Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường mở cửa và hội nhập quốc tế, các doanh nghiệp tại Việt Nam phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt từ cả trong và ngoài nước. Để tồn tại, duy trì năng lực cạnh tranh và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, các doanh nghiệp bắt buộc phải quản lý chặt chẽ nguồn vốn đầu tư, tiết kiệm chi phí và kiểm soát giá thành sản phẩm nhưng vẫn đảm bảo chất lượng. Để thực hiện được mục tiêu này, hệ thống thông tin kinh tế - tài chính đóng vai trò cốt lõi, trong đó hệ thống kế toán là công cụ then chốt cung cấp dữ liệu chính xác, trung thực và kịp thời phục vụ công tác điều hành, quản trị nội bộ cũng như công khai minh bạch thông tin cho các đối tượng bên ngoài.

Công ty TNHH Tổ chức Hợp tác và Phát triển Nhà Việt Nam - Nhật Bản (VJHOUSE) là doanh nghiệp hoạt động chính trong lĩnh vực bất động sản. Do đang trong quá trình phát triển và hoàn thiện tổ chức, cơ cấu bộ máy và quy trình xử lý thông tin tại công ty còn bộc lộ nhiều điểm chưa hợp lý, thiếu tính khoa học. Việc tổ chức công tác kế toán chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý, cơ sở dữ liệu kế toán phục vụ việc ra quyết định kinh tế của ban giám đốc còn nhiều bất cập. Xuất phát từ đòi hỏi thực tiễn đó, đề tài khóa luận "Hoàn thiện tổ chức hệ thống kế toán tài chính doanh nghiệp tại Công ty TNHH Tổ chức Hợp tác và Phát triển Nhà Việt Nam - Nhật Bản" được nhóm tác giả thực hiện.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể gồm 3 nội dung:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận khoa học về tổ chức hệ thống kế toán tài chính trong doanh nghiệp.
  2. Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức hệ thống kế toán tài chính đang áp dụng tại Công ty TNHH Tổ chức Hợp tác và Phát triển Nhà Việt Nam - Nhật Bản.
  3. Đề xuất phương hướng và các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức hệ thống kế toán tài chính doanh nghiệp (bao gồm tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán: chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo tài chính).
  • Phạm vi nghiên cứu: Khóa luận tập trung nghiên cứu hoạt động thực tế tại Công ty TNHH Tổ chức Hợp tác và Phát triển Nhà Việt Nam - Nhật Bản thuộc lĩnh vực kinh doanh bất động sản; thời gian thực hiện nghiên cứu và khảo sát thực tế diễn ra trong khoảng thời gian 4 tháng, hoàn thành vào tháng 04 năm 2019.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên các quy định pháp luật hiện hành và tài liệu học thuật chuyên ngành kế toán - kiểm toán:

  • Khung lý thuyết và văn bản pháp lý: Luật Kế toán Việt Nam số 88/2015/QH13; Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa; Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp; hệ thống Chuẩn mực kế toán Việt Nam.
  • Tài liệu học thuật tham khảo: Giáo trình Nguyên lý kế toán, Giáo trình Kế toán tài chính doanh nghiệp 4, Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán 3 và Giáo trình Kiểm toán cơ bản của Trường Đại học Công nghiệp TP. Hồ Chí Minh; dữ liệu pháp lý và nghiệp vụ từ Thư viện Pháp luật, Kế toán Thiên Ưng và Kế toán Đức Minh.

Khóa luận sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu sau:

  • Phương pháp điều tra, phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp nhân sự quản lý và nhân viên kế toán tại doanh nghiệp nhằm tìm hiểu cơ cấu tổ chức, quy trình ghi nhận, luân chuyển chứng từ và lập báo cáo.
  • Phương pháp thu thập dữ liệu:
    • Dữ liệu sơ cấp: Thu thập các biểu mẫu chứng từ (phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có, giấy báo nợ, bảng thanh toán lương), sổ kế toán tổng hợp, sổ chi tiết và hệ thống báo cáo tài chính do Công ty VJHOUSE cung cấp.
    • Dữ liệu thứ cấp: Tập hợp các văn bản luật, nghị định, thông tư của Chính phủ, Bộ Tài chính và các tài liệu chuyên ngành liên quan.
  • Phương pháp xử lý dữ liệu: Phương pháp so sánh, đối chiếu giữa quy định pháp lý, lý thuyết kế toán chuẩn mực với thực trạng áp dụng tại công ty để tìm ra khoảng cách, ưu điểm và các tồn tại nghiệp vụ.
  • Phương pháp trình bày kết quả: Hệ thống hóa thông tin qua lời văn diễn giải kết hợp biểu bảng tổng hợp, sơ đồ tổ chức bộ máy và lưu đồ mô tả quy trình luân chuyển chứng từ kế toán.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về tổ chức hệ thống kế toán tài chính doanh nghiệp

Chương 1 hệ thống hóa các vấn đề lý luận căn bản về tổ chức kế toán trong doanh nghiệp:

  • Khái niệm và phân loại: Tổ chức kế toán là việc thiết lập hệ thống phương pháp, cách thức phối hợp và sử dụng phương tiện kỹ thuật cùng nhân sự để thực hiện các chức năng thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin tài chính. Tổ chức hệ thống kế toán bao gồm hai cấu phần chính: tổ chức bộ máy kế toán (phân công lao động, sắp xếp nhân sự) và tổ chức công tác kế toán (thực hiện chuẩn mực, chế độ chứng từ, tài khoản, sổ sách, báo cáo và lưu trữ tài liệu).
  • Vai trò, ý nghĩa và nguyên tắc: Kế toán thực hiện thu thập dữ liệu qua chứng từ, xử lý qua tài khoản/sổ sách, kiểm tra phát hiện sai sót, phân tích và cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo tài chính (Báo cáo tình hình tài chính, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh BCTC) và báo cáo quản trị. Việc tổ chức phải tuân thủ Luật Kế toán, Chế độ kế toán, phù hợp quy mô, đặc điểm kinh doanh và đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả, đặt dưới sự chỉ đạo tập trung của kế toán trưởng.
  • Hình thức tổ chức bộ máy kế toán: Phân tích ba mô hình cơ bản gồm hình thức kế toán tập trung, hình thức kế toán phân tán và hình thức kết hợp tập trung - phân tán; cấu trúc bộ máy áp dụng cho doanh nghiệp quy mô lớn so với doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ.
  • Nội dung tổ chức công tác kế toán: Chi tiết hóa quy trình lập, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ chứng từ kế toán; nguyên tắc mở và phân loại tài khoản kế toán; lựa chọn hình thức sổ kế toán (Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ); và quy trình lập, nộp Báo cáo tài chính theo quy định nhà nước.

Chương 2: Thực trạng về tổ chức hệ thống kế toán tài chính tại Công ty TNHH Tổ chức Hợp tác và Phát triển Nhà Việt Nam - Nhật Bản (VJHouse)

Chương 2 phản ánh chi tiết thực trạng kế toán tại đơn vị khảo sát:

  • Tổng quan doanh nghiệp: Giới thiệu lịch sử hình thành, mục tiêu phát triển, giá trị cốt lõi và cơ cấu bộ máy quản trị của Công ty VJHOUSE trong lĩnh vực kinh doanh bất động sản.
  • Thực trạng bộ máy kế toán: Mô tả cơ cấu tổ chức phòng kế toán, nhiệm vụ và sự phân công lao động giữa các vị trí kế toán tại đơn vị.
  • Thực trạng công tác kế toán tài chính:
    • Về hệ thống chứng từ: Khảo sát danh mục chứng từ sử dụng và phân tích 5 lưu đồ luân chuyển chứng từ thực tế tại doanh nghiệp gồm: Quy trình luân chuyển phiếu thu; Quy trình luân chuyển giấy đề xuất và phiếu chi; Quy trình luân chuyển giấy báo có; Quy trình luân chuyển giấy báo nợ và ủy nhiệm chi; Quy trình luân chuyển bảng chấm công và bảng lương.
    • Về hệ thống tài khoản: Công ty đang dựa theo danh mục tài khoản mẫu của Thông tư 200/2014/TT-BTC để thiết lập hệ thống tài khoản nhưng áp dụng chưa đúng nguyên tắc mở chi tiết, một số tài khoản chưa phù hợp với quy mô doanh nghiệp nhỏ và vừa, dễ dẫn đến việc hạch toán nhầm lẫn giữa các đối tượng.
    • Về hệ thống sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, thực hiện hạch toán và theo dõi sổ sách thông qua phần mềm bảng tính Microsoft Excel. Quy trình ghi sổ cơ bản đáp ứng yêu cầu nhưng còn thiếu các trường dữ liệu quan trọng.
    • Về hệ thống báo cáo tài chính: Doanh nghiệp lập đầy đủ các biểu mẫu BCTC theo quy định nhưng khâu kiểm tra, kiểm soát nội bộ trước khi cung cấp thông tin còn lỏng lẻo do thiếu bộ phận kiểm tra độc lập.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tài chính doanh nghiệp tại Công ty TNHH Tổ chức Hợp tác và Phát triển Nhà Việt Nam - Nhật Bản

Chương 3 xây dựng hệ thống giải pháp khắc phục các nhược điểm đã chỉ ra ở Chương 2:

  • Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán: Định hướng kiện toàn cơ cấu nhân sự phòng kế toán, phân định rõ ràng trách nhiệm từng phần hành kế toán nhằm tăng cường tính chuyên môn hóa và kiểm soát chéo.
  • Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán: Đề xuất bổ sung và ban hành 3 lưu đồ luân chuyển chứng từ cho các nghiệp vụ còn thiếu:
    • Quy trình luân chuyển Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (áp dụng biểu mẫu số 04 ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC).
    • Quy trình luân chuyển Biên bản kiểm kê tài sản (áp dụng biểu mẫu số 05-TSCĐ ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC).
    • Quy trình luân chuyển Giấy thanh toán thuê máy móc thiết bị (áp dụng biểu mẫu số 07-LĐTL ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC).
  • Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán: Kiến nghị công ty áp dụng chuẩn xác hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC thay vì Thông tư 200/2014/TT-BTC, xây dựng lại danh mục tài khoản chi tiết cấp 1, cấp 2 và cấp 3 phù hợp đặc thù kinh doanh bất động sản.
  • Hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán:
    • Bổ sung thông tin số hóa đơn (ngày tháng lập hóa đơn, số seri) và tài khoản đối ứng vào biểu mẫu Sổ quỹ tiền mặt và Sổ tiền gửi ngân hàng.
    • Thiết kế lại Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng và Sổ chi tiết công nợ phải trả người bán theo chuẩn Thông tư 133/2016/TT-BTC, bổ sung đầy đủ các cột số thứ tự, mã đối tượng, số dư đầu kỳ, phát sinh nợ/có, số dư cuối kỳ và phần chữ ký xác nhận của các bên liên quan.
  • Hoàn thiện hệ thống báo cáo tài chính: Thiết lập quy trình rà soát, kiểm tra đối chiếu chéo số liệu giữa chứng từ gốc, sổ chi tiết, sổ tổng hợp và báo cáo tài chính trước khi nộp cơ quan chức năng hoặc cung cấp cho ban giám đốc, khắc phục tình trạng sai lệch dữ liệu khi doanh nghiệp chưa có Ban kiểm soát riêng.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã đưa ra các kết quả nghiên cứu cụ thể, nổi bật nhất là việc tái thiết lập toàn diện hệ thống tài khoản kế toán cấp 1, cấp 2 và cấp 3 phù hợp với Thông tư 133/2016/TT-BTC phục vụ cho hoạt động của Công ty VJHOUSE:

Số hiệu TK cấp 1 Số hiệu TK cấp 2 Số hiệu TK cấp 3 Tên tài khoản kế toán
111 Tiền mặt
1111 Tiền Việt Nam
1112 Ngoại tệ
112 Tiền gửi Ngân hàng
1121 Tiền gửi Ngân hàng Việt Nam
11211 NH Phương Đông OCB VND (TK: 00171…1007 - CN Chợ Lớn)
11212 NH Ngoại Thương VCB VND (TK: 0501…1653 - CN Bắc Sài Gòn)
1122 Tiền gửi Ngân hàng Ngoại tệ
131 1311 Phải thu của khách hàng (Chi tiết phải thu khách hàng)
133 Thuế GTGT được khấu trừ
1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ
1332 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ
138 Phải thu khác
141 Tạm ứng
154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
242 Chi phí trả trước
244 Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược
331 3311 Phải trả cho khách hàng (Chi tiết phải trả khách hàng)
333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
3331 Thuế giá trị gia tăng phải nộp
3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp
3335 Thuế thu nhập cá nhân
3338 Các loại thuế khác
3339 Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác
334 Phải trả người lao động
3341 Phải trả công nhân viên văn phòng
3342 Phải trả thù lao cộng tác viên
338 Phải trả, phải nộp khác
3381 Tài sản thừa chờ giải quyết
3388 Phải trả, phải nộp khác
341 Các khoản đi vay
411 Vốn đầu tư của chủ sở hữu
421 Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
4211 Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm trước
4212 Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm nay
511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
515 Doanh thu hoạt động tài chính
5151 Doanh thu tài chính
5152 Lãi tiền gửi ngân hàng
5153 Chênh lệch lãi thanh toán
632 Giá vốn hàng bán
635 Chi phí tài chính
6351 Chi phí hoạt động tài chính
6353 Chênh lệch lỗ thanh toán
642 Chi phí quản lý doanh nghiệp
6421 Chi phí nhân viên quản lý
6422 Chi phí vật liệu, bao bì
6423 Chi phí đồ dùng văn phòng
6425 Thuế, phí, lệ phí
6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài
6428 Chi phí bằng tiền khác
711 Thu nhập khác
811 Chi phí khác
821 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
911 Xác định kết quả sản xuất kinh doanh

Đóng góp chính của đề tài:

  • Đã chỉ ra sự không đồng bộ giữa việc doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC với quy mô thực tế, từ đó chuyển đổi thành công sang hệ thống tài khoản theo Thông tư 133/2016/TT-BTC vừa gọn nhẹ vừa phản ánh sát hoạt động kinh doanh bất động sản.
  • Xây dựng hoàn chỉnh các quy trình luân chuyển chứng từ kế toán đối với tạm ứng, kiểm kê tài sản và thuê máy móc thiết bị kèm biểu mẫu chuẩn mực.
  • Đề xuất các cải tiến trực tiếp trên biểu mẫu sổ sách Excel (bổ sung cột số hóa đơn, số seri, tài khoản đối ứng), giúp hạn chế sai sót khi ghi sổ và lập BCTC.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của nghiên cứu:

  • Do thời gian khảo sát thực tế tại doanh nghiệp chỉ kéo dài 4 tháng và kinh nghiệm thực tiễn của nhóm sinh viên còn hạn chế, đề tài chủ yếu tập trung vào phần hành kế toán tài chính tổng quát, chưa đi sâu vào chi tiết các mảng kế toán phức tạp khác như kế toán thuế chuyên sâu hay kế toán quản trị chi phí bất động sản.
  • Các giải pháp tổ chức sổ sách mới dừng lại ở việc chuẩn hóa trên nền tảng bảng tính Microsoft Excel mà chưa nghiên cứu ứng dụng các phần mềm kế toán chuyên nghiệp (ERP hoặc phần mềm kế toán đóng gói).

Hướng nghiên cứu tiếp:

  • Nghiên cứu mở rộng thiết lập hệ thống kế toán quản trị doanh nghiệp (lập dự toán, phân tích điểm hòa vốn, quản trị chi phí từng dự án bất động sản).
  • Nghiên cứu triển khai chuyển đổi số công tác kế toán từ hệ thống bảng tính Excel sang phần mềm kế toán tự động hóa quy trình ghi sổ và kiểm soát nội bộ.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo: Khóa luận là tài liệu hữu ích cho sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán tham khảo về phương pháp luận và cấu trúc triển khai đề tài khóa luận tốt nghiệp về tổ chức kế toán doanh nghiệp; đồng thời cung cấp tài liệu tham khảo thực tế cho nhân sự kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là các công ty trong lĩnh vực dịch vụ và kinh doanh bất động sản.
  • Nội dung có giá trị ứng dụng: Bảng danh mục hệ thống tài khoản chi tiết theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (phân chia cụ thể tài khoản ngân hàng, chi phí quản lý, các khoản nợ phải thu/phải trả); các lưu đồ luân chuyển chứng từ thanh toán tạm ứng, kiểm kê tài sản cố định và thuê ngoài máy móc thiết bị.

Câu hỏi thường gặp

1. Đề tài khóa luận được thực hiện tại cơ quan, tổ chức nào và do ai hướng dẫn?
Khóa luận được thực hiện bởi nhóm sinh viên Khoa Kế toán - Kiểm toán (Trường Đại học Công nghiệp TP. Hồ Chí Minh) tại Công ty TNHH Tổ chức Hợp tác và Phát triển Nhà Việt Nam - Nhật Bản (VJHOUSE), dưới sự hướng dẫn chuyên môn của ThS. Đoàn Thị Thùy Anh vào tháng 04 năm 2019.

2. Công ty VJHOUSE áp dụng hình thức kế toán nào và ghi chép trên công cụ gì?
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, toàn bộ công tác ghi chép, theo dõi sổ sách và tổng hợp dữ liệu kế toán được thực hiện trên phần mềm bảng tính Microsoft Excel.

3. Vì sao tác giả đề xuất công ty chuyển đổi danh mục tài khoản sang Thông tư 133/2016/TT-BTC?
Trước đó, công ty vận dụng hệ thống tài khoản mẫu theo Thông tư 200/2014/TT-BTC nhưng chưa đúng nguyên tắc mở tài khoản chi tiết, gây bất cập trong hạch toán. Tác giả đề xuất áp dụng chuẩn xác danh mục tài khoản theo Thông tư 133/2016/TT-BTC để phù hợp đúng với quy mô doanh nghiệp nhỏ và vừa, giúp theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh rõ ràng và chính xác hơn.

4. Khóa luận đã đề xuất bổ sung những quy trình luân chuyển chứng từ nào?
Khóa luận đã thiết kế và đề xuất 3 quy trình luân chuyển chứng từ mới gồm: Quy trình luân chuyển Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (Mẫu 04 - TT 133), Quy trình luân chuyển Biên bản kiểm kê tài sản (Mẫu 05-TSCĐ - TT 133) và Quy trình luân chuyển Giấy thanh toán thuê máy móc thiết bị (Mẫu 07-LĐTL - TT 133).

5. Sổ quỹ tiền mặt và Sổ tiền gửi ngân hàng tại công ty cần bổ sung những thông tin gì?
Tác giả chỉ ra rằng Sổ quỹ tiền mặt và Sổ tiền gửi ngân hàng tại công ty còn thiếu các trường thông tin quan trọng gồm: số hóa đơn, ngày tháng lập hóa đơn, số seri hóa đơn và tài khoản đối ứng; do đó cần bổ sung đầy đủ các cột này theo quy định để đảm bảo tính minh bạch và dễ kiểm tra đối chiếu.

Kết luận

Khóa luận đã hoàn thành việc hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức hệ thống kế toán tài chính và phản ánh toàn diện thực trạng công tác kế toán tại Công ty TNHH Tổ chức Hợp tác và Phát triển Nhà Việt Nam - Nhật Bản. Thông qua việc phân tích những hạn chế về chứng từ, phân cấp tài khoản, sổ kế toán Excel và kiểm soát BCTC, đề tài đã đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện đồng bộ, bám sát chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Các kết quả nghiên cứu mang tính thực tiễn cao, hỗ trợ thiết thực cho doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và cung cấp thông tin kế toán tin cậy.