Tổng quan nghiên cứu

Hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản đóng vai trò đòn bẩy trong việc phát triển cơ sở hạ tầng kinh tế và xã hội, đặc biệt tại khu vực nông nghiệp nông thôn. Tại tỉnh Thanh Hóa, Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình nông nghiệp và phát triển nông thôn được thành lập theo Quyết định số 4102/QĐ-UBND ngày 21/10/2016 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa trên cơ sở sáp nhập, tổ chức lại 05 Ban Quản lý dự án trực thuộc Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Đơn vị vận hành theo cơ chế tự chủ tài chính 100% về chi thường xuyên, chịu trách nhiệm quản lý hàng chục dự án với quy mô vốn đầu tư công lên tới hàng nghìn tỷ đồng mỗi năm.

Tuy nhiên, việc hợp nhất từ 5 đơn vị riêng lẻ đã tạo ra áp lực lớn lên bộ máy kế toán: đội ngũ nhân sự phân tán, trình độ không đồng đều, quy trình xử lý luân chuyển chứng từ thiếu đồng bộ và hệ thống theo dõi chi phí quản lý dự án còn nhiều chồng chéo. Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng và giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại đơn vị trong giai đoạn 2017 - 2019. Mục tiêu cụ thể là chuẩn hóa quy trình hạch toán, hoàn thiện hệ thống báo cáo tài chính và kiểm soát nội bộ nhằm giảm thiểu rủi ro thất thoát vốn ngân sách. Nghiên cứu mang lại giá trị thực tiễn to lớn khi thiết lập mô hình kế toán chuẩn hóa, giúp rút ngắn khoảng 20% thời gian xử lý quyết toán dự án hoàn thành và nâng cao 100% tính minh bạch trong việc sử dụng kinh phí tự chủ của đơn vị.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng lý thuyết hạch toán kế toán công và lý thuyết quản trị tài chính đơn vị sự nghiệp có thu. Khung pháp lý chủ đạo bao gồm Luật Kế toán số 88/2015/QH13, Luật Xây dựng số 50/2014/QH13, Luật Ngân sách Nhà nước số 83/2015/QH13, kết hợp Thông tư số 195/2012/TT-BTC và Thông tư số 79/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán áp dụng cho Ban quản lý dự án sử dụng vốn đầu tư công.

Khung lý thuyết làm rõ 4 khái niệm cốt lõi:

  1. Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành: Đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện chức năng chủ đầu tư và quản lý trực tiếp các dự án đầu tư công.
  2. Nguồn kinh phí quản lý dự án: Nguồn thu trích theo tỷ lệ phần trăm từ tổng mức đầu tư của các dự án được duyệt để duy trì bộ máy vận hành.
  3. Tổ chức công tác kế toán: Sự liên kết khoa học giữa bộ máy kế toán, hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và báo cáo tài chính nhằm phản ánh trung thực tình hình luân chuyển vốn.
  4. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm và bảo toàn vốn: Yêu cầu phân tách trách nhiệm giữa người phê duyệt và người thực hiện chi trả qua Kho bạc Nhà nước.

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn tiếp cận theo phương pháp kết hợp định tính và định lượng với cỡ mẫu khảo sát toàn diện gồm 100% báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán và hơn 500 bộ hồ sơ chứng từ thanh quyết toán công trình phát sinh trong giai đoạn 3 năm từ 2017 đến 2019. Phương pháp chọn mẫu có chủ đích được áp dụng để rà soát các hợp đồng ủy thác quản lý dự án lớn và các gói thầu xây lắp trọng điểm.

Phương pháp phân tích chính bao gồm:

  • Phương pháp so sánh: Đánh giá biến động thu - chi thực tế so với dự toán thu chi năm 2018 và năm 2019 được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.
  • Phương pháp thay thế liên hoàn: Đo lường mức độ tác động của khối lượng công việc thực hiện và định mức chi khoán nội bộ đối với hiệu quả tiết kiệm chi phí hành chính.
  • Phương pháp tổng hợp và đối chiếu số liệu: Kiểm tra tính ăn khớp giữa số liệu trên sổ sách kế toán với bảng xác nhận số dư tài khoản tại Kho bạc Nhà nước tỉnh Thanh Hóa.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại đơn vị giai đoạn 2017 - 2019 đã chỉ ra 4 phát hiện quan trọng:

Thứ nhất, về mô hình bộ máy kế toán, việc sáp nhập từ 5 ban cũ tạo ra cơ cấu cồng kềnh với hơn 10 nhân sự nhưng sự phân công nhiệm vụ chưa rõ ràng, dẫn đến tình trạng chồng chéo giữa kế toán thanh toán và kế toán theo dõi dự án chi tiết.

Thứ hai, việc vận dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ bộc lộ hạn chế khi khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh tăng trên 35% qua các năm. Việc ghi chép thủ công xen lẫn phần mềm chưa đồng bộ làm chậm tiến độ lập Báo cáo tài chính từ 10 đến 15 ngày so với quy định.

Thứ ba, cơ cấu nguồn thu phụ thuộc tới hơn 85% vào nguồn trích chi phí quản lý dự án từ các công trình được giao, trong khi các nguồn thu dịch vụ tư vấn và quản lý ủy thác chỉ chiếm khoảng 10% đến 15% tổng nguồn thu.

Thứ tư, công tác kiểm tra kế toán nội bộ chỉ dừng lại ở việc kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ phát sinh tại chỗ, chưa thực hiện được quy trình kiểm tra toàn diện 4 bước để đánh giá hiệu quả kinh tế của từng khoản mục chi phí khoán.

Thảo luận kết quả

Khi biểu diễn số liệu tài chính qua biểu đồ cơ cấu nguồn kinh phí và bảng cân đối thu chi hàng năm, sự mất cân đối giữa chi thường xuyên và chi đầu tư phát triển nội bộ thể hiện rất rõ nét. Khoản chi thanh toán cho cá nhân và hành chính chiếm tỷ trọng xấp xỉ 70% tổng chi phí hoạt động, khiến dư địa dành cho đầu tư hiện đại hóa công nghệ thông tin chỉ đạt dưới 5%.

Nguyên nhân chính của các hạn chế xuất phát từ giai đoạn chuyển giao thể chế khi Thông tư số 79/2019/TT-BTC vừa ban hành thay thế Thông tư số 195/2012/TT-BTC, đòi hỏi sự thay đổi toàn diện về hệ thống tài khoản loại 0 và các tài khoản nguồn vốn đầu tư công. So với các nghiên cứu tại các Ban Quản lý dự án khu vực lân cận, đơn vị có tốc độ giải ngân vốn đầu tư công đạt mức khá trên 90% kế hoạch, song năng lực phân tích báo cáo tài chính phục vụ quản trị điều hành vẫn còn mang tính chất thống kê thụ động, chưa đưa ra được các cảnh báo sớm về thâm hụt nguồn kinh phí trích quản lý.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm chuẩn hóa toàn diện công tác kế toán tại Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình nông nghiệp và phát triển nông thôn Thanh Hóa, 4 nhóm giải pháp cụ thể được đề xuất:

  1. Kiện toàn tổ chức bộ máy và nhân sự kế toán: Ban Giám đốc cần ban hành lại quy chế phân công nhiệm vụ cho từng vị trí kế toán viên trước quý 2 năm 2021, đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm; tuyển chọn và bổ nhiệm Kế toán trưởng có đủ năng lực chuyên môn và chứng chỉ hành nghề theo quy định của Luật Kế toán 2015.

  2. Cập nhật và chuyển đổi hệ thống tài khoản theo Thông tư số 79/2019/TT-BTC: Phòng Tài chính - Kế toán tiến hành chuyển đổi số dư tài khoản, mở hệ thống sổ kế toán chi tiết theo từng dự án đầu tư trong 6 tháng đầu năm triển khai, đảm bảo theo dõi riêng biệt nguồn vốn ngân sách nhà nước cấp và nguồn thu từ hoạt động tư vấn dịch vụ.

  3. Chuẩn hóa quy trình kiểm tra kế toán nội bộ 4 bước: Thiết lập quy chế tự kiểm tra tài chính định kỳ hàng quý gồm lập kế hoạch, chuẩn bị hồ sơ, thực hiện kiểm soát tại chỗ và công khai kết luận kiểm tra; đặt mục tiêu giảm thiểu 100% các sai sót chứng từ trước khi gửi hồ sơ sang Kho bạc Nhà nước.

  4. Nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin và phần mềm kế toán chuyên dụng: Ban Quản lý dự án cần dành tối thiểu 10% kinh phí hoạt động hàng năm để trang bị máy móc, đồng bộ hóa phần mềm kế toán chủ đầu tư trên nền tảng mạng nội bộ, tổ chức đào tạo lại kỹ năng số cho 100% cán bộ kế toán trước niên độ tài chính mới.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và kết quả nghiên cứu của luận văn mang lại giá trị ứng dụng cao cho 4 nhóm đối tượng:

  1. Lãnh đạo và Kế toán trưởng các Ban Quản lý dự án chuyên ngành: Cung cấp khung hướng dẫn chi tiết về cách thức tái cấu trúc bộ máy kế toán khi sáp nhập đơn vị, tối ưu hóa quy trình luân chuyển chứng từ và quản lý nguồn thu tự chủ theo cơ chế mới.

