Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phạm Hồng Loan (Trường Đại học Thương mại, chuyên ngành Quản trị nhân lực, dưới sự hướng dẫn của TS. Nguyễn Thị Liên) tập trung nghiên cứu hoạt động tuyển dụng nhân lực tại Công ty Cổ phần Công nghệ ENUY Việt Nam. Bối cảnh thực tiễn được xác lập dựa trên vai trò then chốt của nguồn nhân lực đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh. Là doanh nghiệp cung cấp giải pháp bán hàng trực tuyến thành lập từ năm 2013, ENUY Việt Nam có nhu cầu mở rộng quy mô kinh doanh nhưng thực tế triển khai công tác tuyển dụng còn gặp nhiều bất cập: chất lượng ứng viên chưa đáp ứng yêu cầu, quy trình xử lý hồ sơ và tuyển mộ còn hạn chế, chi phí tuyển dụng cao trong khi chưa đạt đầy đủ kế hoạch đề ra.
Mục đích nghiên cứu của đề tài là đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân lực tại Công ty Cổ phần Công nghệ ENUY Việt Nam. Để đạt được mục đích này, đề tài thực hiện 3 nhiệm vụ nghiên cứu:
- Làm rõ những vấn đề lý luận cơ bản về tuyển dụng nhân lực trong doanh nghiệp.
- Nghiên cứu và phân tích thực trạng tuyển dụng nhân lực tại Công ty Cổ phần Công nghệ ENUY Việt Nam giai đoạn 2014 – 2016.
- Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân lực tại Công ty Cổ phần Công nghệ ENUY Việt Nam trong giai đoạn tiếp theo.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu được xác định cụ thể:
- Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động tuyển dụng nhân lực theo tiếp cận tác nghiệp, bao gồm xây dựng kế hoạch tuyển dụng, tuyển mộ, tuyển chọn và đánh giá tuyển dụng nhân lực.
- Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Công nghệ ENUY Việt Nam (địa chỉ trụ sở: Số 02, ngõ 23 đường Đức Diễn, Phúc Diễn, Bắc Từ Liêm, Hà Nội; địa điểm văn phòng nghiên cứu: Tầng 2, số 3 TT6, khu tái định cư Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội).
- Phạm vi thời gian: Số liệu thứ cấp phục vụ phân tích thực trạng được thu thập trong giai đoạn 2014 – 2016; dữ liệu sơ cấp và quá trình thực hiện khóa luận diễn ra từ ngày 22/02/2017 đến ngày 25/04/2017.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận tiếp cận cơ sở lý luận về quản trị nhân lực và tuyển dụng nhân lực dựa trên hệ thống tài liệu chuẩn của Trường Đại học Thương mại và Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, trọng tâm là giáo trình của TS. Mai Thanh Lan và PGS. Nguyễn Thị Minh Nhàn (2016), giáo trình Tuyển dụng nhân lực của TS. Mai Thanh Lan (2014), cùng các nghiên cứu của PGS.TS. Nguyễn Ngọc Quân, ThS. Nguyễn Vân Điềm (2012) và PGS.TS. Hoàng Văn Hải, ThS. Vũ Thùy Dương (2010).
Khung lý thuyết phân tích quy trình tuyển dụng nhân lực theo 4 bước tác nghiệp:
- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng (xác định nhu cầu, xây dựng chính sách và kế hoạch chi tiết).
- Tuyển mộ nhân lực (xác định nguồn bên trong/bên ngoài, lựa chọn phương thức tiếp cận và thông báo tuyển dụng).
- Tuyển chọn nhân lực (thu nhận và xử lý hồ sơ, thi tuyển, phỏng vấn, đánh giá và ra quyết định tuyển dụng, hội nhập nhân lực mới theo mô hình 5W-1H).
- Đánh giá tuyển dụng nhân lực (thông qua hệ thống chỉ tiêu định lượng và định tính).
