Phân tích quy trình quản lý đơn hàng PROPPER tại Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Thiên An Phúc

Khóa luận quản lý đơn hàng tại Công ty CP Dệt May Thiên An Phúc - ĐH Kinh tế Huế

• Tác giả: Phan Hạnh Uyên
• Người hướng dẫn: TS. Trương Thị Hương Xuân
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế
• Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh
• Đề tài: Phân tích quy trình quản lý đơn hàng PROPPER tại Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Thiên An Phúc
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2025
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan quy trình quản lý đơn hàng tại Dệt may Thiên An Phúc

Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Thiên An Phúc vận hành quy trình quản lý đơn hàng chuyên nghiệp. Doanh nghiệp đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe từ thị trường quốc tế. Các đơn hàng FOB và gia công may mặc đòi hỏi kiểm soát chặt chẽ từng khâu. Phòng Kế hoạch Thị trường đóng vai trò đầu mối điều phối. Nhân sự tiếp nhận thông tin từ khách hàng và đối tác trung gian. Tài liệu kỹ thuật bao gồm bảng thông số kích thước, mẫu sản phẩm và tiêu chuẩn chất lượng. Đơn vị tiến hành phân tích đơn hàng dòng PROPPER như áo Polo hay áo thun xuất khẩu. Toàn bộ thông số vải, phụ liệu may và quy cách in thêu được rà soát kỹ lưỡng. Kế hoạch sản xuất được xây dựng đồng bộ với năng lực của các chuyền may. Hệ thống quản trị này giúp giảm thiểu rủi ro chậm tiến độ và kiểm soát định mức hao hụt. Doanh nghiệp nâng cao vị thế cạnh tranh thông qua việc chuẩn hóa từng công đoạn tác nghiệp. Hiệu quả điều hành đơn hàng tạo nền tảng vững chắc cho tăng trưởng doanh thu dài hạn.

1.1. Vai trò của việc quản trị đơn hàng dệt may

Quản trị đơn hàng dệt may giữ vị trí trung tâm trong chuỗi cung ứng sản xuất. Hoạt động này liên kết trực tiếp giữa bộ phận kinh doanh và xưởng sản xuất. Việc quản lý chính xác giúp tối ưu hóa chi phí mua nguyên vật liệu. Doanh nghiệp hạn chế tối đa tình trạng tồn kho vải và phụ liệu may. Tiến độ bàn giao sản phẩm được kiểm soát minh bạch theo từng mốc thời gian. Khách hàng quốc tế đánh giá cao tính chuyên nghiệp qua khả năng đáp ứng đơn hàng. Quy trình chặt chẽ tạo lợi thế cạnh tranh rõ rệt trong ngành dệt may khốc liệt. Quản trị tốt còn giảm thiểu sai sót kỹ thuật trên chuyền may đại trà. Sự chuẩn xác trong vận hành bảo vệ biên lợi nhuận ròng của toàn doanh nghiệp.

1.2. Đặc điểm các dòng sản phẩm đơn hàng PROPPER

Đơn hàng PROPPER tập trung vào các mặt hàng may mặc xuất khẩu. Sản phẩm tiêu biểu gồm áo T-shirt, Polo Shirt, áo tay dài và tay ngắn. Yêu cầu kỹ thuật đòi hỏi chất lượng may đạt độ chính xác cao. Quy trình gia công gồm nhiều công đoạn xử lý như giặt, in logo và thêu chi tiết. Nguồn nguyên phụ liệu chủ yếu được chỉ định nhập khẩu trực tiếp từ nhà cung cấp ủy quyền. Đặc tính kỹ thuật của vải đòi hỏi kiểm tra nghiêm ngặt về độ co giãn và độ bền màu. Khâu chuẩn bị tài liệu PDM và mẫu đối chứng đóng vai trò quyết định. Đơn vị sản xuất phải tuân thủ nghiêm ngặt bảng thông số kỹ thuật. Sự đồng nhất chất lượng trên từng lô hàng khẳng định năng lực của đơn vị.

II. Thực trạng và rủi ro quản lý đơn hàng tại Dệt may Thiên An Phúc

Thực tế vận hành đơn hàng tại Dệt may Thiên An Phúc đối mặt với nhiều áp lực từ thị trường. Biến động kinh tế toàn cầu giai đoạn 2022-2024 làm giảm sút lượng đơn hàng gia công xuất khẩu. Chi phí nguyên phụ liệu nhập khẩu tăng cao ảnh hưởng trực tiếp đến biên lợi nhuận. Tỷ giá hối đoái biến động liên tục gây khó khăn cho việc hoạch định tài chính đơn hàng. Bên cạnh yếu tố bên ngoài, khâu phối hợp nội bộ giữa các phòng ban vẫn còn một số điểm nghẽn. Thông tin trao đổi giữa bộ phận thị trường và xưởng may đôi khi chưa đạt tính tức thời. Việc phê duyệt mẫu đối chứng và bảng thông số kỹ thuật tốn nhiều thời gian phản hồi. Nguồn cung phụ liệu nhập khẩu tiềm ẩn nguy cơ chậm trễ lịch trình vận tải đường biển. Tình trạng này đe dọa trực tiếp đến thời hạn xuất giao thành phẩm cho đối tác. Sai lệch định mức nguyên vật liệu tạm tính có thể dẫn đến lãng phí chi phí phát sinh. Việc nhận diện rõ các nút thắt là cơ sở then chốt để tái cấu trúc quy trình quản lý hiệu quả hơn.

2.1. Biến động thị trường và áp lực chi phí sản xuất

Thị trường may mặc quốc tế chứng kiến nhiều đợt sụt giảm sức mua từ Mỹ và châu Âu. Giá gia công may mặc có xu hướng giảm sâu qua các kỳ đàm phán hợp đồng. Doanh nghiệp dệt may phải gánh chịu chi phí đầu vào nguyên liệu gia tăng liên tục. Chi phí logistics quốc tế leo thang tạo thêm gánh nặng cho các đơn hàng xuất khẩu. Áp lực cạnh tranh từ các quốc gia lân cận ngày càng trở nên gay gắt. Đơn hàng đòi hỏi số lượng nhỏ hơn nhưng yêu cầu kỹ thuật lại khắt khe hơn. Việc quản trị đơn hàng nếu thiếu linh hoạt sẽ dễ dẫn đến thua lỗ tài chính. Sự thích ứng chậm trễ với biến động thị trường làm suy yếu sức cạnh tranh tổng thể của doanh nghiệp.

2.2. Điểm nghẽn trong kiểm soát vật tư và tiến độ may

Khâu tiếp nhận tài liệu và chuẩn bị sản xuất vẫn còn những bất cập nhất định. Bảng định mức nguyên vật liệu tạm tính đôi khi chênh lệch so với thực tế cắt may. Việc trao đổi thông tin kỹ thuật qua email truyền thống dễ gây sót dữ liệu quan trọng. Nhà cung ứng nguyên liệu nhập khẩu đôi khi chậm giao hàng so với thỏa thuận ban đầu. Sự cố giao chậm phụ liệu làm gián đoạn kế hoạch vận hành của các chuyền may. Xưởng may rơi vào tình trạng bị động và phải tăng ca để kịp lịch xuất khẩu. Chi phí nhân công tăng cao làm giảm hiệu quả kinh tế của từng mã hàng. Sự thiếu đồng bộ trong giám sát tiến độ ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín cam kết với khách hàng.

III. Giải pháp hoàn thiện quản lý đơn hàng tại Dệt may Thiên An Phúc

Doanh nghiệp cần áp dụng các giải pháp đồng bộ nhằm chuẩn hóa quy trình điều hành đơn hàng. Bước đầu tiên là hoàn thiện khâu tiếp nhận thông tin từ đối tác đặt hàng. Cán bộ quản lý rà soát chi tiết tài liệu kỹ thuật PDM và mẫu may thử nghiệm. Phòng Kỹ thuật cần tính toán chính xác định mức nguyên phụ liệu ngay từ đầu. Việc lập kế hoạch sản xuất phải bám sát lịch trình giao hàng nhập khẩu và năng lực máy móc. Doanh nghiệp cần đẩy mạnh ứng dụng hệ thống phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp ERP. Công nghệ số giúp kết nối dữ liệu tức thời giữa phòng kế hoạch và các phân xưởng. Nhân sự theo dõi đơn hàng có thể cập nhật tiến độ may theo thời gian thực. Hệ thống tự động cảnh báo sớm các nguy cơ chậm trễ vật tư hoặc tắc nghẽn chuyền may. Ngoài ra, việc đa dạng hóa nhà cung ứng phụ liệu giúp giảm thiểu rủi ro đứt gãy chuỗi cung ứng. Nâng cao năng lực đàm phán hợp đồng là chìa khóa bảo vệ biên lợi nhuận gia công.

3.1. Chuẩn hóa quy trình lập kế hoạch và định mức vật tư

Quy trình chuẩn hóa đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa phòng kế hoạch và kỹ thuật. Cán bộ nghiệp vụ cần rà soát kỹ bảng tính giá thành và mẫu PP trước khi cắt vải. Bảng định mức kỹ thuật phải được ban hành kịp thời cho từng mã sản phẩm. Doanh nghiệp cần thiết lập mẫu phiếu giao việc KHTT-M07 thống nhất cho các bộ phận liên quan. Kế hoạch mua sắm nguyên phụ liệu phải bám sát tiến độ cập cảng của tàu vận tải. Việc đàm phán với nhà cung ứng cần làm rõ các điều khoản về chất lượng và phạt giao chậm. Kiểm soát chặt khâu nhập kho giúp loại bỏ nguyên vật liệu lỗi trước khi đưa lên chuyền may. Quá trình kiểm tra nghiêm ngặt ngăn chặn tổn thất phát sinh cho toàn bộ lô hàng xuất khẩu.

3.2. Ứng dụng công nghệ số và hệ thống ERP quản trị

Chuyển đổi số trong quản lý đơn hàng mang lại sự đột phá về năng suất. Hệ thống ERP tích hợp giúp số hóa toàn bộ dữ liệu đơn hàng dệt may. Các biểu mẫu giấy truyền thống được chuyển đổi sang bảng biểu điện tử đồng bộ. Quản đốc phân xưởng dễ dàng theo dõi sản lượng cắt may hàng giờ. Phần mềm hỗ trợ phát hiện sớm những công đoạn có nguy cơ nghẽn chuyền may. Đội ngũ quản lý có thể điều chuyển nhân lực kịp thời để giữ vững tiến độ giao hàng. Dữ liệu tập trung giúp ban giám đốc đưa ra quyết định sản xuất chuẩn xác hơn. Khách hàng quốc tế có thể nắm bắt tiến trình đơn hàng thông qua báo cáo số hóa. Việc áp dụng công nghệ tạo nền tảng chuyên nghiệp cho quan hệ đối tác bền vững.

