I. Toàn cảnh kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
Trong bối cảnh kinh tế cạnh tranh, việc kiểm soát chi phí và xác định chính xác giá thành là yếu tố sống còn đối với các doanh nghiệp xây dựng. Kế toán chi phí xây lắp không chỉ là việc ghi chép số liệu, mà là một công cụ quản trị chiến lược. Hoạt động này giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định về giá thầu, quản lý dòng tiền và tối ưu hóa lợi nhuận. Tại Công ty Cổ phần Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh, công tác tập hợp chi phí sản xuất trong doanh nghiệp xây dựng được thực hiện nhằm phản ánh trung thực mọi hao phí lao động sống và lao động vật hóa. Quy trình này gắn liền với đặc điểm ngành xây dựng ảnh hưởng đến kế toán: sản phẩm đơn chiếc, thời gian thi công kéo dài và địa điểm sản xuất phân tán. Do đó, việc xác định đúng đối tượng tập hợp chi phí – thường là từng công trình hoặc hạng mục công trình – là nền tảng để tính toán giá thành. Mối quan hệ giữa chi phí sản xuất và giá thành là mối quan hệ nhân quả; chi phí là cơ sở đầu vào và giá thành là kết quả đầu ra của quá trình sản xuất. Việc hoàn thiện quy trình này không chỉ đáp ứng yêu cầu của luật pháp mà còn là chìa khóa để nâng cao năng lực cạnh tranh, đảm bảo sự phát triển bền vững của công ty trong dài hạn. Một hệ thống kế toán giá thành công trình hiệu quả sẽ cung cấp thông tin minh bạch, kịp thời, giúp doanh nghiệp chủ động trong mọi kế hoạch kinh doanh.
1.1. Khái niệm và phân loại chi phí sản xuất trong ngành xây lắp
Chi phí sản xuất trong doanh nghiệp xây lắp là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động, vật tư, máy móc mà doanh nghiệp bỏ ra để hoàn thành một khối lượng xây lắp nhất định. Việc phân loại chi phí một cách khoa học là yêu cầu cơ bản. Theo mục đích và công dụng, chi phí được chia thành ba khoản mục chính: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (CPNVLTT), chi phí nhân công trực tiếp (CPNCTT), và chi phí sản xuất chung (CPSXC). Trong đó, CPNVLTT bao gồm chi phí sắt, thép, xi măng, cát, sỏi... cấu thành nên thực thể công trình. CPNCTT là tiền lương và các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp thi công. CPSXC bao gồm các chi phí phục vụ và quản lý tại công trường. Phân loại này là cơ sở để lập dự toán và hạch toán chi phí sản xuất một cách chính xác.
1.2. Mối quan hệ giữa các phương pháp tính giá thành sản phẩm xây dựng
Giá thành sản phẩm xây lắp là toàn bộ chi phí tính cho một công trình, hạng mục công trình đã hoàn thành. Mối quan hệ giữa chi phí và giá thành được thể hiện qua công thức: Giá thành = Chi phí dở dang đầu kỳ + Chi phí phát sinh trong kỳ - Chi phí dở dang cuối kỳ. Có nhiều phương pháp tính giá thành sản phẩm xây dựng, nhưng phổ biến nhất trong ngành là phương pháp giản đơn (trực tiếp) và phương pháp theo đơn đặt hàng. Công ty Cổ phần Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh áp dụng phương pháp giản đơn, nơi giá thành công trình được xác định bằng tổng chi phí phát sinh từ khi khởi công đến khi hoàn thành. Việc lựa chọn phương pháp phù hợp với kỳ tính giá thành và đối tượng hạch toán là rất quan trọng.
II. Thách thức trong thực trạng kế toán chi phí tại công ty Bảo tàng HCM
Dù đã có nhiều nỗ lực, thực trạng kế toán chi phí tại Công ty Cổ phần Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh vẫn còn đối mặt với nhiều thách thức cần được cải thiện. Một trong những tồn tại lớn nhất là việc hạch toán chưa hoàn toàn tuân thủ theo chuẩn mực. Cụ thể, chi phí nhân công điều khiển máy thi công và nhân viên quản lý đội lại được ghi nhận vào tài khoản chi phí nhân công trực tiếp (TK 622), thay vì phân bổ đúng vào chi phí sử dụng máy thi công (TK 623) và chi phí sản xuất chung (TK 627). Tương tự, chi phí nguyên vật liệu cho máy thi công cũng bị gộp chung vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (TK 621). Việc hạch toán gộp này làm sai lệch kết cấu giá thành, gây khó khăn cho công tác phân tích và kiểm soát chi phí dự án xây dựng. Thêm vào đó, công ty chưa thực hiện trích trước lương nghỉ phép cho công nhân và chưa lập dự phòng chi phí bảo hành công trình. Điều này có thể gây ra những biến động lớn, bất thường về chi phí giữa các kỳ kế toán, ảnh hưởng đến tính ổn định của lợi nhuận. Về mặt công nghệ, dù đã ứng dụng phần mềm kế toán CAP, công ty vẫn thực hiện nhiều công đoạn tính toán thủ công trên Excel, làm giảm hiệu quả và tăng nguy cơ sai sót. Đây là những vấn đề cần có giải pháp hoàn thiện kế toán kịp thời.
