Hoàn thiện quy trình xuất khẩu may mặc tại Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Thiên An Phúc

Luận văn: Hoàn thiện quy trình xuất khẩu may mặc tại Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Thiên An Phúc

• Tác giả: Ngô Hoàng Bảo Anh
• Người hướng dẫn: PGS.TS. Nguyễn Đăng Hào
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế
• Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh
• Đề tài: Hoàn thiện quy trình xuất khẩu may mặc tại Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Thiên An Phúc
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2025
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan quy trình xuất khẩu may mặc tại Dệt May Thiên An Phúc

Công ty Cổ phần Dệt May Thiên An Phúc giữ vị thế quan trọng trong ngành dệt may xuất khẩu miền Trung. Doanh nghiệp vận hành quy trình xuất khẩu may mặc theo các tiêu chuẩn thương mại quốc tế nghiêm ngặt. Hoạt động này kết nối trực tiếp chuỗi sản xuất nội địa với thị trường tiêu dùng nước ngoài. Quy trình tổng thể bao gồm nhiều khâu nghiệp vụ phức tạp. Đơn vị phải xử lý từ đàm phán giá cả, hoàn thiện mẫu sản phẩm cho đến đặt phương tiện vận chuyển và hoàn tất chứng từ pháp lý. Mỗi giai đoạn đều yêu cầu tính chính xác cao độ. Sai sót nhỏ trong giấy tờ có thể dẫn đến việc chậm trễ cả lô hàng lớn. Do đó, việc nắm vững cấu trúc luân chuyển hàng hóa giúp giảm thiểu đáng kể chi phí lưu kho bãi. Doanh nghiệp chú trọng quản trị rủi ro ở từng điểm kiểm soát. Các phòng ban phối hợp nhịp nhàng nhằm đảm bảo thời gian giao hàng đúng theo hợp đồng ngoại thương. Hoạt động xuất khẩu may mặc không chỉ mang lại doanh thu mà còn nâng cao thương hiệu Thiên An Phúc trên trường quốc tế.

1.1. Tầm quan trọng của thương mại dệt may quốc tế

Ngành may mặc đóng vai trò mũi nhọn trong hoạt động xuất khẩu của Việt Nam. Doanh nghiệp Thiên An Phúc tận dụng tốt các hiệp định thương mại tự do để tiếp cận thị trường toàn cầu. Thị trường quốc tế đòi hỏi sản phẩm may mặc có chất lượng cao cùng tiến độ giao hàng chuẩn xác. Việc hoàn thiện quy trình xuất khẩu may mặc giúp đơn vị tạo lập vị thế cạnh tranh vững chắc. Mọi khâu đàm phán hợp đồng thương mại đều cần sự tính toán thận trọng. Doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi hợp pháp nhờ các điều khoản thanh toán và điều kiện giao hàng rõ ràng. Điều này giúp hạn chế tranh chấp phát sinh trong thương mại xuyên biên giới.

1.2. Các bước nghiệp vụ vận chuyển và kiểm tra hàng

Khâu vận tải đóng vai trò then chốt trong chuỗi cung ứng xuất khẩu may mặc. Doanh nghiệp ủy quyền cho đại lý giao nhận thực hiện đặt chỗ tàu biển chuyên chở. Đại lý gửi yêu cầu đặt chỗ tới hãng tàu với các thông số cụ thể về số lượng thùng hàng, ngày khởi hành dự kiến và cảng đích. Sau khi thống nhất cước phí và hải trình, hãng tàu phát hành lệnh vận chuyển chính thức. Văn bản này đóng vai trò như hợp đồng vận chuyển ràng buộc quyền lợi giữa các bên liên quan. Tiếp theo, hàng may mặc được đưa vào quy trình kiểm tra chất lượng nghiêm ngặt trước khi đóng thùng. Mọi tiêu chuẩn kỹ thuật đều phải đáp ứng đúng thỏa thuận ban đầu.

II. Thực trạng quy trình xuất khẩu may mặc tại Dệt May Thiên An Phúc

Công ty Thiên An Phúc ghi nhận sự phục hồi và mở rộng liên tục sau đại dịch. Tổng số lượng lao động tăng từ 608 người năm 2022 lên 653 người vào năm 2024. Sự gia tăng này phản ánh nhu cầu sản xuất dệt may ngày càng lớn từ các thị trường nhập khẩu quốc tế. Tuy nhiên, quy trình xuất khẩu may mặc tại đơn vị vẫn bộc lộ nhiều điểm nghẽn đáng lưu ý. Việc sắp xếp phương tiện vận tải còn phụ thuộc nhiều vào đơn vị trung gian. Doanh nghiệp thỉnh thoảng đối mặt với tình trạng biến động giá cước và khan hiếm chỗ trên tàu biển mùa cao điểm. Sự cố này gây kéo dài thời gian lưu kho và tăng thêm chi phí phát sinh ngoài dự kiến. Ngoài ra, việc xác nhận mẫu kiểm định đôi khi gặp vướng mắc kỹ thuật từ phía đối tác ngoại thương. Khâu chuẩn bị chứng từ xuất khẩu có lúc chưa đạt tốc độ tối ưu do thủ tục thủ công. Các yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất giao hàng tổng thể của doanh nghiệp.