IV. Giá trị ứng dụng từ quản lý đơn hàng tại Dệt may Thiên An Phúc

Hoàn thiện quy trình quản lý đơn hàng đóng vai trò sống còn đối với sự phát triển của Dệt may Thiên An Phúc. Phương thức quản trị chặt chẽ giúp tối ưu hóa toàn bộ chuỗi sản xuất dệt may. Doanh nghiệp cắt giảm thời gian xử lý đơn hàng từ mười lăm đến hai mươi phần trăm. Tỷ lệ sai sót kỹ thuật và lỗi hỏng trên chuyền may được kéo giảm đáng kể. Năng lực đáp ứng các đơn hàng may mặc khắt khe khẳng định uy tín trên trường quốc tế. Mối quan hệ hợp tác với các đối tác thương mại lớn như BACH hay khách hàng PROPPER ngày càng bền chặt. Doanh nghiệp từng bước thoát khỏi thế bị động trước những biến động khó lường của thị trường dệt may. Lợi nhuận gộp trên mỗi mã hàng may mặc được bảo đảm và cải thiện vững chắc. Mô hình quản lý này cung cấp bài học kinh nghiệm giá trị cho các doanh nghiệp dệt may vừa và nhỏ tại Việt Nam. Sự kết hợp giữa quy trình bài bản và công nghệ quản trị hiện đại mở ra triển vọng phát triển bền vững cho ngành may mặc.

4.1. Hiệu quả kinh tế và tối ưu năng lực cạnh tranh

Quản trị đơn hàng chuyên nghiệp mang lại hiệu quả tài chính rõ nét cho nhà máy. Việc quản lý vật tư chính xác giúp giảm định mức hao hụt vải và phụ liệu may. Doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí lưu kho và chi phí nhân công tăng ca. Năng suất lao động tại từng chuyền may được cải thiện liên tục theo chu kỳ đơn hàng. Khả năng giao hàng đúng hạn giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt hợp đồng vận chuyển. Biên lợi nhuận ròng của các dòng sản phẩm xuất khẩu được duy trì ổn định. Năng lực cạnh tranh vượt trội tạo điều kiện tiếp cận các hợp đồng FOB giá trị cao. Sự ổn định kinh tế tạo tiền đề để doanh nghiệp mở rộng quy mô xưởng may trong tương lai.

4.2. Bài học kinh nghiệm cho ngành dệt may xuất khẩu

Thực tiễn tại Thiên An Phúc mang lại bài học quý cho ngành dệt may. Doanh nghiệp sản xuất cần chú trọng chuẩn hóa quy trình tiếp nhận và phân tích kỹ thuật. Mối liên kết chặt chẽ giữa phòng kinh doanh và xưởng may là yếu tố sống còn. Doanh nghiệp phải chủ động tìm kiếm và đa dạng hóa nguồn cung phụ liệu may mặc. Đầu tư chuyển đổi số là giải pháp cấp thiết nhằm giảm thiểu chi phí. Quản trị tốt tiến độ giao hàng là chìa khóa giữ chân khách hàng quốc tế. Đội ngũ nhân sự cần được đào tạo kỹ năng điều phối đơn hàng bài bản. Các giải pháp đồng bộ này giúp doanh nghiệp dệt may phát triển bền vững trên thị trường toàn cầu.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Ngành dệt may giữ vị trí then chốt trong cơ cấu kinh tế và cán cân thương mại của Việt Nam, đóng góp tỷ trọng lớn vào kim ngạch xuất khẩu quốc gia. Theo số liệu của Bộ Công Thương năm 2022, giá trị xuất khẩu dệt may trong 6 tháng đầu năm 2022 đạt 22,3 tỷ USD, ghi nhận mức tăng trưởng 17,7% so với cùng kỳ năm 2021, đồng thời giải quyết việc làm cho hàng triệu lao động tại nhiều địa phương. Tuy nhiên, trước xu thế hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng, các doanh nghiệp dệt may trong nước phải đối mặt với áp lực cạnh tranh gay gắt từ các thị trường gia công trong khu vực, cùng với các yêu cầu khắt khe từ đối tác quốc tế về tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, thời hạn giao hàng, cũng như các cam kết về lao động và môi trường.

Trong cơ chế sản xuất hàng may mặc xuất khẩu, quy trình quản lý đơn hàng đóng vai trò trung tâm, là cầu nối trực tiếp giữa doanh nghiệp với khách hàng quốc tế. Hoạt động này quyết định khả năng đáp ứng chính xác các thông số kỹ thuật, tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực sản xuất, kiểm soát chi phí và giảm thiểu rủi ro vận hành. Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Impulse Fashion Thiên An Phúc, việc quản lý và thực hiện hiệu quả các đơn hàng FOB xuất khẩu cho các đối tác lớn, điển hình là khách hàng PROPPER, là yếu tố sống còn để duy trì thị phần và uy tín thương hiệu. Từ thực tiễn vận hành và các khó khăn nội tại trong công tác điều phối, tác giả Phan Hạnh Uyên đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp nhằm đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình này.

Khóa luận giải quyết hai câu hỏi nghiên cứu:

1. Thực trạng quy trình quản lý đơn hàng PROPPER tại Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Impulse Fashion Thiên An Phúc diễn ra như thế nào?
2. Những giải pháp nào cần được thực hiện để cải thiện và nâng cao hiệu quả quy trình quản lý đơn hàng PROPPER tại Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Impulse Fashion Thiên An Phúc trong thời gian tới?

Mục tiêu chung của nghiên cứu là trên cơ sở phân tích thực trạng hoạt động quản lý đơn hàng trong giai đoạn 2022 - 2024, đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả quy trình quản lý đơn hàng PROPPER tại doanh nghiệp. Để đạt được mục tiêu chung, tác giả xác định ba mục tiêu cụ thể:

1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn về quy trình quản lý đơn hàng trong doanh nghiệp dệt may.
2. Phân tích thực trạng quy trình quản lý đơn hàng PROPPER tại Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Impulse Fashion Thiên An Phúc trong giai đoạn nghiên cứu.
3. Đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện quy trình quản lý đơn hàng PROPPER do đội ngũ chuyên viên quản lý đơn hàng thực hiện tại công ty.