Các nhân tố ảnh hưởng được phân loại gồm môi trường bên ngoài (thị trường lao động, đối thủ cạnh tranh, khách hàng, tình hình kinh tế, chính trị - pháp luật) và môi trường bên trong (chiến lược kinh doanh, đặc điểm ngành nghề, văn hóa doanh nghiệp, khả năng tài chính, năng lực cán bộ tuyển dụng).
Về phương pháp nghiên cứu, tác giả vận dụng phương pháp luận duy vật biện chứng kết hợp các kỹ thuật thu thập và xử lý dữ liệu:
- Thu thập dữ liệu sơ cấp:
- Điều tra bảng hỏi: Thực hiện từ ngày 27/02/2017 đến 04/03/2017 với cán bộ nhân viên tại văn phòng công ty; phát ra 40 phiếu, thu về 39 phiếu, trong đó 37 phiếu hợp lệ và 2 phiếu không hợp lệ. Cấu trúc phiếu gồm 15 câu hỏi khảo sát thực trạng tuyển dụng.
- Phỏng vấn sâu: Thực hiện phỏng vấn 6 cá nhân (gồm Giám đốc điều hành, Trưởng phòng Tổ chức, Trưởng phòng Tài chính – Kế toán và cán bộ nghiệp vụ) với bộ câu hỏi chuẩn bị sẵn gồm 10 câu nhằm làm rõ nguyên nhân của các tồn tại.
- Thu thập dữ liệu thứ cấp: Sử dụng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo cơ cấu lao động, số liệu chi phí và hồ sơ tuyển dụng giai đoạn 2014 – 2016 từ Phòng Hành chính - Nhân sự và Phòng Tài chính - Kế toán; các văn bản pháp luật, giáo trình và tạp chí chuyên ngành.
- Phương pháp phân tích dữ liệu: Sử dụng phương pháp thống kê mô tả, phương pháp so sánh (tuyệt đối và tương đối) và phương pháp phân tích tổng hợp.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài
Chương 1 làm rõ tính cấp thiết của đề tài trong bối cảnh cạnh tranh nhân lực ngành công nghệ dịch vụ bán hàng. Tác giả tiến hành tổng quan các công trình nghiên cứu trước đó tại Trường Đại học Thương mại:
- Đề tài của Nguyễn Trường Sơn (2013) tại VPBank: Nêu rõ thực trạng tuyển dụng nhưng chưa đề cập chi tiết chi phí phát sinh.
- Đề tài của Trần Quốc Phương (2011) tại Công ty CP Nông sản thực phẩm Hòa Bình: Nêu được quy trình nhưng phân tích nhân tố ảnh hưởng còn chung chung.
- Đề tài của Nguyễn Thị Dung (2013) tại Công ty CP Đầu tư và Thương mại Tràng An: Hệ thống hóa tốt lý luận nhưng chưa đi sâu vào giải pháp mở rộng nguồn tuyển và cắt giảm chi phí.
Từ đó, tác giả khẳng định tính mới và không trùng lặp của đề tài khi nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Công nghệ ENUY Việt Nam trong giai đoạn 2014 – 2016. Chương này cũng trình bày mục tiêu, đối tượng, phạm vi và thiết kế phương pháp thu thập, phân tích dữ liệu.
Chương 2: Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về tuyển dụng nhân lực trong doanh nghiệp
Chương 2 hệ thống hóa các khái niệm nền tảng: Quản trị nhân lực, Tuyển dụng nhân lực, Tuyển mộ và Tuyển chọn. Tác giả phân tích chi tiết quy trình 4 bước tác nghiệp:
- Kế hoạch hóa: Xác định nhu cầu tuyển dụng (theo tính chất hợp đồng, vị trí gián tiếp/trực tiếp), xác lập mục tiêu, xây dựng chính sách và lập kế hoạch chi tiết gắn với dự trù chi phí.
- Tuyển mộ: So sánh ưu - nhược điểm của nguồn nội bộ (thông báo nội bộ, đề bạt, luân chuyển) và nguồn bên ngoài (cơ sở đào tạo, trang mạng việc làm, trung tâm giới thiệu việc làm, headhunter).
- Tuyển chọn: Phân tích kỹ thuật xử lý hồ sơ; các hình thức thi tuyển (tự luận, trắc nghiệm IQ/EQ/chuyên môn, tay nghề); quy trình phỏng vấn 5 giai đoạn (thiết lập quan hệ, khai thác thông tin, mô tả công việc, giới thiệu doanh nghiệp, kết thúc); đánh giá ứng viên và quy trình hội nhập nhân viên mới theo cấu trúc 5W-1H (hội nhập công việc và hội nhập môi trường làm việc).
- Đánh giá tuyển dụng: Thiết lập hệ thống chỉ tiêu định lượng (chi phí tuyển dụng theo chức danh, tỷ lệ trúng tuyển, tỷ lệ đạt yêu cầu) và chỉ tiêu định tính (mức độ hài lòng, thái độ thích ứng). Đồng thời, chương 2 phân tích 6 nhân tố môi trường chi phối hoạt động tuyển dụng.
Chương 3: Phân tích thực trạng tuyển dụng nhân lực tại Công ty Cổ phần Công nghệ ENUY Việt Nam
Chương 3 trình bày tổng quan về ENUY Việt Nam: thành lập ngày 13/01/2013, mã số thuế 0106747708, đại diện pháp luật là ông Nguyễn Minh Quyết, hoạt động trong lĩnh vực cung cấp giải pháp bán hàng và thương mại điện tử. Cơ cấu tổ chức gồm Ban Tổng Giám đốc, Trợ lý và 5 phòng ban: Kế hoạch, Tài chính - Kế toán, Hành chính - Nhân sự, Thương mại, Kinh doanh.
Quy mô nhân sự và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty giai đoạn 2014 – 2016 được phản ánh qua các số liệu:
- Lao động tăng từ 35 người (2014) lên 43 người (2015) và 50 người (2016). Cơ cấu trình độ năm 2016: Thạc sĩ và đại học chiếm 40% (20 người), cao đẳng/trung cấp chiếm 50% (25 người), lao động phổ thông chiếm 10% (5 người). Cơ cấu giới tính năm 2016 gồm 20 nam và 30 nữ.
- Tổng nguồn vốn tăng từ 58,38 tỷ đồng (2014) lên 69,34 tỷ đồng (2016), trong đó vốn chủ sở hữu đạt 30,82 tỷ đồng và nợ phải trả là 38,52 tỷ đồng năm 2016.
- Doanh thu thuần tăng từ 78,94 tỷ đồng (2014) lên 80,00 tỷ đồng (2015) và 83,70 tỷ đồng (2016). Lợi nhuận sau thuế tăng trưởng từ 0,256 tỷ đồng (2014) lên 0,390 tỷ đồng (2015) và 0,750 tỷ đồng (2016).
| Chỉ tiêu tài chính & nhân sự |
Năm 2014 |
Năm 2015 |
Năm 2016 |
So sánh 2016/2015 (%) |
| Tổng tài sản / Nguồn vốn (tỷ đồng) |
58,38 |
63,90 |
69,34 |
+8,51% |
| Doanh thu thuần (tỷ đồng) |
78,94 |
80,00 |
83,70 |
+4,63% |
| Lợi nhuận sau thuế (tỷ đồng) |
0,256 |
0,390 |
0,750 |
+92,30% |
| Tổng số lao động (người) |
35 |
43 |
50 |
+16,27% |
Phân tích dữ liệu khảo sát và số liệu nội bộ về hoạt động tuyển dụng chỉ ra:
- Lập kế hoạch và tiêu chuẩn: Tiêu chuẩn đánh giá dùng thang điểm 1 đến 5 nhưng thiếu định nghĩa cụ thể cho từng mức điểm theo vị trí.
- Nguồn tuyển mộ: Năm 2016, nguồn bên ngoài chiếm 89% (trong đó website/mạng xã hội chiếm 52%, cơ sở đào tạo chiếm 26%, trung tâm giới thiệu việc làm chiếm 7%), nguồn nội bộ chỉ chiếm 11%. Khảo sát cho thấy 50% đánh giá tin tuyển dụng đủ thông tin nhưng 37,8% nhận xét thiếu tính hấp dẫn.
- Quy trình tuyển chọn: 62,16% nhân viên khảo sát cho biết không trải qua thi tuyển (chỉ áp dụng thi tiếng Anh cho vị trí phát triển thị trường); hình thức phỏng vấn gồm phỏng vấn cá nhân (48,65%), hội đồng (29,73%), nhóm (21,62%); phương pháp phỏng vấn theo mẫu chiếm 51%, không chỉ dẫn chiếm 27%, tình huống chiếm 14%, căng thẳng chiếm 8%.
- Kết quả và chi phí tuyển dụng:
| Chỉ tiêu tuyển dụng |
Năm 2014 |
Năm 2015 |
Năm 2016 |
| Tổng số hồ sơ ứng viên (hồ sơ) |
25 |
30 |
48 |
| Số ứng viên qua vòng sơ loại (người) |
15 |
15 |
22 |
| Số nhân viên được tuyển dụng (người) |
9 |
8 |
8 |
| Số lượng nhân viên đáp ứng yêu cầu (người) |
9 |
8 |
7 |
| Tỷ lệ ứng viên đáp ứng nhu cầu / Tổng hồ sơ (%) |
36,00% |
26,66% |
14,58% |
| Tổng chi phí tuyển dụng (triệu đồng) |
34,40 |
42,00 |
45,30 |
| Chi phí tuyển dụng bình quân/người (triệu đồng) |
2,87 |
2,60 |
1,62 |
- Đánh giá và hội nhập: Thời gian thử việc là 2 tháng; 37,84% nhân viên hài lòng với công tác hội nhập, 51,35% đánh giá ở mức bình thường; công ty thiếu các buổi đào tạo văn hóa doanh nghiệp bài bản cho nhân sự mới; hoạt động đánh giá sau tuyển dụng chưa được thực hiện định kỳ và còn mang tính hình thức.
Chương 4: Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện tuyển dụng tại Công ty Cổ phần Công nghệ ENUY Việt Nam
Chương 4 đưa ra các giải pháp dựa trên định hướng mở rộng kinh doanh giai đoạn 2016 – 2018 (mục tiêu tăng trưởng 50%/năm) và chuẩn hóa quản trị nhân sự:
- Hoàn thiện thi tuyển: Bổ sung bài thi trắc nghiệm chuyên môn cho từng chức danh công việc cụ thể trước khi phỏng vấn để sàng lọc năng lực khách quan, giảm tải cho hội đồng phỏng vấn.
- Đẩy mạnh quảng cáo và đổi mới tin tuyển dụng: Tái cấu trúc nội dung thông báo tuyển dụng (đưa quyền lợi, mức thu nhập, cơ hội thăng tiến lên phần đầu thay vì chỉ liệt kê yêu cầu); kết hợp hình ảnh trực quan; duy trì tin đăng ưu tiên trên các kênh tuyển dụng trực tuyến và mạng xã hội.
- Đẩy mạnh công tác hội nhập nhân lực mới: Xây dựng khung chương trình hội nhập 4 mốc:
- Trước khi nhân viên tới: Cung cấp mô tả công việc, chuẩn bị tài khoản, phương tiện làm việc.
- Ngày đầu tiên (khoảng 2 tiếng): Giới thiệu cơ cấu, tham quan công ty, giao lưu phòng ban.
- Một vài tuần đầu: Lập kế hoạch đào tạo nghiệp vụ, bố trí người hướng dẫn, tổ chức họp 15 phút cuối ngày.
- Sau 1 tháng: Thu thập phiếu khảo sát, đánh giá mức độ thích ứng, tổ chức họp cuối tháng.
- Tăng cường đánh giá tuyển dụng: Theo dõi thường xuyên 4 chỉ số định lượng (tổng hồ sơ tiếp nhận theo kênh, tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu, thời gian tuyển dụng trung bình, tỷ lệ nhân viên ở lại sau 1 năm) và lập Bảng tổng hợp kết quả tuyển dụng định kỳ.
- Nâng cao năng lực cán bộ tuyển dụng và kiến nghị: Đào tạo kỹ năng đánh giá ứng viên cho chuyên viên nhân sự; đồng thời đưa ra kiến nghị hoàn thiện cơ chế đối với cơ quan quản lý nhà nước và ban lãnh đạo công ty.
Kết quả và đóng góp
Khóa luận đã lượng hóa toàn diện thực trạng công tác tuyển dụng nhân lực tại Công ty Cổ phần Công nghệ ENUY Việt Nam thông qua hệ thống dữ liệu sơ cấp và thứ cấp giai đoạn 2014 – 2016:
- Chỉ ra thực trạng nguồn tuyển dụng phụ thuộc lớn vào kênh bên ngoài (89%), trong đó các trang web điện tử chiếm 52%.
- Xác định tỷ lệ ứng viên đáp ứng yêu cầu công việc trên tổng hồ sơ có xu hướng giảm mạnh từ 36% (năm 2014) xuống còn 14,58% (năm 2016) do hiện tượng nộp hồ sơ ồ ạt và chất lượng tin tuyển dụng chưa phân loại tốt ứng viên ngay từ đầu.
- Xác định biến động chi phí tuyển dụng từ 34,4 triệu đồng (2014) lên 45,3 triệu đồng (2016), trong đó chi phí tuyển dụng cho nhóm trình độ đại học và trên đại học chiếm tỷ trọng lớn nhất.
- Đóng góp thực tiễn của tác giả thể hiện qua việc thiết kế chương trình hội nhập nhân viên mới 4 giai đoạn chi tiết, mẫu thông báo tuyển dụng cải tiến cho vị trí Nhân viên kinh doanh và xây dựng hệ thống 4 chỉ số định lượng đánh giá hiệu quả tuyển dụng sau mỗi đợt tuyển.
So với các công trình nghiên cứu đi trước cùng chuyên ngành, khóa luận đã khắc phục được hạn chế về việc thiếu phân tích chi phí tuyển dụng và đưa ra được các biểu mẫu tác nghiệp gắn liền với đặc thù của một doanh nghiệp thương mại điện tử quy mô vừa và nhỏ.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Dung lượng mẫu khảo sát sơ cấp dừng lại ở 37 phiếu hợp lệ và 6 đối tượng phỏng vấn sâu do quy mô nhân sự của công ty tại thời điểm nghiên cứu là 50 người. Phạm vi số liệu thứ cấp mới chỉ bao quát giai đoạn 2014 – 2016 tại trụ sở Hà Nội. Hoạt động đánh giá hiệu quả tuyển dụng dài hạn sau thời gian thử việc chưa có đầy đủ dữ liệu lịch sử để phân tích sâu hơn.
- Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu việc ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự chuyên biệt trong tự động hóa quy trình lọc hồ sơ; nghiên cứu tác động của hoạt động tuyển dụng đến năng suất lao động và mức độ gắn kết của nhân viên sau thời gian làm việc từ 1 đến 3 năm khi công ty mở rộng quy mô.
Giá trị tham khảo
Tài liệu này hữu ích cho sinh viên và học viên chuyên ngành Quản trị nhân lực, Quản trị kinh doanh trong việc tham khảo phương pháp luận kết hợp khảo sát sơ cấp (bảng hỏi, phỏng vấn sâu) và phân tích số liệu tài chính - nhân sự thứ cấp tại doanh nghiệp.
Các nội dung có giá trị ứng dụng thực tiễn cao bao gồm:
- Khung chương trình hội nhập nhân viên mới theo 4 mốc thời gian.
- Hệ thống chỉ tiêu định lượng đánh giá hiệu quả quy trình tuyển mộ - tuyển chọn.
- Phương pháp phân tích cơ cấu chi phí tuyển dụng theo nhóm trình độ lao động trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Câu hỏi thường gặp
1. Cơ cấu trình độ và giới tính của nhân sự tại Công ty Cổ phần Công nghệ ENUY Việt Nam năm 2016 như thế nào?
Năm 2016, tổng số nhân sự của công ty là 50 người. Về trình độ: Thạc sĩ và Đại học có 20 người (chiếm 40%), Cao đẳng và Trung cấp có 25 người (chiếm 50%), Lao động phổ thông có 5 người (chiếm 10%). Về giới tính: Lao động nữ gồm 30 người (chiếm 60%), lao động nam gồm 20 người (chiếm 40%).
2. Phương thức tiếp cận thông tin tuyển dụng nào chiếm tỷ trọng cao nhất đối với ứng viên của ENUY Việt Nam năm 2016?
Nguồn tuyển dụng bên ngoài chiếm 89% tổng số ứng viên tiếp cận thông tin. Trong đó, các trang web điện tử và mạng xã hội chiếm tỷ trọng cao nhất với 52%, tiếp đến là các cơ sở đào tạo chiếm 26%, trung tâm giới thiệu việc làm chiếm 7%, các kênh khác chiếm tỷ lệ nhỏ; nguồn nội bộ chỉ chiếm 11%.
3. Thực trạng thi tuyển và phỏng vấn tại công ty có những điểm hạn chế nào theo kết quả điều tra?
Khâu thi tuyển chưa được tổ chức đồng bộ và bài bản: 62,16% nhân viên khảo sát không qua thi tuyển (công ty chỉ áp dụng thi tiếng Anh cho vị trí phát triển thị trường). Về phỏng vấn, 51% ứng viên trải qua phỏng vấn theo mẫu có sẵn, 48,65% là phỏng vấn cá nhân, việc đánh giá ứng viên còn phụ thuộc nhiều vào tính chủ quan của cán bộ phụ trách.
4. Tỷ lệ ứng viên đáp ứng nhu cầu tuyển dụng của công ty thay đổi ra sao qua 3 năm 2014 – 2016?
Tỷ lệ ứng viên đáp ứng nhu cầu tuyển dụng trên tổng số hồ sơ tiếp nhận giảm liên tục: đạt 36,00% năm 2014 (9/25 hồ sơ), giảm xuống 26,66% năm 2015 (8/30 hồ sơ) và còn 14,58% năm 2016 (7/48 hồ sơ).
5. Tác giả đề xuất khung chương trình hội nhập nhân lực mới gồm những mốc thời gian nào?
Chương trình hội nhập gồm 4 mốc thời gian: (1) Trước khi nhân viên mới tới, (2) Ngày đầu tiên (thời lượng khoảng 2 tiếng), (3) Một vài tuần đầu, và (4) Sau 1 tháng làm việc.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phạm Hồng Loan đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về quy trình tác nghiệp tuyển dụng nhân lực và phân tích thực trạng tại Công ty Cổ phần Công nghệ ENUY Việt Nam giai đoạn 2014 – 2016 dựa trên dữ liệu thực tế. Đề tài đã chỉ rõ những tồn tại trong khâu thi tuyển, truyền thông tuyển mộ, chi phí tuyển dụng và công tác đánh giá sau tuyển dụng. Hệ thống 5 nhóm giải pháp đề xuất có tính khả thi, tập trung vào chuẩn hóa bài thi trắc nghiệm, đổi mới tin tuyển dụng, xây dựng lộ trình hội nhập nhân viên mới và thiết lập các chỉ số định lượng đánh giá hiệu quả tuyển dụng tại doanh nghiệp.
