mở đầu của một chu trình quản lý tài chính, đây là quá trình phân tích, đánh giá giữa khả năng và nhu cầu các nguồn tài chính để xây dựng các chỉ tiêu thu chi ngân sách hàng năm một cách đúng đắn, có căn cứ khoa học và thực tiễn. Để quản lý và sử dụng tốt các nguồn thu, chủ động trong chi tiêu, các đơn vị HCNN có thu công lập phải lập dự toán cho tất cả các khoản thu, chi của đơn vị dự toán được lập phải phù hợp, thuận lợi cho kiểm tra, đối chiếu, tổng hợp dự toán NSNN và bảo đảm các yêu cầu: - Đúng nội dung, biểu mẫu, thời hạn, thể hiện đầy đủ các khoản thu, chi theo mục lục NSNN và chi tiết theo hướng dẫn của cấp có thẩm quyền. - Các chỉ tiêu phải phản ánh được các hoạt động, phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị trong kỳ dự toán đồng thời phù hợp với chính sách, chế độ, tiêu chuẩn định mức do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành. - Bảo đảm cân đối giữa các khoản thu và chi, thể hiện được mối liên hệ với thực tế của kỳ trước cũng như nhiệm vụ của đơn vị trong kỳ tiếp theo.
- Lập dự toán không được quá cao dẫn đến lãng phí nhưng không được quá thấp về kinh phí hoạt động của đơn vị. Trình tự lập và xét duyệt dự toán NSNN theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1.2 Trình tự lập và xét duyệt dự toán NSNN e 12 Có hai phương pháp lập dự toán thường được sử dụng là phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ và phương pháp lập dự toán không dựa vào quá khứ. Mỗi phương pháp đều có những đặc điểm khác nhau, ưu điểm, nhược điểm và điều kiện, hoàn cảnh vận dụng khác nhau. Dự toán ngân sách của các đơn vị HCNN phải gửi đến các cơ quan cấp trên để có căn cứ giao dự toán ngân sách cho các đơn vị.
Tổ chức chấp hành dự toán Trên cơ sở dự toán được giao, đơn vị HCNN tổ chức triển khai thực hiện, đưa ra các biện pháp cần thiết đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ thu chi được giao đồng thời phải có kế hoạch sử dụng kinh phí theo đúng mục đích, chế độ, tiết kiệm và có hiệu quả. Đối với dự toán chi thường xuyên đơn vị HCNN được điều chỉnh nội dung chi cho phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị, đồng thời gửi cơ quan cấp trên và Kho bạc Nhà nước (KBNN) nơi đơn vị mở tài khoản giao dịch để theo dõi, quản lý, thanh quyết toán. Cuối năm, căn cứ đề nghị của đơn vị, KBNN nơi giao dịch thực hiện chuyển số dư kinh phí chi thường xuyên, thu sự nghiệp sang năm sau tiếp tục sử dụng. Riêng đối với số dư chi thường xuyên sau khi thực hiện chuyển kinh phí, KBNN tổng hợp theo đơn vị dự toán cấp I gửi cơ quan tài chính cùng cấp cơ quan Tài chính căn cứ vào báo cáo của KBNN cùng cấp xem xét, làm thủ tục chuyển nguồn sang năm sau.
Đối với các khoản chi không thường xuyên, việc điều chỉnh nội dung chi, nhóm mục chi; kinh phí cuối năm chưa sử dụng, hoặc sử dụng không hết thực hiện theo quy định (được chuyển sang năm sau hoặc huỷ bỏ dự toán). Quyết toán ngân sách Quyết toán là công việc cuối cùng của chu trình quản lý tài chính. Đây là quá trình kiểm tra, rà soát, chỉnh lý, tổng hợp số liệu về tình hình chấp hành e 13 dự toán trong kỳ và là cơ sở để phân tích, tổng kết đánh giá kết quả chấp hành dự toán năm. Cuối quý, cuối năm các đơn vị HCNN phải tiến hành lập báo cáo kế toán, báo cáo quyết toán thu chi tài chính về tình hình sử dụng nguồn tài chính để gửi đến các cơ quan chức năng theo quy định.
Báo cáo quyết toán của đơn vị HCNN phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, thu chi và kết quả sử dụng nguồn lực tài chính tại cơ quan, đơn vị nhằm cung cấp thông tin tài chính, giúp cho việc đánh giá tình hình và thực trạng của đơn vị. Công tác quyết toán thực hiện tốt sẽ cung cấp các thông tin cần thiết để đánh giá lại việc thực hiện kế hoạch tài chính năm. Từ đó rút ra những kinh nghiệm thiết thực cho công tác lập và chấp hành dự toán năm sau. Kết quả quyết toán cho phép tổ chức kiểm điểm, đánh giá lại hoạt động của đơn vị, từ đó có những điều chỉnh kịp thời theo xu hướng thích hợp.
TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Với vai trò là công cụ quản lý kinh tế quan trọng của mỗi tổ chức, kế toán phản ánh, giám sát toàn diện hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị. Chính vì vậy việc thiết lập mối liên hệ giữa đối tượng, chứng từ, tài khoản, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và bộ máy kế toán cùng với trang thiết bị thích hợp nhằm bảo đảm điều kiện tốt nhất để phát huy tối đa chức năng của kế toán, như vậy các đơn vị kế toán phải tổ chức công tác kế toán. Công tác chứng từ, tài khoản, sổ kế toán 1. Công tác chứng từ kế toán a.
Xây dựng danh mục chứng từ kế toán Danh mục chứng từ được xây dựng cần tuân thủ và vận dụng hệ thống e 14 chứng từ kế toán nhà nước ban hành thống nhất của các đơn vị HCNN hay đơn vị HCSN. Hệ thống chứng từ phải phản ánh được các hoạt động liên quan đến việc tiếp nhận, chi tiêu và quyết toán kinh phí được cấp; hình thành và sử dụng nguồn vốn tự chủ, kết quả thực hiện hoạt động dịch vụ,… Chứng từ đặc thù phản ánh hoạt động sự nghiệp là các chứng từ thể hiện quan hệ thanh toán giữa các đơn vị với KBNN; đối với hoạt động dịch vụ là các chứng từ phản ánh doanh thu hoạt động dịch vụ là Hóa đơn cung cấp dịch vụ do đơn vị tự in, tự đặt in hoặc mua của cơ quan thuế theo quy định. Tổ chức hạch toán ban đầu Hạch toán ban đầu là công việc khởi đầu của công tác kế toán, nó có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, tính đúng đắn của số liệu kế toán, song phần lớn công việc hạch toán ban đầu lại do các nhân viên nghiệp vụ trực tiếp thực hiện bằng hạch toán nghiệp vụ (chấm công lao động, phiếu xuất nhập kho,. Vì vậy, phòng kế toán cần coi trọng việc hướng dẫn, kiểm tra hạch toán ban đầu ở tất cả các bộ phận trong đơn vị.
Lập chứng từ kế toán Là đơn vị với hoạt động tài chính có tính đặc thù riêng, đó là việc tiếp nhận, sử dụng và quyết toán kinh phí, ngoài các chứng từ bên ngoài thông thường (liên quan đến người mua, người bán, ngân hàng, đối tác, .) việc tiếp nhận các chứng từ kế toán trong đơn vị HCNN còn bao gồm các chứng từ liên quan đến KBNN để phản ánh các hoạt động trên. Ngoài ra, chứng từ phản ánh thu hoạt động dịch vụ thực hiện tại đơn vị HCNN thay vì các hóa đơn bán hàng là các biên lai mang tính chất thu phí, lệ phí phản ánh thu phí dịch vụ công - theo quy định. Tổ chức kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ kế toán Trước và sau khi sử dụng, chứng từ kế toán cần phải được kiểm tra, e 15 hoàn chỉnh nhằm bảo vệ lợi ích và tài sản cho đơn vị. Từ đó, phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu phục vụ việc ghi sổ kế toán.
Nội dung kiểm tra hoàn chỉnh chứng từ kế toán bao gồm: Kiểm tra tính pháp lý, tính chính xác, tính trung thực khách quan của chứng từ, kiểm tra nội dung chứng từ so sánh với dự toán định mức tiêu chuẩn do Nhà nước quy định, kiểm tra tính đầy đủ chính xác của các chữ ký trên chứng từ kế toán. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán thực chất là thiết lập đường đi cho các chứng từ kế toán đến các bộ phận liên quan để phục vụ việc ghi sổ kế toán và quản lý chứng từ. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán phải bảo đảm sự ổn định, hợp lý cho quy trình kế toán; tiết kiệm thời gian, chi phí; tránh trùng lặp, bỏ sót nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tổ chức bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán Việc bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ kế toán được thực hiện tại nơi bộ phận sử dụng chứng từ kế toán hàng ngày và tại đơn vị kế toán.
Tùy theo từng điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị, địa điểm lưu trữ, bảo quản, mà thời điểm đưa vào lưu trữ, trách nhiệm, quy trình, thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán có sự khác nhau; việc tiêu hủy chứng từ kế toán cũng khác nhau nhưng phải bảo đảm sau khi đã tiêu hủy không thể sử dụng lại được số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán đó. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán là quá trình thiết lập một hệ thống tài khoản kế toán trên cơ sở đối tượng kế toán nhằm cung cấp các thông tin về tài sản, nguồn kinh phí, sử dụng nguồn kinh phí và quá trình hoạt động của đơn vị. Ngoài việc theo dõi đối tượng chi tiết theo hệ thống tài khoản kế toán e 16 theo quy định, các đơn vị HCSN còn phải tổ chức thực hiện kế toán theo Mục lục NSNN nhằm phản ánh tình hình biến động thu, chi của các cấp ngân sách theo từng Bộ, ngành, lĩnh vực kinh tế; theo từng khoản thu, chi ngân sách và được thiết kế theo chương - loại - khoản - nhóm - tiểu nhóm - mục - tiểu mục. Tổ chức hệ thống tài khoản phải tính đến khả năng ứng dụng công nghệ - thông tin (CNTT) trong công tác kế toán, đó là việc ứng dụng phần mềm kế toán riêng biệt hay tích hợp trong hệ thống phần mềm quản lý đơn vị.
Xuất phát từ đặc trưng về tài sản, nguồn kinh phí, thu, chi và đặc điểm hoạt động của đơn vị trong mỗi ngành, mỗi lĩnh vực và mỗi nước, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán trong đơn vị có thể theo một trong hai phương pháp: Tự xây dựng hệ thống tài khoản kế toán hoặc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán dựa trên hệ thống tài khoản kế toán thống nhất theo quy định của mỗi nước.