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là quy trình quản lý đơn hàng PROPPER tại Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Impulse Fashion Thiên An Phúc. Phạm vi không gian nghiên cứu được thực hiện tại trụ sở và nhà máy của công ty tại Đường số 2, Cụm công nghiệp An Hòa, phường An Hòa (quận Phú Xuân), thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế. Phạm vi thời gian nghiên cứu bao gồm thời gian thực tập từ ngày 25/12/2024 đến ngày 13/04/2025, cùng nguồn số liệu thứ cấp thu thập trong giai đoạn 3 năm từ 2022 đến 2024. Phạm vi nội dung tập trung vào các khâu trong quy trình điều hành đơn hàng PROPPER từ khâu tiếp nhận thông tin, chuẩn bị nguyên phụ liệu, lập kế hoạch sản xuất đến kiểm soát chất lượng và giao hàng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Về khung lý thuyết, khóa luận kế thừa định nghĩa về đơn đặt hàng (Purchase Order - PO) của Donald W. Dobler và David N. Burt (1996), xác định đơn đặt hàng là bằng chứng thương mại và đề xuất chính thức thiết lập giữa bên mua và bên bán, quy định cụ thể về chủng loại, đặc tính kỹ thuật, số lượng, đơn giá của sản phẩm nhằm kiểm soát quá trình thu mua. Bên cạnh đó, tác giả sử dụng hệ thống lý luận của Trần Thanh Hương (2015) và Dương Bích Nga (2023) về quản lý đơn hàng dệt may. Quản lý đơn hàng được định nghĩa là chuỗi hoạt động quản trị toàn diện bắt đầu từ khi tiếp nhận thông tin khách hàng đến khi giao hàng hoàn tất, bảo đảm các tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng, đơn giá và thời hạn giao hàng đã cam kết.

Tác giả hệ thống hóa 4 mô hình tổ chức quản lý đơn hàng trong ngành may mặc:

• Mô hình quản lý trực tuyến: Quản lý theo cấu trúc chỉ huy một thủ trưởng, quan hệ điều hành thiết lập theo chiều dọc, phù hợp quy mô sản xuất nhỏ.
• Mô hình quản lý theo chức năng: Phân định nhiệm vụ cho từng phòng ban chuyên môn hóa như bộ phận phát triển mẫu (Sample Development) và bộ phận thu mua vật tư (Procurement).
• Mô hình quản lý theo dòng sản phẩm: Thành lập bộ phận chuyên trách theo từng chủng loại sản phẩm riêng biệt.
• Mô hình quản lý theo khu vực địa lý: Phân chia quản lý đơn hàng dựa trên địa bàn thị trường của khách hàng.

Khóa luận phân tích 5 chức năng cơ bản của bộ phận quản lý đơn hàng: cầu nối thông tin giữa khách hàng và các bộ phận nội bộ; chuẩn bị tài liệu kỹ thuật và nguyên phụ liệu; xây dựng mối quan hệ và thỏa mãn nhu cầu khách hàng; phát triển hình ảnh uy tín doanh nghiệp; duy trì tính liên tục của sản xuất và tối ưu hóa lợi nhuận. Quy trình thực hiện đơn hàng chuẩn gồm 7 bước: (1) Tiếp nhận đơn hàng, (2) Phát triển mẫu, (3) Lập kế hoạch sản xuất, (4) Tìm kiếm và thu mua nguyên phụ liệu, (5) Lập kế hoạch lệnh sản xuất, (6) Triển khai sản xuất và kiểm soát chất lượng, (7) Giám sát giao hàng và thanh toán.

Hiệu quả quy trình được đánh giá qua ba tiêu chí: tỷ lệ xử lý đơn hàng đúng hạn, hiệu quả giải quyết khiếu nại của khách hàng, mức độ đáp ứng về số lượng và chất lượng sản phẩm xuất xưởng. Ngoài ra, khóa luận phản ánh bối cảnh ngành dệt may Việt Nam giai đoạn 2022 - 2024 (kim ngạch năm 2022 đạt 44,5 tỷ USD; giai đoạn khó khăn cuối năm 2022 và 2023 sụt giảm 20-30% đơn hàng; khảo sát cuối năm 2023 của Hiệp hội Dệt May Việt Nam - VITAS cho thấy chỉ khoảng 40% doanh nghiệp áp dụng hệ thống đo lường hiệu quả quản lý đơn hàng toàn diện) và bối cảnh ngành dệt may thành phố Huế theo Kế hoạch số 117/KH-UBND ngày 24/03/2023 (mục tiêu đến năm 2030 đạt 800 triệu sản phẩm may và 200.000 tấn sợi).

Phương pháp nghiên cứu thực tế bao gồm:

• Phương pháp thu thập dữ liệu: Dữ liệu thứ cấp được trích xuất từ hồ sơ nội bộ của Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Impulse Fashion Thiên An Phúc do Phòng Kế hoạch Thị trường, Phòng Tài chính Kế toán và Phòng Nhân sự cung cấp (bao gồm báo cáo tài chính, cơ cấu lao động, số liệu đơn hàng PROPPER, tài liệu kỹ thuật PDM, xác nhận đơn hàng BC#, mẫu biểu KHTT-M07); dữ liệu bổ trợ từ website công ty, tạp chí chuyên ngành kinh tế và các văn bản điều hành của địa phương.
• Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu: Sử dụng phương pháp phân tích - tổng hợp số liệu, phương pháp so sánh tương đối và tuyệt đối qua các năm, kết hợp phương pháp thống kê mô tả được xử lý trên phần mềm Microsoft Excel (sử dụng các công cụ tính toán SUM, SUBTOTAL).

