Chương 1 của đề án tác giả đã nêu lên cách tiếp cận nghiên cứu, sử dụng nguồn dữ liệu sơ cấp và dữ liệu thứ cấp để nghiên cứu đề tài, phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp và dữ liệu thứ cấp, phương pháp tổng hợp dữ liệu và phương pháp phân tích dữ liệu. Trên cơ sở đó tác giả thực hiện phân tích và tìm hiểu cơ sở lý luận về kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp sản xuất phần mềm ứng dụng ERP tại chương 2. 15 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT PHẦN MỀM ỨNG DỤNG ERP 2. KHÁI QUÁT VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT PHẦN MỀM ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP 2.
Khái quát về kế toán quản trị Kế toán là một trong những công cụ quan trọng trong quản lý kinh tế. Về chức năng chính của kế toán, nhìn chung là các hoạt động ghi chép, tổng hợp từ đó lập báo cáo tài chính của một cơ quan đơn vị hay một tổ chức, nhằm cung cấp thông tin cần thiết về tình hình biến động và tiến trình vận động của tài sản, nguồn vốn trong quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị đó cho các đối tượng sử dụng thông tin với các mục đích sử dụng giống hoặc khác nhau. Chính từ sự khác nhau trong mục đích sử dụng đó mà kế toán được chia thành hai nhánh chính là kế toán tài chính – cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài, và kế toán quản trị - cung cấp thông tin nội bộ theo yêu cầu của các nhà quản lý, nhà điều hành. Trải qua quá trình hình thành và phát triển lâu đời của nghề Kế toán, Kế toán quản trị cũng dần được tìm hiểu và nghiên cứu dưới nhiều góc độ khác nhau, từ đó cũng có nhiều khái niệm được đưa ra.
Trong đó, Kế toán quản trị có thể hiểu là quá trình cung cấp thông tin cho nhà quản lý doanh nghiệp trong những công việc lập và thực hiện kế hoạch, kiểm soát và điều hành các hoạt động của doanh nghiệp. Quy trình kế toán quản trị thường bao gồm các công việc xác định, đo đếm các chỉ tiêu, thu thập, tích lũy, phân tích, chuẩn bị thông tin giải thích và cung cấp thông tin đầy đủ, hữu ích cho các nhà quản trị để họ 16 có thể xử lý các thông tin này theo hướng có lợi cho doanh nghiệp (Hiệp hội kế toán quốc gia Mỹ AAA, 1981) Theo GS. TS Trương Bá Thanh (2008), Kế toán quản trị (Management accounting) là “ quá trình định dạng, đo lường, tổng hợp, phân tích, lập báo biểu, giải trình và thông đạt các số liệu tài chính và phi tài chính cho ban quản trị để lập kế hoạch, theo dõi việc thực hiện kế hoạch trọng phạm vi nội bộ một doanh nghiệp, đảm bảo việc sử dụng có hiệu quả các tài sản và quản lý chặt chẽ các tài sản này”. Theo quan điểm từ giáo trình kế toán quản trị của trường Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh (2011) do PGS.
TS Phạm Văn Dược chủ biên, “ Kế toán quản trị là hệ thống thông tin cung cấp cho các nhà quản trị để xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra đánh giá và ra quyết định cho các tổ chức nhằm nâng cao hiệu quả của các hoat động”. Từ những quan điểm trên có thể rút ra khái niệm chung về kế toán quản trị là một phân hệ kế toán mà trong đó là quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp những thông tin định lượng kết hợp với định tính về các hoạt động của một đơn vị cụ thể, giúp các nhà quản trị trong quá trình ra quyết định liên quan đến việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện các hoạt động của doanh nghiệp. Khái quát về kế toán quản trị chi phí 2. Quản trị chi phí: Quản trị chi phí là quá trình tập hợp các phương pháp để lập kế hoạch, kiểm soát những hoạt động làm phát sinh chi phí và ra quyết định gắn liền với mục tiêu của doanh nghiệp.
Theo Haberstock (1984), quản trị chi phí là việc tính toán, kết hợp các yếu tố sản xuất của nhà quản trị nhằm đặt được những kết quản tốt nhất trong quá trình hoạt động, sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, việc 17 quản trị chi phí cần được xem xét và theo dõi thực hiện trong một khoản thời gian nhất định có tính chu kỳ, tối thiểu là theo tháng. Dựa trên mối liên hệ giữa chức năng của hoạt động quản trị trong doanh nghiệp và việc quản trị chi phí, tác giả Lê Thị Minh Huệ (2014) xác định: “Quản trị chi phí là quá trình tập hợp, tính toán, phân tích và kiểm soát các chi phí sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin chi phí cần thiết cho quản trị doanh nghiệp”. Có thể thấy việc quản trị chi phí là sự kết hợp của quá trình phức tạp gồm nhiều giai đoạn bao gồm tập hợp chi phí, tính toán, phân tích và kiểm soát để cung cấp cho các cấp quản trị những thông tin về chi phí và hiệu quả sử dụng chi phí trong quá trình điều hành hoạt động kinh doanh của một đơn vị.
