Mở đầu buổi hòa giải Hòa giải viên chủ trì buổi hòa giải nêu lý do, mục đích, ý nghĩa của buổi hòa giải; thống nhất với các bên về một số quy ước, cách làm tại buổi hòa giải. Hòa giải viên phải tạo ra không khí thân mật, cởi mở và chân thành, không áp đặt ý chí của hoà giải viên đối với các bên tranh chấp, không thiên vị hay bênh vực bên nào. Bước 2: Các bên trình bày nội dung vụ, việc - Hòa giải viên mời từng bên trình bày sự việc. Sau khi trình bày xong, các bên có quyền bổ sung ý kiến, đưa ra luận cứ, quan điểm của mình.
- Người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan phát biểu quan điểm của họ về vấn đề đang tranh chấp, mâu thuẫn. Lưu ý: Đây là phần dễ dẫn đến xung đột, đổ lỗi cho nhau giữa các bên tranh chấp, vì vậy hòa giải viên phải là người điều hành, tránh tình trạng các bên căng thẳng, đối đầu nhau; hòa giải viên đề nghị ai nói trước, ai nói sau; có biện pháp ngắt lời người đang lấn át khi cần thiết. Bước 3: Phân tích vụ việc, dẫn chiếu các quy định pháp luật, trao đổi phương án giải quyết vụ việc Sau khi nghe đầy đủ các ý kiến đã trình bày, hòa giải viên tổng hợp lại các vấn đề tranh chấp, phân tích vụ, việc; dẫn chiếu các quy định pháp luật áp dụng đối với từng bên tranh chấp; phân tích phong tục tập quán, truyền thống đạo đức xã hội. Hòa giải viên phân tích lợi ích của việc hòa giải thành, hậu quả pháp lý mà các bên có thể gặp phải nếu tiếp tục tranh chấp và có những hành vi sai trái.
Người được mời tham gia hòa giải có thể phân tích, bổ sung làm rõ ý kiến của hòa giải viên. Trên cơ sở phân tích cho các bên hiểu rõ quyền lợi, trách nhiệm, nghĩa vụ của mình; thấy rõ hành vi ứng xử của mình phù hợp ở điểm nào, chưa phù hợp ở điểm nào, hòa giải viên đề nghị các bên đưa ra ý kiến, trình bày phương án giải quyết tranh chấp của mình. Hòa giải viên hỏi từng bên có đồng ý với phương án 17 do bên kia đưa ra không, đồng ý ở điểm nào và không đồng ý ở điểm nào, hướng giải quyết ra sao. Cuối cùng hòa giải viên chốt thống nhất phương án giải quyết mâu thuẫn với các bên, nếu tất cả các bên đều nhất trí phương án giải quyết thì hòa giải viên chuyển sang bước 4.
Trong trường hợp các bên không đưa ra các phương án giải quyết mâu thuẫn, tranh chấp thì hòa giải viên có thể gợi ý một số phương án để các bên tham khảo, cho ý kiến và thống nhất cách giải quyết. Bước 4: Kết thúc hòa giải Sau khi các bên bàn bạc, trao đổi, thảo luận các phương án giải quyết mâu thuẫn, tranh chấp, tùy thuộc vào tình hình, kết quả phiên hòa giải, hòa giải viên xử lý như sau: - Trường hợp các bên đạt được thỏa thuận: Trên cơ sở các phương án giải quyết tranh chấp, mâu thuẫn do các bên đưa ra hoặc hòa giải viên gợi ý. Các bên trao đổi, bàn bạc thống nhất phương án giải quyết tranh chấp, trách nhiệm cụ thể của từng bên, thời hạn thực hiện trách nhiệm. Hòa giải viên chốt lại nội dung thỏa thuận, trách nhiệm, nghĩa vụ của mỗi bên.
Nếu các bên đồng ý lập văn bản hòa giải thành thì hòa giải viên lập văn bản hòa giải thành; các bên và hòa giải viên cùng ký văn bản hòa giải thành. Hòa giải viên giải thích trách nhiệm thực hiện thỏa thuận hòa giải thành cho các bên, hướng dẫn các bên có quyền lựa chọn thực hiện thủ tục đề nghị Tòa án công nhận kết quả hòa giải thành ở cơ sở. Giá trị pháp lý của quyết định của Tòa án công nhận kết quả hòa giải thành ở cơ sở. - Trường hợp các bên không đạt được thỏa thuận, tức là hòa giải không thành.
Hòa giải viên hướng dẫn các bên có quyền yêu cầu tiếp tục hòa giải hoặc yêu cầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết theo quy định của pháp luật. Nếu các bên yêu cầu lập văn bản hòa giải không thành, thì hòa giải viên lập văn bản hòa giải không thành. Ví dụ: Vào năm 1990, ông C cho hai con trai của mình là ông T và ông A mỗi người 10 công ruộng, nhưng do ông T mất sớm và con của ông T là chị M còn nhỏ, không thể quản lý phần tài sản cha mình để lại, nên ông C cho ông A mượn canh tác với điều kiện là khi nào chị M lớn và có nhu cầu sử dụng canh tác phần đất trên thì ông A phải trả lại phần đất trên cho chị M. Khi chị M lớn lên và có nhu cầu sử dụng canh tác, đòi lại phần đất trên thì ông A không đồng ý trả lại đất với lý do đất này ông C trước khi chết đã cho ông và ông đã sử dụng canh tác nhiều năm qua.
