CHƯƠNG I : NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG HÓA TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1.1 Những vấn đề chung về hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại 1.1 Khái niệm hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại. Hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại là các vật tư, sản phẩm do doanh nghiệp mua về với mục đích để bán. Trị giá hàng mua vào bao gồm: Giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí thu mua hàng hóa như chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng hóa.
Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất sẽ được trừ khỏi chi phí mua hàng. Hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại thường đa dạng và nhiều chủng loại khác nhau. Hàng hóa thương xuyên biến động trong quá trình kinh doanh nên cần phải theo dõi tình hình, nhập, xuất và tồn trên mặt hàng: Số lượng, chất lượng và chủng loại, giá trị của hàng hóa. Đặc điểm hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại.
- Hàng hóa rất đa dạng và phong phú, sản xuất không ngừng phát triển, nhu cầu tiêu dùng luôn luôn biến đổi và có xu hướng ngày càng tăng nên dẫn đến hàng hóa ngày càng đa dạng, phong phú và nhiều chủng loại. - Hàng hóa có đặc tính lý, hóa, sinh học: mỗi loại hàng hóa có các đặc tính lý , hóa, sinh học riêng. Những đặc tính này có ảnh hưởng đến số lượng, chất lượng hàng hóa trong quá trình thu mua, vận chuyển và dự trữ, bảo quản và bán ra thị trường. - Hàng hóa luôn thay đổi về chất lượng, mẫu mã, thông số kỹ thuật, v.
Sự thay đổi này phụ thuộc vào trình độ phát triển của sản xuất, vào nhu cầu tiêu dùng thù hàng hóa được tiêu thụ và ngược lại. - Trong lưu thông, hàng hóa thay đổi quyền sở hữu nhưng chưa đưa vào sử dụng. Khi kết thúc quá trình lưu thông, hàng hóa mới được đưa vào sử dụng để đáp ứng nhu cầu cho tiêu dùng hay sản xuất. - Hàng hóa có vị trí rất quan trọng trong các doanh nghiệp thương mại, quá trình vận động của hàng hóa cũng là quá trình vận động của vốn kinh doanh trong doanh nghiệp.
NGUYỄN THỊ THU – QT1801K Page 2 KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP - Về mua hàng: Đây là giai đoạn đầu tiên trong quá trình lưu chuyển hàng hóa tại các doanh nghiệp thương mại. Là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ tiền tệ sang vốn hàng hóa. - Về bán hàng: Đây là giai đoạn cuối cùng kết thúc quá trình lưu thông hàng hóa, sự chuyển hóa vốn kinh doanh từ vốn hàng hóa sang vốn tiền tệ. - Về sự bảo quản và dự trữ hàng hóa: Đây là khâu trung gian của lưu thông hàng hóa, sự chuyển hóa vận chuyển diễn ra bình thường, các doanh nghiệp phải có kế hoạch dự trữ hàng hóa một cách hợp lý.
Vai trò hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại. Trong doanh nghiệp thương mại, hàng hóa là bộ phận hàng tồn kho, hàng hóa còn là nguyên liệu cho nhà sản xuất, là hàng hóa trong thương mại, đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng và thuộc tài sản lưu động của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy cần phải theo dõi, quản lý thường xuyên. Kế toán hàng hóa là việc hạch toán quá trình mua, bán và bảo quản dự trữ hàng hóa, thương mại của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu.
Do đó việc hạch toán ở khâu này cực kỳ quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Bên cạnh đó, kế toán hàng hóa còn có nhiệm vụ là công cụ quan trọng và không thể thiếu của quản lý hàng hóa cả về mặt hiện vật, giá trị nhằm đáp ứng nhu cầu của xã hội, ngăn ngừa hạn chế đến mức thấp nhất những mất mát, hao hụt hàng hóa trong các khâu của quá trình kinh doanh thương mại, từ đó làm tăng lợi nhuận của Công ty. Việc tập trung quản lý một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu, từ thu mua, dự trữ đến tiêu thụ, trên tất cả các mặt: Số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả. là cần thiết và có ý nghĩa quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản, xác định giá vốn hàng bán, giá bán hàng hóa, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận v.v cho doanh nghiệp.
Yêu cầu và nhiệm vụ cơ bản của kế toán hàng hóa. Yêu cầu quản lý hàng hóa. Quản lý hàng hóa đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh thương mại. Quản lý tốt hàng hóa thì có thể tránh được rủi ro ảnh hưởng đến việc tiêu thụ hàng hóa cũng như thu nhập của toàn doanh nghiệp.
Vì thế, hàng hóa và việc quản lý hàng hóa là một trong những vấn đề được quan tâm nhất của các doanh nghiệp hiện nay. Trong thị trường kinh tế hiện nay, doanh nghiệp NGUYỄN THỊ THU – QT1801K Page 3 KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP thương mại nào muốn cho hoạt động kinh doanh được tiến hành thường xuyên và liên tục mà không bị gián đoạn thì bắt buộc phải có một lượng hàng dự trữ nhất định. Tuy nhiên, do lượng hàng dữ trữ này luôn bị biến động do hoạt động kinh tế chính của doanh nghiệp thường xuyên diễn ra ở các khâu mua và bán hàng hóa. Do đó, để quản lý hàng hóa thì doanh nghiệp cần phải đảm bảo quản lý tốt về các mặt số lượng, chất lượng, giá trị.