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn của vấn đề nghiên cứu

Chương này tập trung trình bày hệ thống lý thuyết về đơn đặt hàng, bản chất của quy trình quản lý đơn hàng xuất khẩu FOB và đặc thù quản trị sản xuất may công nghiệp. Tác giả phân tích chi tiết vai trò của purchase order, các phương thức đặt hàng trực tiếp và gián tiếp, cấu trúc 7 bước triển khai đơn hàng, chức năng - nhiệm vụ của nhân viên theo dõi đơn hàng (merchandiser) và các tiêu chí đánh giá hiệu suất. Bên cạnh khung lý thuyết, chương 1 phản ánh bức tranh thực tiễn ngành dệt may Việt Nam từ năm 2022 đến 2024, ghi nhận áp lực lạm phát và suy thoái kinh tế toàn cầu khiến đơn hàng từ thị trường Mỹ và EU sụt giảm nghiêm trọng trong nửa cuối năm 2022 và năm 2023, trước khi phục hồi vào nửa cuối năm 2024. Tại thành phố Huế, Công ty Cổ phần Dệt may Huế đạt doanh thu 1.217 tỷ đồng năm 2022 và đặt kế hoạch đạt 1.920 tỷ đồng năm 2024, tạo động lực liên kết chuỗi cung ứng cho các doanh nghiệp trên địa bàn như Thiên An Phúc.

Chương 2: Phân tích quy trình quản lý đơn hàng PROPPER tại Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Impulse Fashion Thiên An Phúc

Chương 2 là nội dung trọng tâm của khóa luận. Tác giả giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Impulse Fashion Thiên An Phúc: thành lập ngày 03/05/2018 (mã số thuế 3301624575), diện tích khuôn viên 22.090 m² với 12.600 m² nhà xưởng chức năng (kho nguyên liệu 1.200 m², kho phụ liệu 400 m², khu cắt 1.000 m², xưởng may 5.000 m², khu hoàn thiện 2.000 m², kho thành phẩm 1.200 m²), vận hành 15 dây chuyền may trang bị máy móc từ Đài Loan và Nhật Bản. Khách hàng chính bao gồm: Propper, Hansae, Texray, Avodah, Ellietex, Jiangsu Guotai, Gumao, Supreme, Sungreat và Bach.

Kết quả sản xuất kinh doanh và cơ cấu nhân sự của doanh nghiệp giai đoạn 2022 - 2024 được tổng hợp qua các bảng số liệu:

Chỉ tiêu kinh tế	Năm 2022	Năm 2023	Năm 2024	So sánh 2023/2022	So sánh 2024/2023
Doanh thu thuần (Triệu VNĐ)	113.016	182.182	289.930	+59,02%	+59,14%
Giá vốn hàng bán (Triệu VNĐ)	92.739	148.921	231.854	+60,58%	+55,69%
Chi phí bán hàng (Triệu VNĐ)	5.820	7.625	9.693	+31,01%	+27,12%
Chi phí quản lý DN (Triệu VNĐ)	5.412	6.978	10.411	+28,94%	+49,20%
Tổng lợi nhuận trước thuế (Triệu VNĐ)	3.854	12.719	25.813	+230,02%	+102,95%

Cơ cấu lao động	Năm 2022	Năm 2023	Năm 2024	Tỷ trọng 2024
Tổng số lao động (Người)	608	612	653	100,00%
- Lao động nam	104	112	129	19,75%
- Lao động nữ	504	500	524	80,25%
- Lao động trực tiếp	522	524	562	86,06%
- Lao động gián tiếp	86	88	91	13,94%
- Trình độ: Phổ thông	541	542	578	88,51%
- Trình độ: Trung cấp, cao đẳng	35	36	39	5,98%
- Trình độ: Đại học và sau đại học	32	34	36	5,51%
Nhân sự bộ phận Quản lý đơn hàng (Người)	7	8	10	100% ĐH

Về danh mục khách hàng, năm 2022 PROPPER là khách hàng đóng góp lớn nhất với doanh thu 31,07 tỷ đồng (chiếm 43,50% doanh thu đơn hàng). Năm 2023, doanh thu PROPPER tăng 131,38%, sản lượng tăng 477.093 chiếc (tăng 436,49% so với năm 2022). Năm 2024, không xuất hiện dòng doanh thu trực tiếp từ PROPPER do công ty chuyển đổi phương thức ký kết thông qua trung gian là khách hàng BACH (đạt 143 tỷ đồng, chiếm tỷ trọng lớn nhất). Đồng thời, công ty mở rộng sang các đối tác SUPREME (sản lượng tăng thêm 2.307.017 chiếc năm 2024) và GUMAO (doanh thu tăng 32,48%).

Phân tích quy trình quản lý đơn hàng PROPPER tại Thiên An Phúc: Đơn hàng PROPPER thực hiện theo phương thức FOB xuất khẩu trực tiếp, tập trung vào hai dòng sản phẩm áo khoác (jacket) và áo polo. Trình tự quản lý gồm: tiếp nhận thông tin từ bộ phận tiếp thị sản phẩm mẫu (PP), thu thập chứng từ kỹ thuật PDM, xác nhận đơn hàng BC#, mẫu vải; lập phiếu đề nghị định mức gửi Phòng Kỹ thuật công nghệ; lập bảng tính tiêu hao tạm tính; xây dựng kế hoạch sản xuất và ban hành phiếu phân công KHTT-M07. Đối với khâu nguyên phụ liệu nhập khẩu theo chỉ định của khách hàng, chuyên viên phụ trách thực hiện đàm phán tiến độ, lập bảng cân đối vật tư, theo dõi kiểm định chất lượng vải và phụ liệu, điều phối kế hoạch may ráp trên 15 chuyền may và kiểm soát tỷ lệ lỗi AQL.