Chị M gửi đơn yêu cầu đến tổ hoà giải nhờ hoà giải. 18 Mặc dù được các hòa giải viên phân tích, động viên, nhưng ông T và chị M không đi đến thống nhất giải quyết tranh chấp - vụ việc hòa giải không thành. Tại Khoản 1, 2 Điều 202 Luật Đất đai năm 2013 quy định, Nhà nước khuyến khích các bên tranh chấp đất đai tự hòa giải hoặc giải quyết tranh chấp đất đai thông qua hòa giải ở cơ sở. Tranh chấp đất đai mà các bên tranh chấp không hòa giải được thì gửi đơn đến Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất tranh chấp để hòa giải.
Theo đó, trường hợp hòa giải không thành, hòa giải viên cần hướng dẫn một trong các bên hoặc cả hai bên làm đơn yêu cầu Ủy ban nhân dân cấp xã hòa giải. - Trường hợp các bên chỉ thỏa thuận được một phần những vấn đề có tranh chấp, hòa giải viên tiếp tục thuyết phục các bên bàn bạc, thỏa thuận tiếp. Nếu các bên thống nhất được thì thuộc trường hợp hòa giải thành; nếu các bên vẫn không thống nhất được thì thuộc trường hợp hòa giải không thành. Thủ tục đề nghị công nhận kết quả hòa giải thành ngoài Tòa án11 Theo quy định của Luật Hòa giải ở cơ sở năm 2013, đối với thỏa thuận hòa giải thành thì các bên có trách nhiệm thực hiện.
Trong quá trình thực hiện thỏa thuận hòa giải thành, nếu một bên vì sự kiện bất khả kháng không thể thực hiện được thì có trách nhiệm trao đổi, thỏa thuận với bên kia và thông báo cho hòa giải viên (Điều 25 Luật Hòa giải ở cơ sở). Việc thực hiện thỏa thuận hòa giải thành phụ thuộc vào sự tự nguyện, tự giác của các bên, chưa có chế tài bắt buộc các bên phải thực hiện thỏa thuận hòa giải thành. Trên thực tế, có trường hợp các bên đã thỏa thuận hòa giải thành nhưng sau đó một bên lại thay đổi không thực hiện nội dung đã hòa giải, mặc dù kết quả hòa giải thành nhưng lại không thi hành được nên bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết bằng thủ tục tố tụng, như vậy vụ việc bị kéo dài, phức tạp, mất thời gian, công sức của cả người dân và Tòa án. Để khắc phục hạn chế nêu trên, đảm bảo giá trị pháp lý của kết quả hòa giải ở cơ sở, từ đó hạn chế các tranh chấp yêu cầu Tòa án giải quyết, bảo vệ tốt hơn quyền và lợi ích hợp pháp của người dân, Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 đã dành 01 chương (Chương XXXIII) quy định về thủ tục công nhận kết quả hòa giải thành ngoài Tòa án.
11 Công văn số 1503/BTP-PBGDPL ngày 05/5/2017 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện thủ tục yêu cầu Tòa án công nhận kết quả hòa giải thành ở cơ sở. Điều kiện công nhận kết quả hòa giải thành ở cơ sở (Điều 417 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015) Nhằm bảo đảm kết quả thỏa thuận hòa giải thành đúng quy định pháp luật, tránh trường hợp các bên thỏa thuận trái pháp luật và đạo đức xã hội hoặc lợi dụng cơ chế công nhận kết quả hòa giải thành ngoài tòa án để xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức khác…, Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 đã quy định rất chặt chẽ về điều kiện để Tòa án công nhận kết quả hòa giải ngoài Tòa án. Điều này đặt ra yêu cầu hòa giải viên ở cơ sở phải nâng cao chất lượng công tác hòa giải ở cơ sở. Theo đó, vụ việc hòa giải thành ở cơ sở được Tòa án công nhận khi đáp ứng tất cả các điều kiện sau: (1).
Các bên tham gia thỏa thuận hòa giải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự; (2). Vụ, việc được hòa giải tuân thủ đúng quy định pháp luật về hòa giải ở cơ sở; (3). Các bên tham gia thỏa thuận hòa giải là người có quyền, nghĩa vụ đối với nội dung thỏa thuận hòa giải. Trường hợp nội dung thỏa thuận hòa giải thành liên quan đến quyền, nghĩa vụ của người thứ ba thì phải được người thứ ba đồng ý; (4).
Có văn bản hòa giải thành. Nội dung thỏa thuận hòa giải thành là hoàn toàn tự nguyện, không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội, không nhằm trốn tránh nghĩa vụ với Nhà nước hoặc người thứ ba; (5). Một hoặc cả hai bên có đơn yêu cầu Tòa án công nhận kết quả hòa giải thành ở cơ sở. Thẩm quyền ra quyết định công nhận kết quả hòa giải thành ở cơ sở Tòa án có thẩm quyền ra quyết định công nhận kết quả hòa giải thành ở cơ sở là Tòa án nhân dân cấp huyện nơi người yêu cầu cư trú, làm việc12.
Thủ tục yêu cầu Tòa án ra quyết định công nhận kết quả hòa giải thành ở cơ sở a) Người yêu cầu công nhận kết quả hòa giải thành ở cơ sở (là một bên hoặc cả hai bên) phải gửi đơn đến Tòa án theo quy định tại Điều 418 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015.