CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TRONG KIỂM TOÁN BCTC 1.1 KHÁI QUÁT VỀ KHOẢN MỤC NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG 1.1 Khái niệm Phải thu khách hàng là các khoản phải thu phát sinh khi các cá nhân, tổ chức bên ngoài doanh nghiệp mua sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ do doanh nghiệp cung cấp nhưng chưa thanh toán tiền cho doanh nghiệp. Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn diễn ra trong mối quan hệ phổ biến với hoạt động của các doanh nghiệp khác với tổ chức, các cá nhân và cơ quan quản lý của Nhà nước. Mối quan hệ này tồn tại một cách khách quan trong tất cả các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp. Các khoản phải thu là khoản nợ của các cá nhân, các tổ chức đơn vị bên trong và bên ngoài doanh nghiệp về số tiền mua sản phẩm, hàng hóa, vật tư và các khoản dịch vụ khác chưa thanh toán cho doanh nghiệp.
Khi hạch toán các khoản phải thu của khách hàng cần tôn trọng các quy định sau đây: - Phải mở sổ chi tiết theo từng đối tượng phải thu và theo từng khoản nợ và từng lần thanh toán. - Trường hợp bán hàng thu tiền ngay thì không phản ánh vào tài khoản này. - Những khách hàng có quan hệ giao dịch thường xuyên hoặc có dư Nợ lớn thì định kỳ cần phải tiến hành kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi và số còn nợ, nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận nợ bằng văn bản. - Phải tiến hành phân loại nợ: Loại nợ có thể trả đúng hạn, quá hạn, nợ khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được.
Sinh viên: Lương Tùng Anh Lớp CQ48/22.03 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp 5 Học viện tài chính - Trong quan hệ bán sản phẩm xây lắp, thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ lao vụ sản phẩm theo sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp xây lắp và khách hàng nếu không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu các doanh nghiệp xây lắp giảm giá hoặc trả lại số hàng đã giao. Tài khoản sử dụng: Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng Bên Nợ: - Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm đã giao, dịch vụ, lao vụ đã hoàn thành được xác định là tiêu thụ (Kể cả phí bảo hành bên A giữ lại) - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng. Bên Có: - Số tiền khách hàng đã trả nợ. - Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng.
- Khoản giảm giá hàng bán sau khi đã giao hàng khách hàng có khiếu nại; doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại. - Số thực thu về phí bảo hành công trình, xử lý số phí bảo hành công trình không thu được. Số dư bên Nợ: số tiền còn phải thu của khách hàng. Tài khoản này có thể có số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn phải thu của khách hàng theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể.
Trên BCĐKT, khoản mục Nợ Phải thu khách hàng được trình bày như sau: Phần tài sản Được trình bày ở mục “Phải thu khách hàng” trong chỉ tiêu “Các khoản phải thu ngắn hạn” phản ánh số tiền còn phải thu của khách hàng. Phần nguồn vốn Được trình bày ở mục “Người mua trả tiền trước” trong chỉ tiêu “Nợ ngắn hạn” phản ánh số tiền nhận trước hoặc đã thu lớn hơn số phải thu khách hàng. Trên thuyết minh báo cáo tài chính Khoản mục Nợ Phải thu khách hàng sẽ trình bày chi tiết những đối tượng khách hàng còn phải thu hoặc những đối tượng khách hàng trả tiền trước hoặc do tiền đã trả lớn hơn số phải thu. Sinh viên: Lương Tùng Anh Lớp CQ48/22.03 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp 6 Học viện tài chính 1.2 Đặc điểm của khoản mục Nợ Phải thu khách hàng ảnh hưởng tới công tác kiểm toán Đây là một chỉ tiêu quan trọng trên Bảng cân đối kế toán vì có liên quan đến kết quả hoạt động của doanh nghiệp.
Khoản mục Nợ Phải thu khách hàng có quan hệ mật thiết với dự phòng khoản Nợ Phải thu khó đòi là khoản mục luôn được đánh giá khá chủ quan bởi kinh nghiệm của Ban lãnh đạo của doanh nghiệp => việc kiểm toán khoản mục Nợ Phải thu khách hàng có thể giúp tư vấn về việc đánh giá các khoản dự phòng Nợ Phải thu khó đòi của doanh nghiệp một cách hợp lí nhất. Là chỉ tiêu mà những người sử dụng Báo cáo tài chính của doanh nghiệp rất thường dùng để đánh giá khả năng chi trả cho các khoản nợ của doanh nghiệp khi đánh giá mối tương quan giữa công nợ và tài sản của doanh nghiệp => việc kiểm toán khoản mục Nợ Phải thu khách hàng sẽ giúp đánh giá một phần về khả năng tài chính hiện tại của doanh nghiệp, cung cấp cho các nhà đầu tư, tổ chức tín dụng thông tin để hỗ trợ cho việc dự đoán về tình hình hoạt động và tính liên tục của doanh nghiệp trong tương lai để có thể có những quyết định đầu tư và cho vay đúng đắn. Nợ Phải thu khách hàng là khoản mục dễ xảy ra gian lận và sai sót do vậy khi tiến hành kiểm toán, KTV cần nắm vững đặc điểm của Nợ Phải thu khách hàng để xác định được nội dung, thời gian và phạm vi kiểm toán khoản mục Nợ Phải thu khách hàng, từ đó làm tăng chất lượng của cuộc kiểm toán. Cụ thể: Nợ Phải thu khách hàng liên quan đến nhiều chỉ tiêu trọng yếu trên Báo cáo tài chính như: Doanh thu bán hàng, tiền mặt, giá vốn hàng bán, chi phí, thuế giá trị gia tăng phải nộp… Do vậy các sai phạm về Nợ Phải thu khách hàng thường ảnh hưởng lớn mang tính trọng yếu với toàn bộ hệ thống BCTC của doanh nghiệp.
