Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, nghiệp vụ thanh toán giữ vai trò quan trọng, phản ánh trực tiếp sự vận động của dòng tiền gắn liền với quá trình mua vào nguyên vật liệu, hàng hóa và bán ra sản phẩm, cung cấp dịch vụ. Hoạt động thanh toán liên quan trực tiếp đến việc quản lý vốn bằng tiền, các khoản phải thu khách hàng (tài sản ngắn hạn) và các khoản nợ phải trả người bán (nợ phải trả ngắn hạn), tác động trực tiếp đến khả năng thanh khoản cũng như tình hình tài chính tổng thể của đơn vị. Trước yêu cầu quản lý tài chính chặt chẽ, kế toán thanh toán không chỉ dừng lại ở nhiệm vụ ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ phát sinh mà còn phải tham mưu thu hồi nhanh công nợ, cân đối nguồn tiền chi trả nhà cung cấp và kiểm soát các rủi ro trong thanh toán.

Khóa luận tốt nghiệp được tác giả Nguyễn Thị Trang (Lớp QT2101K, Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng) thực hiện tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại VITACOM dưới sự hướng dẫn của ThS. Hòa Thị Thanh Hương.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể như sau:

  1. Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa theo quy định kế toán hiện hành.
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại VITACOM, từ khâu luân chuyển chứng từ, hạch toán tài khoản đến việc vào sổ kế toán tổng hợp và chi tiết.
  3. Đánh giá những kết quả đạt được, chỉ ra các mặt hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán thanh toán tại đơn vị, từ đó đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình kế toán thanh toán công nợ tại công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán thanh toán với người mua (khoản phải thu) và người bán (khoản phải trả) tại doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại VITACOM (Địa chỉ: Số 16/51/213 Thiên Lôi, Phường Vĩnh Niệm, Quận Lê Chân, Thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu, chứng từ và sổ sách kế toán phát sinh trong năm tài chính 2020, trọng tâm khảo sát thực tế vào tháng 12 năm 2020.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các chuẩn mực và chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính.

Khung lý thuyết và các khái niệm nền tảng bao gồm:

  • Khái niệm và bản chất của thanh toán: Chuyển giao tài sản giữa các bên trong giao dịch mua bán có ràng buộc pháp lý.
  • Phương thức thanh toán: Phân định thành phương thức thanh toán trả ngay (sự vận động của hàng hóa gắn liền với tiền tệ) và phương thức thanh toán trả chậm (phát sinh khoảng cách thời gian giữa chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa và chuyển giao tiền tệ, hình thành quan hệ công nợ).
  • Hình thức thanh toán: Bao gồm thanh toán bằng tiền mặt (chủ yếu cho các giao dịch nhỏ dưới 20 triệu đồng) và thanh toán không dùng tiền mặt (Séc, Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi, Thư tín dụng - L/C, Thẻ thanh toán).
  • Nguyên tắc kế toán các khoản công nợ:
    • Khoản phải thu khách hàng (TK 131): Phải hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung, theo dõi kỳ hạn thu hồi; phân loại nợ đúng hạn và nợ khó đòi để trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo quy định (ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp).
    • Khoản phải trả người bán (TK 331): Theo dõi chi tiết theo từng nhà cung cấp; định kỳ hoặc cuối tháng đối chiếu nợ phát sinh và số dư bằng văn bản; theo dõi nguyên tệ và quy đổi tỷ giá đối với các khoản nợ có gốc ngoại tệ hoặc hiện vật quý.
  • Các hình thức tổ chức sổ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC:
    • Hình thức Nhật ký chung
    • Hình thức Nhật ký – Sổ cái
    • Hình thức Chứng từ ghi sổ
    • Hình thức kế toán trên máy vi tính

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng gồm:

  • Phương pháp thu thập và phân loại tài liệu: Thu thập trực tiếp các chứng từ gốc thực tế (hóa đơn GTGT điện tử, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi) và hệ thống sổ kế toán tại phòng kế toán công ty.
  • Phương pháp hạch toán kế toán: Sử dụng phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế toán và ghi kép (sơ đồ tài khoản đối ứng TK 131, TK 331 với các tài khoản liên quan như TK 111, TK 112, TK 152, TK 511, TK 333, TK 133).
  • Phương pháp tổng hợp, so sánh và đối chiếu số liệu: Đối chiếu giữa chứng từ gốc với sổ Nhật ký chung, Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết công nợ nhằm kiểm tra tính cân đối, chính xác của số liệu kế toán.

