CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUY TRÌNH VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU KỲ MUA HÀNG THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÁC CÔNG TY KIỂM TOÁN ĐỘC LẬP THỰC HIỆN 1. CHU KỲ MUA HÀNG- THANH TOÁN VỚI CÁC VẤN ĐỀ KIỂM TOÁN 1. Đặc điểm Chu kỳ mua hàng- thanh toán ảnh hưởng đến Kiểm toán Báo cáo Tài chính Chu kỳ mua hàng- thanh toán bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hóa và dịch vụ để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chu kỳ thường bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của người có trách nhiệm hoặc tại bộ phận cần hàng hóa, dịch vụ và kết thúc bằng việc thanh toán cho người bán hàng hóa, dịch vụ nhận được.
Hàng hóa, dịch vụ mua vào có thể về ngay kho hoặc đang đi trên đường. Tiền hàng có thể thanh toán bằng nhiều phương thức: thanh toán ngay, mua chịu, mua trả góp,… Mỗi phương thức mua hàng thanh toán khác nhau, quá trình hạch toán kế toán, kiểm soát là khác nhau nên nôi dung và cách thức Kiểm toán là khác nhau. Hệ thống Kiểm soát nội bộ Chu kỳ mua hàng- thanh toán 1. Các bước công việc của Chu kỳ và chức năng của kiểm soát nội bộ -Các bước công việc chủ yếu trong Chu kỳ mua hàng- thanh toán bao gồm: Tiếp nhận, xứ lý đơn đặt hàng và ký hợp đồng mua bán; Nhận vật tư, hàng hóa, dịch vụ và kiểm nghiệm; Ghi nhận khoản nợ phải trả người bán; Xử lý, thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ.
-Hoạt động Kiểm soát nội bộ: KSNB thường gắn với các bước công việc trên. Hoạt động KSNB được thiết lập nhằm đảm bảo cho các bước công việc Nguyễn Quốc Hùng Lớp:CQ50/22.06 4 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính trong chu kỳ đúng đắn và hiệu quả. Khi xây dựng các hoạt động KSNB cần xác định: Mục tiêu Kiểm soát; Đối tượng Kiểm soát; Chủ thể Kiểm soát; Nội dung, thủ tục Kiểm soát; Trình tự thực hiện Kiểm soát. Khảo sát về Kiểm soát nội bộ Chu kỳ mua hàng- thanh toán -Khảo sát việc thiết kế các chính sách, quy chế và các thủ tục KSNB; -Khảo sát sự vận hành các chính sách, quy chế và các thủ tục KSNB; -Khảo sát về tình hình thực hiện nguyên tắc tổ chức hoạt động KSNB.
QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU KỲ MUA HÀNG- THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1. Mục tiêu và căn cứ Kiểm toán Chu kỳ mua hàng- thanh toán 1. Mục tiêu Kiểm toán Chu kỳ mua hàng- thanh toán a) Các thông tin Tài chính liên quan đến Chu kỳ mua hàng- thanh toán Đặc điểm của khâu mua hàng- thanh toán: Doanh nghiệp vẫn mua vật tư, công cụ, dụng cụ và các khoản dịch vụ khác, như: Dịch vụ điện, nước, điện thoại, sửa chữa,… để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc mua sắm này phải được thực hiện trên cơ sở kế hoạch đã được duyệt hoặc nhu cầu cần sử dụng vật tư ở các bộ phận của Doanh nghiệp.
Khi mua sắm Doanh nghiệp có thể thanh toán ngay hoặc mua chịu hoặc trao đổi hàng hóa. Thông thường việc mua hàng hóa- dịch vụ phải thông qua hợp đồng và được thanh toán qua ngân hàng. Nguyễn Quốc Hùng Lớp:CQ50/22.06 5 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính Khi vật tư hàng hóa về nhập kho, Doanh nghiệp phải làm thủ tục kiểm nghiệm theo đúng nghiên tắc và quy trình nhập kho. Thông tin có liên quan đến Chu kỳ mua hàng- thanh toán Chu kỳ thường được bắt đầu bằng 1 đơn đặt hàng của người có trách nhiệm hoặc tai bộ phận cần hàng hóa, dịch vụ và kết thúc bằng việc thanh toán cho người cung cấp hàng hóa, dịch vụ đã nhận được.
Liên quan đến Chu kỳ mua hàng- thanh toán thì có rất nhiều thông tin được phản ánh trên BCTC như: HTK-1.1; PTNB-331; CP- 621,627,641,642;… Thông tin cần Kiểm toán chi tiết và đưa ra xác nhận: nghiệp vụ mua hàng, nghiệp vụ thanh toán tiền hàng, số dư phải trả người bán. b) Mục tiêu Kiểm toán Chu kỳ mua hàng- thanh toán Mục đích cuối cùng của Chu kỳ mua hàng- thanh toán Đánh giá mức độ hiệu lực của HTKSNB Chu kỳ mua hàng- thanh toán, Xác nhận đọ tin cậy- tính trung thực hợp lý của các thông tin của Chu kỳ này. Mục tiêu cụ thể cần phải thu thập bằng chứng để chứng minh là: Thu thập bằng chứng đầy đủ và thích hợp về sự thiết kế và vận hành các chính sách quy chế KSNB, bao gồm: - Đánh giá việc xây dựng (thiết kế) hệ thống KSNB trên các khía cạnh tồn tại, đầy đủ, thích hợp; - Đánh giá việc thực hiện (vận hành) HTKSNB trên các khía cạnh hiệu lực và hiệu lực liên tục. Thu thập các bằng chứng đầy đủ và thích hợp về các khía cạnh CSDL của các nghiệp vụ và số dư tài khoản bao gồm: Nguyễn Quốc Hùng Lớp:CQ50/22.06 6 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính - Các số dư liên quan đến nghiệp vụ mua hàng- thanh toán liên quan đến các khía cạnh: Phát sinh; đánh giá; đầy đủ; đúng đắn; đúng kỳ, - Các thông tin liên quan đến số dư PTNB trên các khía cạnh: Sự hiện hữu; quyền và nghĩa vụ; đánh giá; tính toán; đầy đủ; đúng đắn; cộng dồn; công bố.
Căn cứ để Kiểm toán Chu kỳ mua hàng- thanh toán Bảng cân đối kế toán năm, kỳ Kiểm toán (phần liên quan đến hàng hóa, tài sản mua vào và các khoản thanh toán phải trả người bán) Các sổ Kế toán tổng hợp, chi tiết các tài khoản có liên quan đến các tài khoản đã nêu ở trên. Các chứng từ, hóa đơn mua hàng, phiếu chi tiền, phiếu nhập kho, hóa đơn giá trị gia tăng, chứng từ vận chuyển, biên bản kiểm nghiệm,… Các hợp đồng mua bán, đi thuê tài sản, nhà cửa, đất đai, các đơn đặt hàng, các biên bản thanh lý hợp đồng mua bán, vận chuyển, hợp đồng đi thuê. Các kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch mua, giấy đề nghị mua của bộ phận trực tiếp sử dụng có xác nhận của quản đốc phân xưởng và của bộ phận vật tư. Các nhật ký mua hàng, báo cáo mua hàng, báo cáo thống kê, nhật ký chi tiền,… Các phiếu báo giá của bên bán, giấy báo nhận hàng, biên bản và báo cáo nhận hàng.
Các tài liệu tính toán chiết khấu, giảm giá, hàng bán trả lại. Các quy định có liên quan đến KSNB có liên quan đến chu kỳ mua hàng hóa, tài sản và thanh toán. Sổ chi tiết, tổng hợp của tài sản 331; các biên bản đối chiếu định kỳ về số liệu giứa Doanh nghiệp và người bán, giữa Doanh nghiệp vơi ngân hàng,… Nguyễn Quốc Hùng Lớp:CQ50/22.06 7 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính Các số liệu khác liên quan, như: thẻ kho, nhật ký bảo vệ, nhật ký sản xuất của bộ phận có sử dụng tài sản, vật tư, hàng hóa mua vào,… 1. Quy trình Kiểm toán Chu kỳ mua hàng- thanh toán Cũng như quy trình Kiểm toán chung, quy trình Kiểm toán Chu kỳ mua hàng- thanh toán cũng bao gồm 3 giai đoạn: Lập kế hoạch Kiểm toán; Thực hiện kế hoạch Kiểm toán; Kết thúc Kiểm toán.
