CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ 1. Những vấn đề chung về vốn bằng tiền trong doanh nghiệp vừa và nhỏ: 1. Sự cần thiết của tổ chức kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp vừa và nhỏ: Vốn bằng tiền là một phần của tài sản lưu động trong doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái tiền tệ, có tính thanh khoản cao nhất, bao gồm tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp, tiền gửi ở các ngân hàng, Kho bạc Nhà nước và các khoản tiền đang chuyển. Với tính lưu hoạt cao, vốn bằng tiền được dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp, thực hiện việc mua sắm hoặc chi phí.
Công tác tổ chức kế toán vốn bằng tiền là một bộ phận quan trọng của công tác kế toán trong doanh nghiệp, nó sẽ cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác và kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, giúp cho doanh nghiệp đưa ra các quyết định chính xác, phù hợp nhằm tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận. Song song với việc tổ chức kế toán vốn bằng tiền, chúng ta cần phải chú trọng việc quản lý vốn bằng tiền một cách chặt chẽ, thường xuyên kiểm soát các khoản thu chi bằng tiền vì đây là khâu quan trọng có tính quyết định tới mức độ tăng trưởng hay suy thoái của doanh nghiệp, vốn bằng tiền là đối tượng có nhiều khả năng phát sinh nhiều rủi ro hơn các loại tài sản khác. Việc quản lý vốn bằng tiền được sử dụng nhiều công cụ quản lý khác nhau như: Thống kê, phân tích hoạt động kinh tế,… Trong đó công tác kế toán là công cụ quản lý quan trọng nhất.
Với chức năng ghi chép, tính toán, phản ánh, giám sát thường xuyên liên tục sự thay đổi của vật tư, tiền vốn bằng các thước đo giá trị hiện vật. Kế toán cung cấp những tài liệu cần thiết về thu chi. Vốn bằng tiền đáp ứng yêu cầu quản lý trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Yêu cầu quản lý vốn bằng tiền trong doanh nghiệp vừa và nhỏ: Quy mô vốn bằng tiền là kết quả của nhiều quyết định kinh doanh trong các thời kỳ tại DN.
Để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp luôn Nguyễn Thị Ngân - QT2201K 2 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP có nhu cầu dự trữ vốn bằng tiền ở một quy mô nhất định, phục vụ cho các giao dịch hàng ngày như: mua sắm hàng hóa, nguyên vật liệu, thanh toán các chi phí cần thiết, hay ứng phó với những nhu cầu vốn bất thường chưa dự đoán được, hoặc dự trù khi xuất hiện những cơ hội kinh doanh có tỷ suất lợi nhuận cao. Vốn bằng tiền là loại vốn có tính linh hoạt, tính luân chuyển cao, có thể chuyển đổi để dùng thành các loại tài sản khác. Đây cũng chính là đối tượng của sự gian lận tham ô và tiêu cực trong doanh nghiệp. Bởi vậy, vốn bằng tiền cần đươc quản lý chặt chẽ và phải được hạch toán theo các nguyên tắc, chế độ của hệ thống kế toán Việt Nam: - Doanh nghiệp phải mở tài khoản tại ngân hàng để gửi các khoản tiền tạm thời chưa dùng đến.
- Vận dụng triệt để phương thức thanh toán chuyển khoản giữa hai bên mua bán. - Thường xuyên kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vốn đúng kế hoạch và nắm vững số dư tiền tại quỹ, tiền gửi ngân hàng hàng ngày. - Hạn chế tiền mặt tồn quỹ, chỉ giữ lại ở mức thấp nhất để đáp ứng nhu cầu thanh toán mà không thể chi trả qua ngân hàng. - Quy trách nhiệm các bên nếu để xảy ra trường hợp thừa/ thiếu.
Với doanh nghiệp Nhà nước, cổ phần, liên doanh không để người có quan hệ tộc trong một gia đình nắm giữ các chức danh như: giám đốc, kế toán trưởng, thủ quỹ… Hoặc bố trí kiêm nhiệm các chức danh đó, nhằm đảm bảo tính khách quan trong quản lý vốn bằng tiền. Nhiệm vụ của công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp vừa và nhỏ: - Theo dõi tình hình thu, chi, tăng, giảm, thừa, thiếu và số hiện có của từng loại vốn bằng tiền. - Giám đốc thường xuyên theo dõi tình hình thực hiện chế độ quản lý tiền mặt, kỷ luật thanh toán, kỷ luật tín dụng. - Hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ, thường xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu của thủ quỹ với kế toán tiền mặt.
- Tham gia vào công tác kiểm kê quỹ tiền mặt, phản ánh kết quả kiểm kê kịp thời. Nguyễn Thị Ngân - QT2201K 3 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 1. Nội dung công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp vừa và nhỏ: 1. Nguyên tắc hạch toán kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp vừa và nhỏ: - Kế toán phải mở sổ kế toán ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền, ngoại tệ và tính ra số tồn tại quỹ và từng tài khoản ở ngân hàng tại mọi thời điểm để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.
- Các khoản tiền do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như tiền của doanh nghiệp. - Khi thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. - Kế toán phải theo dõi chi tiết tiền theo nguyên tệ. Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc: + Bên Nợ các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế.
+ Bên Có các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền. - Tại thời điểm lập báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế. Kế toán tiền mặt tại quỹ trong doanh nghiệp vừa và nhỏ: 1. Nguyên tắc hạch toán kế toán tiền mặt trong doanh nghiệp vừa và nhỏ: Trong doanh nghiệp vừa và nhỏ, kế toán sử dụng TK 111 “Tiền mặt” trong việc hạch toán kế toán tiền mặt.
Tài khoản 111 bao gồm: TK 1111 “Tiền Việt Nam” và TK 1112 “Ngoại tệ”. * Đối với tiền mặt là tiền Việt Nam: - Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt” số tiền mặt, thực tế nhập, xuất, tồn quỹ. - Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của doanh nghiệp. - Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán.
Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm. Nguyễn Thị Ngân - QT2201K 4 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP - Kế toán quỹ tiền mặt có trách nhiệm mở sổ quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. - Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt.
Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. * Đối với tiền mặt là ngoại tệ: - Ở những doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân liên Ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế ghi sổ kế toán. - Trường hợp mua ngoại tệ bằng đồng Việt Nam về nhập quỹ tiền mặt thi được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua hoặc tỷ giá thanh toán. Bên có TK 1112 được quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá trên sổ kế toán TK 1112 theo những phương pháp: bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, giá thực tế đích danh.
Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng để hạch toán kế toán tiền mặt: a. Chứng từ sử dụng: - Phiếu thu, phiếu chi - Giấy đề nghị tạm ứng - Giấy đề nghị thanh toán - Biên lai thu tiền - Bảng kiểm kê quỹ * Quy trình luân chuyển phiếu thu, phiếu chi: Theo chế độ hiện hành, mỗi doanh nghiệp đều có một số tiền mặt nhất định tại quỹ. Số tiền thường xuyên có mặt tại quỹ được ấn định tùy thuộc vào quy mô, tính chất hoạt động của doanh nghiệp. Mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi, quản lý và bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện.
Tất cả các khoản thu chi tiền mặt đều phải có các chứng từ thu chi hợp lệ. Phiếu thu được lập thành 03 liên, sau đó chuyển cho kế toán trưởng để soát xét và giám đốc ký duyệt Nguyễn Thị Ngân - QT2201K 5 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP mới chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên. Đối với phiếu chi cũng lập thành 03 liên và chỉ sau khi có đủ chữ ký (ký trực tiếp từng liên) của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ mới được xuất quỹ.
Sau khi nhận đủ số tiền, người nhận tiền phải trực tiếp ghi rõ số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ tên vào phiếu chi. Trong 03 liên của phiếu thu, phiếu chi: Liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nộp tiền, liên 3 dùng để luân chuyển nội bộ. Cuối mỗi ngày, căn cứ vào các chứng từ thu – chi để ghi sổ quỹ và lập báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ thu chi để ghi sổ kế toán. Đối với việc thu bằng ngoại tệ, trước khi nhập quỹ phải được kiểm tra và lập bảng kê ngoại tệ đính kèm phiếu thu và kế toán phải ghi rõ tỷ giá tại thời điểm nhập quỹ, còn nếu chi bằng ngoại tệ, kế toán phải ghi rõ tỷ giá thực tế, đơn giá tại thời điểm xuất quỹ để tính ra tổng số tiền ghi sổ kế toán.
Tài khoản sử dụng: Tài khoản 111 “Tiền mặt”: Phản ánh số hiện có và tình hình thu, chi, tồn quỹ của các loại tiền mặt tại quỹ trong doanh nghiệp.