CHƯƠNG 1 NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC NỢ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1.Khái quát nợ phải trả người bán 1. Khái niệm về nợ phải trả người bán -Theo giáo trình Nguyên lý kế toán xuất bản năm 2014 của Nhà xuất bản tài chính: “Nợ phải trả là nghĩa vụ tài chính hiện tại mà đơn vị kế toán phải thanh toán bằng nguồn lực của mình”. Nợ phải trả cho người bán là những khoản phát sinh trong quá trình thanh toán có tính chất tạm thời mà doanh nghiệp chưa thanh toán cho các bên do chưa đến hạn thanh toán hoặc trong thời hạn thanh toán theo hợp đồng ký kết. Nợ phải trả người bán bao gồm các khoản phải trả.người bán về việc mua vật tư, mua hàng hóa, tài sản cố định, công cụ dụng cụ, thiết bị, dịch vụ điện nước, điện thoại, vệ sinh, sửa chữa… Các khoản phải trả này không bao.gồm khoản nợ phải chịu lãi, khoản phải trả do bị phạt, giấy nhận nợ, vay nợ, nợ trái phiếu… Nội dung, số liệu các khoản phải trả người bán đó được phản ánh qua tài khoản Nợ phải trả người bán.
Trong báo cáo tài chính, khoản mục nợ phải trả người bán là một khoản mục quan trọng,liên quan rất nhiều đến các khoản mục khác trong Báo cáo tài chính của doanh nghiệp như tiền, hàng tồn kho, tài sản cố định… Khoản mục nợ phải trả giúp người đọc (các nhà đầu tư, các ngân hàng, các đối tác kinh doanh…) hiểu rõ hơn về tình hình công nợ phải trả của doanh nghiệp, khả năng thanh toán, khả năng quay vòng vốn. Do đó, nợ phải trả là khoản mục.được các nhà đầu tư rất quan tâm, và không thể bỏ qua trong qua SV: Triệu Văn Tài 5 Lớp: CQ54/22.06 trình kiểm toán BCTC. Để quản lý tốt và chặt chẽ các khoản nợ phải trả người bán thì khoản mục phải trả người bán phải được theo dõi một cách chi tiết từng đối tượng, được ghi đầy đủ trên sổ chi tiết tài khoản 331 và chi tiết rõ theo nợ phải trả dài hạn hay ngắn hạn hay theo dõi theo thời gian trả nợ để có thể trả nợ đúng hạn hoặc được hưởng chiết khấu. Đến cuối kỳ, kế toán doanh nghiệp sẽ dựa trên chi tiết số dư tài khoản 331 để xác định số dư bên nợ hoặc bên có để đưa vào chỉ tiêu phải trả người bán (trong nợ ngắn hạn hoặc nợ dài hạn của bên nguồn vốn) hay chỉ tiêu trả trước cho người bán (trong phần các khoản thu ngắn hạn của bên tài sản ngắn hạn) trong BCĐKT.
Đồng thời doanh nghiệp cũng thực hiện lập các bản công nợ phải trả, đối chiếu thường xuyên với người bán để đảm bảo các khoản nợ được theo dõi chính xác và đầy đủ. Trên phần tài sản, khoản mục nợ phải trả người bán được trình bày trên chỉ tiêu Trả trước cho người bán. Chỉ tiêu này phản ánh khoản tiền trả trước cho người bán theo thỏa thuận mà đến cuối kỳ, doanh nghiệp vẫn chưa nhận được hàng. Chỉ tiêu này được lập căn cứ vào tổng dư bên Nợ các chi tiết của các TK 311 về số tiền đã trả trước cho người bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ… 1.
Hạch toán kế toán đối với khoản mục nợ phải trả người bán 1.Nguyên tắc hạch toán: - NPTNB cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán. Phải thường xuyên đối chiếu, kiểm tra tình.hình thanh toán kịp thời. - Đối với khoản mục NPTNB có gốc là ngoại tệ thì vừa phải theo dõi được bằng đơn vị nguyên tệ, vừa phải quy đổi thành VNĐ theo tỷ giá hối đoái thích hợp và thực hiện điều chỉnh tỷ giá khi lập báo cáo kế toán năm. SV: Triệu Văn Tài 6 Lớp: CQ54/22.06 - Tài khoản này không theo dõi các nghiệp vụ mua hàng trả tiền ngay tại thời điểm giao hàng (bằng tiền mặt, séc hoặc đã trả qua ngân hàng.
- Phản ánh các nghiệp vụ chiết khấu, giảm giá phát sinh được người bán chấp nhận làm thay đổi số nợ sẽ thanh toán. - Đối với các khoản nợ phải trả bằng vàng, bạc, đá quý thì cần chi tiết cả chỉt iêu giá trị và hiện vật. Cuối kỳ điều chỉnh theo số dư thực tế. - Không bù trừ công nợ giữa nhà cung cấp, giữa khách hàng mà phải căn cứ trên sổ chi tiết để lấy số liệu lập bảng cân đối kế toán cuối kỳ.
- Đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, liên tục, có số dư nợ lớn thì định kì kế toán cần kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ lớn phát sinh, số đã thanh toán và số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản.Chứng từ kế toán sử dụng: Phiếu yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, hợp đồng, phiếu giao hàng, phiếu nhận hàng, hóa đơn, thẻ kho,.Tài khoản sử dụng: Tài khoản được sử dụng để hạch toán khoản mục NPTNB là TK 331 – Phải trả người bán. Kết cấu và nội dung của tài khoản: Bên Nợ: - Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp. - Số tiền ứng trước cho người bán, người nhận.thầu xây lắp nhưng chưa nhận được hàng hoá, dịch vụ và khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao. SV: Triệu Văn Tài 7 Lớp: CQ54/22.06 - Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hoá hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng.
- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho DN giảm trừ vào nợ phải trả cho người bán. - Giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm.chất khi kiểm nhận và trả lại người bán. Bên Có: - Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp. - Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức.
Số dư bên Có: Số tiền còn phảitrả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp. Số dư bên Nợ: Số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể.Sổ sách sử dụng: Nhật ký mua hàng, sổ cái nhà cung cấp, sổ chi tiết nhà cung cấp,.Quy trình hạch toán: Quy trình hạch toán khoản mục Phải trả người bán (theo Thông tư 200/2014/TT-BTC) được thể hiện dưới sơ đồ sau: SƠ ĐỒ 1. TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN SV: Triệu Văn Tài 8 Lớp: CQ54/22.06 Luận văn tốt nghiệp Học viện Tà 151, 152, 111, 112, 341 331- Phảitrảngườibán 153, 156, 611… Ứng trước tiền cho người bán Mua vật tư, hang hoá nhập kho Thanh toán các khoản phải trả 13 3 515 Thuế GTGT 211, Chiết khấu thanh toán 213 Đưa TSCĐ vào sửa dụng 152, 153, 156, 211, 152, 153, 157, 611… 213 Giá trị của hang nhập khẩu Giảm giá, hang mua trả lại, chiết khấu thương mại 333 Thuế NK 133 133 156, 241, 242 Thuế GTGT 623, 627, 641,64 (nếucó) 635, 811 Nhận dịch vụ cung cấp 711 111, 112, Trường hợp khoản nợ phải trả 131,… người bán không tìm ra chủ nợ Khi nhận hang bán đại lý đúng giá hưởng hoa hồng 511 151, 152, 15 211 Hoa hồng đại lý được hưởng Phí uỷ thác nhập khẩu phải trả đơn vị nhận uỷ thác 3331 Thuế GTGT 133 111, (nếucó) 112 Thuế GTGT (nếucó) Trả trước tiền uỷ thác mua hang cho Đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu 63 Nhà thầu chính xác định giá 2 Trả tiền hang nhập khẩu cà các chi trị khối lượng xây lắp phải trả cho nhà thầu phụ Phí lien quan đến hang nhập khẩu cho đơn vị nhậ uỷ thác nhập khẩu 413 SV: Triệu Văn Tài 9 Lớp: CQ54/22.3 Đặc điểm của khoản mục nợ phải trả người bán ảnh hưởng đến kiểm toán báo cáo tài chính Đặc điểm của nợ phải trả người bán tùy thuộc vào từng ngành nghề vàloại hình kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, ở tất cả các doanh nghiệp, nợ phải trả người bán đều có ảnh hưởng đến khả năng thanh toánkhả năng quay vòng vốn, vì vậy chỉ tiêu này cũng được rất nhiều nhà đầu tư quan tâm.
Khoản mục nợ phải trả người bán liên quan trực tiếp đếncác yếu tố đầu vào cho hoạt động kinh doanh của DN, ảnh hưởng đến chi phí đầu vào, ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn và từ đó ảnh hưởng đến lợi nhuận của DN. Trong BCTC, khoản mục NPTNB là một khoản mục quan trọng, nó giúp người sử dụng thông tin(các nhà đầu tư, các ngân hàng, các đối tác kinh doanh…) hiểu rõ hơn về tình hình công nợ phải trả của DN, khả năng thanh toán, khả năng quay vòng vốn. Do đó, nợ phải trả là khoản mục được các nhà đầu tư rất quan tâm, và không thể bỏ qua trong qua trình kiểm toán BCTC. Mặt khác, đối với mỗi doanh nghiệp, quản lý nợ phải trả cũng là vấn đề cần được lưu ý, bởi lẽ nếu không được theo dõi, ghi chép cẩn thận sẽ dẫn đến việc nợ phải trả lâu ngày hoặc đã được thanh toán nhưng vẫn còn treo trên sổ gây ảnh hưởng đến kế hoạch tài chính của DN.
Việc kiểm toán khoản mục NPTNB cho phép đánh giá tình hình sản xuất, kinh doanh của DN, sẽ góp phần phát hiện các sai sót trong việc ghi nhận số dư nợ phải trả, từ đó ảnh hưởng đến các chỉ tiêu chi phí, lợi nhuận của DN. Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục nợ phải trả người bán trong doanh nghiệp Các hoạt động KSNB đơn vị khoản mục NPTNB bao gồm: Tổ chức quản lý các khoản Nợ phải trả người bán thỏa mãn mục tiêu Kiểm soát nội bộ SV: Triệu Văn Tài 10 Lớp: CQ54/22.06 Khoản phải trả người bán thường phát sinh thường xuyên trong quá trình hoạt động kinh doanh và đầu tư, ảnh hưởng trực tiếp tới tình hình tài chính tại mỗi đơn vị. Do vậy trách nhiệm theo dõi, hạch toán, quản lý là yêu cầu bắt buộc theo quy định của Nhà nước và các doanh nghiệp. Nợ phải trả khi phát sinh phải được quản lý theo từng đối tượng, nội dung, thời điểm phát sinh và phân loại chi tiết theo ngắn hạn và dài hạn; nhằm giảm thiểu gian lận, sai sót có thể xảy ra.
Vì vậy các đơn vị phải tổ chức xây dựng và ban hành các nội quy, quy định để quản lý và kiểm soát khoản phải trả người bán; đồng thời tổ chức thực hiện các nội quy, quy định trên.