2.1. Đặc điểm cơ cấu nguồn nhân lực dệt may

Cơ cấu lao động tại Thiên An Phúc mang đặc thù rõ nét của ngành may mặc. Tỷ lệ lao động nữ luôn chiếm ưu thế vượt trội qua các năm. Năm 2022, đơn vị có 504 lao động nữ, chiếm 82,89% trên tổng số nhân sự. Đến năm 2024, số lượng lao động nữ tiếp tục tăng lên mức 524 người. Phụ nữ thể hiện sự tỉ mỉ, khéo léo và kiên nhẫn vượt trội trong từng đường kim mũi chỉ. Trong khi đó, nhân sự nam chỉ chiếm khoảng 17% đến 19% lực lượng. Lao động nam đảm nhận các công tác kỹ thuật, điều hành kho, bốc dỡ hàng và bảo trì máy móc cơ khí. Sự phân bổ này phù hợp với dây chuyền sản xuất may mặc công nghiệp.

2.2. Hạn chế trong sắp xếp vận tải và chứng từ

Khâu trung gian đặt chỗ tàu biển tạo ra nhiều rủi ro thời gian cho đơn vị. Khi đại lý phản hồi chậm, doanh nghiệp có thể lỡ chuyến tàu xuất khẩu đã định sẵn. Việc này dẫn đến nguy cơ chịu phạt hợp đồng từ khách hàng quốc tế. Bên cạnh đó, việc chuyển giao thông tin giữa hãng tàu và bộ phận xuất nhập khẩu đôi khi thiếu đồng bộ. Một số hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói cần chỉnh sửa nhiều lần. Thủ tục kiểm định chất lượng sản phẩm mẫu cũng tiêu tốn nhiều ngày công. Bất cập này làm chậm tiến trình cấp chứng nhận xuất xứ cho lô hàng may mặc. Doanh nghiệp chịu áp lực lớn về mặt thời gian trước ngày bốc dỡ hàng lên tàu biển.

III. Giải pháp tối ưu quy trình xuất khẩu may mặc tại Thiên An Phúc

Doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp đồng bộ để nâng cao hiệu quả xuất khẩu. Việc tinh gọn quy trình xuất khẩu may mặc là nhiệm vụ mang tính sống còn đối với Thiên An Phúc. Trước hết, doanh nghiệp nên chủ động xây dựng mạng lưới quan hệ trực tiếp với các hãng vận tải biển uy tín. Mối liên kết này giúp đơn vị cắt giảm bớt chi phí hoa hồng trung gian và đảm bảo vị trí xếp hàng trên tàu. Tiếp theo, hệ thống quản trị chứng từ cần được nâng cấp qua phần mềm chuyên dụng. Các sai sót thông tin trên hóa đơn hay vận đơn đường biển sẽ được cảnh báo tự động. Đơn vị cũng cần rút ngắn thời gian phản hồi ở khâu sản xuất và gửi mẫu thử. Doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ với khách hàng quốc tế qua các kênh kỹ thuật số hiện đại. Sự minh bạch về thông số đơn hàng giúp tiến trình kiểm định chất lượng diễn ra trơn tru. Những giải pháp này trực tiếp tăng năng suất lao động và tiết kiệm tối đa thời gian giao nhận hàng.

3.1. Thiết lập kênh điều vận tàu biển chủ động

Doanh nghiệp cần chuyển dịch từ hình thức đặt tàu qua nhiều trung gian sang ký kết hợp đồng dài hạn với hãng vận tải biển. Giải pháp này giúp đơn vị giữ mức cước phí ổn định trong mọi mùa vụ xuất khẩu. Doanh nghiệp nắm quyền kiểm soát lộ trình di chuyển của kiện hàng rõ ràng hơn. Bộ phận xuất nhập khẩu chủ động theo dõi thời gian tàu cập cảng để lập kế hoạch bốc xếp. Nhờ vậy, rủi ro hủy chuyến hoặc hoãn lịch khởi hành được hạn chế ở mức tối thiểu. Đồng thời, doanh nghiệp chủ động đàm phán thêm các điều khoản miễn giảm lưu container tại bãi cảng. Biện pháp này mang lại lợi ích tài chính trực tiếp và nâng cao năng lực chủ động logistics cho Thiên An Phúc.

3.2. Chuẩn hóa thủ tục kiểm định và chứng từ số

Doanh nghiệp cần số hóa toàn bộ hệ thống lưu trữ và xử lý chứng từ xuất khẩu may mặc. Việc áp dụng phần mềm quản lý giúp nhân viên xuất nhập khẩu lập hóa đơn và phiếu đóng gói nhanh chóng. Dữ liệu số hạn chế tối đa các sai sót về quy cách kiện hàng và mã hàng hóa. Bên cạnh đó, quy trình phê duyệt mẫu kiểm định cần phối hợp chặt chẽ với cơ quan thanh tra độc lập. Đơn vị chuẩn bị sẵn sàng hồ sơ kiểm nghiệm trước khi hàng hoàn thành may đại trà. Khi lô hàng xuất xưởng, các chứng chỉ chất lượng đã hoàn tất đầy đủ. Sự chuẩn bị này giúp khâu thông quan diễn ra thuận lợi, giảm thiểu chi phí phát sinh.