2.1. Tồn tại trong việc phân loại và hạch toán chi phí sản xuất
Theo tài liệu nghiên cứu, công ty đang hạch toán gộp nhiều loại chi phí có bản chất khác nhau vào cùng một tài khoản. Ví dụ, lương nhân viên quản lý đội và các khoản trích theo lương được ghi nhận vào TK 622, trong khi đúng ra phải thuộc TK 6271. Tương tự, chi phí nhiên liệu cho máy thi công lại nằm trong TK 621. Sự thiếu rạch ròi này làm cho bảng tính giá thành công trình không phản ánh đúng cơ cấu chi phí, khiến cho công tác kế toán quản trị chi phí trở nên kém hiệu quả.
2.2. Hạn chế trong việc dự phòng các khoản chi phí tương lai
Công ty hiện chưa trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất và chi phí bảo hành công trình. Sản phẩm xây dựng có thời gian bảo hành dài, chi phí sửa chữa có thể phát sinh lớn và bất ngờ. Việc không lập dự phòng (TK 352) khiến chi phí bị ghi nhận đột biến tại thời điểm phát sinh, làm ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả kinh doanh của kỳ đó và vi phạm nguyên tắc phù hợp trong kế toán.
III. Phương pháp tối ưu hạch toán chi phí nguyên vật liệu và nhân công
Để giải quyết các tồn tại, giải pháp hoàn thiện kế toán cần bắt đầu từ các khoản mục chi phí cốt lõi. Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, cần có sự tách biệt rõ ràng. Chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho máy thi công phải được hạch toán riêng vào tài khoản chi phí sử dụng máy thi công (TK 623) thay vì gộp chung vào TK 621. Tương tự, vật liệu dùng cho quản lý tại công trường nên được đưa vào chi phí sản xuất chung (TK 627). Việc này giúp theo dõi chính xác tỷ trọng từng loại chi phí. Đối với chi phí nhân công trực tiếp, cần tái cấu trúc cách hạch toán. Lương công nhân trực tiếp sản xuất vẫn giữ ở TK 622. Tuy nhiên, lương của công nhân điều khiển máy thi công phải được chuyển sang TK 6231, và lương nhân viên quản lý đội phải được hạch toán vào TK 6271. Hơn nữa, công ty nên bắt đầu thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân theo kế hoạch. Việc này giúp ổn định chi phí giữa các kỳ, tránh biến động đột ngột trong giá thành. Áp dụng các giải pháp này sẽ giúp quy trình kế toán chi phí trở nên minh bạch và chính xác hơn, cung cấp dữ liệu đầu vào đáng tin cậy cho việc ra quyết định.
3.1. Tách bạch chi phí nguyên vật liệu theo đúng mục đích sử dụng
Kiến nghị công ty hạch toán chi phí nhiên liệu (xăng, dầu) và vật liệu phụ tùng cho máy thi công vào Nợ TK 6232. Các vật liệu dùng chung tại công trường như văn phòng phẩm, bảo hộ lao động cho bộ phận quản lý cần được ghi nhận vào Nợ TK 6272. Chỉ những vật liệu cấu thành trực tiếp nên sản phẩm mới được giữ lại ở TK 621. Việc này giúp kiểm soát chi phí dự án xây dựng hiệu quả hơn.
3.2. Phân loại và hạch toán chi phí nhân công theo đúng bản chất
Cần thực hiện phân loại lại chi phí nhân công. Lương và các khoản trích theo lương của công nhân vận hành máy móc được hạch toán vào Nợ TK 6231. Lương của nhân viên quản lý, bảo vệ, thủ kho tại công trường được ghi vào Nợ TK 6271. Giải pháp này không chỉ tuân thủ chuẩn mực mà còn giúp ban lãnh đạo đánh giá chính xác hiệu quả sử dụng lao động cho từng hoạt động cụ thể.
