.648 đến Long Integer Số nguyên dài 4 2.647 Số thực chính xác Single -3.4*1038 4 (7 số lẻ) đơn Số thực chính xác -1.79*10308 đến Double 8 (15 số lẻ) kép 1.79*10308 Currency Tiền tệ + / - 900 ngàn triệu 8 (trị âm 52 ghi ($52) Số nguyên dài, tự -2.648 đến Autonumber động tăng và không 4 2.647 sửa đƣợc Giáo viên: Nguyễn Văn Thủy, Email: thay.com Trang 4 Giáo trình Access 2007,2010 Năm trong khoảng Date / Time Ngày / Giờ 6 100 đến 9999 Yes / No Logic 0: False; 1: True 2 Đối tƣợng đƣợc Hình ảnh âm thanh OLE Object nhúng hay liên kết Tùy đoạn phim vào bảng Có giá trị dẫn đến một Hyperlink Đƣờng dẫn tài liệu, hay một trang Tối đa 2048 web, một đối tƣợng Lookup Combo box Wizard b. Dòng (Record – Mẫu tin) Mỗi mẫu tin có số thứ tự mẫu tin, mẫu tin thứ nhất có số thứ tự là 1, mẫu tin thứ 2 có số thứ tự là 2, ., mẫu tin cuối cùng có số thứ tự bằng tổng số mẫu tin. THIẾT KẾ BẢNG 1.
Tạo Table Tại cửa sổ Database trên thanh Ribbon chọn thẻ Create chọn biểu tƣợng Table Design ( ) tại nhóm lệnh Tables 2. Các thành phần trong cửa sổ Table Design View Khi đó ta có cửa sổ thiết kế cấu trúc của bảng nhƣ sau: Vùng thiết kế Field Vùng khai báo thuộc tính cho Field Bảng dữ liệu trong trạng thái Design View đang được thiết kế cấu trúc. Chú ý: Trong một bảng thì không thể có 2 cột trùng tên nhau. Trên mỗi cột chỉ lƣu một loại dữ liệu.
Thứ tự trƣớc sau của mỗi cột trong một bảng không quan trọng. Các thuộc tính cơ sở của một trƣờng là: Tên trƣờng (Field), kiểu dữ liệu (Data Type), độ rộng (Field size). Giáo viên: Nguyễn Văn Thủy, Email: thay.com Trang 5 Giáo trình Access 2007,2010 2.1 Field Name Dùng để nhập tên trƣờng trong một Field Name Qui tắc đặt tên Field: không quá 64 ký tự, bắt đầu bằng chữ, số, nếu dùng khoảng trắng mỗi lần thao tác trong Field thì phải để tên trong dấu ngoặc vuông [Ho sv].2 Data Type Khái báo kiểu dữ liệu cho tên Field Một số kiểu dữ liệu thƣờng dùng để khai báo nhƣ sau: FieldSize: Qui định kích thƣớc của Field Data Type Text: Gõ qui định chiều dài của Field Data Type Number, Autonumber: Chọn một trong các loại: Byte, Integer, Long Integer, Single, Double, … Format: Qui định dạng thể hiện dữ liệu cho Field.3 Field Propperties Dùng để khai báo các thuộc tính của Field, ỹ nghĩa các thuộc tính có thể thay đổi tùy theo kiểu dữ liệu của Field. Ý nghĩa các thuộc tính trong vùng Field Properties Thẻ General Đối với các trƣờng kiểu Text, thuộc tính này cho biết chiều dài tối đa của xâu ký tự, ví dụ: Với trƣờng hoten thì Field Size khoảng 30.
Thuốc tính Format:Thiết lập định dạng dữ liệu khi hiển thị, trƣờng này áp dụng hầu hết các kiểu dữ liệu trừ ra kiểu: Memo, OLE Object, Yes/ No Thuốc tính InputMask: Thiết lập mặt nạ nhập liệu cho các trƣờng. Áp dụng cho các trƣờng kiểu Text, Number, Date/Time, Curency. Thuộc tính Caption: Thiết lập tiêu đề cho cột mà trƣờng đó hiển thị, tên trƣờng không nên chứa dấu cách và tiếng Việt có dấu nhƣng mà Caption của các trƣờng thì nên gõ bằng tiếng Việt có dấu để dễ đọc và nhận biết. Đặc biệt giá trị của thuộc tính Caption nếu có sẽ được sử dụng làm tiêu đề cho các trường tương ứng mỗi khi sử dụng công cụ Form Wirard, Report Wizard sau này sẽ rất tiện lợi.
Thuộc tính Default Value: Thiết lập giá trị mặc định cho trƣờng mỗi khi thêm mới một bản ghi. Ví dụ: trƣờng số lƣợng mỗi khi thêm mới một số lƣợng thì giá trị trƣờng này tự động hiển thị là 1. Giáo viên: Nguyễn Văn Thủy, Email: thay.com Trang 6 Giáo trình Access 2007,2010 Thuộc tính Validation Rule: Thiết lập điều kiện kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu khi nhập vào. Ví dụ: trƣờng ngaysinh của sinh viên phải nhập vào những ngày >=01/01/1990 chằng hạn.
khi đó thuộc tính Validation Rule của Ngaysinh ta gõ: >=#01/01/1990#. Validation Text: Dòng thông báo lỗi sẽ xuất hiện nếu nhập dữ liệu vào bảng sai với qui định đã thiết lập ở phần Validation Rule. Required: Có yêu cầu bắt buộc phải có dữ liệu hay để trống Nếu chọn Yes: bắt buộc nhập cho Field này Nếu chọn No còn để trống Index: Tạo chỉ mục để sắp xếp, tìm kiếm nhanh có thể chọn Yes hoặc No. Yes (No Duplicates): các giá trị trong trƣờng không dùng trùng nhau Yes (Duplicates OK): các giá trị trong trƣờng có thể trùng nhau No: Không tạo chỉ mục cho trƣờng này.
Decimal Place: Vị trí số thập phân trong một cột có kiểu dữ liệu là số thực. Allow Zero Length: Cho phép chiều dài chuỗi là 0, cho phép chứa chuỗi rỗng. New Value: Chỉ dùng cho trƣờng có kiểu dữ liệu là AutoNumber Chọn thẻ Lookup Display Control: Chọn dạng hiển thị TextBox: Hộp nhập dữ liệu thƣờng List Box: Hộp danh sách Row Source Type: Table / Query: Danh sách lấy từ dữ liệu của Table hay Query Value List: Tự định giá trị cho danh sách Giáo viên: Nguyễn Văn Thủy, Email: thay.com Trang 7 Giáo trình Access 2007,2010 Field List: Danh sách là tên các trường trong Table / Query Row Source: nguồn giá trị trong danh sách Bound Column: Cột được lấy làm giá trị của Field Column Count: Số cột hiển thị trong danh sách. Column Heads:có sử dụng hay không tên Field hay dữ liệu dòng đầu tiên trong danh sách làm tiêu đề cho các cột trong danh sách.
Column Width: Độ rộng của các cột trình bày trong danh sách. Combo Box: Hộp liệt kê List Row: Số dòng hiển thị trong danh sách List Width: tổng độ rộng các cột trình bày trong danh sách. Limit To List: Yes: Chỉ đƣợc nhập dữ liệu cho Field là một giá trị trong danh sách No: Có thể nhập một giá trị ngoài danh sách cho Field. Tạo thuộc tính của Table: Nhấp phải cửa sổ Design Properties Giáo viên: Nguyễn Văn Thủy, Email: thay.