IV. Kết luận về quy trình xuất khẩu may mặc tại Thiên An Phúc

Hoàn thiện chuỗi nghiệp vụ ngoại thương đem lại lợi thế cạnh tranh dài hạn cho Công ty Thiên An Phúc. Doanh nghiệp cần kiên định theo đuổi định hướng chuyên nghiệp hóa quy trình xuất khẩu may mặc trong giai đoạn tới. Từng công đoạn từ sắp xếp phương tiện đến hoàn tất hồ sơ hải quan đều phải vận hành thông suốt. Sự cải tiến này giúp cắt giảm thời gian chết trên toàn bộ dây chuyền logistics. Khách hàng quốc tế đánh giá cao các nhà cung cấp có tiến độ giao hàng chuẩn xác và giấy tờ minh bạch. Bên cạnh việc nâng cấp kỹ thuật, công ty chú trọng phát huy thế mạnh tay nghề khéo léo của lực lượng nữ công nhân. Đội ngũ kỹ thuật nam giới tiếp tục duy trì hoạt động máy móc và thiết bị kho vận ổn định. Việc kết hợp đồng bộ các giải pháp công nghệ cùng quản trị nhân lực tạo nền tảng vững vàng cho công ty vươn xa trên thị trường quốc tế.

4.1. Lợi ích kinh tế từ tối ưu hóa vận chuyển

Tối ưu hóa các khâu giao nhận mang lại kết quả kinh tế trực tiếp cho doanh nghiệp. Thiên An Phúc giảm bớt các khoản phạt chậm giao hàng và chi phí lưu kho cảng biển. Việc ký cước trực tiếp với các đơn vị vận tải giúp hạ giá thành sản phẩm trên mỗi đơn vị áo quần. Doanh nghiệp nâng cao biên lợi nhuận ròng từ các đơn hàng xuất khẩu lớn. Nguồn tài chính tiết kiệm được dùng để tái đầu tư vào dây chuyền may hiện đại và cải thiện chế độ đãi ngộ cho công nhân viên. Hiệu quả kinh tế cao tạo động lực thúc đẩy toàn thể đội ngũ lao động tiếp tục gia tăng năng suất làm việc.

4.2. Định hướng mở rộng thị trường ngoại thương

Quy trình giao nhận xuất khẩu chuẩn mực mở ra cơ hội thâm nhập vào các thị trường khó tính như Mỹ và châu Âu. Công ty Thiên An Phúc chủ động mở rộng quy mô xưởng may và thu hút thêm nguồn lao động chất lượng cao. Đơn vị đẩy mạnh áp dụng các tiêu chuẩn dệt may sinh thái và quy tắc xuất xứ nghiêm ngặt. Việc đáp ứng chuẩn xác các cam kết quốc tế giúp đơn vị giữ vững niềm tin từ các nhà nhập khẩu toàn cầu. Doanh nghiệp sẵn sàng đón nhận những đơn hàng may mặc số lượng lớn với yêu cầu khắt khe hơn. Đây là bước đệm then chốt để công ty khẳng định vị thế vững chắc trong ngành may mặc.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Ngành dệt may giữ vai trò nòng cốt đối với nền kinh tế định hướng xuất khẩu của Việt Nam, đóng góp đáng kể vào tổng kim ngạch xuất khẩu và giải quyết việc làm cho hàng triệu lao động. Theo số liệu của Hiệp hội Dệt May Việt Nam (VITAS), năm 2023, doanh thu xuất khẩu của ngành đạt khoảng 39 tỷ USD, chiếm trên 10% tổng kim ngạch xuất khẩu cả nước và tạo việc làm cho khoảng 2,5 triệu lao động. Tuy nhiên, các doanh nghiệp dệt may trong nước đang đứng trước sức ép cạnh tranh gay gắt từ các quốc gia có chi phí nhân công thấp và năng suất cao như Trung Quốc, Ấn Độ, Bangladesh và Campuchia. Đồng thời, thị trường thế giới chứng kiến sự biến động mạnh mẽ của chính sách thương mại quốc tế, các biện pháp bảo hộ, xung đột thương mại và sự gia tăng của các tiêu chuẩn khắt khe về môi trường và lao động, điển hình như yêu cầu của Thỏa thuận Paris tại thị trường châu Âu hay các rào cản thuế quan tại Hoa Kỳ. Bên cạnh đó, tình trạng lạm phát kéo dài và suy thoái kinh tế toàn cầu làm suy giảm sức mua tại các thị trường nhập khẩu chủ lực.

Trong bối cảnh đó, Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Impulse Fashion Thiên An Phúc – doanh nghiệp may mặc chuyên sản xuất và xuất khẩu các mặt hàng dệt may sang Hoa Kỳ và Hàn Quốc – cũng chịu tác động trực tiếp từ biến động vĩ mô và sự thay đổi yêu cầu của đối tác quốc tế. Thực tiễn hoạt động tại doanh nghiệp cho thấy quy trình xuất khẩu còn bộc lộ một số tồn tại như sự chậm trễ trong tiến độ giao hàng (lead time), cơ chế kiểm soát rủi ro chưa toàn diện, sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng chưa đạt hiệu quả tối ưu và sai sót phát sinh trong nghiệp vụ chứng từ. Do đó, việc nghiên cứu, đánh giá và hoàn thiện quy trình xuất khẩu là yêu cầu cấp thiết nhằm củng cố năng lực cạnh tranh và đáp ứng các tiêu chuẩn thương mại quốc tế.

Mục tiêu chung của nghiên cứu là đánh giá toàn diện quy trình xuất khẩu hàng may mặc tại Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Impulse Fashion Thiên An Phúc, xác định các điểm hạn chế và đề xuất hệ thống giải pháp khả thi nhằm nâng cao hiệu quả xuất khẩu trong bối cảnh thương mại quốc tế biến động.

Nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể bao gồm:

1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn về quy trình xuất khẩu hàng may mặc của doanh nghiệp.
2. Phân tích thực trạng hoạt động xuất khẩu hàng may mặc tại Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Impulse Fashion Thiên An Phúc, bao gồm các hoạt động chủ chốt, quy trình lập chứng từ và luồng vận hành.
3. Đề xuất các giải pháp có trọng tâm và mang tính khả thi nhằm cải thiện quy trình xuất khẩu tại công ty.

Nghiên cứu tập trung giải quyết 3 câu hỏi nghiên cứu:

1. Quy trình xuất khẩu hàng may mặc tại Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Impulse Fashion Thiên An Phúc được vận hành như thế nào?
2. Những điểm mạnh và hạn chế ở từng giai đoạn trong quy trình xuất khẩu của công ty là gì, đặc biệt dưới góc độ thời gian thực hiện (lead time)?
3. Những giải pháp nào cần được áp dụng để hoàn thiện quy trình xuất khẩu trong bối cảnh môi trường thương mại toàn cầu biến đổi nhanh chóng?

Đối tượng nghiên cứu là quy trình xuất khẩu hàng may mặc tại Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Impulse Fashion Thiên An Phúc. Về phạm vi không gian, đề tài thực hiện tại Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Impulse Fashion Thiên An Phúc, địa chỉ tại Đường số 2, Cụm công nghiệp An Hòa, phường Phú Xuân, thành phố Huế, Việt Nam. Về phạm vi thời gian, các thông tin và quan sát thực tế được thu thập trong đợt thực tập từ ngày 25/12/2024 đến ngày 13/04/2025; các dữ liệu thứ cấp phản ánh kết quả hoạt động và nhân sự được thu thập trong giai đoạn từ năm 2022 đến năm 2024.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Về mặt lý luận, đề tài dựa trên khung pháp lý của Luật Thương mại Việt Nam năm 2005 (Điều 28 quy định về hành vi xuất khẩu hàng hóa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc vào các khu vực hải quan riêng). Khóa luận hệ thống hóa các hình thức xuất khẩu chủ yếu trong ngoại thương: xuất khẩu trực tiếp, xuất khẩu gián tiếp (ủy thác), xuất khẩu tại chỗ, gia công quốc tế (bao gồm nhận nguyên liệu gia công thành phẩm - CMT, mua đứt bán đoạn, kết hợp), buôn bán đối lưu (hàng đổi hàng) và tái xuất khẩu (chuyển khẩu, tạm nhập tái xuất). Cơ sở lý thuyết còn vận dụng các điều kiện thương mại quốc tế Incoterms 2020 (chia thành 2 nhóm: 7 điều kiện áp dụng cho mọi phương thức vận tải gồm EXW, FCA, CPT, CIP, DAP, DPU, DDP và 4 điều kiện áp dụng cho vận tải đường biển/đường thủy nội địa gồm FAS, FOB, CFR, CIF) cùng các phương thức thanh toán quốc tế phổ biến (chuyển tiền - T/T, tín dụng chứng từ - L/C, ghi sổ, nhờ thu).

Hiệu quả của quy trình xuất khẩu được đánh giá thông qua ba nhóm tiêu chí:

• Thời gian thực hiện (Lead Time): Tổng Lead Time được xác định bằng Lead Time thông tin (thời gian xử lý đơn hàng) cộng với Lead Time đơn hàng (bao gồm thời gian sản xuất, thời gian vận chuyển nguyên phụ liệu nhập khẩu và thời gian vận chuyển hàng thành phẩm xuất khẩu).
• Mức độ tuân thủ pháp lý: Bao gồm các quy định về giấy phép xuất khẩu, thủ tục hải quan, chính sách thuế và pháp luật lao động, môi trường.
• Mức độ tuân thủ chất lượng và tiêu chuẩn: Tỷ lệ hàng đạt chuẩn và tỷ lệ hàng bị trả lại hoặc khiếu nại từ đối tác quốc tế.

Phương pháp nghiên cứu kết hợp giữa thu thập, phân tích dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp:

• Dữ liệu thứ cấp: Nguồn nội bộ được khai thác từ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, sơ đồ tổ chức, quy định chức năng nhiệm vụ, quy trình nội bộ và các bộ chứng từ thực tế của Phòng Kế hoạch – Thị trường và Phòng Kế toán. Nguồn bên ngoài bao gồm tài liệu từ thư viện số Trường Đại học Kinh tế – Đại học Huế, số liệu thống kê của Bộ Công Thương, Hiệp hội Dệt May Việt Nam (VITAS) và các báo cáo ngành của VIRAC, Textile Insights. Dữ liệu thứ cấp được xử lý bằng phương pháp thống kê mô tả, tính toán tỷ trọng thông qua phần mềm Microsoft Excel (sử dụng các hàm SUM, SUBTOTAL) và phương pháp so sánh số liệu qua các năm.
• Dữ liệu sơ cấp: Tác giả sử dụng phương pháp quan sát trực tiếp tại hiện trường và phỏng vấn bán cấu trúc (Semi-structured interviews). Cỡ mẫu được xác định dựa trên nguyên tắc bão hòa dữ liệu (data saturation) trong nghiên cứu định tính, áp dụng kỹ thuật chọn mẫu phi xác suất có chủ đích (purposive sampling). Đối tượng tham gia phỏng vấn gồm 4 cán bộ chuyên môn thuộc Phòng Kế hoạch – Thị trường: Trưởng phòng (15 năm kinh nghiệm) và 3 chuyên viên xuất nhập khẩu (có thâm niên công tác từ 1 đến 5 năm). Dữ liệu sơ cấp được xử lý bằng kỹ thuật phân tích theo chủ đề định hướng lý thuyết (Theoretical Thematic Analysis).

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn của đề tài nghiên cứu

Chương 1 làm rõ các khái niệm căn bản về xuất khẩu, vai trò của hoạt động xuất khẩu đối với nền kinh tế quốc gia và sự phát triển của doanh nghiệp, đồng thời phân loại chi tiết các hình thức xuất khẩu trong thương mại quốc tế. Trọng tâm của chương là mô hình hóa quy trình xuất khẩu hàng may mặc tiêu chuẩn gồm ba giai đoạn kế tiếp nhau:

1. Đàm phán và ký kết hợp đồng: Bắt đầu từ khi đối tác nhập khẩu gửi bản nháp yêu cầu, doanh nghiệp gửi báo giá, xác nhận mẫu sản phẩm và tiến hành ký kết hợp đồng ngoại thương nhằm xác lập căn cứ pháp lý.
2. Giao hàng: Gồm chuỗi 9 bước nghiệp vụ tuần tự: (1) Sắp xếp phương tiện vận chuyển và nhận lệnh giao hàng/shipping order; (2) Đăng ký kiểm tra chất lượng tại cơ quan kiểm định với bộ hồ sơ gồm Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Tờ khai hải quan, bản sao L/C, Sổ đăng ký xuất khẩu, nhãn giặt (Wash Label), thẻ thành phần và hợp đồng; (3) Mua bảo hiểm hàng hóa; (4) Nhận vỏ container rỗng kèm biên bản giao nhận (Interchange Receipt); (5) Đóng hàng vào container theo Packing List và niêm phong kẹp chì; (6) Vận chuyển container ra cảng xuất khẩu; (7) Làm thủ tục thông quan hải quan (kiểm tra hồ sơ, quét container hoặc kiểm hóa thực tế để nhận thông báo thông quan); (8) Bốc dỡ container lên tàu, bàn giao biên nhận cầu cảng (Dock Receipt) và nhận Vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L); (9) Gửi bộ chứng từ gốc cho người mua nước ngoài.
3. Thanh toán: Tập trung vào phương thức tín dụng chứng từ (L/C) gồm 4 bước: mở và duyệt L/C, chuẩn bị và nộp bộ chứng từ (Hóa đơn, Packing List, 2/3 Vận đơn gốc), ngân hàng kiểm tra và thanh toán, doanh nghiệp nhận tiền.

Phần thực tiễn của chương tổng hợp diễn biến xuất khẩu dệt may Việt Nam từ năm 2020 đến 2024. Kim ngạch xuất khẩu toàn ngành biến động mạnh: năm 2020 đạt 35 tỷ USD (hàng may mặc đạt 29,81 tỷ USD do ảnh hưởng của dịch bệnh), phục hồi năm 2021 đạt 40,3 tỷ USD (may mặc đạt 32,753 tỷ USD, khối FDI đóng góp 24,3 tỷ USD), năm 2022 đạt 37,6 tỷ USD (may mặc đạt 33,3 tỷ USD), năm 2023 giảm xuống khoảng 33 tỷ USD do lạm phát toàn cầu, và năm 2024 phục hồi đạt ước tính 44 tỷ USD (tăng 11,2%), xuất siêu 19 tỷ USD, đưa Việt Nam trở thành quốc gia xuất khẩu dệt may thứ hai thế giới sau Trung Quốc.

Chương 2: Phân tích quy trình xuất khẩu hàng may mặc tại Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Impulse Fashion Thiên An Phúc

Chương 2 trình bày tổng quan về Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Impulse Fashion Thiên An Phúc (mã viết tắt: IF THIENANPHUCGATEX), thành lập năm 2008, mã số thuế 3301624575, trụ sở tại Cụm công nghiệp An Hòa, phường Phú Xuân, thành phố Huế, do ông Phan Văn Bình làm đại diện pháp luật. Doanh nghiệp sản xuất và xuất khẩu các dòng sản phẩm: áo khoác (jackets), áo hoodies, quần nỉ, quần short, quần dài, quần leggings có khóa kéo và áo polo. Các đối tác nhập khẩu chủ yếu gồm Propper, Texray, Avodah, Hansae, Ellietex, Jiangsu Guotai, Manhattan... đặt tại thị trường Hoa Kỳ và Hàn Quốc.

Cơ cấu quản trị của công ty được thiết lập gồm Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, Giám đốc điều hành (COO), các Phó Giám đốc phụ trách các khối và 5 phòng ban chức năng: Phòng Kế hoạch – Thị trường, Phòng Kỹ thuật, Phòng Quản lý chất lượng, Phòng Nhân sự, Phòng Tài chính – Kế toán cùng các chuyền sản xuất trực tiếp.

Về tình hình nhân sự, quy mô lao động của công ty có xu hướng tăng đều qua các năm để đáp ứng nhu cầu mở rộng quy mô đơn hàng:

Tiêu chí phân loại lao động	Năm 2022	Năm 2023	Năm 2024
Tổng số lao động (người)	608	612	653
- Lao động nữ (người / tỷ lệ %)	504 (82,89%)	500	524
- Lao động nam (người / tỷ lệ %)	104 (17,11%)	112	129
- Lao động trực tiếp sản xuất (người / tỷ lệ %)	522 (85,86%)	-	-
- Trình độ học vấn THPT (người / tỷ lệ %)	541 (88,98%)	-	-

Số liệu cho thấy đặc thù ngành may đòi hỏi tính tỉ mỉ, khéo léo nên lao động nữ chiếm tỷ trọng vượt trội (trên 80%). Đa số nhân sự là lao động trực tiếp và có trình độ học vấn phổ thông trung học, đòi hỏi công tác đào tạo kỹ năng nghề phải được duy trì thường xuyên.

Chương 2 đi sâu phân tích luồng quy trình xuất khẩu thực tế dựa trên chỉ tiêu Lead Time qua 4 công đoạn cốt lõi: (1) Đàm phán và ký kết hợp đồng; (2) Lập kế hoạch sản xuất và chuẩn bị nguồn hàng; (3) Kiểm tra chất lượng và đóng gói thành phẩm; (4) Bốc xếp hàng lên xe tải/container và vận chuyển ra cảng. Qua khảo sát cho thấy, mặc dù công ty đã xây dựng quy trình có văn bản hướng dẫn rõ ràng, tiến độ Lead Time thực tế vẫn phát sinh độ trễ tại khâu chuẩn bị nguyên phụ liệu và khâu kiểm hóa, đồng thời việc kiểm soát rủi ro của bộ phận xuất nhập khẩu chưa bao quát hết các tình huống bất khả kháng trong logistics quốc tế.

Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện quy trình xuất khẩu hàng may mặc tại Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Impulse Fashion Thiên An Phúc

Trên cơ sở các phát hiện ở Chương 2, Chương 3 đưa ra các định hướng và nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả quy trình xuất khẩu tại công ty:

• Tự động hóa và ứng dụng công nghệ: Triển khai phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và hệ thống quản lý kho (WMS) để đồng bộ hóa dữ liệu tồn kho nguyên phụ liệu, bán thành phẩm và tiến độ hoàn thành đơn hàng theo thời gian thực.
• Tinh giản quy trình đàm phán và ký kết hợp đồng: Chuẩn hóa quy trình phản hồi báo giá và rút ngắn chu kỳ xác nhận mẫu sản phẩm với khách hàng nước ngoài.
• Đa dạng hóa nguồn cung ứng nguyên phụ liệu: Mở rộng danh mục nhà cung cấp trong nước và khu vực nhằm giảm phụ thuộc vào các nguồn cung cố định, hạn chế rủi ro đứt gãy chuỗi cung ứng làm kéo dài Lead Time.
• Nâng cao năng lực chuyên môn của đội ngũ nhân sự: Đào tạo định kỳ về kỹ năng ngoại thương, cập nhật thay đổi trong Incoterms 2020, quy tắc xuất xứ hàng hóa (C/O) và ngoại ngữ thương mại cho nhân viên Phòng Kế hoạch – Thị trường.
• Tăng cường cơ chế thông tin liên phòng ban: Xây dựng quy chế phối hợp chặt chẽ giữa Phòng Kế hoạch – Thị trường với Phòng Kỹ thuật, Quản lý chất lượng và Tài chính – Kế toán nhằm kiểm soát sai sót chứng từ và bảo đảm tiến độ giao nhận.
• Nâng cao năng lực đàm phán thương mại và đầu tư cơ sở hạ tầng kho bãi: Nâng cấp trang thiết bị đóng gói, bốc xếp và kiểm tra container nhằm bảo đảm an toàn hàng hóa.

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu đạt được các kết quả cụ thể phản ánh đúng thực trạng vận hành tại doanh nghiệp:

• Hệ thống hóa toàn diện cơ cấu tổ chức và lực lượng lao động của Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Impulse Fashion Thiên An Phúc qua ba năm: tổng nhân sự tăng từ 608 người (2022) lên 612 người (2023) và đạt 653 người (2024); tỷ lệ lao động nữ luôn giữ mức áp đảo (năm 2022 chiếm 82,89% với 504 người, năm 2024 đạt 524 người).
• Làm rõ cấu trúc luồng nghiệp vụ xuất khẩu may mặc theo từng mốc Lead Time, chỉ rõ điểm mạnh của công ty là có quy trình phân định chức năng rõ ràng giữa các bộ phận, hồ sơ lưu trữ chi tiết và duy trì quan hệ bạn hàng ổn định với các đối tác lớn như Propper, Texray, Hansae...
• Nhận diện chính xác các hạn chế nội tại: khả năng kiểm soát rủi ro chưa hoàn chỉnh, còn xảy ra sai sót kỹ thuật trong khâu chuẩn bị chứng từ ngoại thương, tình trạng chậm trễ tiến độ giao hàng xuất khẩu và sự thiếu đồng bộ thông tin giữa bộ phận thị trường với các chuyền may và kho bãi.
• Đề xuất hệ thống 7 nhóm giải pháp mang tính ứng dụng thực tế cao: từ ứng dụng phần mềm quản lý ERP/WMS, đa dạng hóa nguồn cung ứng, rút ngắn thời gian xử lý mẫu, đến chuẩn hóa đào tạo nhân lực nghiệp vụ xuất nhập khẩu.

