CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH.Khái quát chung về Khoản mục Phải trả người bán trong BCTC 1. Khái niệm Nợ phải trả người bán Nợ phải trả người bán là những món nợ chưa thanh toán về hàng hoá và dịch vụ nhận được trong quá trình kinh doanh bình thường. Nợ phải trả người bán bao gồm các món nợ của việc mua vào nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản, thiết bị, điện nước sửa chữa và rất nhiều sản phẩm dịch vụ khhác doanh nghiệp nhận được trước ngày kết thúc năm. Như vậy khoản nợ phải trả người bán là phần vốn mà doanh nghiệp đi chiếm dụng của đơn vị bạn để hình thành nên một phần nguồn vốn của doanh nghiệp mình.
Doanh nghiệp cần có nghĩa vụ trả nợ đúng hạn đối với các nhà cung cấp. Việc hình thành khoản mục nợ phải trả người bán liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng hoá, tài sản, nguyên vật liệu đầu vào của doanh nghiệp.Vì vậy nó chiếm một vị trí quan trọng trong chu trình mua hàng và thanh toán. (Nguồn: Giáo trình Kế toán Tài chính-GS.Ngô Thế Chi, TS.Trương Thị Thuỷ (đồng chủ biên)-Nhà xuất bản Tài chính-Hà Nội 2010) 13 Sinh viên:Đàm Thị Hân Lớp:CQ50/22.05 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH 1. Nguyên tắc, yêu cầu hạch toán khoản mục Nợ phải trả người bán Theo chế độ kế toán hiện hành- Thông tư 200/2015/TT-BTC (có hiệu lực từ ngày 01/01/2015), khi hạch toán khoản mục Nợ phải trả người bán phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây: - Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán tài sản cố định, Bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết.
Tài khoản này cũng được dùng để thanh toán cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ. Không phản ánh vào tài khoản này các khoản mua trả tiền ngay. - Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao.
- Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải trả cho người bán theo từng loại nguyên tệ. Đối với các khoản nợ phải trả bằng nguyên tệ thì thực hiện theo nguyên tắc: + Khi phát sinh các khoản nợ phải trả cho người bán( bên có TK 331) bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh ( là tỷ giá bán của ngân hàng thương mại nơi thường xuyên phát sinh giao dịch). Riêng trường hợp ứng trước cho nhà thầu hoặc người bán, khi đủ điều kiện ghi nhận tài sản hoặc chi phí thì bên có tài 14 Sinh viên:Đàm Thị Hân Lớp:CQ50/22.05 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH khoản 331 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với số tiền đã ứng trước. + Khi thanh toán nợ phải trả cho người bán (bên nợ TK 331) bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh theo từng đối tượng chủ nợ (trường hợp chủ nợ có nhiều giao dịch thì tỷ giá thực tế đích danh được xác định trên cơ sở bình quân gia quyền di động các giao dịch của chủ nợ đó).
Riêng trường hợp phát sinh giao dịch ứng trước tiền cho nhà thầu hoặc người bán thì bên nợ TK 331 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế (là tỷ giá bán của ngân hàng nơi doanh nghiệp nơi thường xuyên có giao dịch tại thời điểm ứng trước). + Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập BCTC theo quy định của pháp luật. Tỷ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán là tỷ giá bán của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch tại thời điểm lập BCTC. Các đơn vị trong tập đoàn được áp dụng chung một tỷ giá do công ty mẹ quy định (đảm bảo sát tỷ giá giao dịch thực tế), để đánh giá lại các khoản nợ phải trả cho người bán có gốc ngoại tệ phát sinh từ các giao dịch trong nội bộ tập đoàn.
