CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BCTC TẠI CÁC TỔ CHỨC KIỂM TOÁN ĐỘC LẬP 1. Khái quát về vốn bằng tiền 1. Khái niệm vốn bằng tiền Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động trong doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái tiền tệ, có tính thanh khoản cao nhất, bao gồm tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp, tiền gửi ở các ngân hàng, Kho bạc Nhà nước và các khoản tiền đang chuyển. Với tính lưu hoạt cao – vốn bằng tiền được dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp, thực hiện việc mua sắm hoặc chi phí.
Đặc điểm vốn bằng tiền ảnh hưởng đến kiểm toán vốn bằng tiền Trong kiểm toán đối với vốn bằng tiền, những đặcđiểm trong quản lý đặc biệt là trong hạch toán vốn bằng tiền có ảnh hưởng quantrọng tới việc lựa chọn phương pháp kiểm toán như thế nào để có thể thu thập đượcbằng chứng kiểm toán đủ về số lượng và chất lượng về phần hành này. Vốn bằngtiền mang những đặc trưng cơ bản phản ánh vai trò của chúng như sau: Vốn bằng tiền là một loại tài sản lưu động có tính luân chuyển linh hoạt nhất của doanh nghiệp được trình bày trước tiên trên bảng cân đối kế toán. Khoản mục vốn bằng tiền thường đóng vai trò quan trọng trong quá trình phân tích về khả năng thanh toán của doanh nghiệp, nên đây sẽ là khoản thường bị trình bày sai lệch. Vốn bằng tiền là khoản mục bị ảnh hưởng và có ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng như thu nhập, chi phí, công nợ và hầu hết các tài sản khác của doanh nghiệp.
Do đó, vốn bằng tiền có mối quan hệ mật thiết với các chu trình nghiệp vụ chủ yếu của doanh nghiệp. Vì vậy, những sai sót và gian lận trong các khoản mục khác thường có liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ của vốn bằng tiền như mua bán vật tư, tài sản; thu tiền bán SV: Nguyễn Mạnh Tuấn 4 CQ50/22.02 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Học Viện Tài Chính Luận văn cuối khóa hàng; thanh toán công nợ; các khoản chi phí sản xuất, chi phí quản lý, chi phí bán hàng phát sinh hằng ngày;… Các nghiệp vụ về tiền thường phát sinh thường xuyên với số lượng lớn và có qui mô khác nhau. Mặc dù vốn bằng tiền có nhiều ưu điểm trong hoạt động thanh toán, kể cả trong quá trình bảo quản, sử dụng nhưng đây lại là tài sản được ưa chuộng nhất nên xác suất gian lận, biển thủ cao nhất, và do đó rủi ro tiềm tàng cao nên kiểm toán cần tập trung kiểm tra chi tiết nhiều hơn các loại khác. Tuy nhiên cần lưu ý rằng việc tập trung khám phá gian lận chỉ thực hiện khi hệ thống kiểm soát nội bộ yếu kém, cũng như khi mức độ gian lận là trọng yếu.
Với các đặc điểm nêu trên có thể thấy vốn bằng tiền là một khoản mục quan trọng nhưng lại dễ bị trình bày sai lệch, khả năng mất mát, gian lận lớn. Điều này dẫn tới trong bất cứ cuộc kiểm toán BCTC nào thì kiểm toán vốn bằng tiền luôn là một nội dung quan trọng cho dù số dư của khoản mục tiền có thể là không lớn. Và khi thực hiện kiểm toán tiền thì việc kiểm tra chi tiết đối với khoản mục cũng như là các nghiệp vụ phát sinh liên quan là vô cùng quan trọng và kiểm toán viên phải tập trung hơn bất cứ một thủ tục nào khác. Từ những đặc điểm của vốn bằng tiền đã nêu trên dẫn đến các khả năng sai phạm đối với khoản mục này rất phong phú và đa dạng.
