Chương 1: Hệ thống hóa lý luận và thực tiễn liên quan đến kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Chương 2: Khái quát đặc điểm và lĩnh vực hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp ngành Lâm nghiệp vùng trung du miền núi phía Bắc Việt Nam Chương 3: Thực trạng về hoạt động kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp ngành Lâm nghiệp vùng trung du miền núi phía Bắc Việt Nam Chương 4: Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp ngành Lâm nghiệp vùng trung du miền núi phía Bắc Việt Nam. 7 Chƣơng 1 HỆ THỐNG HÓA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN LIÊN QUAN ĐẾN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái quát về kiểm soát và kiểm soát nội bộ trong quản lý 1. Kiểm soát trong quản lý Để một tổ chức tồn tại và phát triển thì cần phải có quản lý.
Có rất nhiều quan điểm khác nhau về quản lý. Nhìn nhận quản lý theo hoạt động, Donnelly, J. H và cộng sự đưa ra khái niệm về quản lý nhấn mạnh trên khía cạnh hành vi của quản lý: “Quản lý là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện, nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được kết quả mà một người hành động riêng rẽ không thể nào đạt được” [60]. Nhận định quản lý theo chức năng GS.TS Nguyễn Quang Quynh chỉ ra rằng “Quản lý là một quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt được hiệu quả cao nhất” [41].
Quá trình định hướng này bao gồm nhiều giai đoạn, đầu tiên cần phải dự báo và kiểm tra các thông tin về nguồn lực và mục tiêu cần đạt tới, sau đó xây dựng kế hoạch và chương trình hành động, cuối cùng là tổ chức thực hiện các kế hoạch và chương trình đã định. Cùng với sự phát triển của xã hội loài người, sự nhận thức của con người ngày càng được mở rộng nên lý giải trong khái niệm về quản lý càng trở nên rõ rệt. Để hình thành nên hoạt động quản lý cần xác định ba vấn đề: Chủ thể quản lý, đối tượng quản lý, mục đích quản lý, hoạt động này được tiến hành trong một môi trường và điều kiện nhất định nào đó. Hoạt động quản lý cần vận dụng chức năng và phương pháp quản lý để đạt được mục đích quản lý.
Chủ thể quản lý ở đây chính là bộ máy quản lý của đơn vị bao gồm cán bộ lãnh đạo các cấp, các bộ phận cán bộ chuyên môn thực thi các nghiệp vụ quản lý điều hành đơn vị. Đối tượng quản lý chính là con người và các sự vật hiện tượng diễn ra trong đơn vị, đối tượng quản lý khác nhau do đó quá trình quản lý cũng phát sinh những vấn đề phức tạp. Vì vậy thực hiện chức năng quản lý có hiệu quả sẽ góp phần đưa DN phát triển không ngừng, lấy hiệu quả kinh tế thực tế làm nguyên tắc hoạt động. Kiểm soát có liên quan mật thiết với quản lý, nó có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định của nhà quản lý, nó là một trong năm chức năng của quản lý bao gồm: Xác định mục tiêu và lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, phối hợp, kiểm soát.
Thông qua kiểm soát nhà quản lý nhìn nhận được những thiếu sót trong hệ thống tổ chức để đề ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời. Khi có kiểm soát nhà quản 8 lý sẽ có đầy đủ thông tin để ra quyết định thích hợp nhằm thích ứng với môi trường, đạt được mục tiêu đề ra. Có nhiều quan điểm khác nhau về kiểm soát, theo Fayol, H đã chỉ ra “Kiểm soát là việc kiểm tra để khẳng định mọi việc có thực hiện theo đúng kế hoạch hoặc các chỉ dẫn và các nguyên tắc đã được thiết lập hay không, từ đó nhằm chỉ ra các yếu kém và sai phạm cần điều chỉnh, tìm ra các nguyên nhân để ngăn ngừa chúng không được phép tái diễn” [62]. Theo Robert và các cộng sự cho rằng “Kiểm soát là một quá trình thực hiện một tập hợp các thay đổi nhằm đạt được các mục tiêu đã định”[68].
Khái niệm này nhấn mạnh đến sự điều khiển theo phạm vi rộng của kiểm soát. Theo quan điểm kiểm soát là chức năng của quản lý GS.TS Nguyễn Quang Quynh cho rằng “Kiểm soát không phải là một pha hay một giai đoạn của quá trình quản lý mà là một chức năng không thể tách rời của quản lý” [40]. Theo quan điểm này trong suốt quá trình quản lý, kiểm soát luôn luôn tồn tại trước, trong và sau mỗi hoạt động định hướng hoặc tổ chức để thực hiện hoặc điều chỉnh mỗi hoạt động đó. Một cách tổng hợp nhất, kiểm soát được hiểu là tổng hợp các phương sách để nắm lấy và điều hành đối tượng hoặc khách thể quản lý.TS Nguyễn Thị Phương Hoa đã khái niệm về kiểm soát quản lý “Kiểm soát là quá trình đo lường, đánh giá và tác động lên đối tượng kiểm soát nhằm đảm bảo mục tiêu, kế hoạch của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả” [26].
Từ các khái niệm trên có thể khái quát kiểm soát bao gồm những hoạt động chính: thiết lập tiêu chuẩn, đánh giá thực tế bằng cách so sánh thực tế với tiêu chuẩn, tìm ra được các nguyên nhân và chỉnh sửa các sai lệch đó. Kiểm soát được thực hiện khác nhau đối với các đơn vị và cá nhân tùy thuộc vào kinh phí, vào quan hệ quản lý, vào loại hình hoạt động, vào truyền thống văn hóa, kinh tế, xã hội của từng nước: Với cấp quản lý, kiểm soát ở cấp vĩ mô do nhà nước thực hiện trực tiếp hoặc gián tiếp với cấp dưới, khác với kiểm soát ở cấp vi mô; Với loại hình hoạt động kiểm soát đối với hoạt động sự nghiệp hướng tới hiệu năng quản lý khác với hoạt động kinh doanh hướng tới hiệu quả của vốn, lao động, tài nguyên; Trong quan hệ với truyền thống kinh tế, văn hóa, xã hội thì kiểm soát cũng khác nhau về trình độ dân trí, trình độ quản lý, tính kỷ cương và truyền thống pháp luật. Hoạt động quản lý là một quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các mục đích đã định trên cơ sở các nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Quản lý cần phải có kiểm soát để phát hiện các sai lệch và có hành động điều chỉnh kịp thời, hướng dẫn và điều khiển đơn vị đi đúng mục đích, từ đó bảo vệ tài sản tiền vốn, tạo niềm tin cho 9 những người quan tâm, theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường, tạo chất lượng tốt hơn cho hoạt động của đơn vị.
Trong giai đoạn định hướng cần kiểm soát những dự báo về nguồn lực và mục tiêu có thể đạt tới, kiểm soát việc xây dựng chương trình, kế hoạch, kiểm soát tính khả thi của các chương trình kế hoạch trên mọi phương diện như: tài chính, nhân sự, kỹ thuật, pháp lý. từ đó đưa ra các quyết định cụ thể để tổ chức thực hiện. Trong giai đoạn tổ chức thực hiện cần kết hợp các nguồn lực một cách tối ưu đồng thời thường xuyên kiểm tra diễn biến và kết quả của các quá trình để điều hòa mối quan hệ, điều chỉnh định mức và mục tiêu nhằm tối ưu hóa hoạt động. Như vậy, trên cơ sở phân tích các quan điểm khác nhau về kiểm soát và nhận diện vai trò của nó trong quản lý, tác giả đưa ra khái niệm về kiểm soát như sau: “Kiểm soát là một trong những chức năng quan trọng của quá trình quản lý cần phải được thực hiện thường xuyên, liên tục với mọi hoạt động.
Kiểm soát là quá trình đo lường, đánh giá, so sánh, phát hiện sai lệch để ngăn ngừa hoặc điều chỉnh đối với các đối tượng cần phải kiểm soát trong đơn vị, đồng thời dự báo những rủi ro có thể xảy ra, đảm bảo hiệu quả hoàn thành những mục tiêu đã đề ra. Các loại kiểm soát Dựa trên những khía cạnh khác nhau sẽ tồn tại nhiều loại hình kiểm soát tùy theo lĩnh vực hoạt động, loại hình hoạt động, phân cấp quản lý, cơ chế quản lý, điều kiện xã hội… Dưới đây là một số cách phân loại kiểm soát thường được sử dụng. Phân loại dựa trên mối quan hệ giữa chủ thể kiểm soát với khách thể kiểm: gồm hai loại kiểm soát từ bên ngoài và KSNB: Kiểm soát từ bên ngoài (ngoại kiểm) là kiểm soát được thực hiện bởi các chủ thể bên ngoài đơn vị như kiểm soát của cấp trên, của cơ quan quản lý Nhà nước…; Kiểm soát nội bộ (kiểm soát từ các chủ thể bên trong đơn vị) là kiểm soát được thực hiện bởi các chủ thể bên trong đơn vị, tiến hành kiểm soát lẫn nhau theo nhiều chiều nhằm mục đích quản trị nội bộ Phân loại theo mức độ ảnh hưởng của chủ thể kiểm soát: gồm Kiểm soát trực tiếp là hoạt động kiểm soát đối với từng yếu tố, từng bộ phận cấu thành trong đơn vị căn cứ vào đặc điểm riêng của yếu tố, bộ phận đó. Kiểm soát trực tiếp bao gồm kiểm soát hoạt động, kiểm soát xử lý, kiểm soát bảo vệ tài sản.
Kiểm soát hoạt động là việc kiểm soát từng hoạt động riêng lẻ do nhân viên độc lập với người thực hiện tiến hành. Kiểm soát xử lý là việc kiểm soát nhằm xem xét việc thu thập, xử lý, ghi chép, cung cấp thông tin về các giao dịch, hoạt động xem chúng có hợp pháp, hợp lệ không, có được công nhận không. Kiểm soát bảo vệ tài sản là việc ban hành 10 các quy chế, thủ tục để nhằm bảo vệ tài sản và thông tin trong đơn vị; Kiểm soát tổng thể là hoạt động kiểm soát chung đối với nhiều hệ thống, nhiều bộ phận, nhiều công việc khác nhau. Kiểm soát tổng thể căn cứ vào đặc điểm chung của các hệ thống, các bộ phận… Phân loại theo thời điểm kiểm soát: gồm 3 loại Kiểm soát trước là quá trình kiểm soát trước khi thực hiện hoạt động nhằm mục tiêu ngăn ngừa sai phạm có thể xảy ra để giúp các kế hoạch có thể đạt được thành công.