CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS 1. GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT ACCESS Microsoft Access là một thành phần trong bộ Microsoft Office, là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường Windows, trong đó có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để dễ dàng xây dựng các chương trình cho một số các bài toán thường gặp trong quản lý, thống kê, kế toán… Microsoft Access là phương tiện để trao đổi thông tin trên mạng Internet và Intranet, giúp người dùng nhanh chóng tạo và sử dụng các chương trình ứng dụng trên mạng. Access không những dễ dàng liên kết các thông tin liên quan mà còn có thể làm việc với nhiều nguồn dữ liệu khác: dBASE, Paradox, SQL trên nhiều loại máy tính: máy tính văn phòng (PC), máy chủ (Server) máy mini và máy lớn (mainframe). Access đảm nhận hai vai trò: phần mềm trên máy khách (client) hoặc máy chủ và dễ dàng truy cập các chương trình ứng dụng khác như Microsoft Word, Exel, PowerPoint.
Mỗi một tệp chương trình thường có có một đuôi quy định, ví dụ các tệp của Microsoft Word có đuôi là .doc, tệp chương trình Pascal có đuôi là. pas … Một tệp chương trình do Access tạo ra có đuôi là .MDB Một hệ chương trình do Access tạo ra gọi là một Database (cơ sở dữ liệu). Trong các ngôn ngữ như C, Pascal, Foxpro,. một hệ chương trình gồm các tệp chương trình và các tệp dữ liệu được tổ chức một cách riêng biệt.
Nhưng trong Access toàn bộ chương trình và dữ liệu được chứa trong một tệp duy nhất có đuôi. Như vậy thuật ngữ hệ chương trình hay cơ sở dữ liệu được hiểu là tổ hợp bao gồm cả chương trình và dữ liệu. Để ngắn gọn nhiều khi ta gọi chương trình thay cho thuật ngữ hệ chương trình. Như vậy từ đây khi nói đến chương trình hay hệ chương trình hay cơ sở dữ liệu thì cũng có nghĩa đó là một hệ phần mềm gồm cả chương trình và dữ liệu do Access tạo ra.
GIÁO TRÌNH HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS TRANG 3 2. LÀM VIỆC VỚI MICROSOFT ACCESS 2.1 Khởi động Access Để khởi động (chạy ) Microsoft Access bạn phải chắc chắn rằng Microsoft Office ( trong đó có thành phần Microsoft Access ) đã được cài đặt đúng cách trên máy tính. Cách 1: Chọn Start, Program, Microsoft Access Cách 2: Chạy từ icon trên Desktop hoặc TaskBar Cách 3: Trong trường hợp không tìm thấy shortcut của chương trình trên Desktop hoặc trong menu start ta có thể chạy trực tiếp tập tin Msaccess trong thư mục đã cài đặt Office thông thường là “C:\Program Files\Microsoft Office\Office”. Kết quả nhận được ở hình 1.1: Tại hình này: - Nếu muốn mở một cơ sở dữ liệu đã có thì chọn trong danh sách ở mục Open.
- Nếu muốn tạo một cơ sở dữ liệu mới thì chọn Create a new file. Thanh menu Thanh công cụ (Standard Toolbar) Hình 1.1: Cửa sổ Microsoft Access GIÁO TRÌNH HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS TRANG 4 2.2 Tạo một cơ sở dữ liệu mới Trong Access tích hợp tất cả các đối tượng tạo thành file có đuôi là .MDB Để tạo 1 cơ sở dữ liệu mới ta làm như sau: Từ cửa sổ Microsoft Access: chọn menu File, chọn chức năng Create a new file ( hoặc kích chuột tại biểu tượng trên thanh công cụ). Tại cửa sổ tiếp theo ta bấm chuột tại biểu tượng Blank Database để hiện ra cửa sổ hình 1.2 Chọn thư mục sẽ chứa tệp cơ sở dữ liệu cần tạo trong hộp Save in (ví dụ thư mục My documents) sau đó đặt tên cơ sở dữ liệu trong hộp File name (chẳng hạn: Quanlyhanghoa). Cửa sổ tương ứng khi đó có dạng hình 1.3 GIÁO TRÌNH HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS TRANG 5 Hình 1.3 Kích chuột tại nút Create.
