CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm về tổ chức công tác kế toán [7] Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức công tác quản lý ở doanh nghiệp. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế - tài chính trong doanh nghiệp nên công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý ở một doanh nghiệp. Hơn thế nữa, nó còn ảnh hưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau của các đối tượng có quyền hạn trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp, trong đó có các cơ quan chức năng của nhà nước. Để tổ chức công tác kế toán trong một doanh nghiệp cần căn cứ vào quy mô hoạt động, đặc điểm của ngành và lĩnh vực hoạt động; đặc biệt về tổ chức sản xuất và quản lý cũng như tính chất của quy trình sản xuất trong doanh nghiệp đồng thời phải căn cứ vào các chính sách, chế độ, thể lệ (hoặc luật kế toán) được nhà nước ban hành.
Tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, có chất lượng phù hợp với các yêu cầu quản lý khác nhau.2 Vai trò của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp [5] - Tổ chức công tác kế toán tốt nhằm giúp Giám đốc điều hành và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính đạt hiệu quả cao; - Giúp đơn vị quản lý chặt chẽ tài sản và bảo vệ tài sản của mình nhằm nâng cao hiệu quả việc sử dụng tài sản đó; - Phản ánh được đầy đủ các khoản chi phí bỏ ra trong quá trình hoạt động kinh doanh cũng như kết quả của quá trình đó đem lại lợi nhuận cho đơn vị; - Kiểm tra giám sát tính hiệu quả trong việc sử dụng nguồn thu và tính chủ động trong kinh doanh; - Cung cấp dữ liệu cho Ban lãnh đạo làm cơ sở hoạch định hoạt động kinh doanh ra và quyết định kinh doanh kịp thời, hiệu quả; 3 - Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức việc ghi chép ban đầu, tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và hợp lý; - Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán; - Tổ chức hệ thống sổ kế toán phù hợp nhằm tạo điều kiện cho việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, phục vụ cho việc điều hành và quản lý; - Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán đúng quy định và phù hợp với yêu cầu quản lý cụ thể; Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế - tài chính trong đơn vị nên công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả quản lý ở một đơn vị. Hơn thế nữa, nó còn ảnh hưởng đến việc đáp ứng yêu cầu quản lý khác của các đối tượng có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kinh doanh của đơn vị, trong đó có các cơ quan chức năng nhà nước.3 Ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp [5] Tổ chức công tác kế toán còn có ý nghĩa rất quan trọng: Một tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình hoạt động của đơn vị không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, có chất lượng phù hợp với mọi yêu cầu của các đối tượng. Giúp cho đơn vị phản ánh với Giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch tài chính của đơn vị, thông qua số liệu kế toán có thể thấy được tình hình hoạt động kinh doanh của mình, thấy được những mặt mạnh, mặt yếu và khả năng tiềm tàng của đơn vị từ đó khai thác những khả năng này, đồng thời đề ra những biện pháp có hiệu quả đẩy mạnh hoạt động của đơn vị ngày càng phát triển hơn. Giúp cho nhà nước, các cơ quan chức năng thấy được bức tranh tài chính của đơn vị mình, thông qua số liệu kế toán nhà nước có thể thẩm tra xem đơn vị có thực hiện đúng các chính sách chế độ kinh tế tài chính hay không, từ đó thúc đẩy đơn vị phải tính toán kỹ hơn, tiết kiệm các khoản chi phí, tính toán chính xác các khoản thu nhập, kết quả lãi lỗ của đơn vị trong từng thời kỳ, qua đó củng cố và tăng cường trách nhiệm, quyền hạn trong việc điều hành hoạt động kinh doanh của đơn vị, hoạch định hướng đi phù hợp cho đơn vị.4 Nội dung tổ chức công tác kế toán 1.1 Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ 1.1 Khái niệm về chứng từ [2] Chứng từ kế toán là nguồn thông tin ban đầu (đầu vào) được xem là cơ sở kế toán sử dụng để qua đó tạo lập nên những thông tin có tính tổng hợp và hữu ích để phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau.