Nguồn dữ liệu:

  • Toàn bộ dữ liệu thứ cấp và sơ cấp được trích xuất từ chứng từ, sổ kế toán tháng 12/2020 của Phòng Kế toán - Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại VITACOM.
  • Dữ liệu hóa đơn điện tử được cung cấp qua hệ thống của Tập đoàn Công nghiệp – Viễn thông Quân đội (Viettel).
  • Dữ liệu giao dịch ngân hàng qua Ngân hàng TMCP Xăng dầu Petrolimex (PGbank) – Chi nhánh Hải Phòng (STK: 2077040286238), Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam (Techcombank) và Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank).

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các vấn đề lý luận về kế toán công nợ trong doanh nghiệp nhỏ và vừa theo quy định tại Thông tư 133/2016/TT-BTC:

  • Làm rõ sự cần thiết của tổ chức công tác kế toán thanh toán: Giúp doanh nghiệp theo dõi sát sao tình hình thu hồi nợ và nghĩa vụ trả nợ, hỗ trợ nhà quản trị đưa ra quyết định kịp thời trong quản lý dòng tiền.
  • Trình bày đặc điểm, điều kiện áp dụng của 2 phương thức thanh toán (trả ngay, trả chậm) và các hình thức thanh toán (tiền mặt, thanh toán không dùng tiền mặt).
  • Hệ thống hóa nguyên tắc hạch toán, chứng từ sử dụng và kết cấu của 2 tài khoản kế toán chủ đạo:
    • Tài khoản 131 (Phải thu của khách hàng): Tài khoản lưỡng tính, số dư Nợ phản ánh số tiền còn phải thu của khách hàng; số dư Có phản ánh số tiền khách hàng ứng trước hoặc trả thừa.
    • Tài khoản 331 (Phải trả cho người bán): Tài khoản lưỡng tính, số dư Có phản ánh số tiền còn phải trả nhà cung cấp; số dư Nợ phản ánh số tiền doanh nghiệp đã ứng trước hoặc trả thừa cho người bán.
  • Mô tả quy trình và sơ đồ luân chuyển chứng từ ghi sổ kế toán thanh toán theo 4 hình thức: Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ ghi sổ và Kế toán máy.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại VITACOM

Chương 2 phản ánh chi tiết thực tế tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp khảo sát:

  1. Tổng quan về doanh nghiệp:
  • Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại VITACOM thành lập ngày 26/06/2017 theo giấy phép kinh doanh do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hải Phòng cấp, mã số thuế 0201629052.
  • Hoạt động kinh doanh chính: Thiết kế, thi công các hạng mục cổng, cửa, lan can cầu thang inox, sắt mỹ thuật và kinh doanh các sản phẩm inox, sắt ống, hộp.
  • Mô hình quản lý: Tổ chức theo cơ cấu trực tuyến - chức năng gồm Hội đồng thành viên, Giám đốc và các bộ phận tham mưu (Phòng Kinh doanh, Phòng Hành chính, Phòng Kế toán, Đội thi công).
  • Bộ máy kế toán: Tổ chức theo mô hình tập trung gồm 4 người: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán thuế kiêm kế toán thanh toán, Kế toán kho kiêm thủ quỹ.
  • Chế độ kế toán áp dụng: Thông tư 133/2016/TT-BTC; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ VNĐ; khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng; thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân liên hoàn; hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên; hình thức ghi sổ áp dụng là Nhật ký chung.
  1. Thực trạng kế toán thanh toán với người mua (TK 131):
  • Phương thức và hình thức thanh toán: Khách hàng mua lẻ thanh toán ngay; khách hàng công trình ứng trước một phần khi ký hợp đồng và thanh toán nốt khi bàn giao; khách hàng mua buôn lớn được trả chậm. Áp dụng cả tiền mặt và chuyển khoản qua tài khoản PGbank Trần Nguyên Hãn.
  • Chứng từ kế toán: Hóa đơn GTGT điện tử (Viettel), phiếu thu, giấy báo có, hợp đồng kinh tế.
  • Sổ kế toán: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 131, Sổ chi tiết thanh toán với người mua, Bảng tổng hợp phải thu khách hàng.
  • Các nghiệp vụ điển hình tháng 12/2020:
    • Ngày 01/12/2020: Thu tiền mặt tạm ứng làm cửa xếp Inox và lan can của ông Hà Đức Thắng (Số 21 Lán Bè, Lê Chân, Hải Phòng) số tiền 15.000.000 đồng theo Phiếu thu số 524 (Định khoản: Nợ TK 111 / Có TK 131: 15.000.000 đồng).
    • Ngày 15/12/2020: Nghiệm thu bàn giao công trình cho ông Hà Đức Thắng theo Hóa đơn GTGT số 0000534, tổng tiền thanh toán 79.050.000 đồng, gồm tiền hàng 72.500.000 đồng và thuế GTGT 10% 7.550.000 đồng (Định khoản: Nợ TK 131: 79.050.000 đồng / Có TK 511: 72.500.000 đồng, Có TK 333: 7.550.000 đồng).
    • Ngày 18/12/2020: Bán Inox hộp cho Công ty TNHH Hiếu Hương chưa thu tiền theo Hóa đơn GTGT số 0000541, tổng thanh toán 89.250.000 đồng, gồm tiền hàng 81.750.000 đồng và thuế GTGT 10% 8.750.000 đồng (Định khoản: Nợ TK 131: 89.250.000 đồng / Có TK 511: 81.750.000 đồng, Có TK 333: 8.750.000 đồng).
    • Ngày 19/12/2020: Ông Hà Đức Thắng chuyển khoản thanh toán nốt số tiền 64.050.000 đồng theo Giấy báo có số 389 (Định khoản: Nợ TK 112 / Có TK 131: 64.050.000 đồng). Sau nghiệp vụ này, công nợ của ông Hà Đức Thắng bằng 0.
    • Ngày 31/12/2020: Công ty TNHH Hiếu Hương chuyển khoản thanh toán tiền mua inox qua PGbank số tiền 250.000.000 đồng theo Giấy báo có số 411 (Định khoản: Nợ TK 112 / Có TK 131: 250.000.000 đồng).
  1. Thực trạng kế toán thanh toán với người bán (TK 331):
  • Phương thức và hình thức thanh toán: Thanh toán ngay cho nhà cung cấp nhỏ lẻ; trả chậm đối với nhà cung cấp lớn; bắt buộc chuyển khoản đối với hợp đồng từ 20.000.000 đồng trở lên.
  • Chứng từ kế toán: Hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT, phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận.
  • Sổ kế toán: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 331, Sổ chi tiết phải trả người bán, Bảng tổng hợp chi tiết phải trả người bán.
  • Các nghiệp vụ điển hình tháng 12/2020:
    • Ngày 02/12/2020: Mua tôn lạnh và tôn mạ màu của Công ty Thép Đông Sáng (Tú Sơn, Kiến Thụy, Hải Phòng) nhập kho chưa thanh toán theo Hóa đơn GTGT số 0000897, tổng giá trị thanh toán 93.445.000 đồng, gồm tiền hàng 85.950.000 đồng và thuế GTGT 10% 8.495.000 đồng (Định khoản: Nợ TK 152: 85.950.000 đồng, Nợ TK 133: 8.495.000 đồng / Có TK 331: 93.445.000 đồng).
    • Ngày 09/12/2020: Chuyển khoản trả tiền cho Công ty Cổ phần Ánh Kim số tiền 50.000.000 đồng theo Ủy nhiệm chi số 512 / Giấy báo nợ 561 (Định khoản: Nợ TK 331 / Có TK 112: 50.000.000 đồng).
    • Ngày 25/12/2020: Chuyển khoản trả tiền mua tôn cho Công ty Thép Đông Sáng số tiền 80.000.000 đồng theo Ủy nhiệm chi số 531 / Giấy báo nợ 584 (Định khoản: Nợ TK 331 / Có TK 112: 80.000.000 đồng). Số dư nợ còn phải trả Công ty Thép Đông Sáng là 13.445.000 đồng.

Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại VITACOM

Chương 3 trình bày các phương hướng và giải pháp đề xuất xuất phát từ thực trạng tổ chức hạch toán công nợ tại doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả theo dõi, đôn đốc công nợ, tối ưu hóa quy trình luân chuyển chứng từ và bảo đảm kiểm soát dòng tiền an toàn.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp cụ thể các chỉ tiêu số liệu công nợ của doanh nghiệp trong tháng 12/2020:

Chỉ tiêu / Đối tượng giao dịch Số dư đầu tháng 12/2020 (VNĐ) Phát sinh Nợ trong kỳ (VNĐ) Phát sinh Có trong kỳ (VNĐ) Số dư cuối tháng 12/2020 (VNĐ)
I. Phải thu khách hàng (TK 131) 954.000.000 - - 1.028.000.000
1. Khách hàng: Hà Đức Thắng 0 79.050.000 79.050.000 0
- 01/12/2020 (Ứng tiền mặt - PT 524) - - 15.000.000 -
- 15/12/2020 (Bàn giao - HĐ 0000534) - 79.050.000 - -
- 19/12/2020 (Chuyển khoản nốt - BC 389) - - 64.050.000 -
2. Khách hàng: Công ty TNHH Hiếu Hương 246.250.000 89.250.000 250.000.000 183.570.000
- 18/12/2020 (Mua hàng chưa trả - HĐ 541) - 89.250.000 - -
- 31/12/2020 (Thanh toán CK - BC 411) - - 250.000.000 -
3. Khách hàng: Công ty CP Ánh Kim 85.500.000 59.000.000 - -
II. Phải trả người bán (TK 331) - - - -
1. Nhà cung cấp: Công ty Thép Đông Sáng 0 80.000.000 93.445.000 13.445.000 (Dư Có)
- 02/12/2020 (Mua tôn nhập kho - HĐ 897) - - 93.445.000 -
- 25/12/2020 (Thanh toán qua UNC 531) - 80.000.000 - -
2. Nhà cung cấp: Công ty CP Ánh Kim - 50.000.000 - -

