CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỒ SƠ KIỂM TOÁN TRONG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN 1. Khái quát hồ sơ kiểm toán 1. Khái niệm hồ sơ kiểm toán Bằng chứng kiểm toán được thu thập bằng nhiều thủ tục và từ nhiều nguồn khác nhau vì vậy chúng được thể hiện ở nhiều dạng tài liệu khác nhau và cần được sắp xếp và theo những nguyên tắc nhất định để giúp kiểm toán viên dễ dàng trong việc sử dụng và tìm kiếm thông tin, làm cơ sở, bằng chứng để hình thành nên ý kiến kiểm toán. Mặt khác trong các bước lập kế hoạch, thực hiện và kết thúc kiểm toán tất cả những kế hoạch, chương trình kiểm toán, công việc đã thực hiện, các thủ tục kiểm toán đã áp dụng cần được ghi chép và lưu trữ để phục vụ cho cuộc kiểm toán và để chứng minh đã tiến hành công việc theo đúng kế hoạch và các chuẩn mực kiểm toán.
Tất cả phải được thu thập và lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán. Theo VSA 230 “Hồ sơ kiểm toán” định nghĩa: “Hồ sơ kiểm toán là các tài liệu do kiểm toán viên lập, thu thập, phân loại, sử dụng và lưu trữ. Tài liệu trong hồ sơ kiểm toán được thể hiện trên giấy, trên phim, ảnh, trên phương tiện tin học hay bất kỳ phương tiện lưu trữ nào khác theo quy định của pháp luật hiện hành.” Hồ sơ kiểm toán là tập hợp các tài liệu của một của kiểm toán, phản ánh toàn diện kết quả của một của kiểm toán theo ba bươc của quy trình kiểm toán, là cơ sở hình thành ý kiến kiểm toán viên và chứng minh rằng cuộc kiểm toán đã được thực hiện theo đúng các chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (hoặc chuẩn mực kiểm toán quốc tế được chấp nhận). Theo những chuẩn mực và nguyên tắc chỉ đạo kiểm toán quốc tế thì: “Hồ sơ kiểm toán là các dẫn chứng bằng tài liệu về quá trình làm việc của kiểm toán viên, về các bằng chứng thu thập được để hỗ trợ quá trình kiểm Sv: Nguyễn Minh Phương 3 Lớp:CQ50/22.06 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính toán và làm cơ sở pháp lý cho ý kiến của kiểm toán viên trên các báo cáo kiểm toán.
Theo giáo trình kiểm toán của ALVIN.LOEBBECKE hồ sơ kiểm toán là: “Tư liệu là sổ sách của kiểm toán viên ghi chép về các thủ tục áp dụng, các cuộc khảo sát thực hiện, thông tin thu được và kết luận thích hợp đạt được trong công tác kiểm toán. Các tư liệu phải bao gồm tất cả các thông tin mà kiểm toán viên cho là cần thiết để tiến hành quá trình kiểm tra đầy đủ và cung cấp căn cứ cho báo cáo kiểm toán.” Qua các khái niệm trên ta có thể đưa ra khái niệm khái quát nhất về hồ sơ kiểm toán: Hồ sơ kiểm toán là tập hợp tất cả các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên, chứa đựng những thông tin mà kiểm toán viên thu thập được, những thủ tục mà kiểm toán viên đã áp dụng và những kết luận kiểm toán viên đã đạt được trong quá trình kiểm toán để làm cơ sở cho việc đảm bảo công việc kiểm toán được thực hiện đúng, đầy đủ, hợp lý và hiệu quả cũng như làm căn cứ để đưa ra ý kiến của kiểm toán viên. Hồ sơ kiểm toán phải bao gồm tất cả các thông tin mà kiểm toán viên cho là quan trọng và cần thiết để tiến hành quá trình kiểm tra đầy đủ và là cơ sở cho báo cáo kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán và bằng chứng kiểm toán có mối liên hệ chứa đựng chặt chẽ.
Hồ sơ kiểm toán lưu giữ bằng chứng kiểm toán còn bằng chứng kiểm toán là một phần của hồ sơ kiểm toán. Vì vậy, phải có các bằng chứng kiểm toán đạt yêu cầu về tính đầy đủ và tính giá trị, được sắp xếp hợp lý cùng với các giấy tờ lảm việc của kiểm toán viên mới tạo nên một hồ sơ kiểm toán khoa học và mang tính giá trị đầy đủ. Tuy nhiên trong hồ sơ kiểm toán không phải thu thập mọi tài liệu liên quan đến cuộc kiểm toán mà chỉ thu thập và lưu trữ những thông tin nào kiểm Sv: Nguyễn Minh Phương 4 Lớp:CQ50/22.06 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính toán viên cho là cần thiết và liên quan trực tiếp đến kết luận của kiểm toán viên mà thôi. Ngoài ra hồ sơ kiểm toán cũng lưu trữ tất cả các ý kiến bằng văn bản mà kiểm toán viên đưa ra sau khi tiến hành cuộc kiểm toán.Và toàn bộ tư liệu của kiểm toán viên tạo thành hồ sơ kiểm toán, cần phải được lưu trữ, quản lý theo quy định kiểm toán cũng như của đơn vị.
Phân loại hồ sơ kiểm toán Theo tính chất của tư liệu của kiểm toán viên, thì hồ sơ kiểm toán được phân thành hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán năm. - Hồ sơ kiểm toán chung: là các thông tin chung về khách hàng liên quan từ hai cuộc kiểm toán trở lên và gồm một số hồ sơ được lập riêng để có những hiểu biết tóm tắt về chính sách và tổ chức của đơn vị cho các kiểm toán viên và lưu trữ hồ sơ về các khoản mục ít, hoặc không biến động đáng kể giữa các năm. Hồ sơ kiểm toán chung thường bao gồm: Các thông tín chung về khách hàng, các tài liệu về thuế, các tài liệu về nhân sự, các tài liệu về kiểm toán, các hợp đồng hoặc thỏa thuận với bên thứ ba có hiệu lực trong thời gian dài và các tài liệu khác. Hồ sơ kiểm toán chung được cập nhật hàng năm khi có sự thay đổi liên quan đến các tài liệu này.
- Hồ sơ kiểm toán năm là hồ sơ kiểm toán để làm cơ sở cho báo cáo kiểm toán của một năm tài chính. Hồ sơ kiểm toán năm thường bao gồm: các thông tin về người lập, người kiểm tra, soát xét hồ sơ kiểm toán; các văn bản về tài chính, thuế, kế toán,.của cơ quan Nhà nước và các cấp trên có liên quan đến năm tài chính; báo cáo kiểm toán, thư quản lý, báo cáo tài chính; hợp đồng kiểm toán; các sự kiện phát sinh sau khi kết thúc niên độ; những ghi chép về nội dung, chương trình và phạm vi của những thủ tục kiểm toán được Sv: Nguyễn Minh Phương 5 Lớp:CQ50/22.06 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính thực hiện và kết quả thu được; các bút toán điều chỉnh và các bút toán phân loại,. Khi hoàn thành cuộc kiểm toán, các hồ sơ kiểm toán được tập hợp và lưu trữ thành bộ hồ sơ theo thứ tự đã đánh số để giúp tra cứu dễ dàng. Hồ sơ kiểm toán là tài sản của công ty kiểm toán.
Phải bảo quản hồ sơ kiểm toán theo nguyên tắc an toàn và bí mật số liệu. Việc lưu trữ hồ sơ phải đảm bảo theo đúng các yêu cầu về mặt nghiệp vụ và luật pháp. Chức năng hồ sơ kiểm toán Hồ sơ kiểm toán là tài liệu đặc biệt quan trọng đối với hoạt động kiểm toán. Trong quy trinh kiểm toán, hồ sơ kiểm toán là một phần rất quan trọng đảm nhận nhiều chức năng khác nhau.
Đóng vai trò quan trọng từ khâu lập kế hoạch cho đến khâu kết thúc kiểm toán, hồ sơ kiểm toán là một tài liệu lưu trữ bắt buộc, sử dụng nhiều năm sau ngày kết thúc kiểm toán. Vì vậy hồ sơ kiểm toán có những chức năng chính sau: Thứ nhất, hồ sơ kiểm toán phục vụ cho việc phân công và phối hợp kiểm toán. Công việc kiểm toán thường được tiến hành bởi nhiều người trong một thời gian nhất định, do đó việc phân công và phối hợp làm việc là một yêu cầu càn thiết. Hồ sơ kiểm toán là một công cụ hữu hiệu cho mục đích này, biểu hiện như sau: Các kiểm toán viên chính sẽ căn cứ vào chương trình kiểm toán để lập ra các hồ sơ kiểm toán cho mỗi công việc chi tiết và giao cho các trợ lý kiểm toán thực hiện.
Những công việc do các trợ lý kiểm toán tiến hành và các kết quả thu được sẽ phản ánh trên hồ sơ kiểm toán. Vì vậy, thông qua cách này, có thể giám sát công việc của nhiều trợ lý kiểm toán. - Hồ sơ kiểm toán cung cấp thông tin hữu ích giữa các kiểm toán viên để phối hợp hoạt động. Kết quả công việc của kiểm toán viên này có thể được sử Sv: Nguyễn Minh Phương 6 Lớp:CQ50/22.06 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính dụng bởi các kiểm toán viên khác để tiếp tục công việc đó hay thực hiện các công việc khác có liên quan.
- Mỗi hồ sơ kiểm toán đánh dấu một bước công việc được thực hiện và hoàn thành trong quá trình kiểm toán. Kiểm toán viên chính căn cứ số hồ sơ kiểm toán đã phát hành và số hồ sơ kiểm toán đã thu hồi để đánh giá tiến độ hoàn thành và tiếp tục điều hành công việc. - Mỗi hồ sơ kiểm toán là nơi lưu trữ toàn bộ thông tin về một đối tượng khách hàng. Trong quá trình kiểm toán, các thông tin đã thu thập sẽ được tiếp tục bổ sung, cập nhật vào hồ sơ kiểm toán của từng đối tượng có liên quan.
Thứ hai, hồ sơ kiểm toán làm cơ sở cho việc giám sát và kiểm tra công việc của trợ lý kiểm toán. Việc xem xét và kiểm tra chất lượng công việc của các trợ lý kiểm toán được tiến hành trên các hồ sơ kiểm toán do họ thực hiện. Việc xem xét được tiến hành từ thấp đến cao:Trưởng nhóm của cuộc cuộc kiểm toán sẽ kiểm tra và yêu cầu các trợ lý kiểm toán giải trình các nội dung trên hồ sơ kiểm toán của mình, sau đó các hồ sơ kiểm toán này sẽ tiếp tục bởi các các cấp cao hơn là trưởng phòng, chủ phần hùn… .Quá trình này bảo đảm chất lượng của hồ sơ kiểm toán và công việc của trợ lý kiểm toán được giám sát, quản lý đầy đủ. Sau mỗi lần kiểm tra, người kiểm tra sẽ ký tên trên hồ sơ kiểm toán để xác nhận sự kiểm tra của mình.
Thứ ba, hồ sơ kiểm toán làm cơ sở cho báo cáo kiểm toán. Đây là chức năng rất quan trọng của hồ sơ kiểm toán vì mục đích cuối cùng của một cuộc kiểm toán là đưa ra báo cáo kiểm toán thể hiện ý kiến của kiểm toán viên về tình hình tài chính của đơn vị khách hàng. Hồ sơ kiểm toán chính là những dẫn chứng bằng tài liệu cho các bằng chứng kiểm toán, những phân tích đánh giá của kiểm toán viên.