Tổng quan nghiên cứu

Vận tải đường biển hiện đảm nhận hơn 90% tổng khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu trên phạm vi toàn cầu, duy trì mức tăng trưởng ổn định từ 10% đến 15% mỗi năm tại thị trường Việt Nam. Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng sâu rộng, hiệu quả của chuỗi cung ứng phụ thuộc phần lớn vào năng lực xử lý quy trình logistics của các doanh nghiệp giao nhận. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ trong nước vẫn đang đối mặt với những thách thức lớn như sai sót chứng từ hải quan, kéo dài thời gian thông quan, chậm trễ lịch trình hạ bãi và gánh chịu các chi phí phát sinh ngoài dự kiến.

Nghiên cứu tập trung vào đề tài hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Blue Express. Mục tiêu cụ thể là phân tích toàn diện thực trạng quy trình xử lý hàng nguyên container (FCL) và hàng lẻ (LCL), xác định các rủi ro vận hành trọng yếu, từ đó xây dựng hệ thống giải pháp nâng cao tính chính xác và rút ngắn thời gian cung ứng dịch vụ.

Phạm vi nghiên cứu bao quát hoạt động giao nhận của Blue Express tại khu vực cảng biển trọng điểm phía Nam (đặc biệt là cảng Cát Lái, TP. Hồ Chí Minh) và mạng lưới văn phòng đại diện tại Bình Dương, Đồng Nai, Hải Phòng, Hà Nội trong giai đoạn 2020 - 2021. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài thể hiện qua việc thiết lập các tiêu chuẩn vận hành mới, hướng đến mục tiêu giảm thiểu 15% thời gian xử lý hồ sơ chứng từ, tiết kiệm 10% chi phí phát sinh do lưu container và củng cố lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp với quy mô vốn điều lệ 12 tỷ đồng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên nền tảng lý thuyết quản trị chuỗi cung ứng hiện đại (Supply Chain Management - SCM) và khung tiêu chuẩn vận hành giao nhận quốc tế do Liên đoàn Quốc tế các Hiệp hội Giao nhận (FIATA) ban hành. Theo đó, dịch vụ giao nhận đường biển được định nghĩa là chuỗi hành vi liên tục nhằm tổ chức, thực hiện toàn bộ thủ tục pháp lý, vận chuyển, lưu kho bãi và bàn giao hàng hóa từ người gửi đến người nhận thông qua phương thức vận tải thủy. Bên cạnh đó, mô hình quản lý chất lượng theo chu trình PDCA (Plan - Do - Check - Act) và tiêu chuẩn ISO 9001:2015 được áp dụng để chuẩn hóa các mắt xích công việc.

Các khái niệm chuyên ngành cốt lõi được vận dụng xuyên suốt bao gồm: hàng nguyên container (FCL - Full Container Load), hàng lẻ đóng ghép (LCL - Less than Container Load), vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L), phiếu giao nhận container (Equipment Interchange Receipt - EIR), thông báo hàng đến (Arrival Notice - A/N), lệnh giao hàng (Delivery Order - D/O) và hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS tích hợp phần mềm ECUS5.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu của nghiên cứu kết hợp hài hòa giữa dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp. Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ báo cáo tài chính kiểm toán, thống kê sản lượng giai đoạn 2020 - 2021 của Blue Express, cùng các văn bản quy phạm pháp luật hải quan hiện hành. Dữ liệu sơ cấp được tổng hợp thông qua quan sát thực tế tại các chi cục hải quan cửa khẩu và phỏng vấn trực tiếp cán bộ quản lý.

Về cỡ mẫu và phương pháp chọn mẫu: Tác giả áp dụng phương pháp chọn mẫu phi xác suất có chủ đích (purposive sampling) với cỡ mẫu gồm 120 bộ hồ sơ giao nhận hàng hóa FCL và LCL đại diện cho các ngành hàng xuất nhập khẩu chủ lực, kết hợp phỏng vấn sâu 15 chuyên viên giàu kinh nghiệm thuộc các bộ phận Chứng từ, Hiện trường, Kinh doanh và Vận tải.

Lý do lựa chọn phương pháp phân tích: Việc phối hợp phương pháp phân tích - tổng hợp, phương pháp thống kê mô tả so sánh tỷ lệ phần trăm (%) và phân tích chuỗi giá trị cho phép bóc tách chính xác từng điểm nghẽn về thời gian, chi phí và sai lệch chứng từ ở từng khâu tác nghiệp. Timeline nghiên cứu được thực hiện xuyên suốt trong 12 tháng, từ tháng 10/2021 đến tháng 09/2022, bảo đảm tính cập nhật và độ tin cậy cao của dữ liệu.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Phân tích số liệu hoạt động kinh doanh giai đoạn 2020 - 2021 của Blue Express ghi nhận sự tăng trưởng vượt bậc sau giai đoạn phục hồi kinh tế. Doanh thu thuần năm 2021 đạt 55.931 triệu đồng, tăng trưởng 12,4% so với năm 2020. Lợi nhuận gộp từ bán hàng và cung cấp dịch vụ đạt 41.890 triệu đồng, trong khi lợi nhuận trước thuế tăng đột biến 107%, đạt mức 1.348 triệu đồng nhờ khả năng tối ưu hóa chi phí vận hành và quản lý nguồn vốn hiệu quả (doanh thu hoạt động tài chính tăng 14.437 triệu đồng, tương đương mức tăng xấp xỉ 20%).

Về cơ cấu sản lượng, hàng FCL chiếm tỷ trọng áp đảo với 68% tổng sản lượng giao nhận của công ty, trong khi hàng LCL chiếm 32%. Mặc dù quy trình tổng thể được vận hành bài bản từ tiếp nhận thông tin, booking tàu, đóng hàng, khai báo hải quan điện tử đến bàn giao chứng từ, nghiên cứu đã chỉ ra tỷ lệ sai sót thông tin trên chứng từ ban đầu lên đến 18,5% các lô hàng. Sự sai lệch giữa hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và phiếu đóng gói (Packing List) dẫn đến việc phải truyền sửa tờ khai hải quan, làm phát sinh chi phí phạt hành chính và phí lưu container tại bãi từ 50 đến 80 USD mỗi ngày cho mỗi container.

Điển hình qua case study thực tế của lô hàng xuất khẩu FCL từ Công ty TNHH Fukuvi Việt Nam đi cảng Tokyo (Nhật Bản): Lô hàng gồm 10.393,6 kg nẹp cửa nhựa, trị giá 66.500 USD, sử dụng container 40 feet cao. Quy trình khai báo hải quan điện tử qua phần mềm ECUS5 tại Chi cục Hải quan KCN Biên Hòa diễn ra thuận lợi qua luồng xanh, tuy nhiên công đoạn mượn vỏ container rỗng tại cảng Cát Lái và hạ bãi xuất khẩu gặp áp lực lớn về thời gian cắt máng (cut-off time) do thiếu sự phối hợp thông tin tức thời giữa bộ phận điều độ xe và hiện trường cảng.

Thảo luận kết quả

Kết quả phân tích cho thấy nguyên nhân gốc rễ của các rủi ro vận hành bắt nguồn từ sự thiếu đồng bộ trong luồng truyền thông tin nội bộ giữa bốn bộ phận: Sales, Documents, Operations và Trucking. Dữ liệu nghiên cứu có thể được trực quan hóa tối ưu thông qua Sơ đồ tiến trình tác nghiệp (Process Flowchart) kết hợp Biểu đồ phân bổ thời gian (Gantt Chart) để làm nổi bật thời gian chết (idle time) tại các khâu kiểm tra vỏ container và lấy lệnh giao hàng. Bên cạnh đó, Bảng so sánh cơ cấu chi phí vận tải và chi phí nâng hạ bãi container sẽ minh họa rõ nét mức độ hao tổn tài chính khi quy trình bị gián đoạn.

