Đặt vấn đề, giới thiệu mục tiêu chương trình xây dựng:.2 Hệ thống bảng dữ liệu:.3 Xây dựng mối quan hệ giữa các bảng:.4 Xây dựng các query cơ sở:.40 1 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Bùi Mạnh Cường – Bộ môn Kiểm toán 2.5 Xây dựng các sऀ sách kế toán.42 Nhật ký thu tiền.42 Nhật ký mua hàng.4 Bảng tऀng hợp chi tiết HTK.6 Sऀ chi tiết tài khoản.7 Bảng tऀng hợp chi tiết TKK :.9 Bảng tऀng hợp chi tiết các tài khoản.10 Bảng cân đối số phát sinh.12 Phiếu nhâ ̣p xuất kho:. 68 B䄃 I TẬP ỨNG D唃⌀NG.68 Tài liê ̣u tham khảo. 73 2 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Bùi Mạnh Cường – Bộ môn Kiểm toán Ph n 1. GIỚI THIỆU MICROSOFT ACCESS Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường Windows, trong đó có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh chương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp trong quản lý, thống kê, kế toán.
Với Access, người dùng không phải viết từng câu lệnh cụ thể như trong Pascal, C hay Foxpro mà chỉ cần tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc cần giải quyết. Các phiên bản Access là: Access 2.0 trong bộ Microsoft Office 4.0 for Windows 95, Access 97 trong bộ Microsoft Office 97, Access 2000 , 2002, 2003, 2007, 2010, 2015… Sáu đối tượng công cụ mà Access cung cấp là: Bảng (Table), Truy vấn (Query), mẫu biểu (Form), báo biểu (Report), Macro và đơn thể (Module). Bảng có cấu trúc tương tự như một tệp DBF của Foxpro được dùng để luư trữ dữ liệu của cơ sở dữ liệu (CSDL). Một CSDL thường gồm nhiều bảng có quan hệ với nhau.
Truy vấn là công cụ mạnh của Access dùng để tổng hợp, sắp xếp, tìm kiếm dữ ìiệu trên các bảng. Khi thực hiện truy vấn sẽ nhận được một tập hợp kết quả thể hiện trên màn hình dưới dạng bảng, gọi là DynaSet. DynaSet chỉ là bảng kết quả trung gian, không được ghi và nó sẽ bị xoá khi kết thúc truy vấn. Tuy nhiên có thể sử dụng một DynaSet như một bảng để xây dựng các truy vấn khác.
Chỉ với truy vấn đã có thể giải quyết khá nhiều dạng toán trong quản trị cơ sở dữ liệu. Mẫu biểu thường dùng để tổ chức cập nhật dữ liệu cho các bảng và thiết kế giao diện Chương trình. Tuy có thể nhập liệu trực tiếp vào các bảng, nhưng mẫu biểu sẽ cung cấp nhiều khả năng nhập liệu tiện lợi nhất Nhận dữ liệu từ một danh sách, nhận các hình ảnh, nhập dữ liệu đồng thời trên nhiều bảng. Mẫu biểu còn cho phép nhập các giá trị riêng lẻ (không liên quan đến bảng) từ bàn phím.
Mẫu biểu còn có một khả năng quan tlọng khác là tổ chức giao diện Chương trình dưới dạng một bảng nút lệnh hoặc một hệ thống menu. Báo biểu là công cụ tuyệt vời phục vụ công việc in ấn, nó cho các khả năng : - In dữ liệu dưới dạng bảng. - In dữ liệu dưới dạng biểu bảng. - Sắp xếp dữ liệu trớc khi in.
- Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu tới 10 cấp. Cho phép thực hiện các phép toán để nhận dữ liệu tổng hợp trên mỗi nhóm. Ngoài ra, dữ liệu tổng hợp nhận được trên các nhóm lại có thể đưa vào các công thức để nhận được sự so sánh, đối chiếu trên các nhóm và trên toàn báo cáo. - In dữ liệu của nhiều bảng có quan hệ trên một báo cáo.
