CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp: 1.1 Khái niệm tổ chức công tác kế toán: Trong hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD), các nhà quản lý luôn tìm biện pháp tối ưu để đạt hiệu quả cao nhất. Vì thế việc quản lý quá trình hoạt động kinh tế là sự cần thiết khách quan đối với doanh nghiệp (DN). Hệ thống thông tin sử dụng cho việc ra các quyết định quản lý có thể thu được từ nhiều nguồn khác nhau, thông tin kế toán đóng vai trò vô cùng quan trọng và là bộ phận không thể thiếu của hệ thống thông tin quản lý. Thông tin kế toán phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, toàn diện và có hệ thống sự tuần hoàn về mọi mặt hoạt động của DN.
Tổ chức công tác kế toán (TCCTKT) tốt là nền tảng cơ bản để có được những thông tin kế toán có chất lượng phục vụ cho nhu cầu quản lý. Trong khoa học quản lý, kế toán được nhìn nhận là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Kế toán còn là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản, sự vận động tài sản, các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp, nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Hiện nay có một số quan điểm về TCCTKT như sau: Quan điểm thứ nhất đề cập TCCTKT như là một hệ thống bao gồm các thành phần công việc nhằm TCCTKT trong DN để kế toán phát huy được tối đa vai trò của mình trong công tác quản lý DN như: -TCCTKT cần được hiểu như một hệ thống các yếu tố cấu thành gồm: Tổ chức bộ máy kế toán (BMKT), tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán, kỹ thuật hạch toán, tổ chức sử dụng các chế độ, thể lệ kế toán.
mối liên hệ và sự tác động giữa 6 các yếu tố với mục đích đảm bảo các điều kiện cho việc phát huy tối đa chức năng có hệ thống các yếu tố đó. -TCCTKT là một hệ thống các yếu tố cấu thành, gồm tổ chức BMKT, tổ chức vận dụng các phương pháp kỹ thuật hạch toán kế toán, tổ chức thực hiện các chính sách kinh tế - tài chính và kế toán, cùng với mối liên hệ và sự tác động giữa các yếu tố đó nhằm phát huy tối đa chức năng của hệ thống. Quan điểm này nhận định ngoài tổ chức BMKT, TCCTKT còn bao gồm tổ chức vận dụng công cụ của kế toán để thực hiện chức năng của hệ thống, trong đó công cụ nổi bật là các phương pháp kế toán, bao gồm phương pháp chứng từ kế toán (CTKT), phương pháp tài khoản kế toán (TKKT), phương pháp tính giá kế toán, phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán, Các phương pháp này được thực hiện trên các CTKT, TKKT, sổ kế toán (SKT), và các báo cáo kế toán. Quan điểm thứ hai cho rằng “TCCTKT là tổ chức thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp toàn bộ thông tin về hoạt động sản xuất, kinh doanh, sử dụng kinh phí ở đơn vị nhằm phục vụ cho công tác quản ký kinh tế, tài chính ở đơn vị” hay “TCCTKT là tổ chức việc thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp thông tin về hoạt động của DN”.
Theo quan điểm này, công tác kế toán trong DN phải được thực hiện tổ chức theo hai khía cạnh, khía cạnh thứ nhất là con người – đó là BMKT. BMKT phải được tổ chức để liên kết các nhân viên kế toán thực hiện tốt công tác kế toán trong DN. Thức hai là khía cạnh nghiệp vụ kế toán bao gồm tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, nguyên tắc kế toán và các phương tiện tính toán nhằm đạt được mục đích của công tác kế toán; từ đó nội dung công việc của TCCTKT trong các DN bao gồm tổ chức thu nhận thông tin kế toán; tổ chức hệ thống hóa, xử lý thông tin kế toán; tổ chức cung cấp thông tin kế toán và tổ chức BMKT. Các quan điểm về TCCTKT nêu trên, mặc dù có cách tiếp cận khác nhau nhưng có thể thấy thực chất TCCTKT là mối liên hệ không thể tách rời giữa các yếu tố cấu thành bản chất của hạch toán kế toán, trong đó hạch toán kế toán là một hệ thống thông tin và kiểm tra về vốn và các mối quan hệ pháp lý bằng CTKT, đối ứng tài khoản, tính giá các đối tượng kế toán và tổng hợp cân đối kế toán.
Do vậy, 7 TCCTKT là mối liên hệ giữa các yếu tố kỹ thuật chứa đựng bên trong hệ thống, ngoài ra, TCCKT còn chứa đựng những mối liên hệ như một phân hệ riêng biệt với các phân hệ còn lại trong hệ thống chung trong quản lý. Từ đây TCCTKT bao hàm các nội dung cơ bản là tổ chức quy trình hạch toán kế toán, TCCKT cho từng phần hành kế toán và tổ chức BMKT, các công việc này bao hàm việc tổ chức thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp toàn bộ thông tin phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài chính đơn vị. Theo quan điểm của tác giả, “TCCTKT là việc tổ chức BMKT, tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để thu nhận, hệ thống hóa, xử lý và cung cấp thông tin về hoạt động của DN”.2 Đặc trưng tổ chức công tác kế toán: TCCTKT có những đặc trưng sau: -TCCTKT trong DN là việc tổ chức BMKT bao gồm việc tổ chức, phân công công tác cho các cán bộ kế toán, tổ chức sử dụng các phương tiện để thực hiện được công tác kế toán; -TCCTKT là vận dụng các phương pháp kế toán bao gồm phương pháp CTKT, phương pháp TKKT, phương pháp tính giá kế toán, phương pháp tổng hợp cân đối kế toán; -TCCTKT là tổ chức thu nhận, hệ thống hóa, xử lý và cung cấp thông tin về các hoạt động của DN. Tổ chức có thể được hiểu là việc sắp xếp các bộ phận trong một hệ thống để thực hiện được mục tiêu của hệ thống.
Nói một cách khác, tổ chức là việc thiết lập các yếu tố trong một hệ thống, mối quan hệ và sự hợp tác giữa các yếu tố đó với mục đích bảo đảm những điều kiện cho việc phát huy tối đa chức năng của hệ thống. Như vậy TCCTKT trong DN chính là sự thiết lập mối quan hệ qua lại giữa các đối tượng kế toán, phương pháp kế toán và BMKT để phát huy cao nhất tác dụng của kế toán trong công tác quản lý. Mức độ liên hệ giữa các yếu tố trên biểu hiện tính tổ chức của công tác kế toán, khi các yếu tố có mối liên hệ chặt chẽ theo một trình tự xác định thì sẽ phát huy tối đa chức năng của kế toán. Điều này khẳng định rõ 8 TCCKT là một việc không thể thiếu.3 Ý nghĩa tổ chức công tác kế toán: Theo tác giả, TCCKT có ý nghĩa quan trọng đối với công tác quản lý trong DN trên các mặt sau: -Thứ nhất, tổ chức tốt công tác kế toán sẽ cung cấp thông tin trung thực, kịp thời, phục vụ cho lãnh đạo và quản lý các hoạt động tại DN.
Thông tin trung thực, kịp thời được cung cấp từ kế toán giúp cho quản lý vĩ mô của Nhà nước kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện luật pháp, cơ chế, chính sách kinh tế tài chính của đơn vị, đồng thời giúp người điều hành đơn vị thực hiện quản lý vi mô trên cơ sở kiểm soát, đánh giá hiệu quả các nguồn lực kinh tế của đơn vị, đánh giá được tình hình tài chính, tình hình hoạt động và luồng tiền trong quá khứ và hiện tại làm cơ sở cho việc lập và điều chỉnh kế hoạch, dự toán. -Thứ hai, TCCTKT khoa học sẽ đẩy mạnh hiệu quả quản lý tài chính. Công tác kế toán được tổ chức đảm bảo ghi chép, phản ánh và quản lý chặt chẽ các loại tài sản, các khoản nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, giúp cho việc nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản, sử dụng vốn đúng mục đích, đồng thời giúp cho việc tính toán đúng kết quả hoạt động SXKD, xác định rõ lợi ích, nghĩa vụ của DN. -Thứ ba, TCCTKT khoa học và hợp lý sẽ nâng cao hiệu quả của BMKT.
Bằng việc phân công phân nhiệm khoa học, hợp lý, BMKT sẽ đạt được sự phối hợp nhịp nhàng trong công việc, tiết kiệm chi phí; nhiệm vụ được phân định rõ ràng, tránh chồng chéo.4 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán: Theo tác giả, TCCTKT trong DN cần được đảm bảo theo những nguyên tắc sau: - Nguyên tắc 1: TCCTKT phải đảm bảo tuân thủ hệ thống pháp luật của Nhà nước về tài chính kế toán. TCCTKT chịu ảnh hưởng trước hết bởi các chính sách kinh tế, tài chính với tư cách là nền tảng pháp lý quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp của thông tin kế toán. Luật Kế toán là văn bản pháp lý cao nhất hiện nay về kế toán, có phạm vi điều chỉnh nội dung công tác kế toán, BMKT, người làm kế toán và hoạt động nghề nghiệp kế toán, với mục đích để thống nhất quản lý kế 9 toán, bảo đảm kế toán là công cụ quản lý, giám sát chặt chẽ, có hiệu quả mọi hoạt động kinh tế, tài chính, cung cấp thông tin đầy đủ, trung thực, kịp thời, công khai, minh bạch, đáp ứng yêu cầu tổ chức, quản lý điều hành của cơ quan nhà nước, DN, tổ chức và cá nhân. Chuẩn mực kế toán gồm những nguyên tắc và phương pháp kế toán cơ bản để ghi SKT và lập báo cáo tài chính (BCTC).
Chế độ kế toán là những quy định và hướng dẫn kế toán mang tính kỹ thuật được ban hành bởi cơ quan quản lý Nhà nước về kế toán hoặc tổ chức được cơ quan quản lý Nhà nước về kế toán ủy quyền. TCCTKT tài chính trong DN phải tuyệt đối tuân thủ các quy định mang tính chất pháp lý, hướng tới thực hiện các thông lệ quốc tế và chuẩn mực quốc tế về kế toán. -Nguyên tắc 2: TCCTKT phải phù hợp với đặc điểm của DN. TCCTKT luôn phải gắn với thực tế ở đơn vị, cụ thể trên các mặt như thiết lập mô hình tổ chức BMKT, tổ chức tuân thủ và vận dụng hệ thống TKKT, phương pháp KT, thiết lập hệ thống SKT, lựa chọn hình thức kế toán và tổ chức kiểm tra kế toán.