IV. Hướng dẫn phân bổ chi phí sản xuất chung và chi phí máy thi công
Hoàn thiện chi phí sản xuất chung và chi phí sử dụng máy thi công là bước đi quan trọng tiếp theo. Hiện tại, công ty chưa sử dụng TK 623, gây khó khăn trong việc quản lý chi phí máy móc. Giải pháp là kích hoạt và sử dụng TK 623 một cách triệt để, tập hợp toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động của máy thi công bao gồm: lương nhân công điều khiển (TK 6231), chi phí vật liệu, nhiên liệu (TK 6232), chi phí công cụ dụng cụ (TK 6233), và chi phí khấu hao máy thi công (TK 6234). Đối với chi phí sản xuất chung (TK 627), cần được chi tiết hóa hơn nữa. Các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý đội (BHXH, BHYT, KPCĐ) cần được hạch toán vào TK 6271. Chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định nên được trích trước định kỳ để tránh gây biến động cho giá thành. Đặc biệt, việc lập dự phòng chi phí bảo hành công trình là hết sức cần thiết. Cuối kỳ, công ty cần ước tính chi phí bảo hành có thể phát sinh và trích lập một khoản dự phòng, hạch toán vào Nợ TK 627, Có TK 352. Khi chi phí bảo hành thực tế phát sinh, sẽ được bù đắp từ khoản dự phòng này. Việc phân bổ chi phí chung một cách khoa học sẽ giúp giá thành sản phẩm phản ánh chính xác hơn.
4.1. Kích hoạt và tổ chức hạch toán chi phí sử dụng máy thi công
Công ty cần xây dựng quy trình hạch toán riêng cho máy thi công trên TK 623. Tất cả các chi phí từ nhân công, nhiên liệu, sửa chữa, khấu hao liên quan đến máy móc phải được tập hợp tại đây. Cuối kỳ, chi phí này sẽ được phân bổ cho các công trình, hạng mục công trình dựa trên tiêu thức hợp lý như số ca máy sử dụng. Đây là yêu cầu cơ bản của kế toán chi phí xây lắp hiện đại.
4.2. Xây dựng quy trình trích lập dự phòng chi phí bảo hành công trình
Đề xuất công ty xây dựng một quy trình trích lập dự phòng bảo hành. Dựa trên dữ liệu lịch sử và quy mô công trình, kế toán sẽ ước tính chi phí bảo hành và trích lập vào cuối kỳ. Bút toán sẽ là Nợ TK 627 / Có TK 352. Giải pháp này giúp công ty tuân thủ nguyên tắc thận trọng và đảm bảo chi phí được ghi nhận đúng kỳ, góp phần hoàn thiện quy trình kế toán chi phí.
V. Luận văn kế toán giá thành Ứng dụng thực tiễn tại công ty
Các giải pháp đề xuất không chỉ mang tính lý thuyết mà cần được áp dụng vào thực tiễn. Luận văn kế toán giá thành này phân tích sâu vào trường hợp của công ty để đưa ra mô hình khả thi. Việc áp dụng bắt đầu bằng việc thiết lập lại hệ thống tài khoản chi tiết trong phần mềm kế toán CAP, thêm các tài khoản con cho TK 623 và TK 627. Phòng kế toán cần xây dựng các quy định và biểu mẫu mới cho việc báo cáo chi phí từ các đội thi công, đảm bảo dữ liệu đầu vào được phân loại chính xác ngay từ đầu. Ví dụ, thay vì một báo cáo chi phí chung, các đội cần lập báo cáo chi phí nhân công trực tiếp, báo cáo sử dụng máy thi công, báo cáo chi phí quản lý công trường riêng biệt. Kế toán tổng hợp sẽ dựa trên các báo cáo này để hạch toán. Sau khi áp dụng, bảng tính giá thành công trình sẽ có kết cấu chi tiết hơn, tách bạch rõ ràng 4 khoản mục: CPNVLTT, CPNCTT, CPSDMTC và CPSXC. Điều này cho phép ban lãnh đạo phân tích sâu hơn về cơ cấu chi phí, so sánh giữa thực tế và dự toán, từ đó có những điều chỉnh kịp thời trong công tác quản lý và đấu thầu các dự án tương lai. Đây chính là mục tiêu cuối cùng của việc hoàn thiện kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
5.1. Tái cấu trúc hệ thống tài khoản và quy trình luân chuyển chứng từ
Bước đầu tiên trong ứng dụng là điều chỉnh phần mềm kế toán. Cần mở các tài khoản chi tiết như 6231, 6232, 6271, 6272... Song song đó, ban hành quy trình luân chuyển chứng từ mới, yêu cầu các đội thi công phải phân loại chi phí ngay trên chứng từ gốc và các bảng kê tổng hợp. Điều này đảm bảo dữ liệu được hạch toán đúng ngay từ đầu, giảm thiểu công sức điều chỉnh cuối kỳ.
5.2. Vai trò của kế toán quản trị chi phí trong việc ra quyết định
Với hệ thống số liệu chi tiết và chính xác hơn, vai trò của kế toán quản trị chi phí sẽ được nâng cao. Kế toán không chỉ tập hợp số liệu mà còn phân tích biến động chi phí, so sánh hiệu quả giữa các đội thi công, và cung cấp các báo cáo quản trị chuyên sâu. Các báo cáo này sẽ là cơ sở vững chắc cho ban giám đốc trong việc hoạch định chiến lược và kiểm soát chi phí dự án xây dựng.