Bên cạnh đó, cần phải tổ chức theo dõi chặt chẽ ở tất cả các khâu : thu mua, bảo quản, xuất bán và dự trữ. Trong quá trình này, nếu quản lý không tốt sẽ ảnh hưởng đến chất lượng và giá trị hàng hóa. Cụ thể yêu cầu của công tác quản lý hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại như sau: - Quản lý về mặt số lượng: Đây là việc phản ánh thường xuyên tình hình nhập xuất hàng hóa về mặt hiện vật, để qua đó thấy được việc thực hiện kế hoạch mua và tiêu thụ hàng hóa. Qua đó, cũng phát hiện ra hàng hóa tồn đọng lâu ngày, tiêu thụ chậm, hoặc không tiêu thụ được để có biện pháp giải quyết, tránh tình trạng ứ đọng vốn.
- Quản lý về mặt chất lượng: Để có thể cạnh tranh được trên thị trường hiện nay thì hàng hóa lúc nào cũng đáp ứng được chất lượng thỏa mãn nhu cầu của người tiêu dùng. Đó là một nhu cầu rất cần thiết của hoạt động kinh doanh thương mại. Do đó, khi mua hàng doanh nghiệp cần phải lựa chọn nguồn hàng có tiêu chuẩn cao và phải kiểm nghiệm chất lượng khi mua hàng về nhập kho. Hàng hóa dự trữ trong kho luôn phải kiểm tra bảo quản tốt, tránh tình trạng hư hỏng, giảm chất lượng uy tín của doanh nghiệp.
- Quản lý về mặt giá trị: Đơn vị luôn phải theo dõi giá trị hàng hóa trong kho, và theo dõi tình hình biến động giá cả trên thị trường để biết được hàng hóa có giá trị tăng giảm như thế nào để phản ánh đúng thưc tế giá trị hàng tồn kho. - Quản lý trong khâu thu mua: Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng hóa về khối lượng, quy cách, chung loại, giá mua, chi phí thu mua của hàng hóa v.v phải được phản ánh đầy đủ và chính xác. Kế hoạch mua hàng hóa phải dùng tiến độ thời gian, đảm bảo cho tiến trình mua hàng đáp ứng được nhu cầu về hàng hóa phục vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời tăng nhanh vòng quay của vốn lưu động. - Quản lý trong khâu bảo quản: Tổ chức bảo quản hàng hóa trong kho cũng như đang đi trên đường vận chuyển, phải có một hệ thống kho tàng , phương tiện vận chuyển phù hợp với tính chất, đặc điểm của từng loại hàng hóa NGUYỄN THỊ THU – QT1801K Page 4 KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP nhằm đảm bảo an toàn hàng hóa , hạn chế những hao hụt, hư hỏng, mất mát xảy ra trong quá trình bảo quản vận chuyển.
- Quản lý trong khâu dự trữ: Để đảm bảo cho quá trình kinh doanh được bình thường không bị ngưng trệ, gián đoạn do cung ứng không kịp thời hoặc gây ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều, đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định mức dự trữ tối đa và tối thiểu. Tóm lại, để hàng hóa của doanh nghiệp thương mại được tốt nhất, đảm bảo về cả chất lượng và giá trị của hàng hóa thì quá trình quản lý doanh nghiệp chặt chẽ từ khâu số lượng cho đến khâu bảo quản vận chuyển và dự trữ đều là những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản hàng hóa ở doanh nghiệp. Nhiệm vụ kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại Trong các doanh nghiệp thương mại hiện nay, kế toán nói chung và kế toán hàng hóa nói riêng đã giúp cho doanh nghiệp đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch về giá vốn hàng hóa, chi phí lợi nhuận, từ đó khắc phục được những thiếu sót và hạn chế trong công tác quản lý. Việc tổ chức, sắp xếp hợp lý giữa các khâu trong quá trình bán hàng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán hàng hóa và xác định được kết quả bán hàng.
Kế toán hàng hóa cần thực hiện tốt những nhiệm vụ như sau : - Phản ánh với giám đốc kịp thời, chi tiết khối lượng hàng hóa dịch vụ mua vào , bán ra , tồn kho cả về số lượng, chất lượng và giá trị. Tính toán đúng đắn giá vốn của hàng hóa và dịch vụ đã cung cấp, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các chi phí khác để nhằm xác định kết quả bán hàng. - Tính giá thành thực tế của hàng hóa đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực kế hoạch thu mua hàng hóa về số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Kiểm tra, giám sát tình hình thực tế chỉ tiêu kế hoạch bán hàng, doanh thu bán hàng của đơn vị, tình hình thanh toán tiền hàng và nộp Thuế nhà nước.
- Cung cấp thông tin chính xác , trung thực, lập quyết toán đầy đủ, kịp thời để đánh giá đúng hiệu quả kinh doanh cũng như tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà Nước. - Áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hạch toán hàng hóa, chủng hướng dẫn kiểm tra các bộ phận .