Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Vốn bằng tiền là bộ phận tài sản quan trọng, giữ vai trò tiền đề quyết định sự hình thành, tồn tại và luân chuyển liên tục của chu trình sản xuất kinh doanh trong mỗi doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường, các quan hệ kinh tế và giao thương ngày càng được mở rộng, dẫn đến quy mô và cơ cấu vốn bằng tiền trở nên phức tạp hơn, đòi hỏi quy trình quản lý và hạch toán kế toán phải chặt chẽ, chính xác và kịp thời. Thực tế tại Việt Nam cho thấy ở nhiều đơn vị, hiệu quả khai thác và sử dụng vốn bằng tiền chưa cao, công tác kiểm soát chứng từ và hạch toán tại một số khâu còn bất cập hoặc buông lỏng.

Công ty TNHH Thanh Bình là doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, bảo dưỡng công trình giao thông. Nguồn công việc và dòng tiền của công ty phụ thuộc chủ yếu vào các hợp đồng duy tu, sửa chữa thường xuyên các tuyến tỉnh lộ và quốc lộ do Trung ương ủy quyền trên địa bàn tỉnh Yên Bái. Xuất phát từ yêu cầu quản lý thực tiễn đó, tác giả Lê Thị Tuyết Lan (Lớp Kế toán 02 – Yên Bái, Viện Kế toán – Kiểm toán) đã thực hiện chuyên đề tốt nghiệp với đề tài: "Hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Thanh Bình".

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài bao gồm:

  1. Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về đặc điểm và tổ chức quản lý vốn bằng tiền trong doanh nghiệp.
  2. Phân tích, khảo sát thực trạng công tác kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp vốn bằng tiền (tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng) tại Công ty TNHH Thanh Bình.
  3. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm trong khâu tổ chức hạch toán và quản lý dòng tiền; từ đó đề xuất các định hướng và giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán vốn bằng tiền, bao gồm tiền mặt tại quỹ (TK 111) và tiền gửi ngân hàng (TK 112).
  • Phạm vi không gian: Phòng Kế toán và các bộ phận nghiệp vụ liên quan tại Công ty TNHH Thanh Bình (Địa chỉ: Tổ 47, Phường Minh Tân, Thành phố Yên Bái, Tỉnh Yên Bái).
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu, chứng từ và sổ kế toán khảo sát thực tế phát sinh trong năm 2013 (tập trung trọng điểm vào hồ sơ kế toán tháng 12 năm 2013).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Chuyên đề vận dụng hệ thống lý luận kế toán tài chính doanh nghiệp cùng các quy định pháp lý hiện hành của Nhà nước và Bộ Tài chính để làm căn cứ đối chiếu, phân tích thực trạng:

  • Khung pháp lý và chế độ kế toán áp dụng: Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính; các quy định về hóa đơn, chứng từ kế toán tiền tệ (mẫu số 01-TT, 02-TT, 05-TT, S07-DN, S03b-DN); quy định quản lý thuế giá trị gia tăng (GTGT) về điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt qua ngân hàng đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên để được khấu trừ thuế đầu vào.
  • Phương pháp nghiên cứu:
    • Phương pháp quan sát và thu thập dữ liệu thực tế: Tiếp cận trực tiếp hồ sơ kế toán, chứng từ gốc, lệnh chi, bảng sao kê ngân hàng và hệ thống sổ kế toán tại phòng kế toán của công ty.
    • Phương pháp kế toán: Sử dụng phương pháp chứng từ, tài khoản kế toán (ghi chép đối ứng kép), tính giá và phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán.
    • Phương pháp phân tích, đối chiếu và tổng hợp: So sánh quy trình luân chuyển chứng từ, số liệu trên sổ chi tiết, sổ tổng hợp (Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái) với các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành nhằm tìm ra điểm phù hợp và các khâu cần khắc phục.
  • Nguồn dữ liệu: Hồ sơ chứng từ gốc, bảng kê, giấy báo nợ, giấy báo có của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam (VietinBank) – Chi nhánh Yên Bái, Kho bạc Nhà nước tỉnh Yên Bái và hệ thống sổ sách kế toán năm 2013 của Công ty TNHH Thanh Bình.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Thanh Bình

Chương này trình bày bức tranh tổng quan về cơ cấu dòng tiền và quy chế kiểm soát tài chính nội bộ của đơn vị:

  • Đặc điểm vốn bằng tiền: Vốn bằng tiền của công ty tồn tại dưới hai hình thức chính là tiền mặt tại quỹ (Việt Nam đồng) và tiền gửi ngân hàng. Công ty không phát sinh các nghiệp vụ sử dụng ngoại tệ hay vàng bạc, đá quý do hoạt động hoàn toàn trên địa bàn tỉnh. Đơn vị mở và duy trì một tài khoản tiền gửi thanh toán duy nhất (Số hiệu: 102010001213795) tại Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam (VietinBank) – Chi nhánh Yên Bái.
  • Đặc điểm luân chuyển và tài khoản tiền đang chuyển: Do mạng lưới giao dịch điện tử của hệ thống ngân hàng xử lý rất nhanh (cùng hệ thống ngân hàng nhận tiền sau 5 phút; khác hệ thống tối đa 30 phút trong khung giờ làm việc từ thứ 2 đến thứ 6), các giao dịch chuyển tiền được đối chiếu tức thời nên công ty không sử dụng Tài khoản 113 (Tiền đang chuyển).
  • Luồng tiền chủ yếu:
    • Dòng tiền vào: Thanh toán khối lượng công trình xây lắp hoàn thành theo dự toán, kinh phí giải ngân sửa chữa đường bộ từ Ban Quản lý dự án, thu nợ, thu tiền cho thuê xe ô tô, thu hoàn ứng tạm ứng.
    • Dòng tiền ra: Thanh toán tiền mua vật tư, cát sỏi, cước vận chuyển; chi trả tiền lương cán bộ; nộp thuế và các khoản nghĩa vụ ngân sách; chi ứng cho các đội thi công khắc phục bão lũ và công tác phí.
  • Tổ chức quản lý vốn bằng tiền: Đơn vị thực hiện phân định trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt, ban hành quy chế kiểm kê quỹ và yêu cầu đầy đủ chữ ký duyệt của Giám đốc, Kế toán trưởng trước khi thực hiện thu - chi. Với tiền gửi ngân hàng, kế toán theo dõi trực tiếp qua dịch vụ ngân hàng trực tuyến (Internet Banking) kết hợp đối chiếu giấy báo Nợ, giấy báo Có và bảng sao kê định kỳ cuối tháng.

Chương 2: Thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Thanh Bình

Chương 2 phản ánh chi tiết thực tế hạch toán kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng thông qua hệ thống chứng từ, tài khoản, trình tự luân chuyển và các ví dụ nghiệp vụ cụ thể phát sinh trong tháng 12/2013. Hình thức kế toán công ty áp dụng là hình thức Sổ Nhật ký chung trên phần mềm kế toán.

Kế toán tiền mặt (Tài khoản 111)

  • Chứng từ sử dụng: Phiếu thu (Mẫu 01-TT), Phiếu chi (Mẫu 02-TT), Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03-TT), Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu 05-TT), Bảng tổng hợp chứng từ gốc, Sổ quỹ tiền mặt (Mẫu S07-DN), Sổ Cái TK 111 (Mẫu S03b-DN).
  • Quy trình luân chuyển chứng từ: Khi phát sinh nghiệp vụ thu/chi, kế toán thanh toán tiếp nhận hồ sơ, lập phiếu thu/phiếu chi thành 2 liên, trình Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt; chuyển thủ quỹ thực hiện xuất/nhập tiền và ký xác nhận; thủ quỹ ghi chép vào Sổ quỹ tiền mặt, kế toán nhập liệu vào phần mềm để cập nhật tự động vào Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái.
Ngày chứng từ Số hiệu chứng từ Trích yếu nội dung nghiệp vụ Định khoản kế toán Số tiền (VNĐ)
05/12/2013 PT: 088 Rút tiền gửi ngân hàng VietinBank về nhập quỹ tiền mặt (Phiếu lĩnh TM số 14) Nợ TK 1111 / Có TK 1121 400.000.000
05/12/2013 PC: 170 Thanh toán khối lượng xử lý nền, mặt đường ĐBGT đợt 2 quý III/2013 TL 207 cho Bế Hải Hiền Nợ TK 3388 / Có TK 1111 400.000.000
07/12/2013 PC: 175 Chi tạm ứng tiền công tác phí cho Hoàng Quang Huy (Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật) Nợ TK 141 / Có TK 1111 6.000.000
12/12/2013 PT: 089 Thu tiền cho thuê xe ô tô biển kiểm soát 11B-0789 từ cá nhân Đào Ngọc Duy Nợ TK 1111 / Có TK 1388 15.000.000
22/12/2013 PC: 181 Thanh toán tiền vật liệu và nhân công khắc phục bão lũ QL 34 bước 2 cho Hoàng Quyết Chiến (Hạt 7) Nợ TK 3388 / Có TK 1111 1.008.396.000

Kế toán tiền gửi ngân hàng (Tài khoản 112)