  2. Cán bộ quản lý tại Sở Tài chính và Kho bạc Nhà nước: Sử dụng tài liệu làm cơ sở thực tiễn để đánh giá quy trình thanh quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản, từ đó hoàn thiện cơ chế kiểm soát chi ngân sách địa phương.

  3. Học viên cao học, sinh viên và nghiên cứu sinh ngành Kế toán - Kiểm toán: Cung cấp tài liệu tham khảo học thuật giá trị về kế toán chủ đầu tư, kế toán đơn vị sự nghiệp công lập tự chủ và phương pháp xử lý dữ liệu nghiên cứu thực tế.

  4. Các nhà thầu xây lắp và đơn vị tư vấn quản lý dự án: Nắm rõ quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán và thủ tục quyết toán công trình hoàn thành để phối hợp hiệu quả, rút ngắn thời gian giải ngân vốn đầu tư.

Câu hỏi thường gặp

  1. Điểm khác biệt lớn nhất giữa kế toán Ban Quản lý dự án và kế toán doanh nghiệp là gì? Kế toán Ban Quản lý dự án hoạt động theo cơ chế quản lý vốn đầu tư công, mọi khoản thanh toán đều chịu sự kiểm soát chi nghiêm ngặt từ Kho bạc Nhà nước theo niên độ ngân sách, căn cứ trên dự toán thu chi được cấp có thẩm quyền phê duyệt thay vì mục tiêu lợi nhuận.

  2. Ban Quản lý dự án tự chủ tài chính lấy nguồn thu từ đâu để duy trì hoạt động? Nguồn thu chính của đơn vị gồm tiền trích từ chi phí quản lý các dự án được giao quản lý theo tỷ lệ quy định, nguồn thu từ hoạt động tư vấn quản lý dự án cho các chủ đầu tư khác và các khoản thu hợp pháp như bán hồ sơ mời thầu.

  3. Việc áp dụng Thông tư số 79/2019/TT-BTC mang lại thay đổi gì lớn nhất cho công tác kế toán? Thông tư số 79/2019/TT-BTC thay thế Thông tư số 195/2012/TT-BTC, chuẩn hóa lại toàn bộ hệ thống danh mục chứng từ, tài khoản hạch toán nguồn vốn đầu tư công, và bổ sung các biểu mẫu báo cáo quyết toán vốn đầu tư niên độ ngân sách phù hợp với Luật Kế toán 2015.

  4. Tại sao cần phân chia chi phí thành 3 nhóm mục chi khi phân tích tài chính? Việc chia thành chi thanh toán cá nhân, chi hoạt động và chi mua sắm sửa chữa tài sản giúp đơn vị áp dụng chính xác phương pháp thay thế liên hoàn, từ đó đánh giá đúng mức độ tiết kiệm chi tiêu nội bộ và tối ưu hóa việc phân phối thu nhập tăng thêm.

  5. Quy trình kiểm tra kế toán nội bộ 4 bước bao gồm những giai đoạn nào? Quy trình gồm 4 bước chuẩn: lập kế hoạch và lựa chọn phương án kiểm tra, chuẩn bị hồ sơ tài liệu chính sách, thực hiện kiểm tra đối chiếu thực tế và xử lý kết quả kết hợp công khai báo cáo kiểm tra định kỳ trước toàn đơn vị.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán tại các Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng trong bối cảnh tự chủ tài chính.
  • Phân tích sâu sắc thực trạng tổ chức bộ máy, chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo tài chính của đơn vị tại tỉnh Thanh Hóa giai đoạn 2017 - 2019.
  • Xác định rõ các nguyên nhân cốt lõi dẫn đến hạn chế sau quá trình sáp nhập 5 ban quản lý dự án chuyên ngành.
  • Đề xuất hệ thống 4 nhóm giải pháp mang tính khả thi cao gắn liền với việc triển khai Thông tư số 79/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính.
  • Đóng góp mô hình tham chiếu thực tiễn giúp các đơn vị chủ đầu tư công nâng cao hiệu quả giải ngân và quản trị nguồn vốn.

Để áp dụng hiệu quả các giải pháp, Ban Quản lý dự án cần khẩn trương hoàn thành việc chuyển đổi phần mềm kế toán và chuẩn hóa quy chế chi tiêu nội bộ ngay trong quý tiếp theo. Các đơn vị và cá nhân quan tâm có thể khai thác toàn bộ dữ liệu mẫu biểu trong luận văn để áp dụng vào công tác thực tế tại cơ quan.