CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU KỲ BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY TNHH PKF VIỆT NAM 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHU KỲ BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BCTC 1.1Khái niệm chu kỳ bán hàng - thu tiền Bán hàng – thu tiền là một trong những chu kỳ chủ yếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chu kỳ này gồm hai giai đoạn, giai đoạn bán hàng và giai đoạn thu tiền hàng. Người bán – sẽ cung cấp “hàng” cho người mua, người mua nhận hàng và có trách nhiệm thanh toán tiền hàng cho người bán. “Hàng” có thể là tài sản cụ thể (Thành phẩm, vật tư, hàng hóa,.) hoặc dịch vụ (Sửa chữa, xây lắp,.
Như vậy, Bán hàng – thu tiền (hay còn gọi là tiêu thụ) là quá trình chuyển quyền sở hữu của “hàng” qua quá trình trao đổi Hàng – Tiền. Bên bán có thể bán theo các phương thức như: bán buôn, bán lẻ, bán qua đại lý,. Bên mua có thể thanh toán tiền mua hàng ngay hay chấp nhận thanh toán và sẽ thanh toán sau (thanh toán bằng tiền mặt hay thanh toán qua ngân hàng hoặc theo một thể thức khác được thỏa thuận).2Tổ chức công tác kế toán đối với chu kỳ bán hàng - thu tiền - Chứng từ sử dụng: Đơn đặt hàng, hợp đồng bán hàng, phiếu giao hàng, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng… - Sổ sách sử dụng : Doanh nghiệp tự lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp với đặc điểm và điều kiện của doanh nghiệp. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Tài khoản sử dụng: TK 111, TK 112, TK 131, TK 139, TK 3387, TK 511, TK 512, TK 531, TK 532, TK 632,.
- Quy trình luân chuyển chứng từ: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng như sau: Hợp đồng Phòng kinh Hợp đồng bán hàng Khách hàng doanh bán hàng Phiếu xuất kho Giám đốc, Kế toán trưởng (ký duyệt) Kế toán bán Hợp đồng bán hàng Khách hàng hàng Phiếu xuất kho Sơ đồ 1.1: Trình tự luân chuyển chứng từ bán hàng LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Quy trình hạch toán chu kỳ bán hàng – thu tiền TK 111, 112 TK 521 TK 511 TK 111,112 TK 111, 112, 113 TK 5211, 5212, 5213 TK 511 TK 111, 112 Chiết khấu, Kết chuyển Giảm giá, hàng giảm trừ Chiếtdoanh Bán bị trả lại khấu, thu giảm giá, DoanhKết chuyển thu thu giảm tiền ngay Doanh thu thu Hàng bán bị trả lại TK 3387thu trừ doanh tiền ngay Doanh thu nhận trước Doanh thu kỳ này TK 3387 TK 131 TK 642 Doanh thu Doanh thu kỳ này Doanh thu chưa thu Xóa nợ phải thu khó đòi nhận trước TK 229(3) Lập dự phòng phải thu khó đòi Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi Sơ đồ 1.2: Quy trình hạch toán chu kỳ bán hàng – thu tiền 1.3 Đặc điểm chu kỳ bán hàng – thu tiền ảnh hưởng đến công tác kiểm toán BCTC Trong bất kỳ cuộc kiểm toán BCTC nào thì kiểm toán chu kỳ Bán hàng - thu tiền là một phần hành quan trọng, đòi hỏi mất nhiều thời gian và chi phí. Chu kỳ bán hàng – thu tiền liên quan đến nhiều thông tin trên BCĐKT (tiền, phải thu khách hàng, hàng tồn kho.), trên BCKQKD (doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu, giá vốn hàng bán, lợi nhuận. Mặt khác, chu kỳ bán hàng và thu tiền là giai đoạn cuối của chu kỳ sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp, phản ánh hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Cho nên, bản thân LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com nó chứa đựng nhiều rủi ro, đòi hỏi KTV và Công ty kiểm toán phải thiết lập chương trình kiểm toán, kế hoạch kiểm toán thích hợp nhằm đem lại hiệu quả cao cho cuộc kiểm toán.