Về mặt đóng góp học thuật và thực tiễn, đề tài không dừng lại ở mô tả thủ tục hành chính thuần túy mà tích hợp khung phân tích Lead Time để lượng hóa hiệu quả quy trình xuất khẩu. Kết quả phân tích cung cấp bức tranh thực nghiệm cụ thể về phương thức quản lý đơn hàng gia công và xuất khẩu tại một nhà máy dệt may thực tế tại khu vực miền Trung, làm tư liệu tham khảo cho các nghiên cứu về quản trị chuỗi cung ứng dệt may.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận tự nhận diện một số hạn chế nhất định xuất phát từ điều kiện nghiên cứu:

• Giới hạn thời gian nghiên cứu thực địa trong khuôn khổ kỳ thực tập tốt nghiệp (khoảng 3,5 tháng, từ cuối tháng 12/2024 đến giữa tháng 4/2025), chưa thể theo dõi hết chu kỳ trọn vẹn của các đơn hàng dài hạn kéo dài qua nhiều quý.
• Phạm vi khảo sát sơ cấp mới tập trung vào 4 cán bộ chuyên môn thuộc Phòng Kế hoạch – Thị trường, chưa mở rộng phỏng vấn đến đội ngũ quản lý chuyền may, kỹ thuật viên kiểm định chất lượng (QA/QC) và bộ phận kho vận bốc dỡ.
• Các phân tích định lượng về Lead Time chủ yếu dựa trên số liệu thứ cấp và dữ liệu hồi cứu giai đoạn 2022–2024 của một doanh nghiệp duy nhất, chưa thực hiện so sánh đối chuẩn (benchmarking) với các doanh nghiệp dệt may khác trên cùng địa bàn.

Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát định lượng với cỡ mẫu lớn hơn tại nhiều doanh nghiệp dệt may trong các khu công nghiệp lân cận; đồng thời nghiên cứu sâu hơn về tác động của các tiêu chuẩn xanh, tiêu chuẩn chứng chỉ lao động quốc tế và thuế carbon của thị trường nhập khẩu tác động đến chi phí và thời gian thông quan hàng may mặc xuất khẩu.

Giá trị tham khảo

Nội dung khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

• Sinh viên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kinh doanh quốc tế, Kinh tế đối ngoại, Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng khi tìm kiếm mô hình phân tích quy trình xuất khẩu thực tế tại doanh nghiệp sản xuất.
• Học viên, người làm đề tài nghiên cứu tương tự về ngành dệt may: có thể tham khảo phương pháp tiếp cận phân tích Lead Time trong quy trình giao nhận, cách thức kết hợp phương pháp Thematic Analysis trong xử lý dữ liệu sơ cấp và hệ thống danh mục viết tắt chuẩn hóa trong ngành hàng hải - xuất nhập khẩu (FCR, VGM, CPL, CFS, LCL, B/L...).
• Cán bộ nghiệp vụ tại các doanh nghiệp may mặc: có thể tham khảo danh mục chứng từ chi tiết trong từng bước làm thủ tục kiểm định, hải quan và quy trình kiểm soát rủi ro thanh toán L/C.

Câu hỏi thường gặp

1. Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu trong nghiên cứu này gồm những bước nghiệp vụ cụ thể nào? Quy trình giao nhận xuất khẩu đường biển được tác giả mô tả gồm 9 bước tuần tự: (1) Sắp xếp phương tiện vận chuyển; (2) Đăng ký kiểm tra chất lượng sản phẩm; (3) Mua bảo hiểm hàng hóa; (4) Lấy vỏ container rỗng; (5) Đóng hàng vào container; (6) Vận chuyển container ra cảng; (7) Làm thủ tục thông quan hải quan; (8) Bốc dỡ container và xếp lên tàu; (9) Gửi bộ chứng từ gốc cho nhà nhập khẩu.

2. Tình hình biến động lao động của Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Impulse Fashion Thiên An Phúc giai đoạn 2022–2024 có đặc điểm gì? Tổng số lao động của công ty tăng dần từ 608 người (năm 2022) lên 612 người (năm 2023) và đạt 653 người (năm 2024). Lực lượng lao động có cơ cấu nữ giới áp đảo hoàn toàn do tính chất ngành dệt may (năm 2022 có 504 lao động nữ, chiếm 82,89%; năm 2024 có 524 nữ so với 129 nam). Ngoài ra, lao động trực tiếp chiếm 85,86% (522 người năm 2022) và phần lớn có trình độ văn hóa trung học phổ thông (88,98%).

3. Khái niệm và công thức tính chỉ tiêu Lead Time được khóa luận xác định như thế nào? Lead Time được định nghĩa là khoảng thời gian từ khi nhận đơn hàng từ khách hàng cho đến khi hàng hóa được bàn giao cho đơn vị vận chuyển để xuất khẩu. Tổng Lead Time bao gồm Lead Time thông tin (thời gian xử lý đơn hàng) và Lead Time đơn hàng. Trong đó, Lead Time đơn hàng bằng tổng của: Thời gian sản xuất (Manufacturing Lead Time) + Thời gian vận chuyển nhập khẩu vải và phụ liệu + Thời gian vận chuyển xuất khẩu sản phẩm hoàn chỉnh.

4. Dữ liệu sơ cấp trong khóa luận được thu thập và phân tích bằng phương pháp nào? Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua quan sát hiện trường, thảo luận nhóm và phỏng vấn bán cấu trúc trực tiếp 4 nhân sự chuyên môn thuộc Phòng Kế hoạch – Thị trường của công ty (gồm Trưởng phòng và 3 chuyên viên xuất nhập khẩu). Phương pháp phân tích dữ liệu sơ cấp được tác giả lựa chọn là Phân tích theo chủ đề định hướng lý thuyết (Theoretical Thematic Analysis).

