Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang lan tỏa mạnh mẽ, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập trở thành yêu cầu cấp thiết. Trung tâm Nghiên cứu và Tư vấn Xây dựng thuộc Cục Quản lý Hoạt động Xây dựng - Bộ Xây dựng là một đơn vị sự nghiệp công lập có thu, hoạt động trong lĩnh vực xây dựng với quy mô và đặc thù riêng biệt. Từ năm 2020 đến 2022, công tác kế toán tại Trung tâm đã bộc lộ nhiều hạn chế như tổ chức bộ máy kế toán chưa hợp lý, chứng từ kế toán chưa đầy đủ, ứng dụng công nghệ thông tin chưa hiệu quả, ảnh hưởng đến chất lượng thông tin phục vụ quản lý. Mục tiêu nghiên cứu là phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Trung tâm trong điều kiện công nghệ 4.0, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và đáp ứng yêu cầu quản lý hiện đại. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc hỗ trợ Trung tâm nâng cao năng lực kế toán, góp phần thúc đẩy hoạt động sự nghiệp phát triển bền vững, đồng thời làm cơ sở tham khảo cho các đơn vị sự nghiệp công lập khác trong quá trình chuyển đổi số và đổi mới công tác kế toán.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình về tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập, bao gồm:

  • Lý thuyết tổ chức bộ máy kế toán: Phân tích các mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung, phân tán và hỗn hợp, phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị.
  • Lý thuyết về hệ thống chứng từ kế toán: Đề cập đến việc tổ chức, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật và yêu cầu quản lý.
  • Lý thuyết hệ thống tài khoản kế toán: Áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 107/2017/TT-BTC, đảm bảo phản ánh đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
  • Lý thuyết về ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán: Tập trung vào việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp, xây dựng hệ thống mã hóa đối tượng quản lý, bảo mật thông tin và nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong điều kiện công nghệ 4.0.

Các khái niệm chính bao gồm: đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức bộ máy kế toán, chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, báo cáo kế toán, công nghệ 4.0.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng kết hợp các phương pháp sau:

  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Tổng hợp các tài liệu, văn bản pháp luật, chế độ kế toán, các nghiên cứu liên quan để xây dựng cơ sở lý luận.
  • Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp: Dữ liệu sơ cấp thu thập qua khảo sát, phỏng vấn Giám đốc, phụ trách kế toán và nhân viên kế toán tại Trung tâm; dữ liệu thứ cấp gồm các chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán năm 2020-2022.
  • Phương pháp chọn mẫu: Kết hợp mẫu phi xác suất và mẫu xác suất, lựa chọn ngẫu nhiên các cán bộ, nhân viên kế toán làm đối tượng khảo sát.
  • Phương pháp phân tích dữ liệu: So sánh lý thuyết và thực tiễn, phân tích thống kê các số liệu thu thập được, trình bày kết quả bằng bảng biểu và sơ đồ.
  • Timeline nghiên cứu: Nghiên cứu tập trung trong giai đoạn 2020-2022, với các bước khảo sát, thu thập dữ liệu, phân tích và đề xuất giải pháp được thực hiện trong năm 2023.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tổ chức bộ máy kế toán chưa hợp lý: Trung tâm áp dụng mô hình kế toán tập trung nhưng nhân viên kế toán phải kiêm nhiệm nhiều phần hành, dẫn đến khối lượng công việc lớn và hiệu quả thấp. Khảo sát cho thấy khoảng 65% nhân viên phản ánh công việc kế toán quá tải, ảnh hưởng đến chất lượng thông tin.

  2. Hệ thống chứng từ kế toán chưa chặt chẽ: Khoảng 30% chứng từ kế toán không đầy đủ chữ ký theo quy định, việc luân chuyển chứng từ còn lỏng lẻo, gây khó khăn trong kiểm tra, đối chiếu. So sánh với quy định của Bộ Tài chính, Trung tâm chưa tuân thủ nghiêm ngặt các mẫu biểu bắt buộc.

  3. Ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế: Trung tâm mới sử dụng phần mềm kế toán cơ bản, chưa xây dựng hệ thống mã hóa đối tượng quản lý đầy đủ. Khoảng 40% nhân viên kế toán chưa được đào tạo bài bản về phần mềm kế toán, ảnh hưởng đến hiệu quả xử lý dữ liệu.

  4. Báo cáo kế toán chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lý: Các báo cáo tài chính và quản trị được lập chậm hơn 15% so với quy định, thiếu các báo cáo phân tích chuyên sâu phục vụ lãnh đạo ra quyết định.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên là do tổ chức bộ máy kế toán chưa phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động của Trung tâm, dẫn đến phân công công việc không rõ ràng và thiếu nhân lực chuyên trách. Việc chưa áp dụng triệt để công nghệ thông tin làm giảm khả năng tự động hóa, tăng rủi ro sai sót và chậm trễ trong xử lý thông tin. So với các đơn vị sự nghiệp công lập khác như UBND huyện Yên Phong và huyện Nông Cống, Trung tâm còn nhiều điểm yếu trong tổ chức chứng từ và ứng dụng phần mềm kế toán. Việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán sẽ giúp nâng cao chất lượng thông tin kế toán, hỗ trợ quản lý tài chính hiệu quả hơn, đồng thời đáp ứng yêu cầu phát triển trong kỷ nguyên công nghệ 4.0. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tỉ lệ hoàn thành báo cáo đúng hạn, bảng so sánh mức độ tuân thủ chứng từ kế toán theo quy định, giúp minh họa rõ nét các vấn đề tồn tại.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán: Phân công rõ ràng các phần hành kế toán, tăng cường nhân lực chuyên trách cho từng bộ phận như kế toán vốn bằng tiền, kế toán tài sản cố định, kế toán chi phí. Mục tiêu giảm tải công việc cho nhân viên kế toán hiện tại ít nhất 30% trong vòng 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc phối hợp phòng Tổ chức - Hành chính.

  2. Củng cố hệ thống chứng từ kế toán: Ban hành quy chế nội bộ về lập, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ chứng từ kế toán theo đúng quy định của Bộ Tài chính. Tổ chức đào tạo nâng cao nhận thức cho 100% nhân viên kế toán về quy trình chứng từ trong 6 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng Tài chính - Kế toán.

  3. Nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin: Đầu tư nâng cấp phần mềm kế toán hiện có, xây dựng hệ thống mã hóa đối tượng quản lý chi tiết, đồng thời tổ chức đào tạo chuyên sâu cho nhân viên kế toán về sử dụng phần mềm và bảo mật thông tin. Mục tiêu hoàn thành trong 18 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc, phòng Công nghệ thông tin và phòng Tài chính - Kế toán.

  4. Cải tiến quy trình lập và phân tích báo cáo kế toán: Xây dựng quy trình chuẩn hóa lập báo cáo tài chính và quản trị, đảm bảo báo cáo được lập đúng hạn và có các phân tích chuyên sâu phục vụ lãnh đạo. Mục tiêu nâng tỷ lệ báo cáo đúng hạn lên 95% trong 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng Tài chính - Kế toán.

  5. Tăng cường kiểm tra, giám sát nội bộ: Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, thường xuyên kiểm tra công tác kế toán, phát hiện và xử lý kịp thời các sai phạm. Chủ thể thực hiện: Ban Kiểm soát nội bộ, phòng Tài chính - Kế toán.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo các đơn vị sự nghiệp công lập: Giúp hiểu rõ về tổ chức công tác kế toán trong bối cảnh công nghệ 4.0, từ đó xây dựng chiến lược quản lý tài chính hiệu quả.

  2. Nhân viên và cán bộ kế toán: Cung cấp kiến thức thực tiễn về tổ chức bộ máy kế toán, quy trình chứng từ, hệ thống tài khoản và ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán.

  3. Chuyên gia tư vấn quản lý tài chính công: Là tài liệu tham khảo để tư vấn, đề xuất giải pháp cải tiến công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập.

  4. Sinh viên, nghiên cứu sinh ngành Kế toán và Quản trị công: Hỗ trợ nghiên cứu, học tập về tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập, đặc biệt trong điều kiện chuyển đổi số.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao tổ chức bộ máy kế toán lại quan trọng đối với đơn vị sự nghiệp công lập?
    Tổ chức bộ máy kế toán hợp lý giúp phân công công việc rõ ràng, giảm tải cho nhân viên, nâng cao hiệu quả xử lý thông tin và đảm bảo cung cấp dữ liệu chính xác, kịp thời cho quản lý. Ví dụ, mô hình hỗn hợp giúp cân bằng giữa tập trung và phân tán, phù hợp với đơn vị có nhiều cơ sở.

  2. Chứng từ kế toán cần được tổ chức như thế nào để đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả?
    Chứng từ phải đầy đủ chữ ký, đúng mẫu biểu quy định, được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ghi sổ, luân chuyển theo quy trình rõ ràng và được lưu trữ an toàn. Việc này giúp tránh sai sót và gian lận, đồng thời phục vụ kiểm tra, thanh tra.

  3. Ứng dụng công nghệ thông tin có tác động ra sao đến công tác kế toán?
    Công nghệ giúp tự động hóa nhập liệu, tính toán, lưu trữ và lập báo cáo, giảm sai sót và tăng tốc độ xử lý. Tuy nhiên, cần đảm bảo bảo mật thông tin và đào tạo nhân viên để khai thác hiệu quả phần mềm kế toán.

  4. Làm thế nào để nâng cao chất lượng báo cáo kế toán tại đơn vị sự nghiệp?
    Cần xây dựng quy trình chuẩn, đào tạo nhân viên về kỹ năng lập và phân tích báo cáo, sử dụng phần mềm kế toán hiện đại và đảm bảo báo cáo được lập đúng hạn, đầy đủ nội dung phục vụ quản lý.

  5. Yếu tố nào ảnh hưởng lớn nhất đến tổ chức công tác kế toán trong điều kiện công nghệ 4.0?
    Ngoài yếu tố con người như trình độ nhân viên, yếu tố công nghệ thông tin đóng vai trò then chốt, bao gồm phần mềm kế toán, hệ thống mạng, bảo mật dữ liệu và khả năng ứng dụng công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo trong xử lý nghiệp vụ kế toán.

Kết luận

  • Tổ chức công tác kế toán tại Trung tâm Nghiên cứu và Tư vấn Xây dựng còn nhiều hạn chế về bộ máy, chứng từ, ứng dụng công nghệ và báo cáo kế toán.
  • Ứng dụng công nghệ 4.0 là xu hướng tất yếu, đòi hỏi Trung tâm phải đổi mới tổ chức kế toán để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể gồm hoàn thiện bộ máy kế toán, củng cố chứng từ, nâng cao ứng dụng công nghệ, cải tiến báo cáo và tăng cường kiểm soát nội bộ.
  • Nghiên cứu có thể được triển khai trong vòng 12-18 tháng với sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban liên quan.
  • Khuyến khích các đơn vị sự nghiệp công lập khác tham khảo để nâng cao năng lực kế toán trong bối cảnh chuyển đổi số.

Hành động tiếp theo: Ban lãnh đạo Trung tâm cần sớm xây dựng kế hoạch triển khai các giải pháp, đồng thời tổ chức đào tạo nâng cao năng lực cho cán bộ kế toán nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển trong thời đại công nghệ 4.0.