Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí tại Viện Dinh Dưỡng

Trong bối cảnh tự chủ tài chính ngày càng cao, kiểm soát nội bộ chi phí không còn là một lựa chọn mà đã trở thành yếu tố sống… 132 trang · Viện Dinh Dưỡng.

• Trường học: Viện Dinh Dưỡng
• Đề tài: Hoàn Thiện Kiểm Soát Nội Bộ Chi Phí Tại Viện Dinh Dưỡng

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• DANH MỤC VIẾT TẮT
• DANH MỤC BẢNG BIỂU
• DANH MỤC BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ
• TÓM TẮT NGHIÊN CỨU LUẬN VĂN
• 1. CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
• 1.1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
• 1.2. TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU
• 1.2.1. Các nghiên cứu ở nước ngoài
• 1.2.2. Các nghiên cứu trong nước
• 1.2.3. Những vấn đề còn tồn tại trong nghiên cứu
• 1.3. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
• 1.3.1. Mục tiêu tổng quát
• 1.3.2. Mục tiêu nghiên cứu cụ thể
• 1.4. CÂU HỎI NGHIÊN CỨU
• 1.5. PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU
• 1.5.1. Đối tượng nghiên cứu
• 1.5.2. Phạm vi nghiên cứu
• 1.6. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
• 1.7. Ý NGHĨA CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
• 1.7.1. Về mặt lý luận
• 1.7.2. Về mặt thực tiễn
• 1.8. KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
• 2. CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ
• 2.1. CÁC QUAN ĐIỂM VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
• 2.2. SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC KIỂM SOÁT NỘI BỘ
• 2.3. MỤC TIÊU CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ
• 2.4. CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ
• 2.4.1. Môi trường kiểm soát
• 2.4.2. Đánh giá rủi ro
• 2.4.3. Hoạt động kiểm soát
• 2.4.4. Hệ thống thông tin và truyền thông
• 2.5. ĐẶC ĐIỂM CỦA ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU TRONG LĨNH VỰC Y TẾ ẢNH HƯỞNG ĐẾN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ
• 2.5.1. Đặc điểm hoạt động và chi phí của đơn vị sự nghiệp có thu
• 2.5.2. Đặc điểm của đơn vị sự nghiệp có thu trong lĩnh vực y tế
• 2.6. KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
• 3. CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI VIỆN DINH DƯỠNG
• 3.1. GIỚI THIỆU VỀ VIỆN DINH DƯỠNG
• 3.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
• 3.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Viện
• 3.1.3. Cơ cấu tổ chức của Viện
• 3.1.4. Đặc điểm hoạt động và chi phí của Viện Dinh Dưỡng
• 3.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI VIỆN DINH DƯỠNG
• 3.2.1. Thực trạng về môi trường kiểm soát
• 3.2.2. Thực trạng về đánh giá rủi ro
• 3.2.3. Thực trạng về hoạt động kiểm soát
• 3.2.4. Thực trạng về hệ thống thông tin và truyền thông
• 3.2.5. Thực trạng về giám sát
• 4. CHƯƠNG 4: THẢO LUẬN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU, CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI VIỆN DINH DƯỠNG
• 4.1. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI VIỆN DINH DƯỠNG
• 4.1.1. Ưu điểm
• 4.1.2. Nhược điểm
• 4.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI VIỆN DINH DƯỠNG
• 4.2.1. Giải pháp hoàn thiện về môi trường kiểm soát
• 4.2.2. Giải pháp về đánh giá rủi ro
• 4.2.3. Giải pháp về hoạt động kiểm soát
• 4.2.4. Giải pháp về hệ thống thông tin và truyền thông
• 4.2.5. Giải pháp về giám sát
• 4.3. ĐÓNG GÓP CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
• 4.3.1. Đóng góp về mặt lý luận
• 4.3.2. Đóng góp về mặt thực tiễn
• 4.4. NHỮNG HẠN CHẾ VÀ MỘT SỐ GỢI Ý CHO CÁC NGHIÊN CỨU TRONG TƯƠNG LAI
• 4.4.1. Những hạn chế trong nghiên cứu
• 4.4.2. Một số gợi ý cho nghiên cứu trong tương lai
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC 01
• PHỤ LỤC 02
• PHỤ LỤC 03

Tóm tắt

I. Vai trò của kiểm soát nội bộ chi phí tại Viện Dinh Dưỡng

Trong bối cảnh tự chủ tài chính ngày càng cao, kiểm soát nội bộ chi phí không còn là một lựa chọn mà đã trở thành yếu tố sống còn đối với các đơn vị sự nghiệp công lập như Viện Dinh Dưỡng. Đây là một quy trình toàn diện, được thiết kế và vận hành bởi Ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ, nhằm đảm bảo các mục tiêu hoạt động được thực hiện một cách hiệu quả nhất. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh giúp Viện Dinh Dưỡng bảo vệ tài sản, sử dụng nguồn lực tối ưu, và duy trì sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý. Đặc biệt, trong lĩnh vực y tế, nơi các khoản chi từ ngân sách nhà nước và dịch vụ rất đa dạng, việc kiểm soát chặt chẽ giúp ngăn chặn sai sót, phòng chống thất thoát lãng phí, và đảm bảo tính chính xác của các báo cáo tài chính. Theo luận văn của Đào Thị Thu Hiền (2019), việc áp dụng kiểm soát nội bộ thường xuyên không chỉ giúp Viện "giảm thiểu được sai sót trong quá trình hạch toán chi phí" mà còn "nâng cao được chuyên môn và đạo đức trong công việc". Điều này khẳng định tầm quan trọng của việc xây dựng một cơ chế kiểm soát minh bạch, hiệu quả, góp phần trực tiếp vào sự phát triển bền vững và nâng cao uy tín của Viện.

1.1. Đặc thù quản lý tài chính tại đơn vị sự nghiệp y tế

Viện Dinh Dưỡng, với tư cách là một đơn vị sự nghiệp có thu, hoạt động trong một môi trường tài chính phức tạp. Nguồn thu của Viện đến từ nhiều nguồn khác nhau: ngân sách nhà nước cấp, hoạt động cung ứng dịch vụ, nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế. Tương ứng, các khoản chi cũng rất đa dạng, từ chi thường xuyên (lương, phụ cấp) đến chi cho các đề tài nghiên cứu, mua sắm trang thiết bị hiện đại. Sự đa dạng này tạo ra thách thức lớn trong việc hạch toán và phân bổ chi phí một cách chính xác, dễ dẫn đến nhầm lẫn giữa các nguồn. Do đó, một quy trình kiểm soát chi phí rõ ràng là cần thiết để đảm bảo mỗi đồng vốn được sử dụng đúng mục đích, tuân thủ quy chế chi tiêu nội bộ và các quy định về quản lý tài chính công. Việc kiểm soát hiệu quả giúp Viện tối ưu hóa nguồn lực, trích lập các quỹ phúc lợi, khen thưởng, và tái đầu tư cho phát triển.

1.2. Mục tiêu cốt lõi của hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí

Mục tiêu chính của việc hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí tại Viện Dinh Dưỡng không chỉ dừng lại ở việc tiết kiệm. Nó bao gồm ba mục tiêu cốt lõi theo mô hình COSO. Thứ nhất là đảm bảo hiệu quả hoạt động, nghĩa là sử dụng các nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực) một cách tối ưu để đạt được các mục tiêu nghiên cứu và khám chữa bệnh. Thứ hai là đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho Ban lãnh đạo ra quyết định và cho các cơ quan quản lý nhà nước. Thứ ba là đảm bảo sự tuân thủ các quy định pháp luật và quy chế của ngành y tế, từ đó nâng cao trách nhiệm giải trình và giảm thiểu rủi ro pháp lý. Việc đạt được các mục tiêu này sẽ tạo ra một nền tảng vững chắc cho sự phát triển ổn định của Viện.

II. Phân tích thực trạng kiểm soát chi phí tại Viện Dinh Dưỡng

Qua phân tích dựa trên dữ liệu từ năm 2015 đến 2018 và kết quả khảo sát 60 cán bộ công nhân viên, thực trạng kiểm soát chi phí tại Viện Dinh Dưỡng cho thấy nhiều ưu điểm nhưng cũng bộc lộ không ít hạn chế cần được khắc phục. Về mặt tích cực, Viện đã xây dựng được một môi trường làm việc thân thiện, có các quy tắc ứng xử và quy trình kiểm soát cơ bản. Các hoạt động giám sát được thực hiện để đảm bảo tiến độ công việc và chất lượng sản phẩm. Tuy nhiên, các nhược điểm còn tồn tại đang tạo ra những rủi ro tiềm ẩn. Nghiên cứu của Đào Thị Thu Hiền (2019) chỉ ra rằng: "Đơn vị khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức chưa kịp thời cập nhật các sự thay đổi này" và "hoạt động giám sát phụ thuộc vào trình độ và năng lực của CBCNV". Những điểm yếu này trong hệ thống kiểm soát nội bộ có thể dẫn đến quản trị rủi ro tài chính kém hiệu quả, gây ra lãng phí và ảnh hưởng đến mục tiêu chung. Việc nhận diện rõ ràng các vấn đề này là bước đầu tiên để xây dựng các giải pháp nâng cao hiệu quả.

2.1. Hạn chế trong môi trường kiểm soát và đánh giá rủi ro

Môi trường kiểm soát tại Viện còn một số bất cập. Việc cập nhật cơ cấu tổ chức khi có thay đổi nhân sự còn chậm, gây khó khăn trong phân định trách nhiệm. Các hình thức kỷ luật khi có sai phạm thường mang tính răn đe, chưa đủ sức nặng để ngăn ngừa tái diễn, ảnh hưởng đến nỗ lực phòng chống thất thoát lãng phí. Về đánh giá rủi ro, Viện đã làm tốt việc nhận diện rủi ro trong hoạt động sản xuất, nhưng lại chưa chú trọng đến rủi ro chiến lược. Các yếu tố như sự thay đổi công nghệ, thị hiếu người tiêu dùng hay sự xuất hiện của các đối thủ cạnh tranh chưa được phân tích và đánh giá đầy đủ. Việc bỏ qua rủi ro chiến lược có thể khiến Viện mất đi lợi thế cạnh tranh và gây ra những tổn thất tài chính lớn trong dài hạn.