Kết quả hiện ra cửa sổ tại hình 1.4: Cửa sổ chính Database Cửa sổ trên hình 1.4 được gọi là cửa sổ Database. Đây là một trong những cửa sổ rất quan trọng của Access. Cửa sổ bao gồm: Hệ menu với các menu: Open, Design, New … Tiêu đề Database: Quanlyhanghoa là tên của cơ sở dữ liệu Các đối tượng của một cơ sở dữ liệu trong Access gồm (các mục): + Table: Đây là các bảng của cơ sở dữ liệu + Query: là các truy vấn của cơ sở dữ liệu + Form: các form dùng để thiết kế giao diện chương trình + Report: Các báo cáo thống kê + Macro: các Macro dùng để thực thi các hành động trong CSDL. + Module: chứa các thủ tục được viết bằng Access Basic.
GIÁO TRÌNH HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS TRANG 6 2.3 Làm việc với cơ sở dữ liệu đã tồn tại Giả sử đã có cơ sở dữ liệu Quanlyhanghoa trong thư mục C:\My Documents. Để làm việc (xem, bổ sung, thực hiện chương trình ) với cơ sở dữ liệu trên ta lần lượt thao tác như sau: Bước1: Từ cửa sổ Microsoft Access chọn menu File, Open Database… hoặc kích chuột tại biểu tượng Open trên thanh Standard Toolbar. Kết quả ở hình 1.5: Bước 2: Chọn thư mục trong đó có chứa tệp cơ sở dữ liệu cần mở trong hộp Look in Kết quả trong cửa sổ sẽ hiện ra danh sách các cơ sở dữ liệu trong thư mục này nếu giá trị tại hộp File of type là: Microsoft Access. Trong trường hợp có quá nhiều cơ sở dữ liệu đã tồn tại để nhanh chóng tìm được cơ sở dữ liệu cần mở ta chú ý đến một số tuỳ chọn khác trên cửa sổ như: Last modified, text or propery… Hình 1.5 Bước 3: Chọn tên cơ sở dữ liệu muốn mở tại hộp File name (hoặc kích kích chuột tại tên của cơ sở dữ liệu cần mở hiện trong cửa sổ),ví dụ Quanlyhanghoa, sau đó kích chuột tại nút Open.
Kết quả nhận được trong hình 1.6: Khi mở xong một cơ sở dữ liệu, nếu muốn chọn mục nào thì ta bấm GIÁO TRÌNH HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS TRANG 7 chuột vào mục đó. Như hình trên ta đang chọn mục Tables, mục này chứa danh sách các bảng của cơ sở dữ liệu Quanlyhanghoa. Nhìn vào mục Tables của cửa sổ Database của cơ sở dữ liệu ta thấy mới chỉ có bảng hang (hàng).6 GIÁO TRÌNH HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS TRANG 8 CHƯƠNG 2 BẢNG VÀ MỐI QUAN HỆ 1. CẤU TRÚC CỦA MỘT BẢNG - Các bảng là khối cấu trúc cơ bản nhất của một cơ sở dữ liệu.
Một bảng trong cơ sở dữ liệu phải chứa thông tin thích hợp cho một kiểu cụ thể của thực thể tức là bảng là nơi chứa các thông tin về một chủ đề cụ thể, chẳng hạn như danh sách thư tín. Ta có thể có một hay nhiều bảng trong một cơ sở dữ liệu. - Các bảng trong cơ sở dữ liệu có cấu trúc giống như các tờ bảng tính. Một bảng gồm nhiều trường/cột (field) và mẩu tin/dòng (record).
- Các dòng (mẩu tin, record) trong bảng tượng trưng cho một dạng mô tả các điển hình của các thực thể được lưu trữ trong bảng. Trật tự các dòng trong bảng không quan trọng, ta có thể sắp xếp chúng theo bất kỳ trật tự nào mà vẫn không thay đổi ý nghĩa thông tin trong bảng. - Trường là một mục thông tin cụ thể. Các trường có thể có các kiểu dữ liệu khác nhau như: Text, Number, Date/Time, ….
