CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU KỲ TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN SỰ TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1.1 KHÁI QUÁT VỀ CHU KỲ TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN SỰ.1 Khái niệm và vai trò của khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương. Lao động của con người cùng với đối tượng lao động và tư liệu lao động hợp thành ba yếu tố của quá trình sản xuất. Trong ba yếu tố đó thì lao động của con người là yếu tố có vai trò quan trọng nhất, vì không có lao động của con người thì tư liệu lao động và đối tượng lao động chỉ là những vật vô dụng. Muốn cho quá trình sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp tiến hành thường xuyên liên tục thì một vấn đề thiết yếu là phải đảm bảo tái sản xuất sức lao động, nghĩa là sức lao động mà con người bỏ ra phải được bồi hoàn dưới dạng thù lao lao động.
Mác từng nói: “Lao động sáng tạo ra giá trị hàng hóa nhưng bản thân nó không phải là hàng hóa và không có giá trị”. Cái mà người ta gọi là “giá trị lao động” thực tế là “giá trị sức lao động”. Trong nền kinh tế hàng hóa, thù lao lao động được biểu hiện bằng thước đo giá trị gọi là tiền lương. Như vậy, tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà doạnh nghiệp phải trả cho nguời lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng, chất lượng công việc mà họ đã đóng góp cho doanh nghiệp.
Nhận thức rõ vai trò của tiền lương trong việc phát triển nền kinh tế quốc dân, tại Hội nghị lần thứ 7 Ban chấp hành TW khóa VIII đã khẳng định: “Tiền lương gắn liền với sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, trả lương đúng cho người lao động chính là thực hiện đầu tư cho phát triển, đóng góp phần quan trọng làm lành mạnh, trong sạch đội ngũ cán bộ, đảm bảo giá trị thực của tiền lương và từng bước cải thiện theo sự phát triển kinh tế - xã hội”. SV:Lê Ngọc Tấn 4 Lớp:CQ50/22.02 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính Tiền lương có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Nó mang ý nghĩa về mặt kinh tế, đó là khoản chi phí sản xuất chiếm một tỷ trọng tương đối lớn, nhất là đối với cá đơn vị sản xuất và dịch vụ, doanh nghiệp cần quản lí tốt sao cho giảm chi phí tiền lương, hạ giá thành sản phẩm, tăng hiệu quả lao động. Bên cạnh đó, đây còn là khoản doanh nghiệp trả cho nguời lao động, là nguồn thu nhập chính của người lao động, do vậy mà nó quyết định lũy tiến tới sự làm việc và cống hiến của người lao động đối với công việc.
Như vậy tiền lương mang cả ý nghĩa về mặt kinh tế và mặt xã hội. Do vậy, các nhà quản lí luôn phải cân nhắc hai vấn đề: Thứ nhất, tiền lương phải đảm bảo nhu cầu của người lao động; Thứ hai, chi phí tiền lương phải phù hợp với chi phí sản xuất, đảm bảo đem lại lợi nhuận cho đơn vị. Nghị định 103/2014/NĐ-CP quy định về mức lương tối thiểu vùng mới đối với NLĐ làm việc ở DN, HTX, tổ hợp tác, trang trại, hộ gia đình, cá nhân và các cơ quan tổ chức có thuê mướn lao động. Cụ thể như sau: - Vùng I tăng lên thành: 3.000 đồng/tháng - Vùng II tăng lên thành: 2.000 đồng/tháng - Vùng III tăng lên thành: 2.000 đồng/tháng - Vùng IV tăng lên thành: 2.000 đồng/tháng Bên cạnh tiền lương còn có những khoản trích theo lương đó là: Bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế ( BHYT), kinh phí công đoàn (KPCĐ), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN).
Theo chế độ tài chính hiện hành, tỷ lệ trích các khoản này như sau: - Bảo hiểm xã hội: được tính theo tỷ lệ 26% trên lương cơ bản. Trong đó, người sử dụng lao động phải nộp 18% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, người lao động chịu 8%). Qũy BHXH dùng để trợ cấp cho người lao động tham gia đóng góp quỹ trong các trường hợp bị mất khả năng lao động như: ốm đau, tai nạn lao động, thai sản, hưu trí, mất sức… SV:Lê Ngọc Tấn 5 Lớp:CQ50/22.02 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính - Bảo hiểm y tế: tính theo tỷ lệ 4,5% trên lương cơ bản. Trong đó, người sử dụng lao động chịu 3% tính vào chi phí, người lao động chịu 1,5%.
Qũy BHYT được sử dụng để trợ cấp cho lao động tham gia đóng góp quỹ trong hoạt động khám chữa bệnh. - Kinh phí công đoàn: tính theo tỷ lệ 2% theo lương thực tế tại đơn vị. Khoản này do người sử dụng lao động chịu toàn bộ và tính vào chi phí. Số KPCĐ này một phần nộp lên cơ quan quản lý công đoàn cấp trên, một phần để lại doanh nghiệp chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp.
