CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC NỢ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1. Khái quát chung về khoản mục nợ phải trả người bán 1. Khái niệm Nợ phải trả người bán Trong quá trình sản xuất kinh doanh bất kỳ một doanh nghiệp nào để duy trì tính liên tục và hiệu quả thì luôn phải đảm bảo tốt yếu đầu vào, như các yếu tố vật tư, hàng hóa, tài sản và dịch vụ thuê ngoài phục vụ sản xuất kinh doanh. Theo xu hướng phát triển của nền kinh tế thị trường, ngoài quan hệ thanh toán trả tiền ngay thì quan hệ mua bán chịu ngày càng trở nên phổ biến, tạo ra những khoản nợ phải trả người bán.
Nợ phải trả cho người bán là khoản phát sinh trong quá trình thanh toán có tính chất tạm thời mà doanh nghiệp chưa thanh toán cho các bên do chưa đến hạn thanh toán hoặc trong thời hạn thanh toán theo hợp đồng đã ký kết. Nợ phải trả người bán bao gồm các khoản phải trả người bán về việc mua vật tư, mua hàng hóa, tài sản cố định, công cụ dụng cụ, thiết bị, dịch vụ điện nước, điện thoại, vệ sinh, sửa chữa. Các khoản phải trả này không bao gồm khoản nợ phải chịu lãi, khoản phải trả do bị phạt, giấy nhận nợ, vay nợ, nợ trái phiếu. Nội dung, số liệu các khoản phải trả người bán đó được phản ánh qua tài khoản nợ phải trả người bán- TK 331.
Kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp đối với khoản mục nợ phải trả người bán 1. Kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp đối với khoản mục nợ phải trả người bán Các bước kiểm soát đối với khoản mục nợ phải trả người bán - Xử lý đơn đặt hàng và ký hợp đồng mua bán. SV: Nguyễn Thị Thùy Dung 5 Lớp: CQ48/22.10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Học viện Tài chính Luận văn tốt nghiệp - Nhận vật tư, hàng hóa, dịch vụ và kiểm nghiệm. - Xử lý và ghi nhận khoản phải trả người bán.
- Xử lý, thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ. Cách thức kiểm soát của doanh nghiệp đối với nợ phải trả người bán - Xây dựng và ban hành các quy định về quản lý các công việc liên quan đến phải trả cho người bán. Những quy định này có thể chia làm hai loại: + Quy định về chức năng, trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ của người hay bộ phận có liên quan đến xử lý các công việc xét duyệt và phê chuẩn mua bán chịu, ghi sổ các khoản nợ phải trả, … + Quy định về trình tự, thủ tục KSNB thông qua trình tự, thủ tục thực hiện, xử lý công việc: trình tự, thủ tục xét duyệt đơn đặt hàng; trình tự, thủ tục phê chuẩn mua bán chịu… - Tổ chức triển khai thực hiện các quy định về quản lý và kiểm soát nói trên: tổ chức phân công, bố trí nhân sự; phổ biến quán triệt về chức năng, nhiệm vụ; kiểm tra đôn đốc thực hiện các quy định theo đúng thiết kế… - Trong tổ chức hoạt động KSNB đối với nợ khoản phải trả người bán (thiết kế và vận hành) phải được tuân thủ theo các nguyên tắc cơ bản: + Thực hiện nguyên tắc phân công, phân nhiệm: phân công riêng biệt công việc mua hàng, kế toán phần hành công nợ phải trả… đảm bảo công việc được thực hiện trôi chảy và cũng tăng các đầu mối chịu trách nhiệm kiểm soát. + Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm đối với hệ thống: nguyên tắc này đòi hỏi phải tách biệt giữa các khâu công việc có liên quan có khả năng chi phối làm sai lệch thông tin tài chính (như giữa khâu phê duyệt đơn mua hàng, phê chuẩn tín dụng với khâu thực hiện mua hàng; giữa khâu kế toán đặt mua hàng với khâu giữ quỹ,…) SV: Nguyễn Thị Thùy Dung 6 Lớp: CQ48/22.10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Học viện Tài chính Luận văn tốt nghiệp + Thực hiện nguyên tắc phê chuẩn, ủy quyền: đơn vị phải có các quy định rõ ràng về thẩm quyền của từng cấp đối với việc phê chuẩn đơn đặt mua hàng; quản lý hoàn trả công nợ… phù hợp với chính sách mua hàng của Công ty.
- Tổ chức và kiểm soát hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán: đảm bảo cho chứng từ kế toán tại DN phải thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ. Tổ chức công tác kế toán đối với khoản mục Nợ phải trả người bán TK kế toán sử dụng: TK 331 – Phải trả cho người bán Chứng từ kế toán: Đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, phiếu nhập kho, chứng từ vận chuyển, hóa đơn GTGT, hóa đơn thông thường, phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng, biên bản đối chiếu công nợ, biên bản bù trừ công nợ. Sổ sách kế toán sử dụng: sổ cái, sổ chi tiết TK 331 – phải trả cho người bán. Nguyên tắc hạch toán khoản mục Nợ phải trả người bán Nợ phải trả người bán, người cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả.
Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ hoàn thành bàn giao. Tài khoản này không theo dõi các nghiệp vụ mua hàng trả tiền ngay tại thời điểm giao hàng (bằng tiền mặt, séc hoặc đã trả qua ngân hàng. Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán. SV: Nguyễn Thị Thùy Dung 7 Lớp: CQ48/22.10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Học viện Tài chính Luận văn tốt nghiệp Phản ánh các nghiệp vụ chiết khấu, giảm giá phát sinh được người bán chấp nhận làm thay đổi số nợ sẽ thanh toán.
Khi hạch toán chi tiết các khoản này thì kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp ngoài hóa đơn mua hàng. Đối với những khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ thì cần phải theo dõi cả về mặt nguyên tệ trên các tài khoản chi tiết và quy đổi theo đồng Việt Nam. Cuối kỳ phải điều chỉnh theo tỷ giá thực tế. Đối với các khoản nợ phải trả bằng vàng, bạc, đá quý thì cần chi tiết cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật.
Cuối kỳ điều chỉnh theo số dư thực tế. Không bù trừ công nợ giữa nhà cung cấp, giữa khách hàng mà phải căn cứ trên sổ chi tiết để lấy số liệu lập bảng cân đối kế toán cuối kỳ. Theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải trả theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra tình hình thanh toán được kịp thời. Đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kì hoặc cuối tháng kế toán cần kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ lớn phát sinh, số đã thanh toán và số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản.
Quy trình hạch toán kế toán đối với khoản mục nợ phải trả người bán SV: Nguyễn Thị Thùy Dung 8 Lớp: CQ48/22.10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Học viện Tài chính Luận văn tốt nghiệp Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán kế toán đối với khoản mục Phải trả người bán TK 111, 112 TK 331 TK 152, 153, 156,. Mua vật tư, hàng Trả nợ cho người bán, hóa cho SXKD người nhận thầu TSCĐ TK 311, 341 TK 133 Vay thanh toán nợ cho người bán TK 211,213. TK 152,153,156,611 Mua chịu TSCĐ Trả lại hàng cho người bán TK 214 TK 1112, 1122 Chi phí phải trả người nhận thầu XDCB Trả nợ cho người bán bằng ngoại tệ TK 515 TK 156, 241, 142, 242 Chiết khấu thanh toán Chi phí phải trả về trừ vào nợ phải trả cung cấp dịch vụ TK 152,153,133. TK 623, 627, 641,642 Giảm giá vật tư, hàng TK131 hóa, chiết khấu TM Chi phí sxkd phải trả người cung cấp Bù trừ công nợ cho người bán TK 635, 811 TK 515, 3331 Chi phí hoạt động tài Hoa hồng đại lý chính, chi phí khác phải trả Lỗ CL tỷ giá cuối kỳ TK 413 Lãi CL tỷ giá cuối kỳ SV: Nguyễn Thị Thùy Dung 9 Lớp: CQ48/22.10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Học viện Tài chính Luận văn tốt nghiệp 1.Vai trò của Nợ phải trả người bán trong Kiểm toán BCTC Có thể nói trong nền kinh tế hội nhập như hiện nay đã và đang tạo cơ hội, tạo đà cho thị trường kinh doanh của các doanh nghiệp ngày càng được mở rộng và phát triển trên khắp thế giới với số lượng nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho các doanh nghiệp ngày càng tăng cao và phong phú, đồng thời nhằm khuyến khích tiêu thụ sản phẩm thì chính sách tín dụng của các nhà cung cấp cũng được mở rộng.
Vì vậy, nếu DN có một sự kiểm soát tốt về các khoản nợ phải trả người bán thì DN có thể tận dụng được các cơ hội từ phía nhà cung cấp, hoặc tận dụng các chính sách chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại của nhà cung cấp. Đồng thời với việc kiểm soát tốt các khoản phải trả người bán cũng giúp DN tránh được các tổn thất không đáng có như mua hàng không đúng yêu cầu, không đúng số lượng, chất lượng, các khoản phải trả người bán được ghi chép theo dõi không đầy đủ, không ghi chép đúng các khoản tiền thanh toán cho người bán, kế toán chiếm dụng, tham ô. Bên cạnh đó, Nợ phải trả người bán còn có ý nghĩa lớn đối với hoạt động kinh doanh của DN bởi nó là khoản vốn mà DN chiếm dụng được nên nó giảm thiểu được chi phí sử dụng vốn cho DN, từ đó tiết kiệm được chi phí sản xuất kinh doanh để nâng cao lợi nhuận cho DN. Đồng thời nó cũng là một trong các chỉ tiêu ảnh hưởng tới các tỷ suất tài chính của doanh nghiệp như: Tỷ suất thanh toán hiện thời, tỷ suất khả năng thanh toán nhanh và tỷ suất khả năng thanh toán và tỷ suất khả năng thanh toán dài hạn.
Mặt khác khoản mục phải trả người bán luôn chứa đựng nhiều sai phạm vì đây là một khoản mục tương đối lớn trong DN, là một chỉ tiêu nằm trên Bảng cân đối kế toán, lại liên quan mật thiết tới các khoản mục hàng tồn kho, giá vốn SV: Nguyễn Thị Thùy Dung 10 Lớp: CQ48/22.