  • Chứng từ sử dụng: Lệnh chi, Lệnh chuyển có, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Ủy nhiệm chi, Bảng sao kê tài khoản ngân hàng, Hóa đơn GTGT thu phí dịch vụ ngân hàng.
  • Quy trình luân chuyển chứng từ: Căn cứ hợp đồng kinh tế hoặc hóa đơn mua vật liệu, kế toán lập Lệnh chi trình Giám đốc và Kế toán trưởng ký duyệt, chuyển sang ngân hàng phục vụ; nhận giấy báo Nợ, giấy báo Có kèm biên lai phí chuyển tiền, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính để phần mềm ghi sổ chi tiết tiền gửi và Sổ Cái TK 112.
Ngày phát sinh Số hiệu chứng từ Đơn vị giao dịch / Nội dung nghiệp vụ Định khoản kế toán Số tiền (VNĐ)
09/12/2013 Lệnh chi số 7 Thanh toán tiền cát xây và cước vận chuyển cho HTX Vạn Phúc (TK Agribank Yên Bái) Nợ TK 331 / Có TK 1121 24.500.000
09/12/2013 HĐ GTGT 1269 Phí dịch vụ chuyển tiền thanh toán cho HTX Vạn Phúc (Phí: 20.000 đ, VAT: 2.000 đ) Nợ TK 642, Nợ TK 133 / Có TK 1121 22.000
11/12/2013 Lệnh chi 182 Thanh toán khối lượng hoàn thành đường QL 70 cho Hoàng Văn Nền (TK Agribank Yên Bái) Nợ TK 331 / Có TK 1121 30.675.000
11/12/2013 HĐ GTGT 1344 Phí dịch vụ chuyển tiền thanh toán cho Hoàng Văn Nền (Phí: 30.000 đ, VAT: 3.000 đ) Nợ TK 642, Nợ TK 133 / Có TK 1121 33.000
26/12/2013 Lệnh chuyển có 8697 Ban QLDA sửa chữa đường bộ Yên Bái (KBNN Yên Bái) thanh toán KLHT Km 66 - Km 113 QL 4A Nợ TK 1121 / Có TK 131 453.200.000
26/12/2013 Lệnh chuyển có 8698 Ban QLDA sửa chữa đường bộ Yên Bái (KBNN Yên Bái) thanh toán KLHT Km 143 - Km 266 QL 34 Nợ TK 1121 / Có TK 131 506.234.000

Chương 3: Hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Thanh Bình

Trên cơ sở phân tích thực trạng, tác giả đưa ra các đánh giá và nhóm giải pháp hoàn thiện:

  • Đánh giá ưu điểm và nhược điểm:
    • Ưu điểm: Công ty áp dụng phần mềm kế toán giúp rút ngắn thời gian ghi chép; chứng từ luân chuyển tương đối chặt chẽ qua các cấp ký duyệt; việc theo dõi tài khoản ngân hàng được thực hiện thường xuyên qua mạng.
    • Nhược điểm: Việc kiêm nhiệm một số khâu có lúc chưa thật sự tách bạch; một số nghiệp vụ chi tiền mặt quy mô lớn cho các hạt quản lý thi công chưa được mở rộng thanh toán điện tử; việc sử dụng tài khoản chi tiết và phân loại dòng tiền trên báo cáo định kỳ cần khoa học hơn.
  • Các nhóm giải pháp đề xuất:
    1. Hoàn thiện công tác quản lý vốn bằng tiền: Tăng cường tính độc lập giữa kế toán theo dõi và thủ quỹ giữ tiền mặt, thực hiện kiểm kê quỹ đột xuất và định kỳ chặt chẽ, tối ưu hóa mức tồn quỹ tiền mặt để giảm chi phí cơ hội.
    2. Hoàn thiện tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán: Chuẩn hóa việc sử dụng các tài khoản cấp hai của TK 111, TK 112 phù hợp với tính chất giao dịch đặc thù của doanh nghiệp xây lắp cầu đường; hạch toán rành mạch các khoản chi phí liên quan đến phí dịch vụ ngân hàng, lãi tiền gửi.
    3. Hoàn thiện sổ kế toán tổng hợp: Chuẩn hóa định dạng Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái trên phần mềm để tăng cường khả năng đối chiếu chéo số liệu giữa thủ quỹ và kế toán tiền mặt.
    4. Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán liên quan đến vốn bằng tiền: Nâng cao chất lượng lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, cung cấp thông tin quản trị kịp thời cho ban giám đốc nhằm điều phối dòng tiền cho các công trình trọng điểm.

