Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÁC CÔNG TY KIỂM TOÁN ĐỘC LẬP THỰC HIỆN 1. Khái quát chung về khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 1. Khái niệm và đặc điểm của chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 1. Khái niệm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01 “Chuẩn mực chung”, mục 31, chi phí được hiểu là: “Chi phí là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm các khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu”.
Chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là toàn bộ các hao phí về lao động sống, lao động vật hóa và các chi phí cần thiết khác mà doanh nghiệp chi ra trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh biểu hiện bằng thước đo tiền tệ, được tính cho một thời kỳ nhất định. Khái niệm chi phí bán hàng Theo kế toán quản trị công chứng Anh (CIMA), “Chi phí bán hàng (Selling cost) là chi phí của hoạt động xúc tiến bán hàng và giữ lại khách hàng như: chi phí quảng cáo, chi phí xúc tiến bán hàng, chi phí cho bộ phận bán hàng và marketing”. Ở kế toán quản trị công chứng Anh có sự phân biệt giữa chi phí bán hàng và chi phí phân phối. Chi phí phân phối là những chi phí liên quan đến việc nhập kho thành phẩm từ khi sản xuất xong đến khi đưa sản phẩm vào trạng thái sẵn sàng gửi hàng đi bán.
Theo chế độ kế toán Việt Nam, TT 200/2014/TT-BTC “Chi phí bán hàng là những khoản chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung SV: NGUYỄN THỊ THU HUYỀN 4 LỚP: CQ50/22.02 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH cấp dịch vụ bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa (trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển,… Chi phí bán hàng được chi tiết theo từng nội dung chi phí bao gồm: Chi phí nhân viên; Chi phí vật liệu, bao bì; Chi phí dụng cụ, đồ dùng; Chi phí khấu hao TSCĐ; Chi phí bảo hành; Chi phí dịch vụ mua ngoài; Chi phí bằng tiền khác: là những khoản chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí đã kể trên như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng,… b. Khái niệm chi phí quản lý doanh nghiệp Theo kế toán quản trị công chứng Anh (CIMA), “Chi phí quản lý doanh nghiệp (Administrative cost) là những khoản chi phí dùng cho hoạt động quản lý một tổ chức, doanh nghiệp và không liên quan đến quá trình sản xuất, phân phối, bán hàng hay nghiên cứu, phát triển” Theo chế độ kế toán Việt Nam, “Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí phát sinh liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ một hoạt động nào.” Tùy theo yêu cầu của từng ngành, từng doanh nghiệp, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau nhưng nhìn chung đều được chi tiết và bao gồm các khoản chi phí sau: chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản lý, chi phí đồ dùng, văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ, thuế, phí và lệ phí, chi phí dự phòng, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Đặc điểm của khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ảnh hưởng đến công tác kiểm toán Thứ nhất, CPBH và CPQLDN là những khoản chi phí không liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm do đó không cấu thành nên giá thành sản xuất sản phẩm (còn gọi là chi phí ngoài sản xuất) nhưng lại là một trong những căn cứ để tính chỉ tiêu lợi nhuận và số thuế TNDN phải nộp. Mặt khác, các chỉ tiêu lợi nhuận và thuế TNDN phải nộp đều là các chỉ tiêu rất nhạy cảm với các gian lận, sai SV: NGUYỄN THỊ THU HUYỀN 5 LỚP: CQ50/22.02 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH sót như: tăng chi phí để giảm lợi nhuận từ đó trốn thuế hoặc ngược lại giảm chi phí để tăng lợi nhuận nhằm khuếch trương kết quả hoạt động kinh doanh, thu hút đầu tư, dễ dàng vay vốn ngân hàng,… Do đó, đây là một trong những phần hành quan trọng KTV cần đặc biệt chú ý nhằm phát hiện ra các gian lận, sai sót nếu có của doanh nghiệp cũng như là đánh giá rủi ro tiềm tàng đối với khoản mục CPBH và CPQLDN.
