Hoàn thiện quy trình kế toán mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Cùng Mua

• Trường học: Trường Đại Học Kinh Tế
• Chuyên ngành: Kế Toán
• Đề tài: Hoàn Thiện Quy Trình Kế Toán Mua Hàng Tại Công Ty TNHH Cùng Mua
• Loại tài liệu: Đề Tài Tốt Nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH CÙNG MUA
• 1.1. Cơ sở lý luận về quy trình kế toán mua hàng và thanh toán
• 1.2. Khái niệm kế toán thanh toán
• 1.3. Chuẩn mực kế toán liên quan
• 1.3.1. Chuẩn mực 02 - hàng tồn kho
• 1.3.2. Các chuẩn mực khác có liên quan
• 1.4. Phương thức tính giá nhập kho hàng hóa
• 1.5. Tìm hiểu mô hình đặt hàng kinh tế - EOQ (Economic Order Quantity)
• 1.5.1. Khái niệm mô hình EOQ
• 1.5.2. Điều kiện để áp dụng mô hình EOQ
• 1.5.3. Công thức xác định mức đặt hàng hiệu quả
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH CÙNG MUA
• 2.1. Tổng quan về Công ty TNHH Cùng Mua
• 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
• 2.1.2. Cơ cấu tổ chức quản lý tại công ty
• 2.1.3. Cơ cấu tổ chức phòng kế toán tại công ty
• 2.1.4. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty
• 2.1.4.1. Hình thức kế toán áp dụng tại doanh nghiệp
• 2.2. Hệ thống báo cáo
• 2.3. Chế độ kế toán
• 2.4. Phương pháp khấu hao TSCĐ

Tóm tắt

I. Hướng dẫn toàn diện hoàn thiện kế toán mua hàng Cùng Mua

Việc hoàn thiện quy trình kế toán mua hàng không chỉ là một nhiệm vụ vận hành mà còn là một chiến lược cốt lõi để nâng cao hiệu quả và giảm thiểu rủi ro cho bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là trong lĩnh vực thương mại điện tử năng động như Công ty TNHH Cùng Mua. Một quy trình được chuẩn hóa và tối ưu sẽ đảm bảo dòng chảy thông tin và chứng từ thông suốt, từ khâu đề xuất mua hàng đến khi thanh toán cho nhà cung cấp. Điều này giúp ban lãnh đạo kiểm soát chặt chẽ chi phí đầu vào, quản lý hiệu quả công nợ phải trả, và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác. Hơn nữa, một hệ thống mạnh mẽ còn là nền tảng cho việc quản lý hàng tồn kho chính xác, tránh tình trạng tồn đọng vốn hoặc thiếu hụt hàng hóa, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng cung ứng và sự hài lòng của khách hàng. Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt, việc liên tục cải tiến và hoàn thiện các quy trình nội bộ, đặc biệt là chu trình mua hàng, là yếu tố sống còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi nhuận và xây dựng nền tảng phát triển bền vững. Nghiên cứu này tập trung vào việc phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp cụ thể, dựa trên các chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) và thực tiễn hoạt động tại Cùng Mua. Mục tiêu cuối cùng là xây dựng một quy trình kế toán mua hàng minh bạch, hiệu quả và có khả năng thích ứng cao, góp phần vào thành công chung của doanh nghiệp.

1.1. Tầm quan trọng của một quy trình kế toán mua hàng chuẩn

Một quy trình kế toán mua hàng được xây dựng bài bản và khoa học đóng vai trò xương sống cho hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Nó không chỉ đơn thuần là việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, mà còn là một công cụ quản trị mạnh mẽ. Quy trình này giúp đảm bảo mọi hoạt động mua sắm đều được phê duyệt, tuân thủ chính sách công ty và được ghi nhận chính xác, đầy đủ. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu sai sót kế toán và ngăn chặn các hành vi gian lận tiềm ẩn. Hơn nữa, việc chuẩn hóa quy trình giúp các phòng ban (mua hàng, kho, kế toán) phối hợp nhịp nhàng, giảm thời gian xử lý chứng từ kế toán mua hàng và đẩy nhanh quá trình thanh toán. Điều này không chỉ cải thiện hiệu suất nội bộ mà còn nâng cao uy tín với nhà cung cấp, tạo điều kiện cho các cuộc đàm phán về giá và điều khoản tín dụng tốt hơn trong tương lai.

1.2. Cơ sở lý luận và các chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS

Mọi hoạt động kế toán mua hàng đều phải tuân thủ chặt chẽ cơ sở pháp lý và các nguyên tắc được quy định. Nền tảng chính là các chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS), đặc biệt là Chuẩn mực số 02 - Hàng tồn kho. Chuẩn mực này quy định rõ về nguyên tắc giá gốc khi ghi nhận hàng mua vào, bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại và các chi phí liên quan trực tiếp. Việc áp dụng đúng VAS 02 đảm bảo giá trị hàng tồn kho được phản ánh trung thực và hợp lý trên báo cáo tài chính. Ngoài ra, các nguyên tắc như "cơ sở dồn tích" và "hoạt động liên tục" cũng là kim chỉ nam cho việc hạch toán nghiệp vụ mua hàng, đảm bảo các nghiệp vụ được ghi nhận tại thời điểm phát sinh, không phải lúc thu chi tiền. Trích dẫn từ khóa luận tốt nghiệp cho thấy: "Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được". Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuân thủ chuẩn mực để đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán.

II. Phân tích 5 điểm yếu trong quy trình kế toán mua hàng Cùng Mua

Mặc dù Công ty TNHH Cùng Mua đã xây dựng được một quy trình mua hàng cơ bản, việc phân tích sâu vào thực trạng vận hành cho thấy nhiều điểm yếu và rủi ro tiềm ẩn cần được khắc phục. Các thách thức này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất của phòng kế toán mà còn tác động tiêu cực đến dòng tiền, chi phí và mối quan hệ với đối tác. Một trong những vấn đề nổi cộm là sự thiếu đồng bộ và tự động hóa trong việc luân chuyển chứng từ kế toán mua hàng, dẫn đến chậm trễ trong việc ghi nhận và thanh toán. Bên cạnh đó, công tác quản lý công nợ phải trả vẫn còn nhiều hạn chế, thiếu các công cụ đối soát hiệu quả, dễ gây ra tranh chấp và thanh toán trễ hạn. Việc quản lý hàng tồn kho cũng đối mặt với nhiều rủi ro sai sót do quy trình kiểm kê và nhập liệu chưa được tối ưu. Những điểm yếu này, nếu không được giải quyết triệt để, sẽ trở thành rào cản lớn trong việc tối ưu hóa quy trình kế toán và nâng cao năng lực cạnh tranh của Cùng Mua. Việc nhận diện chính xác các "nút thắt cổ chai" này là bước đầu tiên và quan trọng nhất để đề xuất các giải pháp hoàn thiện quy trình kế toán mua hàng một cách thực tiễn và hiệu quả.

2.1. Thực trạng luân chuyển chứng từ kế toán mua hàng còn chậm

Theo phân tích từ khóa luận, quy trình xử lý chứng từ kế toán mua hàng tại Cùng Mua vẫn còn nhiều bước thủ công, phụ thuộc vào con người. Từ lúc lập "Đề nghị mua hàng", "Đơn đặt hàng" cho đến khi nhận được "Hóa đơn GTGT" và "Phiếu nhập kho", các chứng từ này phải đi qua nhiều cấp phê duyệt và bộ phận khác nhau. Quá trình này không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn rủi ro thất lạc hoặc sai sót thông tin. Sự chậm trễ trong việc tập hợp đủ bộ chứng từ hợp lệ dẫn đến việc hạch toán nghiệp vụ mua hàng bị trì hoãn. Hệ quả là số liệu công nợ và hàng tồn kho trên hệ thống không được cập nhật kịp thời, gây khó khăn cho việc lập báo cáo mua hàng chính xác và ra quyết định kinh doanh.