Kết quả và đóng góp

  1. Tổng hợp dữ liệu thực tế: Khóa luận trích xuất và minh họa đầy đủ hệ thống biểu mẫu thực tế gồm 24 biểu bảng và chứng từ kế toán phát sinh trong tháng 12/2013 của Công ty TNHH Thanh Bình (từ Phiếu lĩnh tiền mặt số 14, Phiếu thu số 01/02, Phiếu chi số 01/02, Lệnh chi số 01/02, đến các Lệnh chuyển có số 8697 và 8698 có giá trị gần 1 tỷ đồng từ Kho bạc Nhà nước tỉnh Yên Bái).
  2. Làm rõ tính đặc thù ngành xây lắp giao thông: Nghiên cứu đã chỉ ra các đặc điểm vận hành dòng tiền tại một doanh nghiệp thi công đường bộ tuyến tỉnh và quốc lộ, nơi nguồn thu gắn liền với việc nghiệm thu giai đoạn từ các Ban Quản lý dự án ngân sách nhà nước, và dòng chi gắn liền với việc ứng vốn vật tư, nhân công cho các hạt quản lý đường bộ.
  3. Đề xuất giải pháp mang tính ứng dụng: Bốn nhóm giải pháp được đề xuất tại Chương 3 bám sát trực tiếp các điểm nghẽn về chứng từ, phân định kiểm soát nội bộ và kỹ thuật ghi sổ Nhật ký chung tại đơn vị.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi số liệu thực tế được minh họa tập trung chủ yếu vào các chứng từ và sổ kế toán tháng 12/2013 tại một doanh nghiệp duy nhất ở địa bàn tỉnh Yên Bái; chuyên đề chưa phân tích chuỗi số liệu tài chính qua nhiều năm liên tiếp.
  • Hướng mở rộng: Các nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát trên chuỗi thời gian dài hơn (từ 3 đến 5 năm), nghiên cứu thêm sự tương tác giữa kế toán vốn bằng tiền với công tác quản trị rủi ro thanh khoản và quản trị dòng tiền tự do trong các doanh nghiệp xây dựng hạ tầng giao thông quy mô lớn.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo: Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện chuyên đề hoặc khóa luận tốt nghiệp về phần hành kế toán vốn bằng tiền.
  • Nội dung giá trị nhất: Phần hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán chi tiết (phiếu thu, phiếu chi, lệnh chi qua ngân hàng VietinBank, lệnh chuyển có từ KBNN) và quy trình luân chuyển chứng từ kết hợp xử lý trên phần mềm kế toán theo hình thức Nhật ký chung trình bày ở Chương 2.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Thanh Bình mở tài khoản tiền gửi tại ngân hàng nào?

Công ty mở và duy trì một tài khoản tiền gửi thanh toán duy nhất bằng đồng Việt Nam với số hiệu tài khoản 102010001213795 tại Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam (VietinBank) – Chi nhánh Yên Bái.

2. Vì sao Công ty TNHH Thanh Bình không sử dụng Tài khoản 113 (Tiền đang chuyển)?

Do công ty thanh toán qua hệ thống ngân hàng hiện đại với thời gian khớp lệnh rất nhanh (chuyển cùng hệ thống thông báo có sau 5 phút; khác hệ thống tối đa 30 phút trong giờ làm việc hành chính), số dư tài khoản được cập nhật và kiểm soát tức thời qua dịch vụ trực tuyến nên không phát sinh nhu cầu theo dõi qua TK 113.

3. Nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng ngày 26/12/2013 của công ty có nội dung gì và giá trị bao nhiêu?

Ngày 26/12/2013, công ty nhận được hai Lệnh chuyển có từ Ban Quản lý dự án sửa chữa đường bộ Yên Bái (chuyển từ tài khoản Kho bạc Nhà nước Yên Bái):

  • Lệnh chuyển có số 8697: Thanh toán khối lượng hoàn thành Km 66 – Km 113 QL 4A với số tiền 453.200.000 đồng.
  • Lệnh chuyển có số 8698: Thanh toán khối lượng hoàn thành Km 143 – Km 266 QL 34 với số tiền 506.234.000 đồng.

4. Công ty TNHH Thanh Bình áp dụng hình thức sổ kế toán nào cho phần hành vốn bằng tiền?

Công ty áp dụng hình thức kế toán Sổ Nhật ký chung trên phần mềm máy tính, sử dụng các sổ kế toán tổng hợp như Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 111 (Mẫu S03b-DN), Sổ Cái TK 112 cùng Sổ quỹ tiền mặt (Mẫu S07-DN) theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC.

Kết luận

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của tác giả Lê Thị Tuyết Lan đã phản ánh chi tiết thực trạng tổ chức hạch toán và quản lý vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Thanh Bình trong năm 2013. Bằng việc bám sát hệ thống chứng từ thực tế tại doanh nghiệp xây lắp giao thông và chế độ kế toán hiện hành, đề tài đã làm rõ các quy trình luân chuyển chứng từ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và chỉ ra những hạn chế còn tồn tại. Các giải pháp hoàn thiện được tác giả đề xuất tại Chương 3 cung cấp định hướng thiết thực nhằm củng cố công tác kiểm soát nội bộ và nâng cao chất lượng thông tin kế toán tại doanh nghiệp.