Do đó, thực hiện kiểm toán khoản mục này sẽ giúp đưa ra các thông ty tài chính, cung cấp các tài liệu có liên quan làm cơ sở tham chiếu các tài khoản khác, kiểm tra tính trung thực của các loại tài sản trong doanh nghiệp cũng như khả năng hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp qua các tỷ suất phản ánh khả năng thanh toán. Sinh viên: Lương Tùng Anh Lớp CQ48/22.03 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp 7 Học viện tài chính 1.3 Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục Nợ Phải thu khách hàng 1. Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục Nợ Phải thu khách hàng trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp KSNB đối với khoản Nợ Phải thu khách hàng gồm những nội dung sau: Xây dựng và ban hành các quy định về quản lý các công việc liên quan đến phải thu khách hàng như quy định về chức năng, trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ của người hay bộ phận có liên quan đến xử lý các công việc xét duyệt và phê chuẩn bán chịu, ghi sổ các khoản nợ phải thu, xử lý các khoản nợ phải thu khó đòi, …; quy định về trình tự, thủ tục KSNB thông qua trình tự, thủ tục thực hiện, xử lý công việc. Tổ chức triển khai thực hiện các quy định về quản lý và kiểm soát nói trên: tổ chức phân công, bố trí nhân sự; phổ biến quán triệt về chức năng, nhiệm vụ; kiểm tra đôn đốc thực hiện các quy định liên quan đến Nợ Phải thu khách hàng.
Các bước công việc chủ yếu đối với KSNB khoản mục Nợ Phải thu khách hàng: (1) Phê chuẩn bán chịu: đồng thời với việc xem xét nhu cầu mua hàng, khả năng cung cấp hàng hóa, dịch vụ; doanh nghiệp còn cân nhắc khả năng thanh toán hay sự tín nhiệm đối với bên mua để phê chuẩn việc bán chịu một phần hay toàn bộ lô hàng. Nội dung của phê chuẩn bán chịu thường bao gồm: phương thức trả chậm, thời hạn và mức tín dung trả chậm. Đây là công việc có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp, góp phần hạn chế các khoản nợ khó đòi hoặc thất thu và làm cải thiện tình hình tài chính cho doanh nghiệp. (2) Xử lý, ghi nhận và theo dõi các khoản phải thu khách hàng.
Khi thực hiện giao nhận hàng hóa hay cung cấp dịch vụ hoàn thành, doanh nghiệp lập và chuyển hóa đơn tính tiền cho người mua. Cùng với việc chuyển giao hóa đơn cho người mua, doanh nghiệp thực hiện ghi sổ theo dõi từng thương vụ về doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, theo dõi công nợ phải thu… Việc thực Sinh viên: Lương Tùng Anh Lớp CQ48/22.03 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp 8 Học viện tài chính hiện ghi sổ phải được thực hiện một cách kịp thời, đúng đắn, đầy đủ, phù hợp với các nguyên tắc kế toán về ghi nhận các khoản phải thu khách hàng. Phải thu khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu theo từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn, phải thu dài hạn và ghi chép theo từng lần thanh toán. Trường hợp bán hàng thu tiền ngay thì không phản ánh vào khoản Phải thu khách hàng.
(3) Đôn đốc thu hồi nợ đúng hạn. Để khách hàng có thể thanh toán nợ đúng hạn nhằm tránh tình trạng nợ quá hạn gây ứ đọng vốn cho doanh nghiệp, doanh nghiệp cần tham gia đôn đốc việc thanh toán nợ của khách hàng. Doanh nghiệp có thể sử dụng các biện pháp như: - Sử dụng biện pháp chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng thực hiện việc thanh toán tiền ngay hoặc thanh toán sớm. - Thực hiện bù trừ công nợ giữa hai bên để giảm phải thu khách hàng.
- Khi gần đến hạn thanh toán, doanh nghiệp gửi thư thông báo khoản nợ cho khách hàng về khoản nợ đến hạn thanh toán để thúc giục thanh toán đúng hạn. - Doanh nghiệp cần luôn theo sát các hoạt động của khách hàng để đảm bảo được khả năng thu hồi khoản nợ. Trong trường hợp khách hàng gặp khó khăn trong kinh doanh hoặc không có khả năng thanh toán nợ đúng hạn thì doanh nghiệp cần thực hiện việc trích lập dự phòng theo đúng quy định và có những biện pháp thu hồi ngay khi mà khách hàng có khả năng thanh toán trở lại. (4) Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và xử lý tổn thất.