CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUY TRÌNH NGHIÊN CỨU, ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU KỲ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ Mỗi một doanh nghiệp muốn hoạt động hiệu quả và không ngừng lớn mạnh đều phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tốt. Đây là điều mà tất cả các nhà quản lý quan tâm và mong muốn.Vậy hệ thống KSNB là gì? Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315: “Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị” nêu rõ “Kiểm soát nội bộ: là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan”.
Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của KSNB. Theo giáo trình “Lý thuyết kiểm toán” của Học viện Tài chính, hệ thống KSNB được hiểu là: “Hệ thống bao gồm toàn bộ các chính sách, các bước kiểm soát và các thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm mục đích quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị”. Như vậy hệ thống KSNB được chính các doanh nghiệp tự thiết lập nhằm đạt mục tiêu quản lý, điều hành. KSNB là một chức năng ở bên trong của tổ chức, hoạt động liên tục cùng với sự hình thành và phát triển của các doanh nghiệp.
Nếu không xây dựng và vận hành hệ thống KSNB các hoạt động của SV: Hoàng Lương Nhân Lớp: CQ50/22.03 12 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp GVHD: NCS. Đỗ Thị Thoa doanh nghiệp sẽ không được kiểm soát, dẫn đến hiệu quả hoạt động không cao, vì thế mà báo cáo tài chính (BCTC) được lập ra không tin cậy. Mục đích của việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ tại các đơn vị Mỗi nhà quản lý muốn doanh nghiệp được kiểm soát theo những cách khác nhau. Nhưng nhìn chung, việc thiết lập hệ thống KSNB đều nhằm những mục đích sau đây: Thứ nhất: Nhằm bảo vệ tài sản, sổ sách và thông tin.
Đây là mục đích đầu tiên và cũng là quan trọng mà các nhà quản lý quan tâm. Mọi hệ thống KSNB đều phải đạt được mục tiêu này.Tài sản là nguồn lực kinh tế của doanh nghiệp, sổ sách kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, bảo vệ tài sản và sổ sách rất cần thiết và quan trọng. Ngày nay đối với nhiều doanh nghiệp còn có những thông tin kinh tế tài chính cần được giữ bí mật, chẳng hạn như: bí quyết kinh doanh, bí mật kinh doanh,.Do vậy một hệ thống KSNB tốt để đảm bảo những thông tin này đôi khi còn là vấn đề sống còn với doanh nghiệp. Thứ hai: Nhằm thúc đẩy việc tuân thủ pháp luật.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, mọi doanh nghiệp đều phải tiến hành trong khuôn khổ của pháp luật. Để duy trì và đảm bảo rằng mọi hoạt động mà đơn vị tiến hành không vi phạm pháp luật, cần có một hệ thống KSNB theo dõi, giám sát và thúc đẩy việc tuân thủ pháp luật trong tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành. Thứ ba: Nhằm tăng cường tính hiệu lực, hiệu quả về mặt điều hành và sử dụng các nguồn lực trong đơn vị. Các nguồn lực đều khan hiếm nên phải quản lý và sử dụng các nguồn lực một cách vừa tiết kiệm lại hiệu quả.
Hệ thống KSNB sẽ giám sát chặt chẽ quy trình sử dụng các nguồn lực. Không chỉ giám sát, một hệ thống KSNB tốt còn SV: Hoàng Lương Nhân Lớp: CQ50/22.03 13 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp GVHD: NCS. Đỗ Thị Thoa chỉ ra những hạn chế trong quá trình sử dụng nguồn lực nhằm tăng cường tính hiệu lực, hiệu quả về mặt điều hành và sử dụng các nguồn lực. Thứ tư: Nhằm cung cấp thông tin đáng tin cậy và lập BCTC trung thực, hợp lý.
Ngày càng nhiều đối tượng muốn quan tâm đến các thông tin do doanh nghiệp công khai, để đưa ra những quyết định kinh tế đúng đắn. Một trong số những điều được quan tâm là tính trung thực của những thông tin đó. Nếu một đơn vị muốn có một BCTC như vậy, trước tiên họ phải có những thông tin kinh tế được ghi chép trung thực và tin cậy. Đó cũng là một trong những mục đích khi đơn vị thiết lập hệ thống KSNB.
Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống KSNB được cấu tạo bởi ba bộ phận, đó là môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm những yếu tố ảnh hưởng có tính bao trùm đến việc thiết kế và vận hành của các quá trình KSNB gồm cả hệ thống kế toán và các nguyên tắc, quy chế, thủ tục kiểm soát cụ thể. Một môi trường kiểm soát tốt chưa thể đảm bảo là toàn bộ hệ thống KSNB là tốt. Song một môi trường kiểm soát không thuận lợi sẽ ảnh hưởng lớn đến hiệu lực và hiệu quả của hệ thống KSNB.
Môi trường kiểm soát bao gồm rất nhiều yếu tố ảnh hưởng lẫn nhau nhưng có thể khái quát thành những yếu tố chính sau: Đặc thù về quản lý Đặc thù quản lý chỉ những quan điểm, triết lý và phong cách điều hành và quản lý của mỗi nhà lãnh đạo của đơn vị. Do vậy họ sẽ có sự chỉ đạo và mong muốn khác nhau về mục tiêu phát triển của doanh nghiệp, cũng như họ đánh giá tầm quan trọng của hệ thống KSNB ở những mức độ khác nhau. Các quan điểm SV: Hoàng Lương Nhân Lớp: CQ50/22.03 14 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp GVHD: NCS. Đỗ Thị Thoa của các nhà quản lý sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định cũng như các cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức trong một đơn vị phản ánh việc phân chia quyền lực, trách nhiệm và nghĩa vụ của các nhân viên cũng như mối quan hệ hợp tác, phối hợp, kiểm soát và chia sẻ thông tin lẫn nhau giữa các thành viên. Cơ cấu tổ chức nếu được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo một hệ thống xuyên suốt, trơn tru từ cấp trên xuống cấp dưới trong việc ban hành, triển khai các quyết định cũng như kiểm tra giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ các khâu của doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa một cách hiệu quả các hành vi gian lận, sai sót trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Chính sách nhân sự Đội ngũ nhân viên trong đơn vị là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát và là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát của đơn vị. Nếu nhân viên có năng lực và sự tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của KSNB. Ngược lại, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên có năng lực chuyên môn thấp và thiếu trung thực, đạo đức kém thì hệ thống KSNB cũng không thể phát huy hiệu quả. Công tác kế hoạch Một hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch đầu tư, dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định (TSCĐ), đặc biệt là kế hoạch tài chính có chứa những ước tính cân đối tình hình tài chính, hiệu quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai là SV: Hoàng Lương Nhân Lớp: CQ50/22.03 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp GVHD: NCS.
Đỗ Thị Thoa những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Nếu việc lập và thực hiện các kế hoạch này được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành một công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Bộ phận kiểm toán nội bộ Những đơn vị có quy mô lớn, quy trình sản xuất kinh doanh phức tạp rất cần có bộ phận này. Chức năng chủ yếu của họ là giám sát, kiểm tra và đánh giá một cách thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị.
Đơn vị sẽ có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động nói chung, chất lượng công tác kiểm soát nói riêng. Điều rất quan trọng với hoạt động của bộ phận này là phải đảm bảo được tính độc lập với các bộ phận khác trong đơn vị. Các nhân tố bên ngoài Ngoài các nhân tố bên trong doanh nghiệp, môi trường kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài khác. Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến các nhân tố vừa nêu trên như thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục KSNB.
Nhóm các nhân tố này thường bao gồm: Sự kiểm soát của các cơ quan chức năng Nhà nước, ảnh hưởng của các bên chủ nợ, môi trường pháp lý và đường lối phát triển của Nhà nước nói chung,. Hệ thống kế toán Hệ thống kế toán là hệ thống dùng để nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ, xử lý, tổng hợp và lập báo cáo về các thông tin kinh tế, tài chính ở đơn vị. Là mắt xích quan trọng trong hệ thống KSNB, hệ thống kế toán có hiệu quả phải góp phần đạt được những mục tiêu hoạt động của hệ thống KSNB. Những yếu tố chính trong hệ thống kế toán của đơn vị gồm: SV: Hoàng Lương Nhân Lớp: CQ50/22.03 16 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp GVHD: NCS.
Đỗ Thị Thoa Chứng từ Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính của đơn vị khi phát sinh đều phải có chứng từ chứng mình và kế toán phải ghi sổ đầy đủ. Chứng từ là vật mang tin về các nghiệp vụ, phản ánh nghiệp vụ đã được tổng hợp, ghi chép.