Chu kỳ Bán hàng - thu tiền có khả năng chứa nhiều sai phạm, ví dụ: - Khai báo tăng doanh thu bán hàng, phải thu khách hàng trên cơ sở hạch toán khống nghiệp vụ bán hàng hoặc hạch toán sớm các nghiệp vụ bán hàng nhưng chưa được coi là hoàn thành tiêu thụ. - Ghi nhận muộn doanh thu bán hàng trong nghiệp vụ bán hàng trả chậm: chờ đến khi thu được tiền hàng mới ghi nhận doanh thu hoặc hạch toán nghiệp vụ bán hàng thành nghiệp vụ bán hàng đang gửi đi bán;… - Ghi chép đơn giá bán, số tiền khác nhau trên các liên hoá đơn bán hàng hay trên hợp đồng thương mại. - Bán hàng theo phương thức hàng đổi hàng nhưng không hạch toán doanh thu bán hàng, phải thu khách hàng mà chỉ hạch toán trực tiếp như hàng đổi hàng. Chính vì vậy, kiểm toán chu kỳ này chứa đựng nhiều rủi ro, không chỉ rủi ro tiềm tàng mà rủi ro kiểm soát cũng rất cao, đòi hỏi KTV và Công ty kiểm toán phải thiết lập chương trình kiểm toán, kế hoạch kiểm toán thích hợp nhằm đem lại hiệu quả cao cho cuộc kiểm toán.4 KSNB đối với chu kỳ bán hàng - thu tiền Hệ thống KSNB bao gồm toàn bộ các chính sách, các bước khảo sát và các thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm mục đích quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị.
Hoạt động KSNB là công việc tất yếu của bản thân đơn vị đối với quá trình sản xuất kinh doanh trong đơn vị nói chung và đối với từng chu kỳ,từng khâu công việc cụ thể của chu kỳ nói riêng. Hoạt động KSNB trong chu kỳ Bán hàng – thu tiền gắn với các bước công việc cụ thể của chu kỳ, như: kiểm soát đối với quá trình xử lý đơn đặt hàng; kiểm soát đối với công việc phê LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com chuẩn bán chịu; kiểm soát đối với công việc xuất kho, giao hàng,. hoạt động KSNB nhằm đảm bảo cho các bước công việc trong chu kỳ bàn hàng thu - thu tiền được thực hiện đúng đắn, hiệu quả. Nội dung công việc kiểm soát cần phải tiến hành tại đơn vị với chu kỳ này như sau: - Đơn vị xây dựng và ban hành các quy định về quản lý nói chung và KSNB nói riêng cho khâu công việc cụ thể trong Bán hàng - thu tiền.