- Bên giao nhập khẩu ủy thác ghi nhận trên tài khoản này số tiền phải trả người bán về hàng nhập khẩu thông qua bên nhận nhập khẩu ủy thác như khoản phải trả thông thường - Những hàng hóa, vật tư, dịch vụ đã nhận nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều 15 Sinh viên:Đàm Thị Hân Lớp:CQ50/22.05 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH chỉnh về số thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán. - Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp nếu chưa được phản ánh trong hóa đơn mua hàng. Phương pháp kế toán khoản mục Nợ phải trả người bán 1. Tài khoản, chứng từ và sổ kế toán sử dụng để hạch toán Nợ PTNB ❖ Tài khoản sử dụng và kết cấu tài khoản Tài khoản được sử dụng để hạch toán khoản mục Phải trả người bán là TK 331-Phải trả người bán.Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hoá,người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết.Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính,phụ.
16 Sinh viên:Đàm Thị Hân Lớp:CQ50/22.05 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH Kết cấu của tài khoản: Bên nợ: - Số tiền đã trả cho người bán vât tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp; - Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận vật tư, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao; - Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hoá hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng; - Chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả người bán; - Giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt ,kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại cho người bán. - Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với đồng Việt Nam). Bên Có: - Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp; - Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức. - Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng Việt Nam).
17 Sinh viên:Đàm Thị Hân Lớp:CQ50/22.05 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp ,người nhận thầu xây lắp. Tài khoản này còn có số dư bên Nợ.Số dư bên nợ phản ánh số tiền đã ứng trước co người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể.Khi lập Bảng CĐKT,phải lấy số dư chi tiết cho từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và “Nguồn vốn”. ❖ Chứng từ kế toán sử dụng - Hoá đơn mua hàng, phiếu chi tiền mặt, UNC, phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, chứng từ vận chuyển,biên bản kiểm nghiệm; - Các hợp đồng mua bán, đi thuê tài sản, nhà cửa đất đai, các đơn đặt hàng,các biên bản thanh lý hợp đồng mua bán,vận chuyển,hợp đồng đi thuê; - Các kế hoạch sản xuất, kế hoạch mua, giấy đề nghị xin mua của bộ phận trực tiếp sử dụng; - Nhật ký mua hàng, báo cáo mua hàng; - Phiếu báo giá, giấy giao nhận hàng, biên bản và báo cáo nhận hàng… ❖ Sổ kế toán sử dụng - Sổ chi tiết, sổ tổng hợp của tài khoản 331, các biên bản đối chiếu định kỳ về số liệu giữa doanh nghiệp và người bán, giữa doanh nghiệp với ngân hàng… Ngoài ra còn sử dụng một số chứng từ khác như: thẻ kho, nhật ký của bảo vệ, nhật ký sản xuất của bộ phận có sử dụng tài sản. 18 Sinh viên:Đàm Thị Hân Lớp:CQ50/22.05 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH Khoản nợ phải trả người bán, người nhận thầu được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả để theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán cho từng đối tượng.
19 Sinh viên:Đàm Thị Hân Lớp:CQ50/22.05 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH 1.Sơ đồ kế toán nợ PTNB TK 111,112,331,341 TK 331 TK 111,112 Thanh toán bằng tiền Người bán hoàn lại tiền (kể cả tiền ứng trước) (Thu hồi tiền trả thừa) TK 511 Thanh toán bằng hàng hoá,sp Dịch vụ TK 131 TK 151,152,153,211,… Thanh toán bù trừ công nợ Mua chịu vật tư,hàng hoá TK 152,153,211,…. TK 133 Giảm giá của hàng mua,trả lại Thuế GTGT đầu vào Hàng cho người bán TK 133 TK 627,641,642,… 20 Sinh viên:Đàm Thị Hân Lớp:CQ50/22.05 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH Thuế GTGT của hàng chiết khấu, Dịch vụ mua chịu khác hàng giảm giá Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán nợ PTNB 1. Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục Nợ PTNB Khoản Phải trả người bán là khoản mục gắn trực tiếp với quá trình mua hàng, là một phần rất quan trọng cấu thành chu kỳ mua hàng và thanh toán.Vì vậy, công việc kiểm soát nội bộ đối với khoản mục này không thể tách rời kiểm soát nội bộ trong toàn bộ chu trình mua hàng và thanh toán.