Chương 1:LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Tổng quan về kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. Khái niệm và đặc điểm của kế toán vốn bằng tiền. *Khái niệm vốn bằng tiền: Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là một bộ phận của tài sản lưu động, được biểu hiện dưới hình thái tiền tệ, nó tồn tại dưới hình thái giá trị và thực hiện chức năng phương tiện thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
*Đặc điểm của vốn bằng tiền: Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm các loại vật tư hàng hóa phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. Đồng thời vốn bằng tiền cũng là kết quả của việc mua bán và thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lí hết sức chặt chẽ do vốn bằng tiền có tính thanh khoản cao, nên nó là đối tượng của gian lận và sai sót. Vì vậy việc sử dụng vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lí thống nhất của Nhà nước.
Chẳng hạn: Lượng tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày không vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và ngân hàng đã thỏa thuận theo hợp đồng thương mại, khi có tiền thu bán hàng phải nộp ngay cho Ngân hàng. Phân loại vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. - Theo hình thức tồn tại, vốn bằng tiền được phân chia thành: • Tiền Việt Nam: Là loại tiền phù hiệu. Đây là loại giấy bạc và đồng xu do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành và được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Ngoại tệ: Là loại tiền phù hiệu. Đây là loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành trên thị trường Việt Nam như: Đồng Đô la Mỹ (USD), đồng tiền chung Châu Âu (EURO), đồng yên Nhật (JPY)… • Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: Là loại tiền thực chất, tuy nhiên loại tiền này không có khả năng thanh khoản cao. Nó được sử dụng chủ yếu vì mục đích cất trữ. Mục tiêu đảm bảo một lượng dự trữ an toàn trong nền kinh tế hơn là vì mục đích thanh toán trong kinh doanh.
Vũ Thu Trang – Lớp QTL 801K 2 Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Xây lắp và thiết bị điện Hải Phòng. - Theo trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm: • Tiền mặt tại quỹ: Gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ, bạc vàng, kim khí quý, đá quý, ngân phiếu hiện đang được giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. • Tiền gửi ngân hàng: Là tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý mà doanh nghiệp đang gửi tại tài khoản Ngân hàng của doanh nghiệp. • Tiền đang chuyển: Là tiền đang trong quá trình vận động để hoàn thành chức năng phương tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình vận động từ trạng thái này sang trạng thái khác.
Vai trò của kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. Công tác tổ chức kế toán vốn bằng tiền là một bộ phận quan trọng của công tác kế toán trong các doanh nghiệp, nó sẽ cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác và kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó giúp cho doanh nghiệp đưa ra các quyết định chính xác, phù hợp nhằm tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp.
- Phản ánh kịp thời các khoản thu chi vốn bằng tiền, thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên với thủ quỹ nhằm đảm bảo tính chặt chẽ của vốn bằng tiền. - Phản ánh tình hình tăng giảm, sử dụng tiền gửi ngân hàng hàng ngày, việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt. - Phản ánh các khoản tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện nguyên nhân làm cho tiền đang chuyển bị ách tắc để doanh nghiệp có biện pháp thích hợp giải phóng nhanh tiền đang chuyển kịp thời. - Tổ chức thực hiện các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán kế toán vốn bằng tiền, kế toán thực hiện chức năng kiểm soát và phát hiện các trường hợp chi tiêu lãng phí, sai chế độ, phát hiện các chênh lệch vốn bằng tiền.
Yêu cầu quản lý vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. - Cần phải quản lý vốn bằng tiền một cách chặt chẽ, thường xuyên kiểm soát các khoản thu chi tiền vì đây là khâu quan trọng có tính quyết định tới mức độ tăng trưởng hay suy thoái của doanh nghiệp, và vì vốn bằng tiền là đối tượng có nhiều khả năng phát sinh rủi ro hơn các loại tài sản khác. - Kế toán phải cung cấp những tài liệu cần thiết về thu chi vốn bằng tiền đáp ứng yêu cầu quản lý trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Vũ Thu Trang – Lớp QTL 801K 3 Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Xây lắp và thiết bị điện Hải Phòng.
Tổ chức kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006. Quy định hạch toán kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. - Hạch toán vốn bằng tiền phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành để hạch toán, trừ trường hợp được phép sử dụng đơn vị tiền tệ thông dụng khác. - Ở những doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt hoặc gửi vào ngân hàng phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch (tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh) để ghi sổ kế toán.
+ Trường hợp mua ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt, gửi vào ngân hàng hoặc thanh toán công nợ bằng ngoại tệ thì được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua hoặc tỷ giá thanh toán. Bên có TK 1112, TK 1122 được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá trên sổ kế toán TK 1112 hoặc TK 1122 theo một trong các phương pháp: Bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, giá thực tế đích danh. + Nhóm tài khoản vốn bằng tiền có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam đồng thời hạch toán chi tiết ngoại tệ theo nguyên tệ. Nếu có chênh lệch tỷ giá hối đoái thì tùy trường hợp cụ thể sẽ phản ánh số chênh lệch như sau: Nếu chênh lệch phát sinh trong giai đoạn sản xuất kinh doanh (kể cả doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản) thì số lãi do tỷ giá được phản ánh vào TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính và lỗ do tỷ giá được phản ánh vào TK 635 - Chi phí tài chính.
Nếu chênh lệch tỷ giá phát sinh trong giai đoạn đầu tư xây dựng cơ bản (là giai đoạn trước hoạt động) thì số chênh lệch được phản ánh vào TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái. Số dư cuối kỳ của các tài khoản vốn bằng tiền có gốc ngoại tệ phải được đánh giá theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên Ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố ở thời điểm lập báo cáo tài chính năm. Ngoại tệ được kế toán chi tiết theo từng loại nguyên tệ trên TK 007 “Ngoại tệ các loại” (Tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán). - Đối với vàng bạc, kim khí quý, đá quý phản ánh ở nhóm tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho những doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh vàng bạc, kim khí quý, đá quý.
Vũ Thu Trang – Lớp QTL 801K 4 Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Xây lắp và thiết bị điện Hải Phòng. + Vàng bạc, kim khí quý, đá quý phải theo dõi số lượng, trọng lượng, quy cách, phẩm chất và giá trị của từng thứ, từng loại. Giá trị của vàng bạc, kim khí quý, đá quý được tính theo giá thực tế (giá hóa đơn hoặc giá được thanh toán). Vàng bạc, đá quý nhận ký quỹ, ký cược theo giá nào thì xuất trả theo giá đó.
+ Khi tính giá xuất vàng bạc, kim khí quý, đá quý có thể áp dụng 1 trong 4 phương pháp tính giá hàng tồn kho: Bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước, giá thực tế đích danh. Kế toán tiền mặt tại quỹ trong doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp đều có một lượng tiền mặt tại quỹ để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. Thông thường tiền giữ tại doanh nghiệp bao gồm: Giấy bạc ngân hàng Việt Nam, các loại ngoại tệ, ngân phiếu, vàng bạc, kim loại quý, đá quý.
Để hạch toán chính xác tiền mặt, tiền mặt của doanh nghiệp được tập trung tại quỹ. Mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi tiền mặt, quản lý và bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện. Nguyên tắc hạch toán kế toán tiền mặt trong doanh nghiệp.Đối với tiền mặt là tiền Việt Nam. - Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt” số tiền mặt thực tế nhập, xuất quỹ tiền mặt.
Đối với các khoản tiền thu được chuyển nộp ngay vào ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt của đơn vị) thì không ghi vào bên Nợ TK 111 mà ghi vào bên Nợ TK 113 “ Tiền đang chuyển”. - Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác, cá nhân ký quỹ, ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản - tiền của đơn vị. - Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao cho phép nhập xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập xuất quỹ đính kèm.
- Kế toán tiền mặt phải có trách nhiệm, quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày và liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất nhập quỹ tiền mặt và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. - Thủ quỹ chịu mọi trách nhiệm quản lý nhập xuất quỹ tiền mặt.
