Chương 1: Lý luận chung về chi phí và kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp xây dựng Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát chi phí tại công ty Cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Trường Thịnh Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí xây dựng tại công ty Cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Trường Thịnh 4 CHƢƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CHI PHÍ VÀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG 1. Doanh nghiệp xây dựng và chi phí trong doanh nghiệp xây dựng 1. Doanh nghiệp xây dựng và các hoạt động chủ yếu của doanh nghiệp 1. Doanh nghiệp xây dựng Theo Luật doanh nghiệp số 68/2014/QH13 ngày 26/11/2014 của nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thì: Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh [19].
Các doanh nghiệp xây dựng là một dạng doanh nghiệp mà chức năng chính của nó là thực hiện hoạt động xây dựng, sản xuất các sản phẩm xây lắp, xây dựng các công trình phục vụ phát triển kinh tế, xã hội. Hoạt động xây dựng bao gồm lập quy hoạch xây dựng, lập dự án đầu tư xây dựng công trình, khảo sát xây dựng, thiết kế xây dựng, thi công xây dựng, giám sát xây dựng, quản lý dự án, lựa chọn nhà thầu, nghiệm thu, bàn giao đưa công trình vào khai thác sử dụng, bảo hành, bảo trì công trình xây dựng và hoạt động khác có liên quan đến xây dựng công trình. Các hoạt động chủ yếu của doanh nghiệp xây dựng Doanh nghiệp xây dựng cũng là một doanh nghiệp nên có thể xem xét các hoạt động của nó dưới 2 góc độ: - Góc độ là doanh nghiệp nói chung: Theo tính chất kinh doanh của doanh nghiệp. - Góc độ là doanh nghiệp xây dựng: Theo tính chất của hoạt động xây dựng.
Theo tính chất kinh doanh của doanh nghiệp Tính chất kinh doanh của doanh nghiệp mang tính chất của kinh doanh xây dựng, đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện 3 loại hoạt động: hoạt động thị trường, hoạt động sản xuất và hoạt động tài chính theo những yêu cầu của hoạt động kinh doanh xây dựng. Hoạt động thị trƣờng: Bao gồm các hoạt động - Nghiên cứu, thăm dò, nhận diện thị trường; 5 - Hoạt động marketing cạnh tranh; - Đấu thầu; - Tìm kiếm hợp đồng; - Các hoạt động bàn giao sản phẩm xây dựng; - Bảo trì sản phẩm. Hoạt động sản xuất thi công xây dựng Được tiến hành theo thiết kế và hợp đồng thi công xây dựng đã ký kết, bao gồm các hoạt động điều hành sản xuất, quản lý kỹ thuật, sử dụng các yếu tố đầu vào để sản xuất ra sản phẩm xây dựng theo đúng hợp đồng mà doanh nghiệp đã ký kết. Đặc điểm của sản phẩm xây dựng gắn liền với địa điểm xây dựng do Chủ đầu tư công trình lựa chọn.
Do đó, mọi hoạt động thi công xây dựng đều phải tiến hành tại công trình. Các yếu tố lao động, vật tư và xe máy đều phải đưa đến địa điểm xây dựng. Doanh nghiệp trước hết phải tiến hành các công việc chuẩn bị: mặt bằng, công trình phụ trợ, các yếu tố đầu vào của sản xuất… Trên công trường đã được chuẩn bị, các hoạt động thi công xây dựng được tiến hành theo một trình tự công nghệ và thời gian nghiên cứu trước, nhằm phối hợp tốt nhất các yếu tố sản xuất đảm bảo quá trình thi công diễn ra một cách thuận lợi, tiết kiệm nhất. Các hoạt động chủ yếu trong quá trình thi công xây dựng công trình bao gồm sử dụng xe máy thiết bị, vật liệu và sử dụng lao động.
Để đảm bảo cho các hoạt động thi công xây dựng trên công trường được tiến hành một cách thuận lợi, sử dụng triệt để các năng lực sản xuất hiện có của mình, doanh nghiệp xây dựng phải lập kế hoạch sản xuất và phải có hoạt động quản lý điều hành sản xuất. Tiếp theo là hoạt động kiểm tra và đánh giá quá trình thực hiện. Sau mỗi chu kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải phân tích, đánh giá hiệu quả của toàn bộ tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm làm cơ sở cho việc lập kế hoạch tiếp theo. Hoạt động thi công xây dựng công trình và kế hoạch sản xuất là hoạt động chính trực tiếp tạo nên sản phẩm của doanh nghiệp xây dựng.
Chất lượng của hoạt động tổ chức, kế hoạch, quản lý, điều hành thi công xây lắp công trình chẳng những ảnh hưởng tới việc hoàn thành các hợp đồng đã ký, tới uy tín của doanh nghiệp xây 6 dựng trên thị trường mà còn ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp xây dựng. Hoạt động tài chính Là các hoạt động huy động và sử dụng vốn cho các quá trình sản xuất thi công xây lắp, đầu tư xây dựng cơ sở vật chất và đầu tư tài chính của doanh nghiệp. Hoạt động sản xuất kinh doanh đã làm nảy sinh nhu cầu tài chính của doanh nghiệp và điều quan trọng là nhu cầu này thường xuyên thay đổi theo hoạt động sản xuất kinh doanh và thường được xem xét trên ba khía cạnh [21]: - Hoạt động tài chính liên quan đến việc sản xuất thi công xây dựng, sửa chữa công trình; - Hoạt động tài chính trong quá trình đầu tư mua sắm, đổi mới máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ; - Hoạt động tài chính thuần túy liên quan đến các luồng tiền mặt, đầu tư cổ phiếu, trái phiếu. Do đặc điểm của sản xuất xây dựng là sản phẩm có giá trị lớn và thời gian hoàn thành sản phẩm kéo dài, nên trong quá trình xây dựng chủ đầu tư chỉ ứng trước một số tiền nào đó cho doanh nghiệp hoạt động và sẽ tiến hành thanh toán dần khi công trình hoàn thành xong từng bộ phận đến giai đoạn quy ước được thanh toán.
Chỉ khi công trình hoàn thành toàn bộ thì chủ đầu tư mới thanh toán toàn bộ cho doanh nghiệp. Do đó ở bất kỳ giai đoạn nào của quá trình sản xuất doanh nghiệp xây dựng cũng đều có nhu cầu tài chính và từ đó phát sinh các mối quan hệ giữa doanh nghiệp với ngân hàng và với thị trường. Theo tính chất của hoạt động xây dựng Hoạt động xây dựng công trình có đặc trưng sau: Hoạt động xây dựng thường có giá trị lớn, thời gian xây dựng kéo dài đòi hỏi doanh nghiệp xây dựng phải có đủ nguồn lực về tài chính cũng như con người thì mới có thể duy trì được hoạt động. Phạm vi công trình rộng lớn và trải dài theo tuyến ảnh hưởng tới hiệu quả công tác quản lý, điều hành sản xuất, làm tăng chi phí quản lý.
Công trình xây dựng thường chịu ảnh hưởng của điều kiện thời tiết, khí hậu nên thường phát sinh các chi phí không thể lường trước được do phải khắc phục hậu 7 quả của thiên tai, lũ lụt, địa chất… và chi phí do chậm tiến độ công trình. Dây chuyền thiết bị thi công thường có giá trị lớn do phải đầu tư thiết bị hiện đại, nhập khẩu từ nước ngoài. Mỗi một công trình thường có một đặc điểm riêng biệt không giống các công trình khác nên công tác kiểm soát chi phí không thể áp đặt dập khuôn từ công trình này sang công trình khác. Ví dụ: không thể áp đặt suất đầu tư của công trình thi công ở khu vực Miền Nam cho công trình thi công tại khu vực Miền Bắc, hoặc không thể áp dụng mức lương cả tỉnh Quảng Ngãi cho tỉnh Bạc Liêu.
Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp xây dựng và ảnh hưởng của nó đến việc kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp xây dựng Do ngành xây lắp hay các sản phẩm của ngành xây lắp có những đặc điểm riêng khác với các các ngành khác nên công tác kiểm soát chi phí của doanh nghiệp xây dựng cũng có nhiều điểm khác biệt. - Hoạt động xây dựng của các doanh nghiệp được thực hiện khi có hợp đồng xây dựng giữa doanh nghiệp và bên giao thầu. Vị trí các công trình xây dựng cũng chính là nơi hoạt động của các doanh nghiệp. Do đó phạm vi hoạt động của các doanh nghiệp xây lắp diễn ra rộng khắp trên mọi miền của đất nước và còn vươn ra các nước trong khu vực và trên thế giới.
Đặc điểm này làm cho công tác kiểm soát chi phí gặp nhiều khó khăn do sự cách biệt về không gian và vị trí địa lý. Các công trình xây dựng thường ở vùng rừng núi hay hải đảo, vùng sâu vùng xa nên công tác thông tin liên lạc gặp nhiều khó khăn. Đồng thời việc áp dụng các công nghệ, các phần mềm quản lý hiện đại bị hạn chế. - Vị trí (địa điểm) sản xuất phân tán, không tập trung ở một khu vực, một địa phương nhất định: Do các công trình xây dựng thường diễn ra trong một phạm vi rộng lớn, đặc biệt là các công trình giao thông thường kéo dài từ vùng này sang vùng khác nên thường phát sinh nhiều chi phí như: chi phí di chuyển quân, di chuyển máy móc thiết bị, hao hụt vật tư…, công tác kiểm soát chi phí thường bị chậm, không phản ánh kịp thời và đầy đủ thông tin.
Công tác tổ chức quản lý sử dụng tài sản, vật tư, lao động rất phức tạp. Việc tập hợp các chi phí sản xuất gặp nhiều khó khăn. 8 - Sản phẩm sản xuất có khối lượng lớn, thời gian xây dựng kéo dài: Đây là đặc điểm ảnh hưởng lớn đến công tác kiểm soát chi phí. Giá trị công trình lớn, chi phí nhiều trong thời gian dài gây khó khăn trong công tác kiểm soát.
Quy mô càng lớn thì càng khó kiểm soát. Thời gian xây dựng kéo dài khiến cho chi phí xây lắp chịu ảnh hưởng của lạm phát và sự thay đổi của các chính sách kinh tế. Điều này làm cho công tác kiểm soát chi phí gặp nhiều khó khăn. - Sản phẩm xây dựng thường diễn ra ngoài trời, chịu ảnh hưởng của điều kiện thời tiết khí hậu nên sản xuất thường bị gián đoạn làm chi phí ngừng nghỉ, phá đi làm lại do công trình bị hư hỏng.
Đây là nguyên nhân khách quan khiến cho công tác kiểm soát chi phí gặp trở ngại. Những tác hại của thời tiết gây ra làm hư hỏng các công trình, hạng mục công trình đã thi công; làm chậm tiến độ, kéo dài thời gian do phải ngừng thi công… Tất cả những phát sinh trên đều nằm ngoài khả năng dự kiến của con người khiến cho phát sinh chi phí nằm ngoài kế hoạch, rất khó kiểm soát.