Những quy định này có thể chia làm hai loại như sau: + Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và nghĩa vụ của người hay bộ phận có liên quan đến xử lý công việc (như quy định về chức năng, quyền hạn trách nhiệm và nghĩa vụ của người được giao nhiệm vụ xét duyệt đơn đặt hàng, người xét duyệt phê chuẩn bán chịu, người phê chuẩn xuất giao hàng,. Những quy định này vừa thể hiện được trách nhiệm chuyên môn đồng thời cũng thể hiện về góc độ kiểm soát: kiểm soát khi chấp nhận đơn đặt hàng, kiểm soát cho phép xuất kho hàng đem bán,. + Quy định về trình tự, thủ tục KSNB thông qua trình tự, thủ tục thực hiện, xử lý công việc, như: trình tự thủ tục xét duyệt đơn đặt hàng, trình tự thủ tục phê duyệt xuất giao hàng,. - Đơn vị tổ chức triển khai thực hiện các quy định về quản lý và kiểm soát nói trên gắn liền với từng khâu công việc của chu kỳ ( tổ chức phân công, bố trí nhận sự; phổ biến quán triệt về chức năng, nhiệm vụ; kiểm tra đôn đốc thực hiện các quy định;.) Trong tổ chức hoạt động KSNB đối với chu kỳ Bán hàng - thu tiền thì hệ thống KSNB của doanh nghiệp (thiết kế và vận hành) phải tuân thủ theo các nguyên tắc: - Nguyên tắc phân công, phân nhiệm trong hoạt động Bán hàng và thu tiền: phải quy định phân chia trách nhiệm rõ ràng của từng bộ phận để thực LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com hiện khâu công việc trong chu kỳ này, ví dụ phân công riêng biệt công việc bán hàng với việc thu tiền, đảm bảo cho công việc được trôi chảy và cũng tăng các đầu mối chịu trách nhiệm kiểm soát.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm đối với hệ thống: nguyên tắc này đòi hỏi phải tách biệt giữa các khâu công việc có liên quan có khả năng chi phối làm sai lệch thông tin tài chính, như: giữa khâu phê duyệt với khâu thực hiện bán hàng; giữa khâu giữ hàng với bán hàng; giữa khâu kế toán thu tiền với khâu giữ quỹ,. - Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: đơn vị phải có các quy định rõ ràng về thẩm quyền của từng cấp đối với việc phê chuẩn, quản lý đối với hoạt động bán hàng và thu tiền.2 KHÁI QUÁT VỀ KIỂM TOÁN CHU KỲ BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1.1 Mục tiêu kiểm toán chu kỳ bán hàng – thu tiền Mục tiêu chung: xác định về mức độ tin cậy của báo cáo tài chính được kiểm toán. Mục tiêu cụ thể: phù hợp với mục tiêu chung của kiểm toán, mục tiêu cụ thể của kiểm toán chu kỳ Bán hàng – thu tiền là nhằm thu thập đầy đủ các bằng chứng thích hợp, từ đó đưa ra lời xác nhận về mức độ trung thực, hợp lý của các thông tin tài chính chủ yếu của chu kỳ này. Đồng thời, cung cấp những thông tin, tài liệu có liên quan làm cơ sở tham chiếu khi kiểm toán các chu kỳ và khoản mục có liên quan khác.
Cụ thể hóa mục tiêu đó là: - Làm rõ CSDL của nghiệp vụ Bán hàng và thu tiền. - Làm rõ quy trình KSNB chu kỳ Bán hàng – thu tiền. Tức là phải làm rõ: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Nghiệp vụ Bán hàng và thu tiền phải thực tế xảy ra và được phê chuẩn một cách đúng đắn (CSDL phát sinh). - Nghiệp vụ Bán hàng và thu tiền phải được đánh giá và tính toán đúng số lượng, số tiền quy định ( CSDL tính toán, đánh giá).
- Nghiệp vụ Bán hàng và thu tiền nếu bán thu bằng ngoại tệ phải được tính toán quy đổi theo đúng tỷ giá quy định. - Nghiệp vụ Bán hàng và thu tiền phải được ghi sổ đầy đủ, kịp thời, đúng kỳ, đúng phương pháp kế toán, đúng sự phân loại và việc cộng dồn tính lũy kế đúng sự phát sinh thực tế, đúng quy định (CSDL phân loại, hạch toán đúng đắn, đầy đủ, đúng kỳ). - Làm rõ việc tổng hợp trình bày số liệu Bán hàng và thu tiền trên BCTC là hoàn toàn hợp thức, đúng chuẩn mực quy định (CSDL tổng hợp, cộng dồn). - Làm rõ quy trình KSNB chu kỳ Bán hàng – thu tiền là chặt chẽ, hiệu quả thông qua: đánh giá việc xây dựng (thiết kế) hệ thống KSNB trên các khía cạnh tồn tại, đầy đủ, phù hợp; đánh giá việc thực hiện (vận hành) hệ thống KSNB trên các khía cạnh hiệu lực và liên tục.