- Các bảng trong một cơ sở dữ liệu thường có quan hệ với nhau. THIẾT KẾ BẢNG 2.1 Tạo bảng Giả sử ta đang làm việc với CSDL Quanlybanhang như hình 2.1 GIÁO TRÌNH HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS TRANG 9 Trình tự để tạo một bảng như sau: a) Từ cửa sổ Database chọn Table Kết quả sẽ mở cửa sổ Tables, trong đó có chứa danh sách các bảng đã tồn tại và 3 nút lệnh: Open, Design, New Nút New dùng để tạo bảng mới Nút Open dùng để mở nhập dữ liệu cho bảng được chọn Nút Design dùng để xem, sửa cấu trúc của bảng được chọn Khi tạo bảng mới ta có thể chọn một trong ba lựa chọn sau: + Create table in Table View thì bảng được thiết kế theo ý của người sử dụng. Khi xây dựng bảng mới ta thường sử dụng phương pháp này. + Create table by Using Wizard: bảng được xây dựng bằng công cụ Wizards (có sẵn) của Access và ta chỉ việc trả lời các câu hỏi mà Access yêu cầu.
+ Create table by Entering data: bảng được xây dựng theo các cột dữ liệu (thường ít sử dụng cách này). b) Chọn nút Create table in Design View Kết quả nhận được cửa sổ thiết kế hình 2.2 như sau: Hình 2.2 Tên bảng được Access đặt mặc định là Table1. Sau này ta có thể thay tên bảng bằng một tên khác có ý nghĩa hơn. GIÁO TRÌNH HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS TRANG 10 Cửa sổ Design Table được chia làm 2 phần: + Phần trên gồm 3 cột: Field Name, Data Type, Description dùng để khai báo các trường của bảng, mỗi trường khai báo trên một dòng + Phần dưới dùng để quy định các thuộc tính của bảng.
Để di chuyển giữa hai phần ta có thể dùng chuột hoặc bấm phím F6. Ba cột của phần trên có ý nghĩa như sau: - Field Name (Tên trường): là một dãy không quá 64 kí tự, bao gồm chữ cái, chữ số, khoảng trống. Nói chung tên các đối tượng trong Access như tên bảng, tên trường, tên mẫu biểu, … cho phép sử dụng dấu cách. Tuy nhiên tên một trường không cho phép bắt đầu bằng dấu cách - Data Type (Kiểu dữ liệu): Trong cột Data Type ta có thể chọn 1 kiểu dữ liệu cho trường.
Có 10 kiểu dữ liệu sau: - Text Ký tự độ dài ≤ 255 byte - Memo Ký tự độ dài ≤ 255 byte - Number Số nguyên, thực dài: 1,2,3 hoặc 8 byte - Date /Time Ngày tháng /giờ dài 8 byte - Curreny Tiền tệ dài 8 byte - AutoNumber Số dài 8 byte - Yes/No Boolean 1 Bit - OLE Object Đối tượng nhúng kết 1 Giga Byte hình ảnh, nhị phân - Hyperlink Ký tự hoặc kết hợp ký tự và số -Lookup Wizard Cho phép chọn giá trị từ bảng khác - Description ( Mô tả): Để giải thích cho rõ hơn một trường nào đó. Văn bản mô tả sẽ được hiển thị khi nhập số liệu cho các trường. c) Lưu cấu trúc bảng Sau khi hoàn chỉnh viêc thiết kế, ta cần ghi cấu trúc bảng và đặt tên cho bảng. Thực hiện như sau: - Chọn File, Save hoặc bấm chuột tại biểu :tượng ghi.
Khi bảng được ghi lần đầu thì Access sẽ hiện cửa sổ Save as như hình 2.3: GIÁO TRÌNH HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS TRANG 11 Hình 2.3 Trong hộp Table Name ta đưa vào tên bảng, rồi bấm OK. Sau khi bấm OK nếu chưa đặt khoá chính thì Access sẽ có thông báo như hình 2.