ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI • • • KHOA LUẬT Biên soạn: PGS. NGUYỄN ĐẢNG DUNG ThS. VÕ TRÍ HẢO GIÁO TRÌNH K? THUẬT SOẠN THẢO VÀN BÂN ■ ■ • LỶ LUẬN CHUNG VỀ VẢN BẢN VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VẢN BẢN • VẢN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT VÀ ÁP DỤNG PHÁP LUẬT • CÔNG VẢN HÀNH CHÍNH • HỢP ĐỔNG DÂN Sự • HỢP ĐỔNG KINH TẾ • VẢN BẢN CỦA CÁC C ơ QUAN Tư PHÁP NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI LỜI NÓI ĐẦU Sau khi tốt nghiệp các trườrm đại học và cao đẳng, phần lớn các sinh viên được nhận vào làm việc tại các cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp. Đó là những công chức, viên chức.
Hoạt động của họ đòi hỏi phải hiểu biết nhiều về pháp luật, văn bản: phải xử lý, soạn thảo văn bản để trực tiếp hoặc giúp thủ truờng cơ quan, tổ chức doanh nghiệp giải quyết các cóng việc. Chất lượng làm việc của các công chức, viên chức phụ thuộc vào nhiều khâu. Trong đó khâu soạn thảo vãn bản có một ý nghĩa lớn, đồng thời cũng là hoạt động khó khăn nhất. Văn bản không những chi gắn liền với hoạt động của các công, viên chức, mà còn liên quan đến tất cả các công dân khác trong đời sống cùa họ khi phải tiếp xúc với các cơ quan, tổ chức đế giải quyết các vấn đề có liên quan đến quyền lợi và trách nhiệm của mình.
Vì vậy, văn bản và cách thức soạn thảo văn bản rất quan trọng trong đời sống xã hội. Nhưng tiếc ràng, trong các chương trình đào tạo cho đến mãi gần đây, vãn bản, soạn thảo văn bản không được ở đâu coi là một môn chính, thường là môn phụ, hoặc được giảng dạy rải rác trong các bộ môn khác nhau và với 3 thời lượng khác nhau. Sờ dĩ có hiện tượng này vì văn bản và soạn thảo văn bản có một lượng kiến thức rất rộng. Không những cần có lý luận chung của mồi một ngành học mà còn có liên quan đến các bộ môn khác như lôgic, ngôn n g ữ ,.
thậm chí có cả các kinh nghiệm tích luỹ ở trong đời sống xã hội, mà không có một ngành riêng rẽ nào đủ sức đúc kết được. Sự phong phú, phức tạp cũng như sự thiếu hụt trên làm cho cán bộ rất bỡ ngỡ khi làm việc, không chi đối với những công chức mới nhận việc, mà còn cả đối với những công chức đã làm việc lâu năm, nhưng không quen với công việc soạn thảo văn bản. Khắc phục những thực trạng nêu trên, một môn học với tên gọi “Xây dựng văn bản pháp luật” với khối lượng 2 tín chi ctã được Bộ Giáo dục Đào tạo đưa vào khối kiến thức cơ bàn cùa nhiều chuyên ngành, trong đó có chuyên ngành luật học. Nhằm mục đích thực hiện tốt chương trình đào tạo cùa chuyên ngành luật học và nâng cao chất lượng soạn thào vàn bồn như là một nhu cầu đòi hỏi trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia hiện nay, chúng tôi biên soạn cuốn giáo trình này, theo chương trình quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Trong quá trình biên soạn có vận dụng những kiến thức đã tích luỹ được, cũng như tham khảo về vấn đề này của các anh Lê Thái Át, Nguyễn Văn Thâm, Phan Mạnh Hân, Lưu Kiếm Thanh, Vũ Hữu Tửu, Trần Anh Minh, Nguyễn Huy Thông và Hồ Quang Chính, Hoàng Sao và Nguyễn Thế