Nhận biết điều này có ảnh hưởng rất lớn cho công tác kiểm toán trong quá trình phát hiện sai sót. Kinh nghiệm kiểm toán từ các công ty kiểm toán lớn cho thấy khả năng sai phạm đối với vốn bằng có thể xảy ra ở cả ba loại tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. Đồng thời sai phạm có thể liên quan tới tiền Việt Nam đồng, tiền ngoại tệ hay là vàng, bạc đá quý, kim loại quý,… SV: Nguyễn Mạnh Tuấn 5 CQ50/22.02 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Học Viện Tài Chính Luận văn cuối khóa 1. Kiểm soát nội bộ vốn bằng tiền trong doanh nghiệp 1.KSNB đối với vốn bằng tiền Khoản mục vốn bằng tiền thường có hai nghiệp vụ phát sinh là thu tiền và chi tiền do đó kiểm soát nội bộ được thiết kế riêng đối với từng loại nghiệp vụ Đối với nghiệp vụ thu tiền: Các nghiệp vụ thu tiền thường phát sinh bao gồm: Thu từ bán hàng; thu nợ; thu từ vay nợ; thu từ thanh toán vãng lai trong nội bộ hoặc bên ngoài.
Các chứng từ liên quan đến thu tiền bao gồm: Các hóa đơn bán hàng; các bản khế ước vay nợ đối với các khoản vay; các bản kê thanh toán nợ; giấy thanh toán tiền tạm ứng còn thừa; phiếu thu tiền, biên lai thu tiền (đối với thu tiền mặt); giấy báo có hoặc giấy nộp tiền vào tài khoản (đối với thu tiền qua ngân hàng). Đối với thu tiền mặt: Việc áp dụng chính sách thu tiền tập trung và phân công nhân viên thu nhận rất phổ biến để ngăn ngừa khả năng sai phạm. Cùng với việc bố trí như trên thì một thủ túc kiểm soát đối với các nghiệp vụ thu tiền chính là việc đánh số trước đối với các chứng từ thu tiền như phiếu thu, biên lai nhận tiền,…cũng được xem là thủ tục kiểm soát hiệu quả. Trong trường hợp thu tiền từ bán hàng, đơn vị cần thực hiện ghi chép từng nghiệp vụ hàng ngày và lập báo cáo trong ngày để có thể kiểm soát số tiền thu được từ bán hàng hóa sản phẩm.
Đối với thu tiền qua ngân hàng: Kiểm soát nội bộ đối với giấy báo có và định kỳ đối chiếu công nợ là thủ tục hữu hiệu để ngăn chặn khả năng sai phạm trong những nghiệp vụ này. Trong điều kiện hệ thống thanh toán điện tử đang phát triển cùng với sự phát triển của hệ thống ngân hàng thì việc thanh toán qua hệ thống này là một giải pháp kiểm soát tương đối toàn diện và đem lại hiệu quả kiểm soát cao Đối với nghiệp vụ chi tiền: SV: Nguyễn Mạnh Tuấn 6 CQ50/22.02 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Học Viện Tài Chính Luận văn cuối khóa Các nghiệp vụ chi tiền mặt bao gồm: Chi tiền mua vật tư, hàng hóa cho kinh doanh; chi mua TSCĐ cho kinh doanh; chi phí để trả nợ nhà cung cấp, nhà tín dụng; chi phí trả lương, bảo hiểm xã hội; chi tạm ứng trong nội bộ; chi thanh toán vãng lai trong nội bộ hoặc bên ngoài. Các chứng từ liên quan đến chi tiền bao gồm: Các hợp đồng mua bán; lệnh chi tiền; các hóa đơn mua hàng và chứng từ chi mua khác; khế ước vay nợ liên quan đến việc cho vay; các séc chuyển tiền khi nộp tiền mặt vào ngân hàng; giấy biên nhận tiền; giấy đề nghị thanh toán; phiếu chi; ủy nhiệm chi; lệnh chuyển tiền;… Những thủ tục kiểm soát đối với chi tiền đem lại hiệu quả trong việc ngăn chặn khả năng sai phạm bao gồm: Vận dụng triệt để nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn trong chi tiền: Người quản lý nên thực hiện sự ủy quyền cụ thể cho cấp dưới trong một số công việc. Đối với tiền, phải phần quyền cho những người xét duyệt có đủ khả năng và liêm chính.