Song do mỗi khoản mục, mỗi phần hành Kiểm toán có đặc điểm khác nhau nên các bước Kiểm toán áp dụng với mỗi phần hành có sự khác nhau, quy trình áp dụng cho từng giai đoạn như sau: 1. Lập kế hoạch Kiểm toán Lập kế hoạch Kiểm toán là công việc đầu tiên mà các KTV phải thực hiện trong mỗi cuộc Kiểm toán. Theo VAS số 300- “Lập kế hoạch Kiểm toán” đã nêu rõ: “KTV và công ty Kiểm toán cần lập kế hoạch Kiểm toán để đảm bảo cuộc Kiểm toán được tiến hành một cách có hiệu quả”. Như vậy việc lập kế hoạch Kiểm toán đúng đắn nhằm giúp cho KTV tiến hành cuộc Kiểm toán có chất lượng và có hiệu quả (giúp cho KTV thu thập bằng chứng Kiểm toán đầy đủ và thích hợp; giúp giữ chi phí Kiểm toán ở mức hợp lý và để tránh những bất đồng với khách hàng).
Lập kế hoạch Kiểm toán đối với Chu kỳ mua hàng- thanh toán là một bộ phận trong quá trình Kiểm toán BCTC và bao gồm các bước công việc như sau: Chuẩn bị trước khi lập kế hoạch Kiểm toán; Thu thập thông tin cơ sở; Thu thập thông tin về các nghĩa vụ pháp lý của khách hàng; Thực hiện các thủ tục phân tích sơ bộ; Nguyễn Quốc Hùng Lớp:CQ50/22.06 8 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính Thiết lập mức trọng yếu, rủi ro Kiểm toán có thể chấp nhận và rủi ro tiềm tàng; Tìm hiểu về HTKSNB và rủi ro Kiểm soát; Phát triển kế hoạch Kiểm toán tổng thể và chương trình Kiểm toán. a) Chuẩn bị cho kế hoạch Kiểm toán Đánh giá khả năng chấp nhận Kiểm toán: Trên thực tế, không phải bất cứ một lời mời Kiểm toán nào cũng được chấp nhận ngay mà phải căn cứ vào khả năng của công ty và các điều kiện của khách hàng. Trong giai đoạn này, KTV đánh giá rủi ro có thể gặp phải khi tiến hành Kiểm toán Chu kỳ mua hàng- thanh toán của Doanh nghiệp, sau đó kết hợp với việc đánh giá các Chu kỳ khác để đưa ra quyết định có chấp nhận Kiểm toán cho Doanh nghiệp hay không. Nhận diện các lý do Kiểm toán của công ty khách hàng: Sau khi chấp nhận Kiểm toán, công ty Kiểm toán xem xét các lý do Kiểm toán đối với Chu kỳ mua hàng- thanh toán của khách hàng để từ đó xác định số lượng bằng chứng Kiểm toán có thể thu thập và mức độ chính xác của các ý kiến mà KTV đưa ra trong BCKT nói chung.
Lựa chọn đội ngũ nhân viên thực hiện Kiểm toán: Thông qua việc nhận diện các lý do Kiểm toán của khách hàng, công ty Kiểm toán ước lượng được quy mô phức tạp của cuộc Kiểm toán, từ đó lựa chọn đội ngũ nhân viên thích hợp để thực hiện cuộc Kiểm toán. Cụ thể công ty Kiểm toán sẽ lựa chọn đội ngũ nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong Kiểm toán Chu kỳ mua hàng- thanh toán để Kiểm toán chu kỳ này. Số lượng và trình độ của KTV phụ thuộc vào tính phức tạp và mức rủi ro của chu kỳ.