CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO KIỂM TOÁN ĐỘC LẬP THỰC HIỆN 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG 1. Khái niệm chi phí hoạt động Chi phí hoạt động là một yếu tố quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đó là những chi phí xảy ra trong kỳ hoạt động kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, là những chi phí gián tiếp và không trực tiếp lien quan đến quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm.
Chi phí hoạt động bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí bán hàng là toàn bộ các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Nội dung của chi phí bán hàng gồm các yếu tố sau: - Chi phí nhân viên bán hàng: là toàn bộ khoản tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bảo quản sản phẩm, hàng hóa, vận chuyển đi tiêu thụ và các khoản trích theo lương (khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ). - Chi phí vật liệu bao bì: là các khoản chi phí về vật liệu , bao bì để đóng gói, bảo quản sản phẩm, hàng hóa, vật liệu dùng sữa chửa TSCĐ dung trong quá trình bán hàng, nhiên liệu cho vận chuyển sản phẩm hàng hóa.
- Chi phí dụng cụ đồ dùng: là chi phí về công cụ, dụng cụ, đồ dung đo lường, tính toán, làm việc ở khâu bán hàng và cung cấp dịch vụ. - Chi phí khấu hao TSCĐ: Để phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ như nhà kho, cửa hàng, phương tiện vận chuyển, bốc dỡ. - Chi phí bảo hành sản phẩm: là khoản chi phí bỏ ra để sữa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hóa trong thời gian bảo hành. - Chi phí dịch vụ mua ngoài là các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ như: chi phí thuê tài sản, thuê kho, thuê bến bãi, thuê bốc dỡ vận chuyển, tiền hoa hồng đại lý… 4 SV: Bùi Thị Tâm Lớp: CQ 50/22.07 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp GVHD: TH.S Đặng Thị Hương - Chi phí bằng tiền khác: là các khoản chi phí bằng tiền phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ nằm ngoài các chi phí kể trên như: chi phí tiếp khách, hội nghị khách hàng, chi phí quảng cáo giới thiệu sản phẩm, hàng hóa Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính và một số khoản khác có tính chất chung toàn doanh nghiệp.
Nội dung của chi phí quản lý doanh nghiệp gồm các yếu tố sau: - Chi phí nhân viên quản lý: gồm tiền lương, phụ cấp phải trả cho ban giám đốc , nhân viên các phòng ban của doanh nghiệp và khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ trên tiền lương nhân viên quản lý theo tỷ lệ quy định. - Chi phí vật liệu quản lý: trị giá thực tế các loại vật liệu, nhiên liệu xuất dung cho hoạt động quản lý của ban giám đốc và các phòng ban nghiệp vụ của doanh nghiệp, cho việc sữa chữa TSCĐ… dùng chung của doanh nghiệp. - Chi phí đồ dùng văn phòng: chi phí về dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý chung của doanh nghiệp. - Chi phí khấu hao TSCĐ: khấu hao của những TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như văn phòng làm việc, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện truyền dẫn.
- Thuế, phí và lệ phí: các khoản thuế như thuế nhà đất, thuế môn bài… và các khoản phí, lệ phí giao thông, cầu phà… - Chi phí dự phòng: khoản trích lập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: các khoản chi về dịch vụ mua ngoài phục vụ chung toàn doanh nghiệp như: tiền điện, nước, thuê sửa chữa TSCĐ, tiền mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng phát minh sang chế phân bổ dần (không đủ tiêu chuẩn TSCĐ), chi phí trả cho nhà thầu phụ. - Chi phí bằng tiền khác: các khoản chi phí khác bằng tiền khác như chi phí hội nghị, tiếp khách, chi công tác phí, chi đào tạo cán bộ và các khoản chi khác… 5 SV: Bùi Thị Tâm Lớp: CQ 50/22.07 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp GVHD: TH.S Đặng Thị Hương 1. Đặc điểm của chi phí hoạt động Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là hai khoản chi phí gián tiếp, phát sinh không liên quan đến quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm nhưng chúng chiếm tỷ trọng khá lớn trong chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, có liên quan đến chỉ tiêu lợi nhuận, thuế thu nhập doanh nghiệp, chỉ tiêu tiền và một số chỉ tiêu khác trên BCTC.
Mặt khác, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều khoản mục chi phí hợp thành nên việc kiểm tra hai khoản chi phí này khá phức tạp. Do vậy, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản mục chủ yếu trong BCTC của doanh nghiệp, và kiểm toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng là nội dung kiểm toán chủ yếu trong kiểm toán BCTC. Tuy nhiên tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp mà việc ghi nhậnvà hạch toán loại chi phí này là khác nhau đặc biệt là các quy định, chính sách của Nhà nước về chi phí tiếp khách, chi phí quảng cáo, chi phí hoa hồng môi giới, công tác phí. Tổ chức công tác kế toán chi phí hoạt động 1.
Tổ chức chứng từ kế toán +Các chứng từ chi phí tiền lương gồm có: Hợp đồng lao động, bảng tính lương, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng. +Các chứng từ liên quan tài sản cố định: Bảng tính và phân bổ khấu hao, biên bản giao nhận TSCĐ… +Chứng từ phản ánh các dịch vụ mua ngoài: Hóa đơn giá trị gia tăng, hợp đồng mua hàng, bảng kê mua hàng… +Chứng từ tiền gồm: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng. +Chứng từ liên quan đến đồ dùng, vật tư: Phiếu xuất kho, bảng kê mua hàng… 1. Tổ chức sổ sách kế toán Sổ sách sử dụng để hạch toán chi phí hoạt động gồm sổ tổng hợp và sổ chi tiết như: Sổ cái tài khoản 641, sổ Cái TK 642; sổ chi tiết các tiểu khoản các khoản mục chi phí như 6411, 6418, 6421, 6422…Hình thức ghi sổ kế toán gồm 5 phương pháp: Hình thức Nhật ký chung, Hình thức kế toán Nhật ký- Sổ cái, Hình thức kế 6 SV: Bùi Thị Tâm Lớp: CQ 50/22.07 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp GVHD: TH.S Đặng Thị Hương toán Chứng từ ghi sổ, Hình thức kế toán trên máy vi tính, Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ.
Tổ chức tài khoản kế toán * Kế toán sử dụng TK 641 – Chi phí bán hàng để tập hợp và kết chuyển chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh. Bên Nợ: - Tập hợp chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có: - Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng - Kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả kinh doanh. TK 641 không có số dư.
TK 641 được mở chi tiết 7 TK cấp 2: - TK 6411: chi phí nhân viên bán hàng - TK 6412: chi phí vật liệu, bao bì - TK 6413: chi phí dụng cụ đồ dùng - TK 6414: chi phí khấu hao TSCĐ - TK 6415: chi phí bảo hành - TK 6417: chi phí dịch vụ mua ngoài - TK 6418: chi phí bằng tiền khác * Kế tóan sử dụng TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, để tập hợp và kết chuyển các chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí khác có liên quan đến hoạt động chung của toàn doanh nghiệp. Bên Nợ: - Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ - Trích lập và trích lập thêm khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả Bên Có: - Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp - Hoàn nhập số chênh lệch dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả đã trích lập lớn hơn số phải trích cho kỳ tiếp theo 7 SV: Bùi Thị Tâm Lớp: CQ 50/22.07 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp GVHD: TH.S Đặng Thị Hương - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả kinh doanh. TK 642 không có số dư. TK 642 được mở chi tiết 8 TK cấp 2: - TK 6421: chi phí nhân viên quản lý - TK 6422: chi phí vật liệu quản lý - TK 6423: chi phí đồ dùng văn phòng - TK 6424: chi phí khấu hao TSCĐ - TK 6425: thuế, phí và lệ phí - TK 6426: chi phí dự phòng - TK 6427: chi phí dịch vụ mua ngoài - TK 6428: chi phí bằng tiền khác.
Phương pháp hạch toán kế toán chi phí hoạt động - Phương pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu TK 641(xem chi tiết tại phụ lục 01- sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng) + Tính tiền lương, phụ cấp, tiền ăn giữa ca và tính, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn cho nhân viên phục vụ trực tiếp cho quá trình bán các sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ, ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng Có các TK 334, 338,. + Giá trị vật liệu, dụng cụ phục vụ cho quá trình bán hàng, ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng Có các TK 152, 153, 142, 242. +Trích khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng, ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ. 8 SV: Bùi Thị Tâm Lớp: CQ 50/22.07 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp GVHD: TH.S Đặng Thị Hương +Chi phí điện, nước mua ngoài, chi phí thông tin (điện thoại, fax.), chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ có giá trị không lớn, được tính trực tiếp vào chi phí bán hàng, ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có) Có các TK 111, 112, 141, 331,.