CHƯƠNG 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Tổng quan chung về công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp 1. Đặc điểm vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. Vốn bằng tiền là bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái tiền tệ, có tính thanh khoản cao nhất, tồn tại dưới hình thái giá trị và thực hiện chức năng phương tiện thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Vốn bằng tiền là một tài sản mả doanh nghiệp nào cũng có và sử dụng, tồn tại trực tiếp dưới hình thức tiền tệ, có tính thanh khoản cao, bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại ngân hàng và các khoản đang chuyển. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm các loại vật tư hàng hóa phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. Đồng thời vốn bằng tiền cũng là kết quả của việc mua bán và thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, vốn bằng tiền đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ do hết sức, do vốn bằng tiền có tính thanh khoản cao nên nó là đối tượng của gian lận và sai sót.
Vì vậy việc sử dụng vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý thống nhất của Nhà Nước. Phân loại vốn bằng tiền trong doanh nghiệp Vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm : ➢ Tiền tại quỹ : gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ, bạc vàng, kim khí quý, đá quý, ngân phiếu hiện đang được giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất. ➢ Tiền gửi ngân hàng : là tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý mà doanh nghiệp đang gửi tại tài khoản của doanh nghiệp tại ngân hàng. ➢ Tiền đang chuyển : là tiền đang trong quá trình vận động để hoàn thành chức năng phương tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình vận động từ trạng thái này sang trạng thái khác.
Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. ➢ Phản ánh kịp thời các khoản phải thu, chi bằng tiền tại doanh nghiệp; khóa sổ kế toán tiền mặt cuối mỗi ngày để có số liệu đối chiếu với thủ quỹ. 2 Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH TNHH MTV Điện Lực Hải Phòng – Điện Lực Lê Chân ➢ Tổ chức thực hiện đầy đủ, thống nhất các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán vốn bằng tiền nhằm thục hiện chức năng kiểm soát và phát hiện kịp thời các trường hợp chi tiêu lãng phí. ➢ So sánh, đối chiếu kịp thời, thường xuyên số liệu giữa sổ quỹ tiền mặt, sổ kế toán tiền mặt với sổ kiểm kê thực tế nhằm kiểm tra, phát hiện kịp thời các trường hợp sai lệch để kiến nghị các biện pháp xử lý.
Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. Kế toán tiền mặt tại quỹ trong doanh nghiệp. Nguyên tắc hạch toán kế toán tiền mặt trong doanh nghiệp. Theo Chương II, Điều 12, khoản 1 Thông tư 200 quy định: a.
Đối với tiền mặt là tiền Việt Nam : Chỉ phản ánh vào TK 111 “ Tiền mặt” số tiền mặt, thực tế nhập, xuất, tồn quỹ. Đối với khoản thu được chuyển nộp ngay vào ngân hàng ( không qua quỹ tiền mặt của doanh nghiệp) thì không ghi vào bên Nợ TK 111 “ Tiền mặt” mà ghi vào bên Nợ TK 113 “ Tiền đang chuyển” • Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của doanh nghiệp. • Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm.
• Kế toán tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. • Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
Chứng từ sử dụng trong kế toán tiền mặt. Các chứng từ được sử dụng trong công tác hạch toán tiền mặt tại quỹ bao gồm: - Phiếu thu (Mẫu số: 01 - TT ): Được sử dụng làm căn cứ để hạch toán số tiền mặt Việt Nam, ngoại tệ đã thu trong kỳ theo từng nguồn thu. Dưới đây là quy trình luân chuyển phiếu thu.1) 3 Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH TNHH MTV Điện Lực Hải Phòng – Điện Lực Lê Chân Sơ đồ 1.Quy trình luân chuyển phiếu thu tiền mặt. Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên, xé 2 liên giấy than ra khỏi cuống , ghi đầy đủ nội dung và ký tên vào Người lập phiếu, đồng thời Người nộp tiền ký vào Phiếu thu và ghi rõ họ tên.
Sau đó, chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt, chuyển cho Thủ quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, Thủ quỹ ký tên, ghi nhận vào Đã nhận đủ số tiền. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi nhận vào Sổ quỹ tiền mặt, 1 liên giao cho người nộp tiền. Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán.
- Phiếu chi (Mẫu số: 02 - TT): Được sử dụng làm căn cứ để hạch toán số tiền đã chi của đơn vị trong kỳ, là căn cứ xác định trách nhiệm vật chất của người nhận tiền. Dưới đây là quy trình luân chuyển phiếu chi ( Sơ đồ 1.Quy trình luân chuyển phiếu chi tiền mặt. Phiếu chi do kế toán lập thành 3 liên, ghi đầy đủ nội dung trên phiếu chi. Ký người lập phiếu, xé 2 liên giấy than ra khỏi cuống.
Chỉ sau khi đã có chữ ký theo từng liên của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ mới được SV: Tô Thanh Huyền - QT1903K 4 Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH TNHH MTV Điện Lực Hải Phòng – Điện Lực Lê Chân xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, người nhận tiền ghi số tiền thực nhận (bằng chữ) vào phiếu chi trước khi ký và ghi rõ họ tên. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nhận tiền. Cuối ngày, toàn bộ phiếu chi kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán.
- Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số: 05 - TT): Dùng để tổng hợp các khoản chi kèm theo chứng từ (nếu có) làm thủ tục thanh toán. - Biên lai thu tiền (Mẫu số: 06 - TT): Là giấy biên nhận của đơn vị hoặc cá nhân đã thu tiền hoặc thu séc của người nộp tiền làm căn cứ để lập phiếu thu, nộp tiền vào quỹ đồng thời để người nộp thanh toán với đơn vị nộp tiền hoặc lưu quỹ 1. Tài khoản sử dụng kế toán tiền mặt. TK 111 “Tiền mặt”: Phản ánh số hiện có và tình hình thu, chi, tồn quỹ của các loại tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp.
TK 111 bao gồm 3 loại tài khoản cấp 2: +Tài khoản 1111 - Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt. +Tài khoản 1112 - Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, chênh lệch tỷ giá và số dư ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra Đồng Việt Nam. +Tài khoản 1113 – Vàng tiền tệ : Phản ánh tình hình biến đổi và giá trị vàng tiền tệ tại quỹ của doanh nghiệp. • Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 111 - Tiền mặt : Số dư đầu kỳ bên nợ : Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ còn tồn quỹ tiền mặt.
Phát sinh bên nợ : -Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ nhập quỹ. -Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê. -Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam). -Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ tăng tại thời điểm báo cáo Phát sinh bên có : -Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ xuất quỹ.
-Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kê. SV: Tô Thanh Huyền - QT1903K 5 Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH TNHH MTV Điện Lực Hải Phòng – Điện Lực Lê Chân -Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam). -Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ giảm tại thời điểm báo cáo. Số dư cuối kỳ bên nợ : - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ còn tồn quỹ tiền mặt 1.
Phương pháp hạch toán tiền mặt. Kế toán tổng hợp thu – chi tiền mặt bằng tiền Việt Nam: Kế toán tổng hợp thu - chi tiền mặt bằng tiền Việt Nam được thể hiện qua sơ đồ sau ( Sơ đồ 1.3): SV: Tô Thanh Huyền - QT1903K 6 Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH TNHH MTV Điện Lực Hải Phòng – Điện Lực Lê Chân Sơ đồ 1.3 : Kế toán tổng hợp thu – chi tiền mặt Việt Nam đồng. Kế toán tổng hợp thu – chi tiền mặt bằng ngoại tệ : Kế toán tổng hợp thu – chi bằng ngoại tệ được thể hiện qua sơ đồ sau ( Sơ đồ 1. SV: Tô Thanh Huyền - QT1903K 7 Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH TNHH MTV Điện Lực Hải Phòng – Điện Lực Lê Chân c.
Kế toán tổng hợp thu – chi tiền mặt bằng vàng tiền tệ : Tại khoản 1 Điều 12 Thông tư 200/2014/TT – BTC quy định thì tại thời điểm lập báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư vàng tiền tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế.