CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm và vai trò của KTTN 1.1 Khái niệm KTTN KTTN là một bộ phận của kế toán quản trị. Kế toán quản trị sử dụng hệ thống KTTN để phân loại cấu trúc tổ chức thành các trung tâm trách nhiệm, trên cơ sở đó đánh giá kết quả của từng bộ phận dựa trên trách nhiệm được giao cho bộ phận đó. Cho đến nay, ngoài quan điểm đầu tiên về KTTN được đề cập trong tác phẩm "Basic organizational planning to tie in with responsibility accounting" của Ailman, H.1950, đã xuất hiện khá nhiều quan điểm khác nhau từ những tác giả khác nhau ở nhiều quốc gia trên thế giới. Các quan điểm như: - Theo các tác giả Anthony A.mark Young: KTTN là một hệ thống kế toán có chức năng thu thập, tổng hợp và báo cáo các dữ liệu kế toán có liên quan đến trách nhiệm của từng nhà quản lý riêng biệt trong một tổ chức, cung cấp thông tin nhằm đánh giá trách nhiệm và thành quả mỗi nhà quản lý tạo ra các báo cáo chứa cả những đối tượng có thể kiểm soát và không thể kiểm soát đối với một cấp quản lý.
- Nhóm tác giả Clive Emmanuel, David Otley and Kenneth Mar-chant lại xác định KTTN là sự thu thập tổng hợp và báo cáo những thông tin tài chính về những trung tâm khác nhau trong một tổ chức (những trung tâm trách nhiệm), cũng còn được gọi là kế toán hoạt động hay kế toán khả năng sinh lợi. - Các quan điểm khác: KTTN là một hệ thống tạo ra những thông tin tài chính và phi tài chính có liên quan về những hoạt động thực tế và được lập kế hoạch của những trung tâm trách nhiệm trong một công ty. Những bộ phận chủ yếu bao gồm: hệ thống dự toán ngân sách, các báo cáo kết quả hoạt động, các báo cáo về sự biến động và những mức giá chuyển nhượng sản phẩm, dịch vụ nội bộ giữa các bộ phận trong công ty. TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 6 Các quan điểm trên thể hiện cách thức nhìn nhận về KTTN của các tác giả đều thể hiện được bản chất của KTTN thông qua việc bổ sung lẫn nhau tạo ra cái nhìn toàn diện hơn về KTTN.
Tóm lại, theo tác giả KTTN là một công cụ ghi nhận, đo lường và đánh giá trách nhiệm quản lý,thành quả quản lý của từng bộ phận, cá nhân phụ trách quản lý bộ phận trong việc thực hiện mục tiêu chung của tổ chức, của toàn DN thông qua các báo cáo trách nhiệm.2 Vai trò KTTN 1.1 KTTN cung cấp thông tin cho việc thực hiện chức năng tổ chức và điều hành của DN Tổ chức là quá trình sắp xếp, bố trí các công việc, giao quyền hạn và phân phối nguồn lực của tổ chức sao cho chúng được hình thành và hoạt động theo những nguyên tắc nhất định phù hợp, hành động để đạt đến mục tiêu chung của tổ chức. Điều hành là việc điều khiển hoạt động của các bộ phận, cá nhân trong quá trình thực hiện công việc, đảm bảo công việc có được thực hiện đúng với mục đích đặt ra và có những biện pháp sửa chữa cần thiết hoặc hành động để đưa công việc vào đúng tiêu chuẩn, sao cho giữ được tình hình cân đối tốt. KTTN giúp xác định các trung tâm trách nhiệm, qua đó DN có thể hệ thống hoá các công việc của từng trung tâm mà thiết lập các chỉ tiêu đánh giá thành quả hoạt động của mỗi bộ phận, cá nhân phụ trách bộ phận được phân cấp quản lý trong DN. Từ đó giúp xác định sự đóng góp của từng đơn vị, bộ phận vào lợi ích của toàn bộ tổ chức.
Việc thiết kế các trung tâm trách nhiệm giúp nhà quản trị kiểm tra, đánh giá hoạt động của từng bộ phận; từ đó có những điều chỉnh về hoạt động của các bộ phận cho thích hợp. Nói cách khác, việc thiết kế các trung tâm trách nhiệm mang lại cho DN sự tiếp cận tốt hơn với thông tin, cung cấp thông tin cho việc thực hiện chức năng tổ chức và điều hành DN.2 KTTN cung cấp thông tin cho việc thực hiện chức năng kiểm soát DN TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 7 Kiểm soát là quá trình giám sát các hoạt động của một cá nhân, nhóm hay tổ chức nhằm bảo đảm cho các thành viên đó thực hiện tất cả các nhiệm vụ đã được thông qua kế hoạch và trong trường hợp cần thiết đưa ra các quyết định để điều chỉnh nhằm khắc phục sai lệch kịp thời nếu phát sinh trong phạm vi quyền hành của người kiểm soát. Thông qua các báo cáo thành quả hoạt động của các bộ phận, nhà quản lý có thể phân tích, đánh giá chi phí, doanh thu và lợi nhuận thực hiện của từng bộ phận. KTTN giúp nhà quản lý theo dõi kế hoạch được thực hiện ra sao, có vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hay không và nguyên nhân xuất phát từ bộ phận nào.