Cũng cần nói thêm, việc chọn Font chữ, cỡ chữ, kiểu in và việc trình bày trên báo cáo được tiến hành rất đơn giản. Macro bao gồm một dẫy các hành động (Action) dùng đề tự động hoá một loạt các thao tác. Macro thường dùng với mẫu biểu để tổ chức giao diện Chương trình. Đơn thể là nơi chứa các hàm, thủ tục viết bằng ngôn ngữ Access Basic.
Mặc dù các công cụ mà Access cung cấp khá đầy đủ, nhưng lẽ dĩ nhiên không thể bao quát được mọi vấn đề đa dạng của thực tế. Các hàm, thủ tục của Access Basic sẽ trợ giúp giải quyết những phần việc khó mà công cụ không làm nổi. 3 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Bùi Mạnh Cường – Bộ môn Kiểm toán 1.1 Chương trình Access 1.1 Tệp chứa Chương trình Access Mỗi một tệp Chương trình thường có một đuôi qui định, ví dụ các tệp Chương trình C có đuôi là .C, tệp Chương trình Pascal có đuôi là PAS, tệp Chương trình Foxpro có đuôi là .Một tệp Chương do Access tạo ra có đuôi là .2 Một hệ Chương trình do Access tạo ra (hệ Chương trình Access) Chương trình Access gọi là một Database (CSDL). Trong các ngôn ngữ truyền thống như C, Pascal, Foxpro, một hệ Chương trình gồm các tệp Chương trình và các tệp dữ liệu được tổ chức một cách riêng biệt.
Nhưng trong Access toàn bộ Chương trình và dữ liệu được chứa trong một tệp duy nhất có đuôi. như vậy thuật ngữ hệ Chương trình hay CSDL được hiểu là tổ hợp bao gồm cả Chương trình và dữ liệu. Để ngắn gọn nhiều khi ta gọi là Chương trình thay cho thuật ngữ hệ Chương trình. như vậy dưới đây khi nói đến Chương trình hay hệ chương trình hay CSDL thì cùng có nghĩa đó là một hệ phần mềm gồm cả Chương trình và dữ liệu do Access tạo ra.3 Khởi động Mở lệnh Start / Programs / Microsoft office/ Microsoft office access 2007 của Window; Sau khi chọn xong ta có môi trường access như sau: 1.4 Tạo mới tệp Access Một dự án Access (Access project) là một hoặc nhiều tệp Access nhằm giải quyết một công việc lớn nào đó.
Khuôn khổ giáo trình này chỉ trình bày những dự án có 1 tệp. Tệp Access có phần mở rộng *.MDB (ngoài ra những tệp có phần mở rộng *.DBE 4 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Bùi Mạnh Cường – Bộ môn Kiểm toán cũng mở được nhưng chỉ có thể thực thi chứ không chỉnh sửa được cấu trúc). Có 5 thành phần chính trên một tệp: Tables – nơi chứa toàn bộ các bảng dữ liệu Queries – nơi chứa toàn bộ các truy vấn dữ liệu đã được thiết kế; Forms – nơi chứa các mẫu giao diện phần mềm; Reports – nơi chứa các mẫu báo cáo đã được thiết kế; Macro – nơi chứa các Macro lệnh phục vụ dự án; Modules – nơi chứa các khai báo, các thư viện chương trình con phục vụ dự án. Thông thường mỗi tệp Access cần phải làm việc trên tất cả các thành phần trên.