Kế toán quản trị chi phí: *Bản chất của kế toán quản trị chi phí: Hiện nay kế toán quản trị chi phí chưa được đưa ra thành những khái niệm chính thức, tuy nhiên xét trên nội dung của việc quản trị chi phí và khái quát về kế toán quản trị có thể nhận thấy về mặt bản chất, kế toán quản trị chi phí là một phần của kế toán quản trị vì vậy cũng là một phần hành không thể tách rời trong hệ thống kế toán doanh nghiệp. Nhìn chung, có thể hiểu kế toán quản trị chi phí là một hệ thống quản lý và theo dõi chi phí trong doanh nghiệp để đảm bảo hiệu suất tài chính là tối ưu. *Nhiệm vụ của kế toán quản trị chi phí: Kế toán quản trị chi phí bao gồm việc thu thập, phân tích, và báo cáo về chi phí sản xuất, hoạt động kinh doanh và các yếu tố liên quan. Kế toán quản trị có chức năng giúp nhà quản lý hiểu rõ nguồn gốc của chi phí, đưa lại cho nhà quản trị những thông tin hữu ích về chi phí cho nhà quản trị doanh nghiệp, giúp mỗi cấp quản trị đều có thể nhận biết, thụ động nhận đánh giá hoặc chủ động đưa ra đánh giá từ đó có phương án, biện pháp 18 phù hợp để quản lý tốt chi phí, tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu lãng phí từ đó đem lại tối đa lợi ích cho doanh nghiệp dựa trên định hướng phát triển chung của bộ phận hoặc toàn thể doanh nghiệp, đảm bảo sự bền vững của doanh nghiệp.
Dựa trên những lý thuyết chung và tình hình thực tế có thể thấy hoạt động của Kế toán quản trị chi phí thông thường bao gồm năm nội dung chính như sau: Nhận diện và phân loại chi phí; Xây dựng định mức và dự toán chi phí; Tính giá thành sản phẩm; Phân tích biến động sử dụng chi phí; Lập và phân tích báo cáo kế toán quản trị chi phí. Mặc dù kế toán quản trị chi phí là một công việc của kế toán và là một trong những công cụ cung cấp thông tin quan trọng cho nhà quản trị, tuy nhiên để có thể hoàn thành tốt được phần này đòi hỏi kế toán viên phải có sự phối hợp chặt chẽ với từng phòng ban, bộ phận chức năng có phát sinh chi phí trong doanh nghiệp thì mới có thể đảm bảo thông tin về chi phí luôn là chính xác và kịp thời, dữ liệu đầu ra mà nhà quản trị nhận được luôn là bản gần nhất và ít sai số so với thực tế nhất. *Vai trò của kế toán quản trị chi phí: -Theo dõi và kiểm soát chi phí: Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc giám sát và kiểm soát các chi phí liên quan đến sản xuất, hoạt động kinh doanh, và quản lý tài chính một cách hiệu quả. -Tối ưu hóa nguồn lực: Đưa ra quyết định về việc sử dụng tối ưu các tài nguyên như lao động, nguyên vật liệu, và thiết bị, nhằm tăng cường hiệu suất và lợi nhuận.
- Đưa ra quyết định chiến lược: Cung cấp thông tin cần thiết để góp phần định hình những quyết định chiến lược về sản phẩm, giá cả, mở rộng kinh doanh, và đầu tư. 19 - Đánh giá hiệu suất: Đánh giá hiệu suất của các đơn vị kinh doanh, sản phẩm hoặc dự án nhằm xác định các bộ phận, dự án cần cải thiện và những bộ phận hay dự án có hiệu suất cao. - Dự báo và lập kế hoạch: Hỗ trợ hoạt động dự báo và lập kế hoạch tài chính, hỗ trợ doanh nghiệp đối phó với các biến động của thị trường đồng thời tối ưu hóa nguồn lực hiện có. - Đảm bảo lợi nhuận và sự bền vững: Đảm bảo rằng doanh nghiệp đạt được mục tiêu lợi nhuận và hướng tới phát triển bền vững trong phạm vi dài hạn giữa bối cảnh cạnh tranh khốc liệt.
*Các phương pháp kế toán quản trị chi phí thường dùng: Trong doanh nghiệp, có nhiều phương pháp Kế toán quản trị chi phí phổ biến được áp dụng, bao gồm: - Phân tích chi phí biến động: Phân tích sự biến động của chi phí theo sự thay đổi của sản lượng hoặc hoạt động, giúp hiểu rõ mức độ ảnh hưởng của sản phẩm hoặc dự án đối với chi phí. - Phân tích chi phí cố định: Xác định chi phí cố định, không thay đổi theo sản lượng, và quyết định cách phân bổ chúng cho sản phẩm hoặc dự án. - Phân tích giá thành: Xác định giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ bằng cách tính tổng chi phí sản xuất, bao gồm cả chi phí trực tiếp và gián tiếp. - Quản lý hoạt động ABC (Activity-Based Costing): Phân tích chi phí dựa trên hoạt động để xác định nguồn gốc của chi phí và cách chúng ảnh hưởng đến sản phẩm hoặc dự án.
- Quản lý ngân sách: Lập kế hoạch và theo dõi ngân sách chi phí để đảm bảo tuân thủ và kiểm soát chi phí theo mục tiêu cụ thể. - Phân tích biên lợi nhuận: Xác định sản phẩm hoặc dự án có khả năng sinh lợi nhuận cao nhất và tập trung vào các mảng này để tối ưu hóa lợi nhuận tổng thể. 20 - Phân tích chi phí kế hoạch và thực tế: So sánh chi phí kế hoạch với chi phí thực tế để xác định sự khác biệt và điều chỉnh kế hoạch trong tương lai.