So sánh với các nghiên cứu trong ngành logistics biển tại Việt Nam, phát hiện tại Blue Express phản ánh đúng bức tranh chung của các forwarder nội địa: thế mạnh nằm ở sự linh hoạt và mạng lưới quan hệ khách hàng rộng khắp, nhưng điểm yếu cốt tử là mức độ tự động hóa quy trình còn thấp. Việc số hóa toàn diện khâu xử lý dữ liệu đầu vào không chỉ giúp giảm 30% thời gian hoàn thiện hồ sơ mà còn là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp mở rộng quy mô vận hành chuẩn quốc tế.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm chuẩn hóa và hoàn thiện quy trình giao nhận đường biển tại Blue Express, hệ thống giải pháp được đề xuất gồm bốn nhóm hành động trọng tâm:

  1. Triển khai số hóa và tự động hóa quy trình quản lý chứng từ: Đầu tư nâng cấp hệ thống phần mềm quản lý giao nhận tập trung (Forwarding Management Software) kết nối trực tiếp với phần mềm hải quan ECUS5 và hệ thống cảng điện tử e-Port. Mục tiêu là giảm 25% thời gian xử lý hồ sơ chứng từ và cắt giảm hoàn toàn lỗi nhập liệu thủ công trước quý II/2023, do Bộ phận Công nghệ thông tin chủ trì phối hợp cùng Phòng Chứng từ thực hiện.

  2. Chuẩn hóa quy trình kiểm tra vỏ container và quản lý đội xe kéo: Thiết lập danh mục kiểm tra tiêu chuẩn (checklist) gồm 6 bước bắt buộc khi mượn vỏ container rỗng tại bãi CY (sàn, vách, trần, gioăng cao su, cửa đóng mở và số container). Tăng cường giám sát hành trình xe đầu kéo bằng hệ thống GPS để cam kết 100% lô hàng hạ bãi trước giờ cut-off tối thiểu 4 giờ, do Bộ phận Logistics và Đội xe Trucking thực hiện trong vòng 6 tháng.

  3. Nâng cao năng lực chuyên môn và đào tạo nghiệp vụ hải quan chuyên sâu: Tổ chức định kỳ các khóa đào tạo nội bộ hàng quý về cập nhật biểu thuế xuất nhập khẩu, quy tắc phân loại mã HS Code và kỹ năng xử lý hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) điện tử qua hệ thống EcoSys/VCOSYS. Mục tiêu duy trì tỷ lệ tờ khai thông quan luồng xanh và luồng vàng đạt trên 92%, do Ban Giám đốc và Phòng Nhân sự phụ trách.

  4. Xây dựng liên minh chiến lược với các hãng tàu và cơ quan quản lý cảng: Đàm phán gia hạn thời gian miễn phí lưu container, lưu bãi (free time DEM/DET) từ 7 ngày lên 14 ngày cho các khách hàng thân thiết, đồng thời đàm phán chính sách giá cước đường biển cạnh tranh nhằm giảm 5% đến 8% chi phí đầu vào, do Khối Kinh doanh quốc tế triển khai trong lộ trình 2023 - 2025.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Luận văn là nguồn tư liệu thực chứng có giá trị ứng dụng cao cho 4 nhóm đối tượng chính:

  • Ban lãnh đạo và nhà quản trị doanh nghiệp giao nhận (Freight Forwarders): Ứng dụng mô hình tái cấu trúc quy trình, thiết lập hệ thống chỉ số đánh giá hiệu suất (KPI) cho từng bộ phận nghiệp vụ và tối ưu hóa chi phí vận hành logistics từ 10% đến 15%.
  • Chuyên viên chứng từ và nhân viên hiện trường logistics: Sử dụng làm cẩm nang hướng dẫn thao tác thực hành chi tiết trên phần mềm hải quan ECUS5, quy trình lấy D/O, đổi lệnh EIR và kỹ năng xử lý tranh chấp, sai lệch chứng từ xuất nhập khẩu thực tế.
  • Giảng viên, nghiên cứu sinh và sinh viên chuyên ngành Logistics, Kinh tế vận tải biển: Khai thác dữ liệu học thuật, case study thực tế từ doanh nghiệp có vốn 12 tỷ đồng và khung phương pháp luận nghiên cứu định tính kết hợp định lượng chuẩn mực.
  • Doanh nghiệp xuất nhập khẩu hàng hóa: Nắm bắt chi tiết các bước trong chuỗi cung ứng đường biển để phối hợp hiệu quả với đơn vị giao nhận, giảm thiểu thời gian chờ đợi và tối ưu chi phí thương mại quốc tế.

Câu hỏi thường gặp

1. Điểm khác biệt mấu chốt trong quy trình giao nhận hàng FCL và LCL đường biển là gì?
Quy trình hàng FCL yêu cầu người giao nhận phối hợp cấp vỏ container rỗng và đóng hàng nguyên khối trực tiếp tại kho hoặc bãi CY, quản lý số chì (seal) và nộp phiếu cân khối lượng toàn bộ VGM. Ngược lại, hàng LCL đòi hỏi thêm công đoạn gom hàng lẻ từ nhiều chủ hàng tại kho CFS, đóng ghép chung một container và phát hành vận đơn thứ cấp (House Bill of Lading) cho từng lô hàng riêng biệt.

2. Phần mềm ECUS5 đóng vai trò như thế nào trong việc tối ưu hóa thời gian thông quan?
Phần mềm ECUS5 cho phép doanh nghiệp giao nhận truyền dữ liệu tờ khai hải quan điện tử trực tiếp đến hệ thống VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan chỉ trong vài giây. Việc số hóa này giúp rút ngắn thời gian tiếp nhận và phân luồng tờ khai (luồng xanh chỉ mất 1 đến 3 giây để thông quan), giảm thiểu hơn 70% thời gian di chuyển làm thủ tục giấy tờ truyền thống tại quầy hải quan.

3. Làm thế nào để doanh nghiệp giao nhận phòng tránh rủi ro rớt tàu (miss cut-off time)?
Doanh nghiệp cần thiết lập lịch trình vận tải ngược từ thời điểm cắt máng của hãng tàu, dự phòng tối thiểu từ 4 đến 6 giờ cho các phát sinh tắc đường hoặc nghẽn cảng. Đồng thời, nhân viên hiện trường phải liên tục kiểm tra trạng thái container trên hệ thống cảng điện tử và duy trì kênh liên lạc 24/7 với bộ phận điều độ xe để xử lý kịp thời các sự cố kỹ thuật.

4. Ý nghĩa của mức tăng trưởng lợi nhuận trước thuế 107% năm 2021 đối với định hướng của Blue Express là gì?
Mức tăng trưởng lợi nhuận 107% (đạt 1.348 triệu đồng) khẳng định tính đúng đắn trong chiến lược mở rộng mạng lưới chi nhánh tại các khu công nghiệp trọng điểm như Bình Dương, Đồng Nai và Hải Phòng. Đây là nền tảng tài chính vững chắc giúp công ty tái đầu tư mạnh mẽ vào hệ thống công nghệ thông tin và mở rộng năng lực đội xe vận chuyển nội địa trong giai đoạn kế tiếp.

5. Khi làm thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) cho hàng xuất khẩu cần lưu ý những chứng từ nào?
Hồ sơ xin cấp C/O điện tử bắt buộc phải có sự nhất quán tuyệt đối giữa Đơn đề nghị cấp C/O, Tờ khai hải quan xuất khẩu đã thông quan, Vận đơn đường biển (Bill of Lading), Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói, Bảng kê giải trình tiêu chí xuất xứ và hóa đơn thu mua nguyên phụ liệu đầu vào để bảo đảm tính hợp lệ theo quy định của Bộ Công Thương.

Kết luận

  • Luận văn đã phân tích toàn diện thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Blue Express giai đoạn 2020 - 2021.
  • Chỉ rõ các nút thắt vận hành trọng yếu về sai lệch chứng từ (18,5%) và độ trễ trong phối hợp hiện trường tại cảng Cát Lái.
  • Chứng minh hiệu quả kinh doanh ấn tượng với doanh thu thuần đạt 55.931 triệu đồng và lợi nhuận trước thuế tăng trưởng 107%.
  • Đề xuất 4 nhóm giải pháp mang tính đột phá về số hóa công nghệ, chuẩn hóa kiểm tra vỏ container, nâng cao năng lực nhân sự và liên minh hãng tàu.
  • Thiết lập lộ trình triển khai chi tiết từ năm 2023 đến năm 2025, định hình chuẩn mực vận hành logistics đường biển cho các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ.

Đóng góp lớn nhất của nghiên cứu là gắn kết chặt chẽ giữa lý luận kinh tế vận tải biển với thực tiễn tác nghiệp thông qua case study cụ thể, mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho cộng đồng học thuật và doanh nghiệp logistics Việt Nam. Quý độc giả, các nhà nghiên cứu và doanh nghiệp quan tâm có thể áp dụng ngay mô hình chuẩn hóa quy trình này để tối ưu hóa năng lực cạnh tranh và hiệu quả chuỗi cung ứng.