Thứ hai, cơ sở để ghi nhận CPBH và CPQLDN là dựa vào các chính sách, quy định của Nhà nước và bản thân đơn vị được kiểm toán bao gồm các quy định về việc chi tiền hoa hồng trong giao dịch, môi giới bán hàng; quy định về công tác phí cho nhân viên bán hàng; quy chế về chi tiếp khách, quảng cáo… Do đó, trong quá trình kiểm toán, KTV cần tìm hiểu cũng như thu thập các bằng chứng kiểm toán liên quan đến các quy định, quy chế nêu trên để làm căn cứ đưa ra kết luận của mình. Thứ ba, CPBH và CPQLDN là các chỉ tiêu trên BCKQHĐKD có mối quan hệ chặt chẽ với các chỉ tiêu phản ảnh trên BCĐKT như: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng… là các yếu tố động và dễ xảy ra gian lận. Ngoài ra, hai loại chi phí này còn có mối quan hệ mật thiết với các khoản mục khác như: phải trả người lao động (ở đây hiểu là nhân viên bán hàng và nhân viên quản lý doanh nghiệp), công cụ, dụng cụ; khấu hao TSCĐ… Do vậy, trong công tác kiểm toán cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa kiểm toán khoản mục CPBH và CPQLDN với kiểm toán các phần hành khác có liên quan để đưa ra kết luận kiểm toán cho phù hợp. Thứ tư, CPBH và CPQLDN là hai khoản chi phí chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của DN đặc biệt là các DN thương mại, dịch vụ và có ảnh hưởng trực tiếp đển chỉ tiêu lợi nhuận cũng như thuế TNDN và một số chỉ tiêu khác trên BCTC.
Do đó, rủi ro về các khoản mục chi phí tương đối cao, ảnh hưởng đến mức trọng yếu, độ lớn và phạm vi kiểm toán. Trong kiểm toán CPBH và CPQDN, thủ tục kiểm tra chi tiết được tiến hành tương đối nhiều. SV: NGUYỄN THỊ THU HUYỀN 6 LỚP: CQ50/22.02 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH Hiểu về khoản mục CPBH và CPQLDN sẽ giúp KTV xác định được các rủi ro có thể xảy ra, từ đó xác định được khối lượng công việc và mục tiêu kiểm toán phù hợp. Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục CPBH và CPQLDN bao gồm toàn bộ các chính sách kiểm soát, bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát được DN xây dựng nhằm đạt được các mục tiêu KSNB đã đề ra.
Để đạt được các mục tiêu KSNB, đơn vị phải tiến hành các công việc kiểm soát cụ thể. Nội dung công việc KSNB đối với khoản mục CPBH và CPQLDN có thể khái quát ở những công việc chính sau đây: 1/ Đơn vị xây dựng và ban hành các quy định, quy chế về KSNB liên quan đến khoản mục CPBH và CPQLDN cũng như các khoản mục chi phí nhỏ cấu thành nên CPBH và CPQLDN. Những quy định này có thể chia thành hai loại: - Quy định về chức năng, trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ của người hay bộ phận có liên quan đến việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến CPBH và CPQLDN trong tổ chức bộ máy kế toán của DN. Đơn vị cần có sự phân công rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận thực hiện chức năng liên quan đến CPBH và CPQLDN như: sự tách biệt của kế toán tiền và kế toán bán hàng cũng như với thủ quỹ, thủ kho… Song cần phải có sự đối chiếu, kiểm tra thường xuyên giữa các bộ phận này ví dụ như kiểm tra, đối chiếu giữa chi phí thực tế phát sinh và tình hình quỹ của đơn vị.
- Quy định về các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với khoản mục CPBH và CPQLDN bao gồm: + Ban hành các chính sách, thủ tục về trách nhiệm phê chuẩn đối với các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến CPBH và CPQLDN ví dụ như các khoản chi phí bán hàng từ năm triệu đồng trở lên cần có sự phê chuẩn của trưởng phòng bán hàng… Mọi nghiệp vụ phát sinh chi phí cần phải có được sự phê duyệt của quản lý đơn vị và được kiểm tra thường xuyên bởi các cấp quản lý. SV: NGUYỄN THỊ THU HUYỀN 7 LỚP: CQ50/22.02 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH + Đối với các khoản chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng và nhân viên quản lý doanh nghiệp cần có những quy chế, quy định chặt chẽ từ khâu tiếp nhận và quản lý nhân sự; theo dõi và ghi nhận thời gian lao động; tính lương, lập bảng lương và ghi chép sổ sách; thanh toán lương và các khoản khác chi nhân viên đến khâu giải quyết chế độ về lương, các khoản trích theo lương và chấm dứt hợp đồng lao động, đặc biệt là đối với nhân viên quản lý. + Đối với các khoản chi phí NVL, CCDC, khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng và quản lý doanh nghiệp: Đơn vị cần ban hành văn bản quy định về định mức chi phí tiêu hao NVL, CCDC; phương thức phân bổ vật liệu, CCDC dùng cho hoạt động bán hàng và QLDN; kế hoạch mua sắm và xây dựng mới TSCĐ cũng như quy định về chính sách khấu hao đối với TSCĐ dùng cho hoạt động bán hàng và QLDN. + Đối với chi phí bảo hành sản phẩm: Đơn vị cần có quy định cụ thể về chính sách bảo hành, phương thức bảo hành đối với từng loại sản phẩm, hàng hóa.