CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU KỲ HUY ĐỘNG VÀ HOÀN TRẢ VỐN VAY TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1.1 Khái quát chung về chu kỳ huy động và hoàn trả vốn vay 1.1 Khái niệm và đặc điểm của chu kỳ huy động và hoàn trả vốn vay ảnh hưởng đến công tác kiểm toán BCTC Các khoản vay cũng như trái phiếu là phần bổ sung vốn chủ sở hữu để đảm bảo cho doanh nghiệp có điều kiện hoạt động bình thường. Tuy nhiên khác với trái phiếu là phần huy động của các doanh nghiệp được phép phát hành thì khoản vay là quan hệ bình đẳng giữa các doanh nghiệp, kèm theo điều kiện thế chấp tài sản và sử dụng đúng mục đích vay. Mặt khác, khoản vay lại có nhiều loại với điều kiện vay và lãi suất khác nhau tùy theo mục đích vay. Vì vậy ngoài những mục tiêu kiểm toán Báo cáo tài chính, kiểm toán các khoản vay cần hướng đến cả việc tuân thủ các quy định về vay và sử dụng vốn.
Thông thường các khoản vay đều có sự giám sát kiểm tra của ngân hàng hoặc đối tượng cho vay trước khi vay và trong quá trình sử dụng tiền vay theo một quy trình chặt chẽ. Tuy nhiên, trách nhiệm cuối cùng về khoản tiền vay vẫn thuộc về doanh nghiệp kể cả tiền vay gốc, lãi vay và hoàn trả cả gốc và lãi vay cũng như sử dụng vốn vay đúng mục đích đã cam kết. Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị cần được kiểm tra thường xuyên. Khi đơn vị vay vốn từ ngân hàng mà phải đảm bảo bằng tài sản, đơn vị có thể đảm bảo bằng cách sau: - Đơn vị cầm cố, thế chấp bằng tài sản của mình.
- Thế chấp, cầm cố bằng tài sản của bên thứ ba - Có thể đảm bảo bằng chính tài sản hình thành từ vốn vay. Kiểm soát nội bộ của đơn vị cần được tổ chức chặt chẽ từ khâu phê chuẩn của người có trách nhiệm, qua ký kết hợp đồng vay, theo dõi và sử dụng vốn vay để hoàn trả vốn gốc và lãi vay tùy theo thời hạn vay: ngắn hạn hay dài hạn. Sinh viên: Đồng Duy Tùng 4 Lớp CQ50/22.02 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Học Viện Tài Chính Luận văn tốt nghiệp Luận văn tốt nghiệp Các khoản vay ngắn hạn thường gắn với mua hàng và thanh toán tiền hàng. Do đó kiểm toán vốn vay ngắn hạn thường gắn với nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng.
Các khoản vay dài hạn thường liên quan đến đầu tư phát triển, có quy mô lớn và hướng thanh toán nhiều lần. Do đó kiểm soát nội bộ cần quan tâm từ phê chuẩn và các biện pháp khác để kiểm tra định kỳ để đánh giá sự cần thiết và hiệu quả của việc sử dụng vốn vay, cũng như việc thanh toán các khoản vay này. Do có nhiều khoản vay với thời hạn và lãi suất khác nhau nên trước khi kiểm toán, có thể yêu cầu đơn vị lập “Bảng kê vốn vay và lãi tính dồn”. Vốn vay là một cấu thành của vốn doanh nghiệp, một doanh nghiệp sẽ hoạt động hiệu quả hơn khi doanh nghiệp đó biết sử dụng vốn vay có hiệu quả và biết cơ cấu vốn vay trong tổng vốn, biết tận dụng được các nguồn cho vay để cắt giảm chi phí với lãi vay thấp nhất, có lợi nhất cho doanh nghiệp.2 Phân loại các khoản vay Có nhiều cách phân loại và quản lý nguồn vốn vay, tuy nhiên có hai cách phân loại phổ biến nhất đối với các khoản vay là: vay ngắn hạn và vay dài hạn.
Căn cứ vào thời hạn cho vay mà đơn vị đi vay có thể phân loại các khoản vay. Vay ngắn hạn là khoản vay có thời gian đáo hạn hay còn gọi là thời hạn thanh toán cả gốc và lãi vay trong thời gian một (1) năm hay một (1) chu kỳ kinh doanh. Vay dài hạn là khoản vay có thời hạn trả gốc trên một (1) năm hay ngoài một (1) chu kỳ kinh doanh mà doanh nghiệp phải hoàn trả. Hình thức trả lãi tiền vay có thể trả lãi từng tháng, trả đầu kỳ hoặc trả lãi cuối kỳ vay tùy theo hợp đồng vay.
Nghiệp vụ vay vốn và hoàn trả là một loại hoạt động bình thường của hầu hết các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh. Việc quản lý các nghiệp vụ thuộc hoạt động này cũng được đặt ra đối với các nhà quản lý của đơn vị.3 Kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp đối với chu kỳ huy động và hoàn trả vốn vay Tài khoản kế toán sử dụng: Tài khoản 341-Vay và nợ thuê tài chính Nguyên tắc kế toán Sinh viên: Đồng Duy Tùng 5 Lớp CQ50/22.02 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Học Viện Tài Chính Luận văn tốt nghiệp Luận văn tốt nghiệp a) Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tiền vay, nợ thuê tài chính và tình hình thanh toán các khoản tiền vay, nợ thuê tài chính của doanh nghiệp. Không phản ánh vào tài khoản này các khoản vay dưới hình thức phát hành trái phiếu hoặc phát hành cổ phiếu ưu đãi có điều khoản bắt buộc bên phát hành phải mua lại tại một thời điểm nhất định trong tương lai. b) Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết kỳ hạn phải trả của các khoản vay, nợ thuê tài chính.