Đóng góp thực tiễn của khóa luận:

  • Phản ánh trung thực quy trình luân chuyển chứng từ và trình tự hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán công nợ theo hình thức Nhật ký chung tại một doanh nghiệp vừa và nhỏ kết hợp cả hoạt động thương mại và thi công xây dựng dân dụng.
  • Cung cấp hệ thống mẫu biểu hoàn chỉnh từ hóa đơn điện tử, phiếu thu, ủy nhiệm chi đến Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 131, TK 331 và các Sổ chi tiết, Bảng tổng hợp công nợ theo đúng biểu mẫu Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của đề tài:

  • Khóa luận khảo sát dữ liệu thực tế tại một doanh nghiệp cụ thể (Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại VITACOM) với dung lượng số liệu tập trung vào tháng 12 năm 2020.
  • Tác giả tự nhận định nghiên cứu còn những hạn chế nhất định về mặt thời gian cũng như trình độ nhận thức thực tế khi tiếp cận công tác kế toán doanh nghiệp.

Hướng nghiên cứu tiếp:

  • Mở rộng phạm vi phân tích số liệu công nợ qua chuỗi thời gian nhiều năm liên tục để đánh giá sâu hơn về hệ số quay vòng khoản phải thu, thời gian thu tiền bình quân và mức độ rủi ro nợ khó đòi của doanh nghiệp.
  • Nghiên cứu ứng dụng các phần mềm kế toán tự động hóa hoặc giải pháp kế toán máy chuyên sâu nhằm thay thế quy trình ghi chép sổ sách thủ công, nâng cao hiệu quả kiểm soát công nợ.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực đối với:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập về mảng đề tài kế toán thanh toán với người mua, người bán trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh kim khí, thương mại và thi công cơ khí dân dụng trong việc tham khảo quy trình ghi sổ Nhật ký chung, lập chứng từ hóa đơn điện tử và kỹ thuật đối chiếu công nợ chi tiết với Sổ Cái.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại VITACOM áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính và áp dụng hình thức ghi sổ kế toán "Nhật ký chung".

2. Cơ cấu nhân sự của bộ máy kế toán tại Công ty VITACOM được tổ chức như thế nào?
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung gồm 4 vị trí: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán thuế kiêm kế toán thanh toán, và Kế toán kho kiêm thủ quỹ.

3. Quy định về hình thức thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản tại công ty được phân định ra sao?
Đối với người mua, công ty áp dụng linh hoạt tiền mặt hoặc chuyển khoản tùy thỏa thuận hợp đồng. Đối với người bán, các hợp đồng có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên bắt buộc thanh toán bằng hình thức chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng PGbank (STK: 2077040286238); các giao dịch dưới 20.000.000 đồng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản theo thỏa thuận.

4. Các chính sách kế toán cơ bản về hàng tồn kho, tính thuế và khấu hao tại công ty là gì?
Công ty áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng đối với tài sản cố định, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân liên hoàn và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.

5. Quy trình ghi sổ kế toán thanh toán với người mua (TK 131) tại đơn vị được thực hiện theo trình tự nào?
Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc hợp pháp (hóa đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có), kế toán ghi vào Sổ Nhật ký chung, đồng thời ghi vào Sổ chi tiết TK 131 mở cho từng khách hàng. Từ Sổ Nhật ký chung, kế toán vào Sổ cái TK 131. Cuối tháng, căn cứ vào Sổ chi tiết các đối tượng, kế toán lập Bảng tổng hợp phải thu khách hàng để đối chiếu khớp đúng với Sổ Cái trước khi lập Báo cáo tài chính.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Trang đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán thanh toán công nợ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, đồng thời phản ánh chi tiết thực trạng hạch toán tài khoản 131 và 331 tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại VITACOM trong tháng 12 năm 2020. Tác giả đã mô tả rõ ràng quy trình luân chuyển chứng từ, các bút toán định khoản phát sinh và hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Công trình là tài liệu tham khảo cụ thể, hữu ích cho sinh viên khối ngành kinh tế và người làm kế toán thực hành trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa.