I. Vai trò của kiểm soát nội bộ chi phí tại Viện Dinh Dưỡng
Trong bối cảnh tự chủ tài chính ngày càng cao, kiểm soát nội bộ chi phí không còn là một lựa chọn mà đã trở thành yếu tố sống còn đối với các đơn vị sự nghiệp công lập như Viện Dinh Dưỡng. Đây là một quy trình toàn diện, được thiết kế và vận hành bởi Ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ, nhằm đảm bảo các mục tiêu hoạt động được thực hiện một cách hiệu quả nhất. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh giúp Viện Dinh Dưỡng bảo vệ tài sản, sử dụng nguồn lực tối ưu, và duy trì sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý. Đặc biệt, trong lĩnh vực y tế, nơi các khoản chi từ ngân sách nhà nước và dịch vụ rất đa dạng, việc kiểm soát chặt chẽ giúp ngăn chặn sai sót, phòng chống thất thoát lãng phí, và đảm bảo tính chính xác của các báo cáo tài chính. Theo luận văn của Đào Thị Thu Hiền (2019), việc áp dụng kiểm soát nội bộ thường xuyên không chỉ giúp Viện "giảm thiểu được sai sót trong quá trình hạch toán chi phí" mà còn "nâng cao được chuyên môn và đạo đức trong công việc". Điều này khẳng định tầm quan trọng của việc xây dựng một cơ chế kiểm soát minh bạch, hiệu quả, góp phần trực tiếp vào sự phát triển bền vững và nâng cao uy tín của Viện.
1.1. Đặc thù quản lý tài chính tại đơn vị sự nghiệp y tế
Viện Dinh Dưỡng, với tư cách là một đơn vị sự nghiệp có thu, hoạt động trong một môi trường tài chính phức tạp. Nguồn thu của Viện đến từ nhiều nguồn khác nhau: ngân sách nhà nước cấp, hoạt động cung ứng dịch vụ, nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế. Tương ứng, các khoản chi cũng rất đa dạng, từ chi thường xuyên (lương, phụ cấp) đến chi cho các đề tài nghiên cứu, mua sắm trang thiết bị hiện đại. Sự đa dạng này tạo ra thách thức lớn trong việc hạch toán và phân bổ chi phí một cách chính xác, dễ dẫn đến nhầm lẫn giữa các nguồn. Do đó, một quy trình kiểm soát chi phí rõ ràng là cần thiết để đảm bảo mỗi đồng vốn được sử dụng đúng mục đích, tuân thủ quy chế chi tiêu nội bộ và các quy định về quản lý tài chính công. Việc kiểm soát hiệu quả giúp Viện tối ưu hóa nguồn lực, trích lập các quỹ phúc lợi, khen thưởng, và tái đầu tư cho phát triển.
1.2. Mục tiêu cốt lõi của hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí
Mục tiêu chính của việc hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí tại Viện Dinh Dưỡng không chỉ dừng lại ở việc tiết kiệm. Nó bao gồm ba mục tiêu cốt lõi theo mô hình COSO. Thứ nhất là đảm bảo hiệu quả hoạt động, nghĩa là sử dụng các nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực) một cách tối ưu để đạt được các mục tiêu nghiên cứu và khám chữa bệnh. Thứ hai là đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho Ban lãnh đạo ra quyết định và cho các cơ quan quản lý nhà nước. Thứ ba là đảm bảo sự tuân thủ các quy định pháp luật và quy chế của ngành y tế, từ đó nâng cao trách nhiệm giải trình và giảm thiểu rủi ro pháp lý. Việc đạt được các mục tiêu này sẽ tạo ra một nền tảng vững chắc cho sự phát triển ổn định của Viện.
II. Phân tích thực trạng kiểm soát chi phí tại Viện Dinh Dưỡng
Qua phân tích dựa trên dữ liệu từ năm 2015 đến 2018 và kết quả khảo sát 60 cán bộ công nhân viên, thực trạng kiểm soát chi phí tại Viện Dinh Dưỡng cho thấy nhiều ưu điểm nhưng cũng bộc lộ không ít hạn chế cần được khắc phục. Về mặt tích cực, Viện đã xây dựng được một môi trường làm việc thân thiện, có các quy tắc ứng xử và quy trình kiểm soát cơ bản. Các hoạt động giám sát được thực hiện để đảm bảo tiến độ công việc và chất lượng sản phẩm. Tuy nhiên, các nhược điểm còn tồn tại đang tạo ra những rủi ro tiềm ẩn. Nghiên cứu của Đào Thị Thu Hiền (2019) chỉ ra rằng: "Đơn vị khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức chưa kịp thời cập nhật các sự thay đổi này" và "hoạt động giám sát phụ thuộc vào trình độ và năng lực của CBCNV". Những điểm yếu này trong hệ thống kiểm soát nội bộ có thể dẫn đến quản trị rủi ro tài chính kém hiệu quả, gây ra lãng phí và ảnh hưởng đến mục tiêu chung. Việc nhận diện rõ ràng các vấn đề này là bước đầu tiên để xây dựng các giải pháp nâng cao hiệu quả.
2.1. Hạn chế trong môi trường kiểm soát và đánh giá rủi ro
Môi trường kiểm soát tại Viện còn một số bất cập. Việc cập nhật cơ cấu tổ chức khi có thay đổi nhân sự còn chậm, gây khó khăn trong phân định trách nhiệm. Các hình thức kỷ luật khi có sai phạm thường mang tính răn đe, chưa đủ sức nặng để ngăn ngừa tái diễn, ảnh hưởng đến nỗ lực phòng chống thất thoát lãng phí. Về đánh giá rủi ro, Viện đã làm tốt việc nhận diện rủi ro trong hoạt động sản xuất, nhưng lại chưa chú trọng đến rủi ro chiến lược. Các yếu tố như sự thay đổi công nghệ, thị hiếu người tiêu dùng hay sự xuất hiện của các đối thủ cạnh tranh chưa được phân tích và đánh giá đầy đủ. Việc bỏ qua rủi ro chiến lược có thể khiến Viện mất đi lợi thế cạnh tranh và gây ra những tổn thất tài chính lớn trong dài hạn.
2.2. Bất cập trong hoạt động kiểm soát và hệ thống thông tin
Mặc dù đã có các quy trình kiểm soát chi phí như quy trình xét duyệt đề cương, quy trình thanh toán, nhưng hoạt động kiểm soát vẫn còn những điểm yếu. Việc so sánh chi phí giữa các năm để phân tích nguyên nhân tăng giảm chưa được thực hiện thường xuyên. Hơn nữa, hệ thống thông tin và truyền thông chủ yếu tập trung vào thông tin kế toán nội bộ. Theo nghiên cứu, "Ban lãnh đạo hiện nay còn chưa quan tâm tìm hiểu về đối thủ cạnh tranh". Việc thiếu thông tin thị trường làm cho việc định giá sản phẩm và xây dựng chiến lược kinh doanh trở nên bị động. Các kênh truyền thông nội bộ đôi khi chưa hiệu quả, dẫn đến việc xử lý sự cố phát sinh còn chậm, gây tốn kém thời gian và chi phí.
III. Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát và đánh giá rủi ro
Để xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vững chắc, việc cải thiện hai nền tảng đầu tiên theo mô hình COSO là môi trường kiểm soát và đánh giá rủi ro mang tính cấp thiết. Môi trường kiểm soát là "sắc thái" của tổ chức, ảnh hưởng đến ý thức của mỗi cá nhân. Một môi trường lành mạnh, đề cao tính chính trực và giá trị đạo đức sẽ là tiền đề cho mọi hoạt động kiểm soát khác. Song song đó, quản trị rủi ro tài chính không thể hiệu quả nếu không có một quy trình đánh giá rủi ro toàn diện, bao gồm cả rủi ro hoạt động và rủi ro chiến lược. Các giải pháp nâng cao hiệu quả cần tập trung vào việc xây dựng một văn hóa tổ chức mạnh mẽ, nơi mọi cá nhân đều hiểu rõ trách nhiệm của mình, đồng thời chủ động nhận diện và ứng phó với các mối nguy có thể ảnh hưởng đến mục tiêu chi phí của Viện Dinh Dưỡng. Đây là bước đi chiến lược nhằm tối ưu hóa chi phí hoạt động một cách bền vững, thay vì chỉ giải quyết các vấn đề bề mặt.
3.1. Xây dựng văn hóa đạo đức và củng cố cơ cấu tổ chức
Con người là trung tâm của môi trường kiểm soát. Viện cần xây dựng một môi trường văn hóa đạo đức rõ nét, bắt đầu từ sự gương mẫu của Ban lãnh đạo. Cần thường xuyên kiểm tra, cập nhật các quy trình, quy định, đặc biệt là quy chế chi tiêu nội bộ, để phù hợp với thực tế và không trái quy định nhà nước. Khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, cần cập nhật sơ đồ và phân công nhiệm vụ ngay lập tức để đảm bảo tính liên tục và rõ ràng trong trách nhiệm giải trình. Đồng thời, cần xây dựng các chế tài xử lý vi phạm đủ mạnh, công bằng và minh bạch để giảm thiểu các hành vi gây thất thoát chi phí, tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và kỷ luật.
3.2. Mở rộng phạm vi và nâng cao chất lượng đánh giá rủi ro
Viện Dinh Dưỡng cần chuyển từ việc chỉ tập trung vào rủi ro hoạt động sang đánh giá rủi ro một cách toàn diện. Cần thành lập một bộ phận hoặc nhóm chuyên trách về quản trị rủi ro tài chính, có nhiệm vụ thu thập thông tin về công nghệ mới, các sản phẩm cạnh tranh, và sự thay đổi trong chính sách y tế. Phải định kỳ phân tích các mối nguy chiến lược này để đưa ra các biện pháp phòng ngừa kịp thời. Ví dụ, việc nghiên cứu các sản phẩm tương tự trên thị trường để so sánh chất lượng và giá cả sẽ giúp Viện định giá bán hợp lý, tránh tổn thất doanh thu. Việc chủ động nhận diện rủi ro giúp Viện biến thách thức thành cơ hội, giảm thiểu tổn thất và đảm bảo sự phát triển bền vững.
IV. Phương pháp tối ưu hoạt động kiểm soát thông tin giám sát
Sau khi củng cố nền tảng, các giải pháp tiếp theo cần tập trung vào việc tối ưu hóa các bộ phận cấu thành còn lại của hệ thống kiểm soát nội bộ: hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin và truyền thông, và giám sát. Đây là những cơ chế vận hành hàng ngày, đảm bảo các chỉ thị của nhà quản lý được thực thi và các sai lệch được phát hiện kịp thời. Hoạt động kiểm soát hiệu quả giúp ngăn chặn sai sót ngay từ khi phát sinh. Hệ thống thông tin chất lượng cung cấp dữ liệu chính xác cho việc ra quyết định. Hoạt động giám sát liên tục đảm bảo hệ thống luôn vận hành đúng thiết kế và thích ứng với thay đổi. Việc kết hợp đồng bộ ba yếu tố này sẽ tạo ra một cơ chế quản lý chi phí hiệu quả, giúp Viện Dinh Dưỡng đạt được các mục tiêu tài chính một cách nhất quán. Luận văn của Đào Thị Thu Hiền (2019) đề xuất "Hàng năm rà soát lại quy trình hoạt động" và "sử dụng camera giám sát đối với hoạt động sản xuất", cho thấy sự cần thiết của việc áp dụng các biện pháp cụ thể và hiện đại.
4.1. Tăng cường hiệu quả các quy trình kiểm soát chi phí
Cần rà soát và chuẩn hóa lại toàn bộ quy trình kiểm soát chi phí, từ khâu lập dự toán, xét duyệt, đến thanh quyết toán. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm phải được tuân thủ nghiêm ngặt, đặc biệt là tách bạch giữa người phê duyệt, người thực hiện và người ghi sổ kế toán. Cần hạn chế sự kiêm nhiệm ở các vị trí quan trọng để giảm thiểu rủi ro gian lận. Hoạt động kiểm soát cần được thực hiện hàng ngày đối với chứng từ thanh toán và hàng quý đối với các báo cáo quản trị chi phí để xác định tính chính xác và kịp thời. Việc xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật cho từng hoạt động nghiên cứu và dịch vụ cũng là một công cụ kiểm soát hữu hiệu, giúp so sánh và đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí.
4.2. Nâng cấp hệ thống thông tin và truyền thông đa chiều
Hệ thống thông tin kế toán cần được nâng cấp để không chỉ cung cấp dữ liệu tài chính mà còn tích hợp các thông tin quản trị khác. Viện cần xây dựng một cơ chế thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh và thị trường một cách có hệ thống. Thông tin phải được truyền đạt nhanh chóng và hiệu quả theo cả chiều dọc (từ trên xuống và dưới lên) và chiều ngang (giữa các phòng ban). Các cuộc họp giao ban hàng tuần, các buổi họp chuyên đề là kênh truyền thông quan trọng để phổ biến mục tiêu và tiếp nhận phản hồi. Một hệ thống thông tin minh bạch giúp mọi cán bộ nhân viên hiểu rõ vai trò của mình trong mục tiêu chung về tối ưu hóa chi phí hoạt động.
4.3. Hiện đại hóa công tác giám sát và tăng trách nhiệm giải trình
Công tác giám sát cần được cải tiến để giảm sự phụ thuộc vào con người. Có thể thành lập Ban giám sát độc lập cho các dự án nghiên cứu lớn hoặc các hợp đồng quan trọng. Việc ứng dụng công nghệ như camera giám sát trong khu vực sản xuất hay phần mềm quản lý dự án sẽ giúp phát hiện và xử lý các vấn đề kịp thời. Cần thiết lập một cơ chế đánh giá định kỳ hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. Khi phát hiện các yếu kém, cần nhanh chóng có biện pháp khắc phục và quy rõ trách nhiệm giải trình cho các cá nhân, bộ phận liên quan. Việc giám sát hiệu quả không chỉ giúp phát hiện sai phạm mà còn có tác dụng răn đe, phòng ngừa.
V. Hướng tới quản lý chi phí hiệu quả và bền vững tại Viện
Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí là một quá trình liên tục, không phải là một dự án có điểm kết thúc. Mục tiêu cuối cùng là xây dựng một hệ thống vận hành trơn tru, linh hoạt và trở thành một phần văn hóa của Viện Dinh Dưỡng. Khi hệ thống này được hoàn thiện, Viện sẽ có một công cụ mạnh mẽ để thực hiện quản lý chi phí hiệu quả, từ đó tạo ra nhiều giá trị gia tăng. Nguồn lực tiết kiệm được có thể tái đầu tư vào nghiên cứu khoa học, nâng cấp cơ sở vật chất, và cải thiện thu nhập cho cán bộ nhân viên. Một hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh không chỉ giúp Viện tuân thủ các quy định về quản lý tài chính công mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh trong bối cảnh các đơn vị sự nghiệp công lập đang bước vào giai đoạn tự chủ toàn diện. Việc áp dụng thành công các giải pháp đề xuất sẽ là một minh chứng cho thấy sự chủ động và tầm nhìn chiến lược của Ban lãnh đạo Viện trong việc đảm bảo sự phát triển bền vững.
5.1. Lợi ích dài hạn của việc áp dụng mô hình COSO
Việc áp dụng nhất quán 5 thành phần của mô hình COSO (Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin & Truyền thông, Giám sát) mang lại lợi ích chiến lược. Nó giúp chuẩn hóa các quy trình, nâng cao nhận thức và trách nhiệm của từng cá nhân. Về lâu dài, một hệ thống KSNB hiệu quả sẽ giúp Viện giảm thiểu rủi ro hoạt động, ngăn ngừa gian lận, và cải thiện hiệu quả ra quyết định. Điều này tạo ra một nền tảng tài chính vững chắc, giúp Viện tự tin hơn trong việc thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu khoa học cấp nhà nước và mở rộng các hoạt động dịch vụ chất lượng cao, đóng góp tích cực vào sự nghiệp chăm sóc sức khỏe cộng đồng.
5.2. Kiến nghị và định hướng phát triển trong tương lai
Để quá trình hoàn thiện KSNB đạt hiệu quả tối đa, cần có sự hỗ trợ từ các cơ quan cấp trên. Luận văn của Đào Thị Thu Hiền (2019) đã đưa ra kiến nghị quan trọng: "Đề nghị Bộ Y Tế kiến nghị với Bộ Tài Chính nghiên cứu điều chỉnh Thông tư 107/2017/TT-BTC" để phù hợp hơn với hoạt động sản xuất và tính giá thành tại các đơn vị y tế. Về phía Viện, cần xem việc cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ là một nhiệm vụ trọng tâm, cần được đầu tư nguồn lực và theo dõi sát sao. Trong tương lai, Viện nên hướng tới việc số hóa các quy trình kiểm soát, ứng dụng các phần mềm kiểm toán nội bộ hiện đại để tăng cường tính chính xác, minh bạch và hiệu quả trong công tác quản lý chi phí.