Điều này đảm bảo mọi hoạt động trong DN đều có địa chỉ trách nhiệm. Từ đó nhận diện các vấn đề hạn chế và có sự điều chỉnh kịp thời về mục tiêu bộ phận để đem lại kết quả kinh doanh tốt nhất. Đây là nguồn thông tin để nhà quản lý nâng cao hiệu suất sử dụng vốn, tăng doanh thu, giảm chi phí một cách hợp lý và tối đa hoá lợi nhuận đồng thời đảm bảo vẫn đi đúng mục tiêu đã xác định.3 KTTN khuyến khích nhà quản lý hướng đến mục tiêu chung của tổ chức Mục tiêu của DN là toàn bộ kết quả cuối cùng hay trạng thái mà DN muốn đạt tới trong một khoảng thời gian nhất định. Mục tiêu là kết quả cụ thể của DN cần đạt khi thực hiện chiến lược.
Trong một tổ chức có nhiều bộ phận, thường các cấp quản lý ở từng bộ phận không biết được quyết định của bộ phận mình sẽ ảnh hưởng như thế nào đến các bộ phận khác; thậm chí đôi khi quyết định của họ sẽ chệch hướng so với mục tiêu mà nhà quản trị cấp trên đề ra. Do đó mục tiêu của các trung tâm trách nhiệm phải được gắn liền với mục tiêu chung của DN. Để làm được điều đó, các nhà quản lý cấp cơ sở phải có đầy đủ thông tin để quản lý bộ phận của mình đi đúng hướng và phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức. KTTN thúc đẩy các nhà quản lý bộ phận điều hành bộ phận của mình theo cách thức phù hợp với những mục tiêu cơ bản của toàn bộ tổ chức.
Mục tiêu chiến lược của DN được gắn với các trung tâm trách nhiệm. Khi KTTN có thể kiểm soát được công tác tài chính và công tác quản lý sẽ điều chỉnh hoạt động hướng đến các mục tiêu TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 8 chung của DN. Đồng thời, bản thân những người quản lý trung tâm trách nhiệm được khích lệ hoạt động sao cho phù hợp với các mục tiêu cơ bản của toàn DN.2 Sự phân cấp quản lý 1.1 Sự phân cấp quản lý Sự phân cấp quản lý là việc người quản lý giao nhiệm vụ và giao quyền quyết định cho cấp quản lý thấp hơn trong quá trình hoạt động của DN đồng thời xác định trách nhiệm đối với từng cấp được phân quyền. Việc phân quyền thể hiện bằng cách cho phép các nhà quản lý ở các cấp hoạt động được ra quyết định trong phạm vi trách nhiệm của mình đến cấp quản lý thấp hơn nhằm làm cho mọi quyết định đều được thực hiện.
Mỗi cấp độ sẽ có người quản lý riêng và có thể thuộc một trong các trung tâm từ thấp đến cao như: trung tâm chi phí, trung tâmdoanh thu, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tư. Người quản lý sẽ có quyền điều phối các nguồn lực và hoạt động trong trung tâm mình quản lý để thực hiện các chỉ tiêu do cấp trên giao. Tùy theo từng DN mà mức độ phân quyền có thể khác nhau, gồm nhiều cấp độ hay chỉ một cấp và việc giao quyền quyết định có thể nhiều hay ít. Khi tiến hành phân cấp quản lý nếu DN chia ra quá nhiều cấp thì sẽ có thể dẫn đến bộ máy tổ chức cồng kềnh, hoặc nếu tập trung quá nhiều quyền quyết định một nơi sẽ làm giảm hiệu quả hoạt động.
Vì thế, nhà quản lý cần phải cân nhắc giữa ưu điểm và khuyết điểm khi thực hiện việc phân cấp đó và hoạt động của tổ chức cần phải gắn liền với quyền hạn, trách nhiệm của tất cả bộ phận, thành viên.2 Ưu điểm của phân cấp quản lý Phân cấp quản lý trải rộng quyền lực, trách nhiệm trên toàn bộ tổ chức. Điều này làm giảm khối lượng lớn công việc xảy ra hàng ngày mà các nhà quản trị cấp cao phải xử lý. Từ đó, họ có thể đầu tư thời gian để lên kế hoạch chiến lược và điều phối hoạt động. Do nhà quản trị ở các cấp đều có quyền ra quyết định ở các mức độ khác nhau và chịu trách nhiệm về công việc của mình nên thúc đẩy họ phát huy khả năng quản lý và chuyên môn.
TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 9 Việc ra quyết định được giao lại cho nhà quản trị tại nơi xảy ra công việc nên tính đúng đắn và khả thi của các quyết định là rất cao. Phân cấp quản lý gắn liền với xác định quyền hạn và trách nhiệm ở từng cấp một cách rõ ràng nên có cơ sở khi đánh giá kết quả hoạt động của từng bộ phận. Đồng nghĩa với mỗi quyết định, mỗi hoạt động đều có địa chỉ trách nhiệm rõ ràng.3 Nhược điểm của phân cấp quản lý Hạn chế lớn nhất của việc phân quyền là khó đảm bảo được việc thống nhất hướng tới thực hiện mục tiêu chung của tổ chức do các nhà quản lý thường có xu hướng tập trung vào hoàn thành công việc của bộ phận mình hơn. Mặt khác, do sự tách bạch về quyền lợi và trách nhiệm giữa các bộ phận dẫn đến sự cạnh tranh thành tích giữa các bộ phận, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của toàn công ty.
Các nhà quản lý tại bộ phận có thể không chú ý đến hậu quả công việc của bộ phận mình đối với các bộ phận khác trong tổ chức. Khả năng xảy ra tình trạng trùng lắp công việc giữa các bộ phận gây lãng phí nguồn lực.4 Mối quan hệ của sự phân cấp quản lý và kế toán trách nhiệm Phân cấp quản lý là cơ sở cho việc xây dựng KTTN tại công ty, do đó sự phân cấp quản lý sẽ có những tác động hướng đến hệ thống KTTN mà công ty xây dựng đồng thời sự phân cấp quản lý cũng tác động trở lại hệ thống KTTN.