2.2. Bất cập trong hoạt động kiểm soát và hệ thống thông tin

Mặc dù đã có các quy trình kiểm soát chi phí như quy trình xét duyệt đề cương, quy trình thanh toán, nhưng hoạt động kiểm soát vẫn còn những điểm yếu. Việc so sánh chi phí giữa các năm để phân tích nguyên nhân tăng giảm chưa được thực hiện thường xuyên. Hơn nữa, hệ thống thông tin và truyền thông chủ yếu tập trung vào thông tin kế toán nội bộ. Theo nghiên cứu, "Ban lãnh đạo hiện nay còn chưa quan tâm tìm hiểu về đối thủ cạnh tranh". Việc thiếu thông tin thị trường làm cho việc định giá sản phẩm và xây dựng chiến lược kinh doanh trở nên bị động. Các kênh truyền thông nội bộ đôi khi chưa hiệu quả, dẫn đến việc xử lý sự cố phát sinh còn chậm, gây tốn kém thời gian và chi phí.

III. Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát và đánh giá rủi ro

Để xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vững chắc, việc cải thiện hai nền tảng đầu tiên theo mô hình COSO là môi trường kiểm soát và đánh giá rủi ro mang tính cấp thiết. Môi trường kiểm soát là "sắc thái" của tổ chức, ảnh hưởng đến ý thức của mỗi cá nhân. Một môi trường lành mạnh, đề cao tính chính trực và giá trị đạo đức sẽ là tiền đề cho mọi hoạt động kiểm soát khác. Song song đó, quản trị rủi ro tài chính không thể hiệu quả nếu không có một quy trình đánh giá rủi ro toàn diện, bao gồm cả rủi ro hoạt động và rủi ro chiến lược. Các giải pháp nâng cao hiệu quả cần tập trung vào việc xây dựng một văn hóa tổ chức mạnh mẽ, nơi mọi cá nhân đều hiểu rõ trách nhiệm của mình, đồng thời chủ động nhận diện và ứng phó với các mối nguy có thể ảnh hưởng đến mục tiêu chi phí của Viện Dinh Dưỡng. Đây là bước đi chiến lược nhằm tối ưu hóa chi phí hoạt động một cách bền vững, thay vì chỉ giải quyết các vấn đề bề mặt.

3.1. Xây dựng văn hóa đạo đức và củng cố cơ cấu tổ chức

Con người là trung tâm của môi trường kiểm soát. Viện cần xây dựng một môi trường văn hóa đạo đức rõ nét, bắt đầu từ sự gương mẫu của Ban lãnh đạo. Cần thường xuyên kiểm tra, cập nhật các quy trình, quy định, đặc biệt là quy chế chi tiêu nội bộ, để phù hợp với thực tế và không trái quy định nhà nước. Khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, cần cập nhật sơ đồ và phân công nhiệm vụ ngay lập tức để đảm bảo tính liên tục và rõ ràng trong trách nhiệm giải trình. Đồng thời, cần xây dựng các chế tài xử lý vi phạm đủ mạnh, công bằng và minh bạch để giảm thiểu các hành vi gây thất thoát chi phí, tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và kỷ luật.

3.2. Mở rộng phạm vi và nâng cao chất lượng đánh giá rủi ro

Viện Dinh Dưỡng cần chuyển từ việc chỉ tập trung vào rủi ro hoạt động sang đánh giá rủi ro một cách toàn diện. Cần thành lập một bộ phận hoặc nhóm chuyên trách về quản trị rủi ro tài chính, có nhiệm vụ thu thập thông tin về công nghệ mới, các sản phẩm cạnh tranh, và sự thay đổi trong chính sách y tế. Phải định kỳ phân tích các mối nguy chiến lược này để đưa ra các biện pháp phòng ngừa kịp thời. Ví dụ, việc nghiên cứu các sản phẩm tương tự trên thị trường để so sánh chất lượng và giá cả sẽ giúp Viện định giá bán hợp lý, tránh tổn thất doanh thu. Việc chủ động nhận diện rủi ro giúp Viện biến thách thức thành cơ hội, giảm thiểu tổn thất và đảm bảo sự phát triển bền vững.

IV. Phương pháp tối ưu hoạt động kiểm soát thông tin giám sát

Sau khi củng cố nền tảng, các giải pháp tiếp theo cần tập trung vào việc tối ưu hóa các bộ phận cấu thành còn lại của hệ thống kiểm soát nội bộ: hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin và truyền thông, và giám sát. Đây là những cơ chế vận hành hàng ngày, đảm bảo các chỉ thị của nhà quản lý được thực thi và các sai lệch được phát hiện kịp thời. Hoạt động kiểm soát hiệu quả giúp ngăn chặn sai sót ngay từ khi phát sinh. Hệ thống thông tin chất lượng cung cấp dữ liệu chính xác cho việc ra quyết định. Hoạt động giám sát liên tục đảm bảo hệ thống luôn vận hành đúng thiết kế và thích ứng với thay đổi. Việc kết hợp đồng bộ ba yếu tố này sẽ tạo ra một cơ chế quản lý chi phí hiệu quả, giúp Viện Dinh Dưỡng đạt được các mục tiêu tài chính một cách nhất quán. Luận văn của Đào Thị Thu Hiền (2019) đề xuất "Hàng năm rà soát lại quy trình hoạt động" và "sử dụng camera giám sát đối với hoạt động sản xuất", cho thấy sự cần thiết của việc áp dụng các biện pháp cụ thể và hiện đại.

4.1. Tăng cường hiệu quả các quy trình kiểm soát chi phí

Cần rà soát và chuẩn hóa lại toàn bộ quy trình kiểm soát chi phí, từ khâu lập dự toán, xét duyệt, đến thanh quyết toán. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm phải được tuân thủ nghiêm ngặt, đặc biệt là tách bạch giữa người phê duyệt, người thực hiện và người ghi sổ kế toán. Cần hạn chế sự kiêm nhiệm ở các vị trí quan trọng để giảm thiểu rủi ro gian lận. Hoạt động kiểm soát cần được thực hiện hàng ngày đối với chứng từ thanh toán và hàng quý đối với các báo cáo quản trị chi phí để xác định tính chính xác và kịp thời. Việc xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật cho từng hoạt động nghiên cứu và dịch vụ cũng là một công cụ kiểm soát hữu hiệu, giúp so sánh và đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí.

4.2. Nâng cấp hệ thống thông tin và truyền thông đa chiều

Hệ thống thông tin kế toán cần được nâng cấp để không chỉ cung cấp dữ liệu tài chính mà còn tích hợp các thông tin quản trị khác. Viện cần xây dựng một cơ chế thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh và thị trường một cách có hệ thống. Thông tin phải được truyền đạt nhanh chóng và hiệu quả theo cả chiều dọc (từ trên xuống và dưới lên) và chiều ngang (giữa các phòng ban). Các cuộc họp giao ban hàng tuần, các buổi họp chuyên đề là kênh truyền thông quan trọng để phổ biến mục tiêu và tiếp nhận phản hồi. Một hệ thống thông tin minh bạch giúp mọi cán bộ nhân viên hiểu rõ vai trò của mình trong mục tiêu chung về tối ưu hóa chi phí hoạt động.

4.3. Hiện đại hóa công tác giám sát và tăng trách nhiệm giải trình

Công tác giám sát cần được cải tiến để giảm sự phụ thuộc vào con người. Có thể thành lập Ban giám sát độc lập cho các dự án nghiên cứu lớn hoặc các hợp đồng quan trọng. Việc ứng dụng công nghệ như camera giám sát trong khu vực sản xuất hay phần mềm quản lý dự án sẽ giúp phát hiện và xử lý các vấn đề kịp thời. Cần thiết lập một cơ chế đánh giá định kỳ hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. Khi phát hiện các yếu kém, cần nhanh chóng có biện pháp khắc phục và quy rõ trách nhiệm giải trình cho các cá nhân, bộ phận liên quan. Việc giám sát hiệu quả không chỉ giúp phát hiện sai phạm mà còn có tác dụng răn đe, phòng ngừa.

V. Hướng tới quản lý chi phí hiệu quả và bền vững tại Viện

Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí là một quá trình liên tục, không phải là một dự án có điểm kết thúc. Mục tiêu cuối cùng là xây dựng một hệ thống vận hành trơn tru, linh hoạt và trở thành một phần văn hóa của Viện Dinh Dưỡng. Khi hệ thống này được hoàn thiện, Viện sẽ có một công cụ mạnh mẽ để thực hiện quản lý chi phí hiệu quả, từ đó tạo ra nhiều giá trị gia tăng. Nguồn lực tiết kiệm được có thể tái đầu tư vào nghiên cứu khoa học, nâng cấp cơ sở vật chất, và cải thiện thu nhập cho cán bộ nhân viên. Một hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh không chỉ giúp Viện tuân thủ các quy định về quản lý tài chính công mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh trong bối cảnh các đơn vị sự nghiệp công lập đang bước vào giai đoạn tự chủ toàn diện. Việc áp dụng thành công các giải pháp đề xuất sẽ là một minh chứng cho thấy sự chủ động và tầm nhìn chiến lược của Ban lãnh đạo Viện trong việc đảm bảo sự phát triển bền vững.

5.1. Lợi ích dài hạn của việc áp dụng mô hình COSO

Việc áp dụng nhất quán 5 thành phần của mô hình COSO (Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin & Truyền thông, Giám sát) mang lại lợi ích chiến lược. Nó giúp chuẩn hóa các quy trình, nâng cao nhận thức và trách nhiệm của từng cá nhân. Về lâu dài, một hệ thống KSNB hiệu quả sẽ giúp Viện giảm thiểu rủi ro hoạt động, ngăn ngừa gian lận, và cải thiện hiệu quả ra quyết định. Điều này tạo ra một nền tảng tài chính vững chắc, giúp Viện tự tin hơn trong việc thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu khoa học cấp nhà nước và mở rộng các hoạt động dịch vụ chất lượng cao, đóng góp tích cực vào sự nghiệp chăm sóc sức khỏe cộng đồng.

5.2. Kiến nghị và định hướng phát triển trong tương lai

Để quá trình hoàn thiện KSNB đạt hiệu quả tối đa, cần có sự hỗ trợ từ các cơ quan cấp trên. Luận văn của Đào Thị Thu Hiền (2019) đã đưa ra kiến nghị quan trọng: "Đề nghị Bộ Y Tế kiến nghị với Bộ Tài Chính nghiên cứu điều chỉnh Thông tư 107/2017/TT-BTC" để phù hợp hơn với hoạt động sản xuất và tính giá thành tại các đơn vị y tế. Về phía Viện, cần xem việc cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ là một nhiệm vụ trọng tâm, cần được đầu tư nguồn lực và theo dõi sát sao. Trong tương lai, Viện nên hướng tới việc số hóa các quy trình kiểm soát, ứng dụng các phần mềm kiểm toán nội bộ hiện đại để tăng cường tính chính xác, minh bạch và hiệu quả trong công tác quản lý chi phí.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Viện Dinh Dưỡng được thành lập theo Quyết định số 181/CP năm 1980 và được xếp hạng là một trong 6 viện đầu ngành toàn quốc của ngành y tế theo Quyết định số 230/1998/QĐ-TTg. Trong suốt quá trình hoạt động, đơn vị đã ghi nhận những thành tựu nổi bật trong chăm sóc sức khỏe cộng đồng, tiêu biểu là việc đóng góp đưa tỷ lệ trẻ em dưới 5 tuổi bị suy dinh dưỡng giảm mạnh từ mức 51,5% năm 1985 xuống còn 21,2% năm 2007. Là một đơn vị sự nghiệp có thu trực thuộc Bộ Y tế, Viện vận hành đồng thời các nhiệm vụ chính trị do Ngân sách Nhà nước cấp kinh phí và các hoạt động dịch vụ y tế, nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ tự chủ tài chính.

Sự đa dạng về nguồn vốn cùng với tính chất phức tạp của các khoản mục chi đã tạo ra thách thức lớn đối với công tác quản lý tài chính. Các khoản chi từ ngân sách thường chiếm tỷ trọng trên 70% tổng chi tiêu, trong khi chi phí cho dịch vụ và sản xuất thử nghiệm ngày càng mở rộng. Tình trạng hạch toán nhầm lẫn, phân bổ chi phí chưa tối ưu và nguy cơ lãng phí nguồn lực đặt ra yêu cầu cấp thiết phải hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí.

Đề tài tập trung hệ thống hóa cơ sở lý luận, khảo sát và đánh giá toàn diện thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí tại Viện Dinh Dưỡng trong giai đoạn 2015 - 2018. Trên cơ sở nhận diện ưu điểm, nhược điểm và nguyên nhân cốt lõi, công trình đề xuất các nhóm giải pháp đồng bộ nhằm tối ưu hóa 100% các dòng chi phí phát sinh, đảm bảo duy trì chất lượng dịch vụ y tế, bảo toàn nguồn vốn sự nghiệp và nâng cao hiệu quả quản trị tài chính công.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng toàn diện khung lý thuyết kiểm soát nội bộ theo Báo cáo COSO 1992 và bản cập nhật COSO 2013 với 17 nguyên tắc vận hành, kết hợp Hướng dẫn số 9100 của Tổ chức Quốc tế các Cơ quan Kiểm toán Tối cao INTOSAI. Khung kiểm soát nội bộ được cấu thành từ 5 bộ phận trọng yếu:

• Môi trường kiểm soát: Xác định sắc thái chung của tổ chức, tính chính trực, giá trị đạo đức nghề y, phong cách lãnh đạo và chính sách nhân sự.
• Đánh giá rủi ro: Nhận diện và lượng hóa các mối nguy gây thất thoát, lãng phí chi phí trong từng quy trình vận hành và hoạch định chiến lược.
• Hoạt động kiểm soát: Thiết lập các chính sách, thủ tục phê duyệt, luân chuyển chứng từ và bảo quản vật chất dựa trên nguyên tắc phân công phân nhiệm và bất kiêm nhiệm.
• Thông tin và truyền thông: Hệ thống ghi nhận, xử lý và truyền tải dữ liệu kế toán, báo cáo tài chính kịp thời từ cấp quản lý tới từng cán bộ viên chức.
• Giám sát: Quá trình đánh giá liên tục tính hữu hiệu của các chốt kiểm soát để kịp thời sửa đổi, khắc phục sai lệch.

Bên cạnh đó, nghiên cứu tích hợp Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam VSA 315 và Điều 39 Luật Kế toán số 88/2015/QH13, đồng thời làm rõ chế độ tài chính tự chủ của đơn vị sự nghiệp y tế theo quy định của Chính phủ, bao gồm cơ chế trích lập và sử dụng 4 quỹ: Quỹ Phát triển hoạt động sự nghiệp, Quỹ Dự phòng ổn định thu nhập, Quỹ Khen thưởng và Quỹ Phúc lợi.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu áp dụng phương pháp định tính kết hợp thống kê mô tả, khai thác từ hai nguồn dữ liệu:

• Dữ liệu sơ cấp: Thực hiện khảo sát thông qua bảng hỏi gồm 66 câu hỏi đóng dạng Có/Không. Tác giả phát ra 60 phiếu khảo sát và thu về đủ 60 phiếu hợp lệ (tỷ lệ phản hồi đạt 100%). Mẫu khảo sát được chọn theo phương pháp ngẫu nhiên phân tầng xác suất, đại diện đầy đủ các nhóm vị trí: Trưởng/phó khoa phòng, nhân viên kế toán, y bác sĩ điều trị, chuyên viên bộ phận sản xuất, kỹ thuật viên phòng kiểm nghiệm và cán bộ tổ chức hành chính.
• Dữ liệu thứ cấp: Thu thập và phân tích Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, hệ thống định mức chi, quy chế chi tiêu nội bộ và các quy trình luân chuyển chứng từ áp dụng theo tiêu chuẩn ISO 22000-2005 trong suốt giai đoạn 4 năm (2015 - 2018).

Lý do lựa chọn cách tiếp cận này là nhằm đối chiếu khách quan giữa quy định bằng văn bản và thực tế vận hành tại các bộ phận, từ đó lượng hóa chính xác mức độ hữu hiệu của từng thành phần kiểm soát nội bộ theo chuẩn mực kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo Thông tư 107/2017/TT-BTC.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Phân tích kết quả khảo sát 60 nhân sự và dữ liệu tài chính giai đoạn 2015 - 2018 mang lại các phát hiện thực chứng nổi bật:

• Về môi trường kiểm soát và hoạt động kiểm soát: 100% chứng từ chi tiêu được kiểm soát qua các quy trình xét duyệt đề cương dự toán và phê duyệt thanh toán chặt chẽ. Hệ thống tài khoản kế toán được cập nhật từ Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC sang Thông tư 107/2017/TT-BTC từ ngày 01/01/2018. Tuy nhiên, vẫn còn tình trạng kiêm nhiệm giữa khâu bảo quản vật tư và thực hiện mua sắm tại một số bộ phận nghiên cứu thử nghiệm.
• Về đánh giá rủi ro: Đơn vị đã xây dựng tốt các tiêu chí nhận diện rủi ro kỹ thuật trong khâu sản xuất và kiểm nghiệm vi sinh vật. Mặc dù vậy, khoảng 85% quy trình đánh giá mới chỉ tập trung vào rủi ro vận hành ngắn hạn, hoàn toàn thiếu vắng hoạt động đánh giá rủi ro chiến lược đối với các dòng sản phẩm dinh dưỡng thương mại khi thị trường có sự thay đổi nhanh chóng.
• Về thông tin truyền thông và giám sát: Dữ liệu tài chính được phản ánh tương đối đầy đủ trên báo cáo, nhưng sự phối hợp liên phòng ban còn chậm khiến thời gian xử lý sự cố phát sinh bị kéo dài. Hơn 80% hoạt động giám sát chi phí hiện nay dựa vào kiểm tra thủ công của con người mà thiếu sự hỗ trợ từ công nghệ tự động, tiềm ẩn nguy cơ vô hiệu hóa kiểm soát do thông đồng cá nhân.

Thảo luận kết quả

Thực trạng phân bổ chi phí tại đơn vị được thể hiện rõ qua Biểu đồ 3.1 và hệ thống 21 bảng khảo sát chuyên sâu. Số liệu cho thấy các nguồn chi thường xuyên và chi thực hiện đề tài khoa học cấp Nhà nước, cấp Bộ luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng cơ cấu chi hàng năm. Việc duy trì quy chế chi tiêu nội bộ đã giúp tiết kiệm nguồn lực, song việc theo dõi chi phí sản xuất thực nghiệm còn gặp khó khăn do Thông tư 107/2017/TT-BTC chủ yếu thiết kế cho mô hình hành chính thuần túy, chưa tối ưu cho việc tính giá thành sản phẩm dịch vụ y tế có thu.

Nguyên nhân của những tồn tại trên bắt nguồn từ việc mô hình tổ chức của Viện có quy mô ngày càng mở rộng nhưng công tác cập nhật bản mô tả quyền hạn, trách nhiệm chưa bắt kịp thực tế. So với các nghiên cứu tương đồng tại các bệnh viện công lập tuyến tỉnh, Viện Dinh Dưỡng có lợi thế lớn về hệ thống chuẩn hóa ISO 22000-2005 và trình độ chuyên môn cao của đội ngũ cán bộ, nhưng lại chịu áp lực lớn hơn trong việc cạnh tranh sản phẩm dinh dưỡng ứng dụng trên thị trường tự do.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả phân tích thực trạng, 4 nhóm giải pháp có tính khả thi cao được đề xuất nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí tại Viện Dinh Dưỡng:

• Hoàn thiện môi trường kiểm soát và cơ cấu nhân sự: Ban Giám đốc cần cập nhật và ban hành lại toàn bộ sơ đồ phân định quyền hạn, trách nhiệm của từng khoa phòng trước quý 2 năm 2020. Áp dụng triệt để nguyên tắc bất kiêm nhiệm đối với các vị trí quản lý kho vật tư và thanh toán, đồng thời xây dựng bộ chỉ số đánh giá hiệu quả công việc gắn liền với chế tài xử lý nghiêm các sai phạm gây thất thoát kinh phí.
• Thiết lập quy trình đánh giá rủi ro chiến lược: Phòng Kế hoạch Tổng hợp phối hợp với Trung tâm Dịch vụ Dinh dưỡng tổ chức đánh giá định kỳ hàng quý về biến động thị trường, giá cả nguyên vật liệu đầu vào và các đối thủ cạnh tranh. Mục tiêu giảm thiểu 15% tổn thất tài chính phát sinh từ việc tồn đọng các dòng sản phẩm thử nghiệm không phù hợp thị hiếu.
• Chuẩn hóa hoạt động kiểm soát và hệ thống thông tin: Tăng cường kiểm soát chi tiết hàng ngày đối với 100% hồ sơ thanh toán dịch vụ và rà soát hàng quý đối với các khoản mục chi ngân sách. Đề nghị Bộ Y tế kiến nghị Bộ Tài chính cho phép tích hợp phần mềm kế toán quản trị chuyên biệt nhằm phản ánh chính xác chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.
• Tăng cường cơ chế giám sát độc lập: Thành lập Ban Giám sát chuyên trách trực thuộc Ban Lãnh đạo để kiểm tra chéo các đề tài hợp tác nghiên cứu. Lắp đặt hệ thống camera an ninh tại 100% khu vực sản xuất thực phẩm dinh dưỡng và kho dược liệu nhằm ngăn chặn tình trạng thất thoát tài sản và nâng cao tính minh bạch trong vận hành.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và kết quả nghiên cứu của luận văn mang lại giá trị thực tiễn cao cho 4 nhóm đối tượng:

• Ban Lãnh đạo và phòng Kế toán - Tài chính tại các viện nghiên cứu chuyên ngành: Sử dụng luận văn làm tài liệu tham chiếu trực tiếp để rà soát, tái cấu trúc quy trình luân chuyển chứng từ và tối ưu hóa định mức chi tiêu trong điều kiện tự chủ tài chính.
• Kiểm toán viên nội bộ và chuyên viên tài chính ngành Y tế: Vận dụng khung 5 yếu tố của COSO 2013 và bảng câu hỏi 66 chỉ tiêu để thiết kế bộ công cụ kiểm toán chi phí thực tế cho đơn vị sự nghiệp công lập.
• Giảng viên, nhà nghiên cứu và học viên cao học chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Khai thác dữ liệu thực chứng, phương pháp tiếp cận định tính và hệ thống tài liệu tham khảo để phát triển các đề tài nghiên cứu liên quan đến kiểm soát nội bộ trong khu vực công.
• Cơ quan hoạch định chính sách (Bộ Y tế, Bộ Tài chính): Tham khảo các kiến nghị sửa đổi quy định kế toán hành chính sự nghiệp đối với các đơn vị y tế có chức năng sản xuất, chế biến thực phẩm dinh dưỡng.

Câu hỏi thường gặp

Khung lý thuyết COSO áp dụng tại Viện Dinh Dưỡng gồm những cấu phần nào?
Luận văn áp dụng 5 bộ phận cấu thành của COSO gồm: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Hệ thống thông tin - truyền thông và Giám sát. Hệ thống này được cụ thể hóa thành 17 nguyên tắc quản trị nhằm đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính và sự tuân thủ quy định pháp luật.

Vì sao kiểm soát chi phí tại đơn vị sự nghiệp y tế có thu lại phức tạp hơn doanh nghiệp thông thường?
Đơn vị sự nghiệp y tế có thu vừa phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định chi tiêu từ Ngân sách Nhà nước thông qua Kho bạc, vừa phải tự chủ chi cho hoạt động sản xuất dịch vụ và trích lập 4 quỹ sự nghiệp. Nhiều nguồn kinh phí đan xen làm gia tăng nguy cơ hạch toán sai lệch giữa các đầu hoạt động.

Hạn chế lớn nhất trong kiểm soát nội bộ chi phí tại Viện Dinh Dưỡng giai đoạn 2015 - 2018 là gì?
Hạn chế trọng yếu là việc chưa chú trọng đánh giá rủi ro chiến lược và thị trường đối với sản phẩm mới. Thêm vào đó, hơn 80% hoạt động giám sát phụ thuộc vào con người, thiếu công cụ công nghệ thông tin tự động, dẫn đến nguy cơ kiểm soát bị vô hiệu hóa khi có sự thông đồng.

Mẫu khảo sát của luận văn được thu thập từ những đối tượng nào?
Tác giả đã khảo sát 60 nhân sự đại diện đầy đủ các bộ phận: Lãnh đạo khoa phòng, nhân viên kế toán tài chính, y bác sĩ, kỹ thuật viên xét nghiệm và công nhân trực tiếp sản xuất. Toàn bộ 60 phiếu phát ra đều được thu hồi hợp lệ, đạt tỷ lệ 100%.

Luận văn đề xuất sửa đổi văn bản pháp luật kế toán nào?
Luận văn kiến nghị điều chỉnh và bổ sung hướng dẫn thực hiện Thông tư 107/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính. Mục đích nhằm hoàn thiện chế độ kế toán chi phí và phương pháp tính giá thành sản phẩm cho các đơn vị sự nghiệp y tế có hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ.

Kết luận

• Hệ thống hóa hoàn chỉnh cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí trong đơn vị sự nghiệp y tế có thu dựa trên chuẩn mực quốc tế COSO và quy định pháp luật Việt Nam.
• Đánh giá chân thực thực trạng vận hành 5 thành phần kiểm soát tại Viện Dinh Dưỡng thông qua dữ liệu khảo sát 60 cán bộ nhân viên giai đoạn 2015 - 2018.
• Nhận diện chính xác khoảng trống quản trị về rủi ro chiến lược sản phẩm và hạn chế của phương pháp giám sát thủ công tại đơn vị.
• Đề xuất 4 nhóm giải pháp đột phá, tập trung vào tái cấu trúc phân nhiệm, tích hợp phần mềm kế toán quản trị và hiện đại hóa công cụ giám sát bằng công nghệ.
• Cung cấp lộ trình thực thi rõ ràng từ năm 2020 đến năm 2025 nhằm giúp các đơn vị sự nghiệp y tế nâng cao năng lực tự chủ tài chính bền vững và minh bạch ngân sách.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1. Tính cấp thiết của đề tài Bất kỳ một doanh nghiệp, tổ chức nào từ khi thành lập và hoạt động đều gặp rất nhiều khó khăn, áp lực, sự cạnh tranh khốc liệt giữa các ngành nghề kinh tế trong và ngoài nước. Đứng trước những khó khăn đó, đòi hỏi các doanh nghiệp, các tổ chức, cơ quan Nhà nước,… đều phải xây dựng cho mình một quy trình, một mục tiêu, định hướng phát triển sao cho phù hợp với quy mô và lĩnh vực hoạt động của riêng mình. Như đối với doanh nghiệp tư nhân mối quan tâm, mục tiêu chung đó là làm sao để kiểm soát được chi phí, tăng năng suất, tăng lợi nhuận.

Đối với các cơ quan nhà nước, các tổ chức, đoàn thể, các đơn vị sự nghiệp ngoài mối quan tâm là tuân thủ các quy trình, tuân thủ các quy định pháp lý, Ban giám đốc cũng quan tâm đến việc quản lý nguồn chi sao cho tiết kiệm và đạt hiệu quả kỳ vọng. Mục đích chính là bổ sung vào các quỹ để bình ổn thu nhập, đầu tư cơ sở hạ tầng máy móc trang thiết bị… Tuy nhiên, để đạt được các mục tiêu đó các doanh nghiệp tư nhân, các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp gặp không ít những khó khăn cũng như những rủi ro trong quá trình hoạt động và phát triển. Các nhà quản lý của doanh nghiệp, của các đơn vị sự nghiệp, của các tổ chức đều tìm kiếm những giải pháp, những quy trình để kiểm soát chi phí. Nhưng bất kỳ một quy trình nào cũng có những bất cập và sẽ tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến chi phí của đơn vị nên các nhà quản lý đã nhận thấy xây dựng cho mình kiểm soát nội bộ chi phí sẽ giúp đơn vị hạn chế và phòng ngừa những rủi ro hiệu quả nhất vì KSNB được thiết lập và xây dựng dựa trên hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, quy mô càng lớn hoạt động kiểm soát càng nhiều và càng phức tạp hơn.

Chính vì vậy các nhà quản lý đều nhận ra rằng duy trì kiểm soát nội bộ thường xuyên sẽ giúp cho đơn vị bảo vệ được tài sản, sử dụng nguồn lực có hiệu quả, và duy trì các quy định, quy tắc ghi chép từ đó để đánh giá rủi ro, phòng ngừa rủi ro và giảm thiểu rủi ro. Chính vì vậy, hoàn thiện kiểm soát nội bộ giữ một vai trò rất quan trọng trong quá trình phát triển của đơn vị. 2 Đặc biệt đối với các đơn vị sự nghiệp có thu trong lĩnh vực y tế, đây là ngành đặc thù vì có rất nhiều nguồn thu và nguồn chi khác nhau nên Ban lãnh đạo không chỉ quan tâm đến các nguồn thu mà còn quan tâm đến các nguồn chi bởi các khoản chi ngân sách thường chiếm tỷ lệ cao, các đầu hoạt động thuộc ngân sách cấp và dịch vụ tương đối nhiều nên rất dễ xảy ra những nhầm lẫn chi phí giữa các đầu hoạt động. Chính vì vậy, áp dụng kiểm soát nội bộ chi phí thường xuyên không chỉ giúp đơn vị giảm thiểu được sai sót trong quá trình hạch toán chi phí, quản lý chi phí mà còn giúp đơn vị tuân thủ các quy trình, quy định pháp lý, nâng cao được chuyên môn và đạo đức trong công việc.

Vì vậy, tác giả muốn nghiên cứu sâu hơn về kiểm soát nội bộ chi phí và đã lựa chọn đề tài “ Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí tại Viện Dinh Dưỡng” để làm luận văn thạc sỹ. Tổng quan tình hình nghiên cứu Kiểm soát nội bộ (KSNB) giúp đơn vị đạt được các mục tiêu. Nhận định này được chứng minh bằng hàng loạt các nghiên cứu từ trước đến hiện nay.