Nghĩa là: Chứng từ là loại giấy tờ, vật mang tin (đĩa vi tính, đĩa CD) dùng để minh chứng cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kế toán căn cứ vào nội dung chứng từ để phân tích, ghi chép, vào sổ sách kế toán. Ví dụ: Phiếu chi, Phiếu thu, Hóa đơn bán hàng,… Giấy báo nợ, Giấy báo có, Bảng thanh toán lương,… Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho,… Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành,…điều này có nghĩa là: (i) có chứng từ là có nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra, đang xảy ra và (ii) là căn cứ để ghi vào sổ sách kế toán. Đây chính là cơ sở hợp pháp để xác định trách nhiệm vật chất của những chủ thể có liên quan và là căn cứ để làm chứng cứ đủ tính pháp lý cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh.2 Nội dung và mẫu chứng từ kế toán Nội dung chứng từ kế toán [6] Theo khoản 1 và khoản 2 điều 17 của Luật Kế toán quy định, nội dung chứng từ phải có các nội dung chủ yếu sau đây: Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; 5 Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán như trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ. Mẫu chứng từ kế toán [7] Theo Khoản 1 và 2 điều 5 của Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31-5-2004 của chính phủ, mẫu chứng từ được quy định như sau: Mẫu chứng từ kế toán bao gồm mẫu chứng từ kế toán bắt buộc và mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn: - Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc là mẫu chứng từ kế toán do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu của mẫu mà đơn vị kế toán phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho các đơn vị kế toán hoặc từng đơn vị kế toán cụ thể. - Mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn là mẫu chứng từ kế toán do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định; ngoài các nội dung quy định trên mẫu, đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị. Bộ Tài chính quy định danh mục và mẫu chứng từ kế toán bắt buộc, danh mục và mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn; quy định về in và phát hành mẫu chứng từ kế toán.3 Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán [2] Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp, gồm: Chứng từ kế toán ban hành theo Chế độ kế toán doanh nghiệp, gồm 6 chỉ tiêu: Chỉ tiêu lao động tiền lương; Chỉ tiêu hàng tồn kho; Chỉ tiêu bán hàng; Chỉ tiêu tiền tệ; Chỉ tiêu tài sản cố định; Chỉ tiêu khác.
Và chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác. Cụ thể, chứng từ kế toán được phân loại theo nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh bao gồm: Loại 1: Lao động – Tiền lương bao gồm các biểu mẫu: Bảng chấm công; Bảng thanh toán tiền lương; Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội; Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội; Bảng thanh toán tiền thưởng; Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc 6 công việc hoàn thành; Phiếu báo làm thêm giờ; Hợp đồng giao khoán; Biên bản điều tra tai nạn lao động. Loại 2: Hàng tồn kho bao gồm các biểu mẫu: Phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho; Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; Phiếu xuất vật tư theo hạn mức; Biên bản kiểm nghiệm; Thẻ kho; Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ; Biên bản kiểm kê vật tư; sản phẩm, hàng hóa. Loại 3: Bán hàng bao gồm các biểu mẫu: Hóa đơn bán hàng (2 mẫu); Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho; Hóa đơn cước vận chuyển; Hóa đơn dịch vụ; Hóa đơn giám định hàng xuất nhập khẩu; Hóa đơn cảng phí; Hóa đơn tiền điện; Hóa đơn tiền nước; Hóa đơn bán vàng, bạc, đá quý; Hóa đơn khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành; Hóa đơn thu phí bảo hiểm; Hóa đơn cho thuê nhà; Phiếu mua hàng; Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi); Thẻ quầy hàng.
Loại 4: Tiền tệ bao gồm các biểu mẫu: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Biên lai thu tiền; Bảng kê vàng, bạc, đá quý; Bảng kiểm kê quỹ (2 mẫu) Loại 5: Tài sản cố định bao gồm các biểu mẫu: Biên bản giao nhận tài sản cố định; Thẻ tài sản cố định; Biên bản thanh lý tài sản cố định; Biên bản giao nhận tài sản cố định sửa chữa lớn hoàn thành; Biên bản đánh giá lại tài sản cố định. Loại 6: Các chứng từ ban hành theo các văn bản pháp luật khác.4 Lập chứng từ kế toán [2] Theo Quyết định 15/2006 ngày 20/03/2006, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.