2.2. Hạn chế trong quản lý công nợ phải trả và nhà cung cấp

Công tác quản lý công nợ phải trả tại Cùng Mua chưa được hệ thống hóa một cách tối ưu. Việc theo dõi công nợ chủ yếu dựa trên sổ sách và các file theo dõi riêng lẻ, thiếu một hệ thống quản trị tập trung. Điều này dẫn đến khó khăn trong việc thực hiện đối soát công nợ định kỳ với nhà cung cấp. Các sai sót như thanh toán trùng lặp, bỏ sót hóa đơn, hoặc thanh toán trễ hạn có thể xảy ra, làm ảnh hưởng đến dòng tiền và uy tín của công ty. Hơn nữa, việc thiếu một cơ sở dữ liệu đánh giá nhà cung cấp tập trung khiến việc lựa chọn đối tác tối ưu cho những lần mua hàng sau trở nên khó khăn. Việc thanh toán nhà cung cấp chậm trễ không chỉ làm mất đi cơ hội hưởng chiết khấu thanh toán mà còn có thể làm rạn nứt mối quan hệ hợp tác lâu dài.

2.3. Rủi ro sai sót trong quản lý hàng tồn kho và nhập liệu

Công ty áp dụng phương pháp kê khai hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Khóa luận chỉ ra nhược điểm: "Công việc ở kho quá nhiều nhưng chỉ có một mình thủ kho đảm nhiệm dẫn đến quá tải công việc, tiến độ công việc chậm trễ". Điều này làm tăng nguy cơ sai lệch giữa số liệu thực tế và sổ sách. Các sai sót trong quá trình kiểm đếm hoặc nhập liệu phiếu nhập kho có thể dẫn đến giá trị hàng tồn kho trên báo cáo tài chính bị sai lệch. Hậu quả là việc tính giá vốn hàng bán không chính xác và các quyết định đặt hàng mới có thể dựa trên thông tin sai, gây ra tình trạng tồn kho quá mức hoặc thiếu hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh.

III. Giải pháp chuẩn hóa chứng từ và quy trình kế toán mua hàng

Để giải quyết các điểm yếu đã phân tích, việc đầu tiên và cơ bản nhất là phải chuẩn hóa lại toàn bộ hệ thống chứng từ và lưu đồ quy trình mua hàng. Một quy trình được định nghĩa rõ ràng, với các bước và trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân, phòng ban sẽ là nền tảng để loại bỏ sự chồng chéo và chậm trễ. Việc xây dựng một bộ chứng từ kế toán mua hàng thống nhất, từ mẫu đề nghị, đơn đặt hàng đến biên bản giao nhận, sẽ giúp giảm thiểu sai sót và đẩy nhanh quá trình xác minh, phê duyệt. Song song đó, cần phải xây dựng một quy chế phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan. Ví dụ, quy định rõ thời gian tối đa để bộ phận kho chuyển phiếu nhập kho và hóa đơn về phòng kế toán. Việc chuẩn hóa hạch toán nghiệp vụ mua hàng cũng rất quan trọng, đảm bảo mọi kế toán viên đều tuân thủ một phương pháp ghi nhận nhất quán, tuân thủ các chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS). Các giải pháp này khi được áp dụng đồng bộ sẽ tạo ra một quy trình kế toán mua hàng minh bạch, dễ kiểm soát và hiệu quả hơn, là tiền đề cho các bước cải tiến sâu hơn về công nghệ và kiểm soát nội bộ.

3.1. Tối ưu hóa lưu đồ quy trình mua hàng và thanh toán

Dựa trên thực trạng, cần thiết kế lại lưu đồ quy trình mua hàng một cách logic và tinh gọn hơn. Quy trình mới cần xác định rõ các điểm kiểm soát (control points) quan trọng. Ví dụ, trước khi tạo đơn đặt hàng, hệ thống phải tự động kiểm tra lượng hàng tồn kho hiện có. Sau khi nhận hàng, phiếu nhập kho phải được tạo và đối chiếu tự động với đơn đặt hàng về số lượng và mã hàng. Tương tự, quy trình thanh toán cần được chuẩn hóa: bộ phận kế toán chỉ thực hiện thanh toán nhà cung cấp khi đã nhận đủ bộ ba chứng từ cốt lõi: Đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho và Hóa đơn hợp lệ. Việc số hóa và tự động hóa các bước phê duyệt trên phần mềm sẽ giúp rút ngắn đáng kể thời gian luân chuyển chứng từ và giảm thiểu sai sót kế toán.

3.2. Chuẩn hóa bộ chứng từ kế toán mua hàng và biểu mẫu

Công ty cần ban hành một bộ biểu mẫu chứng từ kế toán mua hàng chuẩn và áp dụng thống nhất trong toàn công ty. Các biểu mẫu này (phiếu đề nghị, đơn hàng,...) cần có đầy đủ các trường thông tin cần thiết, được đánh số tự động để dễ dàng theo dõi và truy xuất. Việc này giúp đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu đầu vào. Đồng thời, cần xây dựng một danh mục nhà cung cấp được mã hóa và quản lý tập trung trên hệ thống. Mỗi khi phát sinh nghiệp vụ, kế toán chỉ cần chọn mã nhà cung cấp thay vì nhập tay, qua đó loại bỏ sai sót chính tả và đảm bảo dữ liệu công nợ được tổng hợp chính xác theo từng đối tác, phục vụ hiệu quả cho việc đối soát công nợ.

IV. Bí quyết ứng dụng công nghệ để hoàn thiện kế toán mua hàng

Công nghệ thông tin là đòn bẩy mạnh mẽ nhất để tối ưu hóa quy trình kế toán. Việc ứng dụng một phần mềm kế toán MISA/FAST hoặc một hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) phù hợp sẽ giúp Cùng Mua tự động hóa phần lớn các tác vụ thủ công. Hệ thống này có thể liên kết các module Mua hàng - Kho - Kế toán thành một quy trình liền mạch. Khi bộ phận mua hàng tạo đơn hàng, thông tin sẽ tự động chuyển đến bộ phận kho để chờ nhận hàng. Khi kho xác nhận nhập hàng, hệ thống tự động ghi tăng tồn kho và tạo bút toán công nợ cho phòng kế toán. Việc áp dụng công nghệ cũng giúp quản lý hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả hơn. Hệ thống có thể tự động đọc thông tin từ hóa đơn, đối chiếu với đơn hàng và phiếu nhập, đồng thời tự động kê khai thuế GTGT hàng mua vào. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu sai sót kế toán do nhập liệu thủ công mà còn tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp phát hiện sớm các giao dịch bất thường, góp phần hoàn thiện quy trình kế toán mua hàng một cách toàn diện.

4.1. Vai trò của phần mềm kế toán MISA FAST trong tự động hóa

Việc tận dụng tối đa các tính năng của phần mềm kế toán MISA/FAST là một giải pháp khả thi và hiệu quả. Các phần mềm này cho phép thiết lập một quy trình kế toán mua hàng khép kín ngay trên hệ thống. Người dùng có thể tạo đơn mua hàng, phiếu nhập kho từ đơn mua hàng, và tự động hạch toán công nợ khi nhận hóa đơn. Tính năng quản lý công nợ theo hạn thanh toán và theo hóa đơn giúp kế toán dễ dàng lập kế hoạch thanh toán và thực hiện đối soát công nợ. Hơn nữa, các phần mềm hiện đại còn tích hợp với dịch vụ xử lý hóa đơn điện tử đầu vào, giúp tự động hóa khâu kiểm tra và hạch toán, tiết kiệm thời gian và nhân lực cho doanh nghiệp.

4.2. Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cho chu trình mua hàng

Công nghệ là công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vững chắc. Cần thiết lập cơ chế phân quyền chi tiết trên phần mềm kế toán, đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Ví dụ, người tạo yêu cầu mua hàng không thể là người duyệt yêu cầu đó; người ghi sổ công nợ không thể là người duyệt thanh toán. Hệ thống cần ghi lại nhật ký (log) của mọi thao tác (tạo, sửa, xóa) để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu khi cần. Trích dẫn từ khóa luận chỉ ra một yếu điểm: "Thủ kho đảm nhiệm việc nhập xuất hàng, kiểm tra hàng hóa và xét duyệt nên không đảm bảo được nguyên tắc bất kiêm nhiệm". Việc phân quyền rõ ràng trên phần mềm sẽ giải quyết triệt để vấn đề này, ngăn chặn gian lận và sai sót.

V. Hướng đi tương lai cho quy trình kế toán mua hàng Cùng Mua

Việc hoàn thiện quy trình kế toán mua hàng là một quá trình liên tục chứ không phải là một dự án chỉ thực hiện một lần. Sau khi áp dụng các giải pháp về chuẩn hóa quy trình và ứng dụng công nghệ, Công ty TNHH Cùng Mua cần có một lộ trình rõ ràng để duy trì và cải tiến. Bước tiếp theo là xây dựng các chỉ số đo lường hiệu quả (KPIs) cho chu trình mua hàng, ví dụ như: thời gian trung bình từ lúc đặt hàng đến lúc nhập kho, vòng quay hàng tồn kho, tỷ lệ thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp. Việc theo dõi các chỉ số này sẽ giúp ban lãnh đạo đánh giá được mức độ thành công của các giải pháp đã triển khai và xác định các khu vực cần cải thiện thêm. Hướng tới tương lai, với đặc thù là một doanh nghiệp thương mại điện tử, Cùng Mua cần nghiên cứu các xu hướng tự động hóa sâu hơn như RPA (Robotic Process Automation) để tự động hóa hoàn toàn các tác vụ lặp đi lặp lại như nhập liệu hóa đơn hay đối chiếu công nợ, giải phóng nhân lực kế toán để họ tập trung vào các công việc phân tích và tư vấn chiến lược.

5.1. Lộ trình áp dụng và kiến nghị cho ban lãnh đạo Cùng Mua

Để các giải pháp mang lại hiệu quả, cần một lộ trình áp dụng cụ thể. Giai đoạn 1: Chuẩn hóa toàn bộ biểu mẫu và lưu đồ quy trình mua hàng, ban hành quy chế phối hợp giữa các phòng ban. Giai đoạn 2: Đào tạo lại nhân sự và triển khai áp dụng quy trình mới trên phần mềm kế toán MISA/FAST hiện có. Giai đoạn 3: Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị và KPIs để đo lường hiệu quả. Ban lãnh đạo cần cam kết và hỗ trợ cho quá trình thay đổi này, bởi nó không chỉ là thay đổi về nghiệp vụ mà còn là thay đổi về văn hóa làm việc, hướng tới sự chính xác, minh bạch và hiệu quả. Các kiến nghị này được đúc kết từ việc phân tích sâu sắc các hạn chế trong thực trạng hoạt động của công ty.

5.2. Xu hướng tự động hóa trong kế toán doanh nghiệp TMĐT

Đối với một kế toán trong doanh nghiệp thương mại điện tử như Cùng Mua, việc xử lý hàng ngàn giao dịch mua hàng với nhiều nhà cung cấp khác nhau là một thách thức lớn. Xu hướng tất yếu là tự động hóa. Trong tương lai, các công nghệ như AI (Trí tuệ nhân tạo) có thể được ứng dụng để phân tích dữ liệu mua hàng, dự báo nhu cầu và đề xuất nhà cung cấp tối ưu. Các chatbot có thể tự động trao đổi và xử lý các yêu cầu đơn giản từ nhà cung cấp. Việc đón đầu và áp dụng các công nghệ này sẽ giúp Cùng Mua không chỉ tối ưu hóa quy trình kế toán mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh vượt trội trên thị trường.