5. Những nguyên nhân chính dẫn đến hạn chế trong quy trình xuất khẩu tại doanh nghiệp là gì? Các nguyên nhân chính được tác giả chỉ ra gồm: sự thiếu chủ động trong kiểm soát rủi ro logistics, sai sót nghiệp vụ của nhân viên trong chuẩn bị bộ chứng từ, sự phối hợp thông tin chưa đồng bộ giữa Phòng Kế hoạch – Thị trường với bộ phận kỹ thuật, xưởng sản xuất và kho bãi, cùng với sự phụ thuộc vào tiến độ cung ứng nguyên phụ liệu nhập khẩu làm kéo dài Lead Time.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Ngô Hoàng Bảo Anh đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về quy trình xuất khẩu hàng may mặc và phân tích sâu sắc thực trạng hoạt động xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Impulse Fashion Thiên An Phúc trong giai đoạn 2022–2024. Bằng việc kết hợp phương pháp nghiên cứu định tính phân tích theo chủ đề và đánh giá định lượng thông qua chỉ tiêu Lead Time, nghiên cứu đã nhận diện rõ ràng các mắt xích chậm trễ và nguy cơ sai sót chứng từ trong chuỗi vận hành. Hệ thống giải pháp được đề xuất mang tính đồng bộ từ ứng dụng công nghệ, đa dạng hóa chuỗi cung ứng đến nâng cao năng lực nhân sự, cung cấp cơ sở thực tiễn hữu ích giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động xuất khẩu và giữ vững vị thế trên thị trường dệt may quốc tế.

Trích đoạn nội dung tài liệu

HUE UNIVERSITY UNIVERSITY OF ECONOMICS FACULTY OF BUSINESS ADMINISTRATION ------------ GRADUATION THESIS TOPIC: IMPROVING THE GARMENT EXPORT PROCESS AT IMPULSE FASHION THIEN AN PHUC TEXTILE INVESTMENT JOINT STOCK COMPANY NGO HOANG BAO ANH ACADEMIC YEAR: 2021 – 2025 HUE UNIVERSITY UNIVERSITY OF ECONOMICS FACULTY OF BUSINESS ADMINISTRATION ------------ GRADUATION THESIS TOPIC: IMPROVING THE GARMENT EXPORT PROCESS AT IMPULSE FASHION THIEN AN PHUC TEXTILE INVESTMENT JOINT STOCK COMPANY Supervisor’s name : Assoc. Nguyen Dang Hao Student’s full name : Ngo Hoang Bao Anh Class : K55 Tallaght Academic year : 2021-2025 Studens’s ID : 21K4260001 Hue, April 2025 DECLARATION I hereby declare that the data and research results presented in this thesis are truthful and have not been previously used to obtain any academic degree. I also affirm that all assistance in conducting this thesis has been properly acknowledged, and all referenced information has been clearly cited. Hue, April 13th, 2025 Thesis Author NGO HOANG BAO ANH In order to complete this thesis in the best possible way, I have received tremendous support and encouragement from my university, esteemed lecturers, friends, and the dedicated staff at Impulse Fashion Thien An Phuc Textile Investment Joint Stock Company.

First and foremost, I would like to express my deepest gratitude to the Board of Rectors, the faculty members of the Business Administration Department, and all the lecturers at the University of Economics, Hue University. Their thoughtful guidance, enthusiastic support, and dedication throughout the years have provided me with valuable and in-depth knowledge. These foundational insights have created favorable conditions for me to complete this graduation thesis and prepare for future career opportunities. I am especially grateful to Associate Professor Dr.

Nguyen Dang Hao for his dedicated guidance, continuous encouragement, and insightful suggestions throughout the research process, which have greatly contributed to the improvement and completion of this thesis. I also wish to sincerely thank the Board of Directors and all the staff at the Export-Import Department for their generous support and for creating the best possible conditions for me to gain practical knowledge and complete this thesis effectively. Finally, I would like to extend my heartfelt thanks to my family, friends, and loved ones who have provided constant encouragement, assistance, and motivation throughout my academic journey and the completion of this thesis. Despite my best efforts, due to limitations in professional knowledge, time constraints, and lack of practical experience, this thesis may still contain certain shortcomings.

I respectfully welcome any comments and suggestions from lecturers and readers to further improve this work. Once again, I sincerely thank you all! Hue, April 2025 Thesis Author NGO HOANG BAO ANH THESIS SUMMARY Full name: Ngo Hoang Bao Anh Major: Business Administration – Tallaght Institute Joint Program Academic year: 2021 – 2025 Supervisor: Associate Professor Dr. Nguyen Dang Hao Thesis topic: Improving the Garment Export Process at Impulse Fashion Thien An Phuc Textile Investment Joint Stock Company 1. Research Objective and Object of the Study: - Objective: To analyze the garment export process, identify its strengths and weaknesses, and propose appropriate solutions to improve the export process at the company, especially in the context of an unpredictable and rapidly changing international business environment.

- Object of the Study: The garment export process at Impulse Fashion Thien An Phuc Textile Investment Joint Stock Company. Research Methods: This thesis applies a combination of data collection and analytical methods. Data were collected from both internal and external sources. Analytical methods include descriptive statistics, comparative analysis, and evaluation.

In addition, primary data were collected through direct observation and semi-structured interviews with staff from the Export-Import Department to better understand the actual export procedures at the company. Key Findings and Conclusion: Through the research process, the author found that the company has achieved certain positive results such as having a clearly defined process for each stage of the export procedure, detailed documentation, implementation of some technologies, and a capable workforce to operate the export process effectively. However, there are still limitations, including the Export-Import Department’s incomplete risk control, delays in the export schedule, and staff errors during implementation.