Các khoản có thời gian trả nợ hơn 12 tháng kể từ thời điểm lập Báo cáo tài chính, kế toán trình bày là vay và nợ thuê tài chính dài hạn. Các khoản đến hạn trả trong vòng 12 tháng tiếp theo kể từ thời điểm lập Báo cáo tài chính, kế toán trình bày là vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn để có kế hoạch chi trả. c) Các chi phí đi vay liên quan trực tiếp đến khoản vay (ngoài lãi vay phải trả), như chi phí thẩm định, kiểm toán, lập hồ sơ vay vốn. được hạch toán vào chi phí tài chính.
Trường hợp các chi phí này phát sinh từ khoản vay riêng cho mục đích đầu tư, xây dựng hoặc sản xuất tài sản dở dang thì được vốn hóa. d) Đối với khoản nợ thuê tài chính, tổng số nợ thuê phản ánh vào bên Có của tài khoản 341 là tổng số tiền phải trả được tính bằng giá trị hiện tại của khoản thanh toán tiền thuê tối thiểu hoặc giá trị hợp lý của tài sản thuê. e) Doanh nghiệp phải hạch toán chi tiết và theo dõi từng đối tượng cho vay, cho nợ, từng khế ước vay nợ và từng loại tài sản vay nợ. Trường hợp vay, nợ bằng ngoại tệ, kế toán phải theo dõi chi tiết nguyên tệ và thực hiện theo nguyên tắc: - Các khoản vay, nợ bằng ngoại tệ phải quy đổi ra đơn vị tiền tệ kế toán theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh; - Khi trả nợ, vay bằng ngoại tệ, bên Nợ tài khoản 341 được quy đổi theo tỷ giá ghi sổ kế toán thực tế đích danh cho từng đối tượng; - Khi lập Báo cáo tài chính, số dư các khoản vay, nợ thuê tài chính bằng ngoại tệ phải được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính.
Sinh viên: Đồng Duy Tùng 6 Lớp CQ50/22.02 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Học Viện Tài Chính Luận văn tốt nghiệp Luận văn tốt nghiệp - Các khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh từ việc thanh toán và đánh giá lại cuối kỳ khoản vay, nợ thuê tài chính bằng ngoại tệ được hạch toán vào doanh thu hoặc chi phí hoạt động tài chính. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 341- Vay và nợ thuê tài chính Bên Nợ: - Số tiền đã trả nợ của các khoản vay, nợ thuê tài chính; - Số tiền vay, nợ được giảm do được bên cho vay, chủ nợ chấp thuận; - Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư vay, nợ thuê tài chính bằng ngoại tệ cuối kỳ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam). Bên Có: - Số tiền vay, nợ thuê tài chính phát sinh trong kỳ; - Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư vay, nợ thuê tài chính bằng ngoại tệ cuối kỳ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam). Số dư bên Có: Số dư vay, nợ thuê tài chính chưa đến hạn trả.
Tài khoản 341 - Vay và nợ thuê tài chính có 2 tài khoản cấp 2 Tài khoản 3411 - Các khoản đi vay: Tài khoản này phản ánh giá trị các khoản tiền đi vay và tình hình thanh toán các khoản tiền vay của doanh nghiệp (tài khoản này không phản ánh các khoản vay dưới hình thức phát hành trái phiếu). Tài khoản 3412 - Nợ thuê tài chính: Tài khoản này phản ánh giá trị khoản nợ thuê tài chính và tình hình thanh toán nợ thuê tài chính của doanh nghiệp. Quy trình kế toán chu kỳ huy động và hoàn trả vốn vay được trình bày ở Sơ đồ 1.1 Sinh viên: Đồng Duy Tùng 7 Lớp CQ50/22.02 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Học Viện Tài Chính Luận văn tốt nghiệp Luận văn tốt nghiệp Sơ đồ 1.1 Quy trình kế toán chu kỳ huy động và hoàn trả vốn vay 111,112 341 152, 153, 156 Thanh toán nợ vay Vay mua nguyên vật liệu 133 Thuế GTGT (nếu có) 515 635 211, 213, 241 Lãi Lỗ Vay mua Tài sản, xây dựng cơ bản tỷ giá tỷ giá Vay thanh toán cho 341,331 người bán, trả nợ vay 515 Lãi tỷ giá Lỗ tỷ giá 635 111, 112 Vay bằng tiền mặt Lỗ chênh lệch tỷ giá 413 do đánh giá lại cuối năm Lãi chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại cuối năm Trong mỗi bước của quy trình, các chứng từ cần thiết phải được lập làm cơ sở để Kế toán tiến hành đối chiếu và hạch toán vào Sổ chi tiết. Các chứng từ kế toán huy động vốn vay và hoàn trả: - Hợp đồng vay vốn - Giấy nhận nợ - Giấy báo có, giấy báo nợ của ngân hàng Sinh viên: Đồng Duy Tùng 8 Lớp CQ50/22.02 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Học Viện Tài Chính Luận văn tốt nghiệp Luận văn tốt nghiệp - Bảng tổng hợp các khoản vay và tính lãi vay Kiểm soát nội bộ đối với chu kỳ huy động vốn và hoàn trả trong doanh nghiệp Chu kỳ huy động vốn và hoàn trả cũng giống như bất kì chu kỳ nào khác trong BCTC đều đặt dưới sự kiểm soát của hệ thống KSNB.
Hoạt động kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ vay và hoàn trả nợ vay chủ yếu thông qua nguyên tắc “ủy quyền và phê chuẩn”. Việc quản lí tiền vay phải được tổ chức theo dõi, quản lí chi tiết tình hình vay, trả theo từng chủ nợ và từng lần vay, trả.