Quyền. Ngoài phần biên soạn của các tác giả, trong cuốn giáo trình này còn có phần Phụ lục các mẫu văn bản để bạn đọc tiện tham khảo và sử dựng. 4 Với một vấn đề rất rộng nêu ở trên việc biên soạn cuốn sách khòng tránh dược thiếu sót, xin được tiếp thụ ý kiến phê bình của bạn đọc để lần sau tái bàn dược tốt hơn. Tháng 9 năm 2007 NGUYỄN ĐẢNG DUNG 5 CÁC CHU* VIẾT TÁT: CANI) Nhà xuất han Công an nhân dán CTQG Nhà xuất han Chỉnh trị Quốc gia Oil Dại học ĐHQG Đại học Quốc gia GD Nhà xuất bản Giáo dục H Hà Nội HVHCQG Học viện Hành chính Quốc gia KiIXH Nhà xuất ban Khoa học Xà hội LĐ Nỉ ì xuất ban Lao động NXB TPHCM Nhà xuất ban Thành phố Hồ Chí Minh TK Nhà xuất bàn Thống kc TAND Tòa án Nhân dân CHXHCN Cộng hòa xẵ hội chú nghĩa 7 Phần thú' nhất LÝ LUẬN CHUNG VÈ VĂN BẢN VÀ SOẠN THẢO VĂN BẢN 9 ChưongI V AI T R Ò V À K H Á I N IỆ M V Ă N B Ả N 1.
V á trò của văn bản trong dời sống xã hội Trong đời sống xã hội, càng ngày văn bản càng đóng vai trò quan trọng không thể tách rời với mọi hoạt động cùa xã hội con ngurời- Mọi giao dịch của các cơ quan Nhà nước, cơ quan này sang íơ quan khác, cơ quan nhà nước với tư nhân, giữa cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội trong nước với cá nhân, tổ chức nước ngoài, giữa cá nhân với cá nhân. đều nhờ văn bản làm sợi dây liìn lạc chính. Mọi hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức xã hộ, từ lĩnh vực chính trị, quân sự đến lĩnh vực khác như kinh tế, xã hội, văn hoá, trong phạm vi quốc tế, đều nhờ văn bàn làm phurơig tiện thông tin. Irước hết đối với các cơ quan nhà nước, văn bản là yếu tố cơ ỉbài cùng với các yếu tố khác tạo nên cơ quan Nhà nước.
Thitếuvàn bán sẽ không bao giờ có cơ quan nhà nước trong điều kiệrn Hện đại. Piân tích cơ quan nhà nước bằng một phương pháp trực quam, nhiều người cho ràng, cơ quan nhà nước cũng như các cơ quain cùa tổ chức xã hội thường được cấu tạo từ 3 thành phần: 11 Vật chất, nhân sự, công vụ. Cơ quan nhà nước, hoặc cơ quan cùa tổ chức xã hội thường có trụ sở làm việc trong đó có những dụng cụ, phương tiện cần thiết như: bàn ghế, tù đựng hồ so. điện thoại, máy vi tính.
tạo thành yếu tổ vật chất. Sau yếu tố vật chất đến các nhân viên phục vụ, những người này trực tiếp, gián tiếp thực hiện những nhiệm vụ thuộc cơ quan. Đây là yếu tố nhân lực (nhân sự) của cơ quan nhà nước, cơ quan tổ chức xã hội. Yếu tố thứ ba là yếu tố công vụ.
Các tổ chức nhà nước hoặc tổ chức xã hội phải có nhiệm vụ chức năng rò ràng được xã hội thừa nhận. Các nhiệm vụ này được thể hiện qua những công việc hàng ngày của cơ quan được gọi là công vụ chứa đựng trong các hồ sơ, tài liệu được gọi bàng một danh từ tổng quát là “công vãn”. Như vậy, công vụ được chứa đựng trong các nội dung cùa văn bàn (công văn) là mội trong ba yếu tổ căn bàn lạo nên cơ quan Nhà nước, cơ quan cùa tố chức xã hội. Một toà nhà kiến trúc đồ sộ với đầy đủ vật liệu, trang bị tối tân, có nhiều nhân viên hàng ngày làm việc, nhưng không có hồ sơ văn bản (công văn), không ai có thể nói được toà nhà đó là một cơ quan nhà nước hoặc một cơ quan của một tổ chức xã hội.
Vai trò của văn bản trong việc cấu tạo nên cơ quan Nhà nước, cơ quan của tổ chức xă hội không ai có thể phủ nhận được. Trong ba yếu tố cấu tạo nên cơ quan nhà nước (cơ quan công quyền), yếu tố công vụ có tính chất quan trọng hơn cà. Nó đưực coi là yếu tố tinh thần (linh hồn) của cơ quan công quyền. Chính văn bản đã chính thức khai sinh ra cơ quan công quyền.
Ke từ ngày ký văn bản thành lập, cơ quan nhà nước mới thực sự đưực thành lập về phương diện pháp lý. Cách thức tổ chức, cách thức hoạt động, phạm vi hoạt động của cơ quan nhà nước phải đưực 12 quy định băng văn ban. Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, việc thuyên chuyên nhân viên, việc ký kết hợp đồng, việc chuyên nhượng, việc gia tăng tài sản cơ quan. đều phải thực hiện bàng văn bàn.
Yeu tố vật chất cùa cơ quan có thể phá huỷ, thất lạc. sự điều hành hoại động cùa c ơ quan không vì thế mà ngưng trệ, hoặc bị gián đoạn hay chấm dírt. Nhân sự cùa cơ quan, tổ chức có thể bị thay đổi đột ngột hoặc thường xuyên, hoạt động của cơ quan ít nhiều có the bị thay đổi, có thể bị chấm dứt hoặc ngưng trệ tạm thời. Nhưng sự thất lạc, hay huỷ văn bản sẽ gâv trở ngại một cách đáng kể cho hoạt dộng bình thường của cơ quan, tố chức.
Xét trên bình diện quốc tế, văn bản giữ vai trò tiêu biểu cho sự hiện diện cùa chính quyền, do đó tiêu biểu cho sự hiện diện cùa quốc gia. Chính quyền quốc gia được thể hiện qua hoạt động và sự hiện diện của bộ máy Nhà nước, được cụ thể hoá và được (lại diện bằng các cơ quan nhà nước. Vì vậy, như trên nêu, nếu nhu linh hồn của các cơ quan nhà nước là văn bản, thì linh hồn của chính quyền nhà nước cùng được thể hiện không bằng một hình thức nào khác, ngoài văn bản cùa các cơ quan nhà nước. Văn bản giữ vai trò chứng tỏ tính liên tục cùa quốc gia.
Văn bàn inột khi đã được ban hành sẽ có hiệu lực liên tục cho dù chính quyền (Chính phù) thay đổi. Chính phủ cũ bị lật đổ, Chính phủ mới được thành lập để điều khiển bộ máy chính quyền. Tất cả những văn kiện do Chính phủ cũ ký kết với các nước khác hay tổ chức quốc tế vẫn có hiệu lực đối với Chính phù mới trừ những trường hợp thật đặc biệt Chính phù mới phải chứng minh cho được Chính phủ cũ là phi nghĩa. Tất cả những khế ước do Chính phù cũ ký kết với tư nhân, với hãng buôn, xí nghiệp, công ty, với các nhà kinh doanh khác cũng tương tự như trên vẫn tiếp tục thi hành đổi với Chính phủ mới.
13 Cũng tương tự như vậy, thủ trường - người đứng đầu cor quan Nhà nước, không được viện lý do mới được đề hạt hoặc mới được bầu ra mà không tổ chúc cho cơ quan thực hiện các văn bản trước đây cùa người đứng đầu cơ quan, mà mình thay thế. Ví dụ: Một ông thủ trưởng một cơ quan nào đó ra thông báo tuyển nhân viên mới cho cơ quan. Sau khi thông báo và tiêu chuẩn tuyển nhân viên được công bố, thù trưởng cơ quan bị thuyên chuyển sang công tác khác, thủ trưởng mới được đề bạt không được thay đổi hiệu lực của thông báo, cũng như tiêu chuẩn tuyển người của thù trưởng cơ quan đã hết nhiệm kỳ hoặc bị miễn nhiệm giữa nhiệm kỳ.