Đồng thời khi phê chuẩn thực hiện chi tiền cần dựa trên cơ sở văn bản cụ thể về xét duyệt chi tiêu và kiểm soát cũng như phê duyệt chi tiêu phải để lại dấu tích (chữ ký và dấu) Việc xây dựng các thủ tục xét duyệt các khoản chi: Các séc, ủy nhiệm chi hay phiếu chi chỉ được lập và ký duyệt sau khi đã kiểm tra các chứng từ có liên quan, và cần có thể thức để theo dõi cho đến khi chúng được gởi đi. Hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán. Nguyên tắc chung là hầu hết các khoản chi nên thực hiện thanh toán qua ngân hàng, ngoại trừ một số khoản chi nhỏ mới sử dụng tiền mặt. Ngoài ra, những chứng từ thanh toán qua ngân hàng (séc, ủy nhiệm chi) nên đánh số liên tục trước khi sử dụng.
Nếu không được sử dụng thì phải được lưu lại đầy đủ để tránh tình trạng bị mất cấp hay bị lạm dụng. Các séc, ủy nhiệm chi hư, mất hiệu lực phải đóng dấu hủy bỏ, hay gạch bỏ để tránh tình trạng sử dụng lại, và phải được SV: Nguyễn Mạnh Tuấn 7 CQ50/22.02 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Học Viện Tài Chính Luận văn cuối khóa lưu trữ đầy đủ. Các chứng từ gốc làm cơ sở thanh toán phải được đánh dấu để ngăn ngừa việc sử dụng lại chứng từ gốc để chi nhiều lần. Khi các phương tiện thanh toán điện tử phát triển thì việc sử dụng các thanh toán điện tử, thanh toán qua ngân hàng sẽ giúp ích lớn trong việc ngăn chặn và phát hiện khả năng sai phạm trong thanh toán Thực hiện đối chiếu định kỳ với ngân hàng, với nhà cung cấp.
Đây là thủ tục kiểm soát tốt để phát hiện các chênh lệch giữa những ghi chép của bản thân doanh nghiệp với những ghi chép độc lập của bên có liên quan. Mọi khoản chênh lệch phải được điều chỉnh thích hợp, những trường hợp chưa rõ nguyên nhân phải được kết chuyển vào các khoản phải thu khác, hay phải trả khác và xử lý phù hợp Những thủ tục kiểm soát trên được coi là những thủ tục phổ biến trong quản lý các nghiệp vụ thu chi. Tuy nhiên, trong các trường hợp cụ thể thì các thủ tục kiểm soát này có thể được thay đổi, chi tiết hơn hoặc có thêm các thủ tục khác được thiết kế, bổ sung làm tăng hiệu quả việc kiểm soát đối với tiền. Nghiên cứu những thủ tục kiểm soát trên trong kiểm toán tiền có ý nghĩa vô cùng quan trọng.
Thông qua các thủ tục kiểm soát này, kiểm toán viên có thể đưa ra hướng, nội dung kiểm toán cùng các phương pháp kiểm toán phù hợp để đạt được mục tiêu kiểm toán đề ra. Kế toán vốn bằng tiền Các nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền: Nguyên tắc tiền tệ thống nhất: Hạch toán kế toán phải sử dụng thống nhất một đơn vị giá là ”đồng Việt Nam (VNĐ)” để tổng hợp các loại vốn bằng tiền. Nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra ”đồng Việt Nam” để ghi sổ kế toán. Đồng thời phải theo dõi nguyên tệ các loại tiền đó.