CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM 1.1 Các vấn đề cơ bản về kế toán trách nhiệm 1.1 Cơ sở hình thành kế toán trách nhiệm Trong một doanh nghiệp thì việc đánh giá đúng đắn thành quả quản lý của các nhà quản trị có ý nghĩa rất lớn đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Chính vì lẽ đó mà yêu cầu quản lý của mỗi tổ chức, mỗi doanh nghiệp được xem là nền tảng hình thành hệ thống kế toán trách nhiệm. Đặc biệt, trong một doanh nghiệp mà trách nhiệm quản lý được phân cấp cho nhiều nhà quản trị ở nhiều cấp khác nhau, khi mà doanh nghiệp kinh doanh nhiều ngành nghề, lĩnh vực hay đa dạng hóa sản phẩm kinh doanh thì đó là một trong những cơ sở cần thiết làm căn cứ để doanh nghiệp xây dựng hệ thống kế toán trách nhiệm cho doanh nghiệp mình. Để đảm bảo việc đánh giá thành quả quản lý của các nhà quản trị, có phạm vi trách nhiệm khác nhau, trong một doanh nghiệp có bộ máy quản lý có sự phân quyền thì hiện nay phần lớn các doanh nghiệp đều được phân chia thành các bộ phận nhỏ hơn, mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năng cụ thể, chịu trách nhiệm về những công việc cụ thể.
Trong mỗi bộ phận như vậy sẽ có những cá nhân chịu trách nhiệm về một công việc hoặc một chức năng nào đó. Để đạt được mục tiêu chung của tổ chức, mỗi cá nhân, mỗi bộ phận trong tổ chức phải nỗ lực thực hiện các nhiệm vụ, các mục tiêu riêng lẻ do quản lý cấp cao đã vạch ra cho bộ phận mình. Để kiểm soát hoạt động của cấp dưới, các nhà quản lý cấp cao đã dựa vào hệ thống kế toán trách nhiệm (Responsibility Accounting).2 Khái niệm kế toán trách nhiệm Ra đời từ những năm 1970 của thế kỷ hai mươi thì tính đến thời điểm hiện nay, trên thế giới có rất nhiều khái niệm kế toán trách nhiệm khác nhau. Tuy nhiên, trong số những khái niệm đó, có hai khái niệm về kế toán trách nhiệm được chấp nhận nhiều nhất đó là: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5 Thứ nhất, theo nhóm tác giả Anthony A.Mark Young (1998) kế toán trách nhiệm là: - Một hệ thống kế toán có chức năng thu thập, tổng hợp và báo cáo các dữ liệu kế toán có liên quan đến trách nhiệm của từng nhà quản lý riêng biệt trong một tổ chức thông qua các báo cáo liên quan đến chi phí, thu nhập và các số liệu hoạt động bởi từng khu vực trách nhiệm hoặc đơn vị trong tổ chức.
- Một hệ thống cung cấp thông tin nhằm đánh giá trách nhiệm và thành quả mỗi nhà quản lý chủ yếu ở khía cạnh thu nhập và những khoản chi phí mà họ có quyền kiểm soát đầu tiên (quyền gây ảnh hưởng). - Một hệ thống kế toán tạo ra các báo cáo chứa cả những đối tượng có thể kiểm soát và không thể kiểm soát đối với một cấp quản lý. Theo đó, những đối tượng có thể kiểm soát và không thể kiểm soát cần được phân tách rõ ràng và sự nhận diện những đối tượng có thể kiểm soát được là một nhiệm vụ cơ bản trong kế toán trách nhiệm và báo cáo trách nhiệm.Martin, “kế toán trách nhiệm là hệ thống kế toán cung cấp thông tin về kết quả, hiệu quả hoạt động của các bộ phận, các đơn vị trong một doanh nghiệp. Đó là công cụ đo lường, đánh giá hoạt động của những bộ phận liên quan đến đầu tư, lợi nhuận, doanh thu và chi phí mà mỗi bộ phận có quyền kiểm soát và chịu trách nhiệm tương ứng”.
Ý tưởng chính làm cơ sở cho tư tưởng về hệ thống kế toán trách nhiệm của James R.Martin là ở chỗ việc phân chia cơ cấu tổ chức quản lý của một công ty thành những trung tâm trách nhiệm sẽ cho ta cách quản lý tốt hơn, và điều này thật sự có ý nghĩa và cần thiết đối với những tổ chức lớn có sự đa dạng ngành nghề hoạt động. Trong quá trình quản lý, các cá nhân, các bộ phận được giao quyền ra quyết định và trách nhiệm để thực hiện một phần hay toàn bộ công việc nào đó. Việc phân quyền trong tổ chức tạo nên cơ cấu nhiều cấp bậc và đòi hỏi cấp trên phải theo dõi và đánh giá được kết quả thực hiện của cấp dưới. Vì vậy, kế toán trách nhiệm được xây dựng để theo dõi kết quả, hiệu quả sử dụng các nguồn lực ở từng bộ phận trong một doanh nghiệp.
Một khía cạnh trong khái niệm kế toán trách nhiệm của James R.Martin là đề cập đến tính có thể kiểm soát tuy nhiên. Theo đó, một nhà quản lý chỉ nên chịu trách nhiệm cho những lĩnh vực mà họ có thể kiểm soát. Tuy nhiên, theo tác giả, khái niệm này hiếm khi có thể LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 được áp dụng một cách thành công trong thực tiễn, bởi vì tất cả mọi hệ thống đều luôn thay đổi. Những nỗ lực để ứng dụng khái niệm tính có thể kiểm soát để tạo ra những báo cáo trách nhiệm, nơi mà mỗi cấp quản lý được giao chịu trách nhiệm về những cấp quản lý thấp hơn.
Ở Việt Nam, kế toán trách nhiệm được hiểu là hệ thống kế toán được thiết lập để ghi nhận, đo lường kết quả hoạt động của từng bộ phận trong tổ chức, trên cơ sở đó lập các báo cáo thực hiện nhằm phục vụ cho các nhà quản lý kiểm soát hoạt động tại bộ phận. Hay hiểu theo một cách khác là: kế toán trách nhiệm là hệ thống kế toán tập hợp kết quả theo từng lĩnh vực thuộc trách nhiệm cá nhân nhằm giám sát và đánh giá của từng bộ phận trong tổ chức. Như vậy, tổng hợp từ những khái niệm đã nêu ở trên, ta có thể định nghĩa về kế toán quản trị như sau: kế toán trách nhiệm là hệ thống kế toán tập hợp kết quả theo từng lĩnh vực thuộc trách nhiệm cá nhân, nhằm giám sát và đánh giá kết quả của từng bộ phận trong tổ chức; là hệ thống thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin có thể kiểm soát theo phạm vi trách nhiệm của từng nhà quản trị nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức như ngăn ngừa những chi phí bất hợp lý…xảy ra, từ đó xác định được nhà quản trị thuộc trung tâm trách nhiệm nào. Và, thông tin có thể kiểm soát của một bộ phận là những thông tin về doanh thu, chi phí, vốn đầu tư mà nhà quản trị của bộ phận đó có thể đưa ra các quyết định tác động lên nó.
Thông tin có thể kiểm soát cụ thể đối với từng nhà quản trị phụ thuộc vào trách nhiệm quản lý của nhà quản trị đó. Tuy nhiên, trên thực tế, hệ thống kế toán trách nhiệm ở các tổ chức khác nhau rất đa dạng. Có những hệ thống kế toán trách nhiệm bao gồm các thủ tục được thể chế hóa cao với các hoạt động theo lịch trình đều đặn, và có những hệ thống không được thể chế hóa và hoạt động tùy tiện. Có những nhà quản lý bộ phận hay quản lý chương trình được giao quyền hạn quản lý lớn, và cũng có những nhà quản lý bộ phận hầu như không có quyền hạn gì đối với các quyết định về sử dụng các nguồn lực thuộc bộ phận họ quản lý.
Từ đó, đặt ra vấn đề là một hệ thống kế toán trách nhiệm hữu ích là phải thỏa mãn lý thuyết phù hợp. Lý thuyết này cho rằng không có một kiểu mẫu đúng để tổ chức một cấu trúc tổ chức thích hợp nhất, là cấu trúc cung cấp một sự phù hợp với LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 (1) môi trường tổ chức hoạt động, (2) chiến lược tổng hợp của tổ chức, và (3) các giá trị và sự khích lệ của quản trị cấp cao. Đối với hệ thống kế toán trách nhiệm cũng đòi hỏi một sự thích ứng như vậy.3 Mục tiêu kế toán trách nhiệm Mục tiêu của hệ thống kế toán trách nhiệm là nhằm đảm bảo sử dụng hữu hiệu và hiệu quả các nguồn lực của tổ chức. Tính hữu hiệu bao gồm việc hoàn thành những gì tổ chức muốn làm.
Tính hiệu quả bao gồm việc hoàn thành các mục tiêu của tổ chức với chi phí thấp, thể hiện bằng lượng đầu ra đạt được trên một đơn vị đầu vào. Tính hiệu quả được đo lường mà không tính tới việc đầu ra có phù hợp với mục tiêu của tổ chức hay không. Như vậy, một tổ chức có thể hoạt động hữu hiệu mà không hiệu quả và ngược lại. Đầu ra thường được đo lường bằng doanh thu, đầu vào thường đo lường bằng chi phí.
Từ đó chỉ ra rằng, mục tiêu quan trọng của hệ thống kế toán quản trị của bất kỳ tổ chức nào cũng thúc đẩy người lao động hướng đến mục tiêu chung. Vì vậy, tiêu chuẩn chính để đo lường thành quả quản lý của các nhà quản lý trung tâm trách nhiệm là mức độ mà sự đo lường ấy thúc đẩy sự hướng đến mục tiêu chung.4 Ý nghĩa của việc vận dụng kế toán trách nhiệm Ngày nay, do sự thay đổi rất nhanh của môi trường kinh doanh để thích nghi với sự thay đổi không ngừng của môi trường kinh doanh, cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng khốc liệt và gay gắt nên doanh nghiệp không thể chỉ dựa vào việc phân tích các tỷ số tài chính trên cơ sở hệ thống báo cáo tài chính mà còn phải dựa vào việc đánh giá đúng đắn thành quả quản lý của các nhà quản lý bộ phận có ý nghĩa rất lớn đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong tương lai. Kế toán trách nhiệm được xây dựng nhằm mục đích thu thập, xử lý thông tin, đo lường quá trình, thành quả hoạt động của từng bộ phận. Từ đó, nhà quản trị có thể tiến hành kiểm tra, đôn đốc khuyến khích các nhà quản trị bộ phận hướng đến mục tiêu chung của tổ chức thông qua việc phân chia trách nhiệm quản lý, lập kế hoạch, phân tích, báo cáo tách bạch theo từng bô phận cụ thể nhằm phát huy tối đa nguồn lực và thuận tiện cho quản lý.
Kế toán trách nhiệm dựa trên quản trị mục tiêu, các kỹ thuật tài chính về lập LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 dự toán ngân sách cần được sử dụng, ngân sách cần được giám sát và theo dõi liên tục giữa kế hoạch với thực tế. Tất cả các trung tâm trách nhiệm sẽ phải cùng làm kế hoạch ngân sách, cân đối với kế hoạch kinh doanh, kế hoạch sử dụng nguồn lực.