Các hạn chế thực tiễn trong quy trình được tác giả nhận diện:

• Cung ứng nguyên phụ liệu: Phụ thuộc vào nhà cung ứng do PROPPER chỉ định từ nước ngoài, dẫn đến rủi ro chậm trễ nguyên phụ liệu, gây ảnh hưởng trực tiếp đến lịch cắt và may.
• Điều độ sản xuất: Việc cân bằng chuyền may cho các mẫu áo jacket kỹ thuật phức tạp còn gặp hiện tượng nghẽn công đoạn, năng suất thực tế từng thời điểm chưa đạt định mức kế hoạch.
• Khâu vận chuyển: Thủ tục hải quan và điều phối container ra cảng đôi khi bị động trước sự thay đổi lịch tàu.
• Ứng dụng công nghệ: Quản lý thông tin đơn hàng chủ yếu dùng các bảng tính Excel rời rạc, chưa có hệ thống phần mềm quản lý đơn hàng hoặc ERP tích hợp, làm chậm tốc độ chia sẻ dữ liệu giữa Phòng Kế hoạch Thị trường và các tổ sản xuất.
• Xử lý sai lệch đơn hàng: Quy trình xử lý hàng thừa/thiếu và khiếu nại chất lượng còn mất nhiều thời gian trao đổi qua email, làm tăng chi phí phát sinh.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện quy trình quản lý đơn hàng PROPPER tại Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Impulse Fashion Thiên An Phúc

Trên cơ sở định hướng phát triển của doanh nghiệp và hạn chế phát hiện tại chương 2, tác giả đề xuất hệ thống giải pháp:

• Nâng cao năng lực chuyên môn của đội ngũ nhân viên Phòng Kế hoạch Thị trường: Đào tạo kỹ năng đàm phán hợp đồng quốc tế, chuyên môn hóa vai trò chuyên viên theo dõi đơn hàng (merchandiser), trau dồi ngoại ngữ kỹ thuật ngành may và kỹ năng giải quyết khiếu nại.
• Kiểm soát và nâng cao chất lượng sản phẩm: Chuẩn hóa quy trình kiểm tra nguyên phụ liệu đầu vào, thắt chặt giám sát chất lượng tại chuyền theo chuẩn AQL, kiểm soát chặt chẽ mẫu Pre-Production (PP sample) và mẫu đầu chuyền (TOP sample).
• Cải thiện tính đúng hạn trong giao hàng: Thiết lập sơ đồ tiến độ chi tiết (Time & Action Calendar) cho từng mã hàng PROPPER; xác định các mốc kiểm soát quan trọng (milestones) từ ngày vải về đến ngày xuất kho.
• Bảo đảm nguồn cung nguyên phụ liệu: Chủ động làm việc với đối tác PROPPER để nhận thông tin định mức sớm, giám sát lịch vận chuyển của nhà cung ứng phụ liệu để có phương án dự phòng.
• Ứng dụng phần mềm hiện đại trong quản lý đơn hàng: Đầu tư và đưa vào vận hành phần mềm quản trị chuyên dụng cho ngành may, số hóa hệ thống tài liệu kỹ thuật PDM và biểu mẫu tác nghiệp KHTT-M07, tiến tới tích hợp dữ liệu đồng bộ giữa kế hoạch, kho vật tư và xưởng sản xuất.
• Kiến nghị: Đề xuất UBND Thành phố Huế hỗ trợ hạ tầng kỹ thuật cụm công nghiệp và đào tạo lao động kỹ thuật cao; kiến nghị Ban lãnh đạo Thiên An Phúc tăng ngân sách đầu tư chuyển đổi số và hoàn thiện cơ chế khen thưởng gắn với tỷ lệ hoàn thành đơn hàng đúng hạn.

Kết quả và đóng góp

Về mặt dữ liệu thực tế, nghiên cứu đã phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh của Thiên An Phúc trong giai đoạn 2022 - 2024:

• Doanh thu thuần tăng trưởng liên tục từ 113.016 triệu đồng (2022) lên 182.182 triệu đồng (2023, tăng 59,02%) và đạt 289.930 triệu đồng (2024, tăng 59,14%).
• Lợi nhuận trước thuế tăng từ 3.854 triệu đồng (2022) lên 12.719 triệu đồng (2023, tăng 230,02%) và đạt 25.813 triệu đồng (2024, tăng 102,95%).
• Cơ cấu nhân sự tăng từ 608 người (2022) lên 653 người (2024), trong đó lao động trực tiếp chiếm 86,06%. Bộ phận quản lý đơn hàng tăng từ 7 người lên 10 người, 100% đạt trình độ đại học.
• Đơn hàng PROPPER đạt mức tăng trưởng doanh thu 131,38% và sản lượng tăng 436,49% trong năm 2023, trước khi chuyển đổi sang mô hình hợp tác qua trung gian khách hàng BACH trong năm 2024 (doanh thu BACH đạt 143 tỷ đồng).

Về mặt đóng góp giải pháp và học thuật, khóa luận mang lại các giá trị cụ thể:

• Làm rõ cấu trúc vận hành thực tế của quy trình quản lý đơn hàng may mặc xuất khẩu theo điều kiện FOB tại một doanh nghiệp địa phương quy mô hơn 650 lao động.
• Hệ thống hóa các biểu mẫu và quy trình chứng từ kỹ thuật nội bộ (BC#, PDM, KHTT-M07) phục vụ điều độ sản xuất.
• Đề xuất các giải pháp bám sát thực tế sản xuất tại xưởng, đặc biệt là việc lập tiến độ theo dõi nguyên phụ liệu nhập khẩu và kiến nghị chuyển đổi từ bảng tính Excel sang phần mềm quản trị đơn hàng chuyên nghiệp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có các giới hạn nghiên cứu được xác định từ phạm vi số liệu và phương thức giao dịch của doanh nghiệp:

• Hạn chế về chuỗi dữ liệu: Do công ty chuyển đổi phương thức hợp tác với đối tác PROPPER trong năm 2024 (thực hiện qua đầu mối trung gian là khách hàng BACH), số liệu doanh thu và sản lượng chi tiết trực tiếp của mã hàng PROPPER năm 2024 không được hạch toán độc lập như hai năm trước, làm hạn chế khả năng so sánh định lượng liên tục của riêng đối tác này trong năm cuối.
• Giới hạn phạm vi đối tượng: Nghiên cứu tập trung vào quy trình đơn hàng FOB cho một dòng khách hàng (PROPPER) với mặt hàng chính là áo khoác và áo polo, chưa bao quát hết các phương thức sản xuất khác (như gia công cắt - may - hoàn thiện CM/CMP) đang áp dụng cho các khách hàng nội địa hoặc đơn vị gia công phụ.

Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể phát triển theo hai hướng:

1. Đánh giá mở rộng quy trình quản trị chuỗi cung ứng và quản lý đơn hàng đối với các đối tác mới có quy mô sản lượng đột biến như SUPREME và GUMAO.
2. Thiết kế và đánh giá hiệu quả kinh tế - kỹ thuật khi triển khai hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp tích hợp (ERP) chuyên biệt cho ngành dệt may tại công ty.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

• Sinh viên chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Kinh doanh Quốc tế, Logistics và Quản lý Chuỗi cung ứng: Cung cấp case study thực tế về quy trình luân chuyển chứng từ và điều hành đơn hàng xuất khẩu FOB trong ngành công nghiệp may.
• Người làm đề tài khóa luận về quản trị sản xuất và quản trị đơn hàng: Tham khảo phương pháp tiếp cận mô tả quy trình thực tế, cách thức thu thập số liệu kinh doanh - nhân sự và kỹ thuật phân tích các tiêu chí đơn hàng (AQL, giao hàng đúng hạn, định mức nguyên phụ liệu).
• Bộ phận nghiệp vụ (Merchandiser) tại các doanh nghiệp may mặc: Tham khảo quy trình phân tích sai sót phát sinh trong khâu nhập phụ liệu và phương thức lập biểu mẫu giao việc liên phòng ban (giữa kinh doanh, kỹ thuật công nghệ và xưởng may).

Câu hỏi thường gặp

1. Đơn hàng PROPPER tại Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Impulse Fashion Thiên An Phúc được thực hiện theo phương thức thương mại nào và sản xuất mặt hàng gì?
Đơn hàng PROPPER được thực hiện theo phương thức xuất khẩu trực tiếp theo điều kiện FOB. Khách hàng chỉ định thiết kế, kiểu dáng, chất lượng, vải và nguyên phụ liệu; sản phẩm may mặc chủ yếu bao gồm áo khoác (jacket) và áo polo cho cả nam và nữ.

2. Bộ phận quản lý đơn hàng của công ty có bao nhiêu nhân sự và ai trực tiếp phụ trách đơn hàng PROPPER?
Giai đoạn 2022 - 2024, nhân sự bộ phận quản lý đơn hàng tăng từ 7 người (năm 2022) lên 8 người (năm 2023) và đạt 10 người (năm 2024), 100% đều có trình độ đại học. Riêng đơn hàng PROPPER do 01 chuyên viên phụ trách chính, đảm nhận từ khâu liên hệ khách hàng, cân đối nguyên phụ liệu đến theo dõi tiến độ may và xuất hàng.

3. Vì sao trong bảng dữ liệu năm 2024 không có số liệu doanh thu trực tiếp từ đối tác PROPPER?
Theo phân tích của tác giả tại chương 2, bước sang năm 2024, doanh nghiệp đã điều chỉnh mô hình hợp tác kinh doanh, tiếp tục sản xuất đơn hàng PROPPER nhưng thực hiện thông qua đơn vị trung gian là khách hàng BACH (khách hàng đóng góp doanh thu lớn nhất cho công ty năm 2024 với 143 tỷ đồng).

4. Kết quả doanh thu thuần và lợi nhuận của Thiên An Phúc biến động như thế nào trong giai đoạn 2022 - 2024?
Doanh thu thuần tăng trưởng từ 113.016 triệu đồng năm 2022 lên 182.182 triệu đồng năm 2023 và đạt 289.930 triệu đồng năm 2024. Tổng lợi nhuận trước thuế tăng từ 3.854 triệu đồng (2022) lên 12.719 triệu đồng (2023) và đạt 25.813 triệu đồng (2024).

5. Những hạn chế chính trong quy trình quản lý đơn hàng PROPPER được chỉ ra là gì?
Các hạn chế gồm có: sự bị động về tiến độ cung ứng nguyên phụ liệu nhập khẩu chỉ định; hiện tượng ùn tắc chuyền may ở các mã hàng kỹ thuật phức tạp; nguy cơ trễ hạn vận chuyển do thay đổi lịch trình hãng tàu; công tác theo dõi dữ liệu đơn hàng còn phụ thuộc vào bảng tính Excel thủ công mà chưa có phần mềm quản lý đơn hàng chuyên dụng.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phan Hạnh Uyên đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản lý đơn hàng dệt may và phân tích thực trạng thực hiện quy trình đơn hàng FOB cho đối tác PROPPER tại Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Impulse Fashion Thiên An Phúc giai đoạn 2022 - 2024. Thông qua việc phân tích số liệu tài chính, nhân sự và các bước tác nghiệp kỹ thuật, tác giả đã chỉ rõ những điểm nghẽn trong khâu kiểm soát nguyên phụ liệu, cân bằng chuyền may và ứng dụng công nghệ thông tin. Các nhóm giải pháp đề xuất tập trung vào nâng cao chất lượng nhân sự theo dõi đơn hàng, hoàn thiện quy trình kiểm tra chất lượng và đầu tư phần mềm quản lý hiện đại, tạo cơ sở thực tiễn giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và hiệu quả giao hàng xuất khẩu.

Trích đoạn nội dung tài liệu

HUE UNIVERSITY UNIVERSITY OF ECONOMICS FACULTY OF BUSINESS ADMINISTRATION ------------ GRADUATION THESIS TOPIC: ANALYZING THE PROPPER ORDER MANAGEMENT PROCESS AT IMPULSE FASHION THIEN AN PHUC TEXTILE INVESTMENT JOINT STOCK COMPANY PHAN HANH UYEN ACADEMIC YEAR: 2021 – 2025 HUE UNIVERSITY UNIVERSITY OF ECONOMICS FACULTY OF BUSINESS ADMINISTRATION ------------ GRADUATION THESIS TOPIC: ANALYZING THE PROPPER ORDER MANAGEMENT PROCESS AT IMPULSE FASHION THIEN AN PHUC TEXTILE INVESTMENT JOINT STOCK COMPANY Supervisor’s name : Ph. Truong Thi Huong Xuan Student’s full name : Phan Hanh Uyen Class : K55 Tallaght Academic year : 2021-2025 Studens’s ID : 21K4260070 Hue, March 2025 Graduation Thesis Supervisor: Ph.D Truong Thi Huong Xuan DECLARATION I hereby declare that the data and research results in this thesis are accurate and have never been used to defend any academic degree. I affirm that all assistance received in the completion of this thesis has been acknowledged, and all references in this thesis have been properly cited. Hue, April 18th 2025 Student Phan Hanh Uyen Student: Phan Hanh Uyen i Class: K55 Tallaght Graduation Thesis Supervisor: Ph.D Truong Thi Huong Xuan ACKNOWLEDGEMENTS To complete my undergraduate program and this graduation thesis, in addition to my own efforts, I am deeply grateful to the individuals who have devoted their time and support to guide and assist me throughout this journey.

First and foremost, I would like to express my sincere thanks to the Board of Directors of Impulse Fashion Thien An Phuc Textile Investment Joint Stock Company for giving me the opportunity to observe, learn, and work at the company. This invaluable experience allowed me to become familiar with the textile and garment industry and to compare academic knowledge acquired at university with real-world practices, highlighting important differences. I would also like to extend my gratitude to the Board of Rectors of Hue University of Economics and the lecturers of the Business Administration Faculty. Your support created favorable conditions for all economics students to undertake successful internships, helping us gain access to businesses and practical work environments to learn valuable experiences.

Last but not least, I would like to send my special thanks to my academic supervisor, Ph. Truong Thi Huong Xuan, and to all the staff of the company, especially the colleagues in the Market Planning Department, for their enthusiastic guidance, support, and companionship during my internship. Finally, I would like to wish all the lecturers of the Faculty of Business Administration, especially Ph. Truong Thi Huong Xuan, good health, continued passion, and confidence to carry on your noble mission.

I also wish Thien An Phuc Company and all its staff good health and continued success. I sincerely thank you all! Hue, April 18th 2025 Student Phan Hanh Uyen Student: Phan Hanh Uyen ii Class: K55 Tallaght Graduation Thesis Supervisor: Ph.D Truong Thi Huong Xuan THESIS SUMMARY Student’s full name: PHAN HANH UYEN Mạjor: Business Administration Student ID: 21K4260070 Academic year : 2021-2025 Supervisor: Ph.D TRUONG THI HUONG XUAN Thesis Title: “ANALYZING THE PROPPER ORDER MANAGEMENT PROCESS AT IMPULSE FASHION THIEN AN PHUC TEXTILE INVESTMENT JOINT STOCK COMPANY” 1. Research Objectives and Scope: Research Objectives: The study aims to systematize the theoretical and practical foundations related to order management process in enterprises. It analyzes and evaluates the current status of order management during the period from 2020 to 2022 and proposes several optimal solutions.

Scope of the Study: The research focuses on issues related to the analyzing the propper order management process at Impulse Fashion Thien An Phuc Textile Investment Joint Stock Company. Research Methodologies Used: Data Collection Methods: Data was collected from internal documents provided by the company and its departments. Additional information was gathered from the company’s website, books, newspapers, journals, and relevant online articles. Data Analysis Methods: The research employed comparative methods, synthesis techniques, and data processing methods.

Key Findings and Conclusion: The research results indicate that factors influencing order management process including product, pricing, delivery time, delivery method, and the role of order specialists have all received generally positive feedback from customers. The study has successfully systematized both the theoretical background and practical issues related to order management process at Impulse Fashion Thien An Phuc Textile Investment Joint Stock Company.