- Bảo hiểm thất nghiệp: đây là khoản mới được đưa vào áp dụng. Theo quy định, tỷ lệ trích BHTN là 2% trên lương cơ bản; trong đó, người sử dụng lao động chịu 1% và người lao động chịu 1%.2 Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương. Đặc thù của khoản mục tiền lương là phát sinh khá thường xuyên. KSNB về tiền lương và các khoản trích theo lương đóng một vai trò quan trọng vì nó không chỉ nhằm mục đích ngăn chặn và phát hiện ra những sai phạm về nghiệp vụ, mà còn góp phần đảm bảo việc tuân thủ pháp luật và hiệu quả kinh tế cho các hoạt động về tiền lương cũng như các khoản trích theo lương.
Bởi vậy các doanh nghiệp rất chú trọng KSNB về khoản mục này. Mặt khác, kiểm soát khoản mục tiền lương còn có các chức năng như: Tiếp nhận và quản lý nhân sự; Theo dõi và ghi nhận thời gian lao động, khối lượng công việc, sản phẩm lao vụ hoàn thành; Tính lương và lập bảng lương; Thanh toán lương và các khoản khác cho công nhân viên; Giải quyết chế độ lương, khoản trích theo lương và chấm dứt hợp đồng lao động. Nội dung công việc KSNB cụ thể là không như nhau nhưng đều có thể khái quát ở những việc chính sau đây: SV:Lê Ngọc Tấn 6 Lớp:CQ50/22.02 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính - Đơn vị xây dựng và ban hành các quy định về quản lý nói chung và KSNB nói riêng đối với các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương. Những quy định gồm: Quy định về chức năng, trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ của người hay bộ phận có liên quan đến xử lý các công việc và quy định về trình tự, thủ tục KSNB thông qua trình tự thủ tục thực hiện xử lý các công việc liên quan đến các nghiệp vụ về tiền lương và các khoản trích theo lương.
Các quy định cụ thể về quản lý và kiểm soát đối với tiền lương và các khoản trích theo lương có thể kế đến như: + Ban hành chính sách/ quy chế để quản lý và kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc khen thưởng, tăng lương thời gian, tăng phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp ăn ca, phụ cấp thai sản… + Ban hành chính sách/ quy chế để quản lý và kiểm soát các khoản chi đối với tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý doanh nghiệp trong chi phí quản lý chung, chi phi hoạt động của doanh nghiệp. + Các quy định, thủ tục đối với việc ghi nhận và xác định các khoản tiền lương và các khoản trích theo lương. Việc thực hiện các thủ tục KSNB của doanh nghiệp sẽ đảm bảo được các mục tiêu của doanh nghiệp đề ra khi xây dựng HTKSNB: đảm bảo tính tuân thủ pháp luật; đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả trong mọi hoạt động của đơn vị; đảm bảo tính đáng tin cậy của thông tin tài chính trên cả hai phương diện thiết kế và vận hành. Vì vậy khi tiến hành kiểm toán, KTV phải kiểm tra để biết và đánh giá được sơ bộ tính hiệu lực và hiệu quả của HTKSNB của doanh nghiệp và mức độ tin cậy của hai khoản mục này trên BCTC.
SV:Lê Ngọc Tấn 7 Lớp:CQ50/22.02 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính - Đơn vị tổ chức triển khai thực hiện các quy định về quản lý và kiểm soát nói trên: Tổ chức phân công, bố trí nhân sự thực hiện các công việc liên quan đến hoạt động bán hàng và hoạt động quản lý doanh nghiệp; phổ biến quán triệt về chức năng, nhiệm vụ của các cá nhân, bộ phận có liên quan đến hoạt động bán hàng và quản lý doanh nghiệp; kiểm tra đôn đốc các cá nhân, bộ phận thực hiện các quy định đã ban hành; xử lý các hành vi vi phạm các chính sách, quy chế nội bộ mà đơn vị đã ban hành… 1.3 Đặc điểm của khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương ảnh hưởng tới quá trình kiểm toán. Như đã nói ở trên, khoản mục tiền lương là khoản mục đặc biệt vừa mang ý nghĩa về mặt kinh tế, vừa mang ý nghĩa về mặt xã hội. Khoản mục này có những đặc điểm riêng có ảnh hướng tới quá trình kiểm toán. Mỗi doanh nghiệp có một chính sách tiền lương riêng, mặt khác các chứng từ liên quan tới tiền lương của nhân viên đều phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp.
Do đó, khi kiểm toán chu kỳ tiền lương các KTV cần tìm hiểu chính sách lương của đơn vị, từ đó xây dựng thủ tục kiểm toán phù hợp đặc điểm kinh doanh và hình thức lương áp dụng trong doanh nghiệp. Chi phí tiền lương là cơ sở để trích lập BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN và thuế thu nhập cá nhân mà doanh nghiệp và nguời lao động phải nộp cho cơ quan chức năng nhằm tái phân phối thu nhập, đảm bảo cuộc sống và các chính sách cho người lao động. Do đó, khi kiểm toán khoản mục tiền lương, KTV cần phải xem xét việc áp dụng các chính sách bảo hiểm, thuế của doanh nghiệp, khẳng định việc thực hiện nghĩa vụ với nhà nước tại đơn vị là đầy đủ hợp lý. Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương luôn được đánh giá là khoản mục chứa đựng các rủi ro tiềm tàng.
Tiền lương của đơn vị có thể bị lãng phí do công tác quản lý không hiệu quả hay do biển thủ thông qua các hình thức SV:Lê Ngọc Tấn 8 Lớp:CQ50/22.02 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính gian lận (lập hợp đồng lao động khống, chấm công khống…).