Để bắt đầu tạo một tệp mới, chọn mục Blank database , hộp thoại sau xuất hiện yêu cầu chọn nơi (thư mục) lưu trữ và đặt tên tệp Access Ke toan: Gõ tên tệp cần lưu Chọn thư mục trên đĩa, nơi sẽ lưu tệp Chu trình doanh thu Tạo tệp Hãy chọn nơi lưu trữ ở hộp Save in; gõ vào tên tệp ở mục File Name; nhấn Create để ghi lại thiết lập. Đến đây đã sẵn sàng sử dụng tệp Access vừa khai báo.5 Môi Trường làm việc Sau khi một tệp Access được mở, môi trường làm việc trên Access xuất hiện với những thành phần như sau: 5 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Bùi Mạnh Cường – Bộ môn Kiểm toán Hệ thống thực đơn (menu) và các thanh công cụ (Toolbar)- nơi thực hiện các lệnh khi cần (2) - Cửa sổ tệp Access đang làm việc bao gồm 7 phần chính: Tables, Queries, Forms, Reports, Pages, Macros và Modules. Chúng ta sẽ lần lượt học cách làm việc trên từng phần này trong các chương tiếp theo.6 Mở tệp đã tạo Mỗi tệp Access phải tạo mới duy nhất một lần, được mở ra làm việc và ghi lại trong những lần tiếp theo. Để mở một tệp Access đã tồn tại để làm việc, làm như sau: Bước 1: Từ môi trường Access tại mục Open Recent Database chọn more hộp thoại Open xuất hiện: Chọn tên tệp cần mở Mở tệp 6 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Bùi Mạnh Cường – Bộ môn Kiểm toán Bước 2: Tìm đến tệp Access cần mở trên hộp thoại Open bằng cách: Tìm đến thư mục – nơi chứa tệp Access cần mở ở hộp Look in; Tiếp theo chọn tệp Access cần mở trên danh sách và nhấn nút Open hoặc Enter.
Đến đây cửa màn hình làm việc Access với tệp vừa mở xuất hiện để tiếp tục làm việc.7 Thoát khỏi Access Khi không làm việc với Access, hãy ra lệnh thoát khỏi Access bằng một trong các cách: Mở thực đơn File | Exit; Nhấn tổ hợp phím nóng Alt + F4; Hoặc sử dụng nút Close trên cửa sổ Access đang mở.2 Tạo cơ sở dữ liệu trên Access Xây dựng CSDL là công việc quan trọng đầu tiên trong toàn bộ qui trình phát triển một ứng dụng trên Access. Một CSDL được thiết kế và xây dựng tốt sẽ là những thuận lợi, những tự tin đầu tiên để bước vào một qui trình phát triển ứng dụng; nhưng trái lại sẽ là một thảm họa cho dự án đang phát triển: sẽ thường xuyên gặp phải những khó khăn để phải chỉnh sửa lại CSDL và tồi tệ hơn, dự án có thể phải thực hiện lại từ đầu do việc thiết kế CSDL quá kém. Trong phần này sẽ trình bày các khái niệm cũng như các kỹ năng để có thể tiếp cận và xây dựng được các hệ CSDL trên Acces, cụ thể là: Tạo cấu trúc các bảng dữ liệu; Thiết lập thuộc tính LookUp; Thiết lập quan hệ và các thuộc tính đảm bảo toàn vèn dữ liệu; Nhập dữ liệu cho CSDL; Đặc biệt là qui trình xây dựng một CSDL Access.1 Các khái niệm về CSDL Access 1.1 CSDL Access CSDL Access là một đối tượng bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu, các kết nối giữa các bảng được thiết kế một cách phù hợp để phục vụ lưu trữ dữ liệu cho một ứng dụng quản lý dữ liệu nào đó. Ví dụ: CSDL Access Kế toán bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu: TBLBDMTKTONGHOP, TBLBDMTK, TBLSODAUKY, TBLKYKETOAN, TBLSOKTMAY, TBLNGHIEPVU, được kết nối với nhau một cách phù hợp phục vụ lưu trữ dữ liệu cho ứng dụng quản lý dữ liệu kế toán tại doanh nghiệp.
Toàn bộ cấu trúc CSDL kế toán trên Access được mô tả như sau: 7 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Bùi Mạnh Cường – Bộ môn Kiểm toán 1.2 Bảng dữ liệu Bảng dữ liệu (Tables) là một phần quan trọng nhất của CSDL; Là nơi lưu trữ những dữ liệu tác nghiệp cho ứng dụng. Một CSDL có thể có rất nhiều bảng, các bảng phải được thiết kế sao cho có thể lưu trữ được đầy đủ dữ liệu cần thiết, đảm bảo giảm tối đa tình trạng gây dư thừa dữ liệu (dư thừa dữ liệu được hiểu đơn giản là tình trạng lưu trữ những dữ liệu không cần thiết trên một số bảng.