Hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây dựng số 2

Hoạt động xây lắp khác biệt so với các ngành sản xuất khác, ảnh hưởng trực tiếp đến kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm xây lắp. Sản phẩm mang tính đơn chiếc, khối lượng và giá trị lớn, thời gian thi công dài, địa điểm thi công biến động và chịu ảnh hưởng của yếu tố môi trường. Điều này đòi hỏi kế toán phải có phương pháp theo dõi, ghi nhận, phân bổ và tính toán chi phí một cách chính xác và phù hợp với từng công trình. Theo tài liệu, sản phẩm xây lắp mang tính chất đơn chiếc, riêng lẻ, chi phí bỏ ra để thi công xây lắp các công trình có nội dung và cơ cấu không đồng nhất như các sản phẩm công nghiệp.

Chi phí sản xuất xây lắp là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí mà doanh nghiệp phải tiêu dùng trong một kỳ để thực hiện quá trình sản xuất. Giá thành sản phẩm xây lắp là chi phí sản xuất tính cho một đơn vị sản phẩm hoàn thành. Hiểu rõ các khái niệm này là nền tảng để xây dựng hệ thống kế toán chi phí hiệu quả.Theo chuẩn mực số 01 – “Chuẩn mực chung” quy định: Chi phí sản xuất của doanh nghiệp xây lắp bao gồm các khoản mục chi phí: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, Chi phí nhân công trực tiếp, Chi phí sử dụng máy thi công, Chi phí sản xuất chung.

Chi phí sản xuất chung bao gồm nhiều khoản mục khác nhau, liên quan đến nhiều bộ phận và hoạt động. Việc tập hợp và phân bổ các chi phí này một cách chính xác và hợp lý cho từng công trình là một thách thức lớn. Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ phù hợp (ví dụ: theo giờ công lao động trực tiếp, theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp) ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác của giá thành công trình.

Trong quá trình thi công, nhiều yếu tố có thể dẫn đến chi phí phát sinh ngoài dự kiến, như: thay đổi thiết kế, biến động giá vật liệu, thời tiết xấu, sự cố kỹ thuật. Việc kiểm soát các chi phí phát sinh này đòi hỏi hệ thống theo dõi và báo cáo kịp thời, cũng như quy trình phê duyệt chặt chẽ. Nếu không kiểm soát tốt, chi phí phát sinh có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi nhuận của công trình.

Sản phẩm dở dang là khối lượng công việc chưa hoàn thành tại thời điểm cuối kỳ kế toán. Việc đánh giá chính xác giá trị của sản phẩm dở dang là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác của giá thành sản phẩm. Có nhiều phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang, mỗi phương pháp có ưu nhược điểm riêng và phù hợp với từng loại công trình. Lựa chọn phương pháp phù hợp và áp dụng nhất quán là yếu tố then chốt.

Cần xây dựng quy trình quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ từ khâu mua hàng, nhập kho, xuất kho đến sử dụng tại công trình. Áp dụng hệ thống thẻ kho, mã vạch để theo dõi số lượng và giá trị nguyên vật liệu một cách chính xác. Thực hiện kiểm kê định kỳ để phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót, thất thoát. Phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận và cá nhân trong quy trình.

Cần xác định rõ phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho (ví dụ: phương pháp bình quân gia quyền, phương pháp nhập trước xuất trước). Hạch toán đầy đủ các chi phí liên quan đến nguyên vật liệu (ví dụ: chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản). Sử dụng tài khoản kế toán phù hợp để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến nguyên vật liệu. Thường xuyên kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa sổ sách kế toán và thực tế.

Việc phân bổ chi phí nguyên vật liệu cho từng công trình và sản phẩm dở dang cần được thực hiện một cách hợp lý và chính xác. Có thể sử dụng các tiêu thức phân bổ như: khối lượng công việc hoàn thành, định mức tiêu hao nguyên vật liệu, hoặc tỷ lệ chi phí giữa các công trình. Đảm bảo rằng việc phân bổ được thực hiện nhất quán và tuân thủ các quy định của chuẩn mực kế toán.

Sử dụng các công cụ theo dõi giờ công lao động hiện đại như: thẻ chấm công điện tử, phần mềm quản lý nhân sự. Yêu cầu người lao động ghi chép đầy đủ và chính xác thông tin về giờ công, công việc thực hiện, công trình tham gia. Kiểm tra và đối chiếu thông tin giữa các bộ phận liên quan để đảm bảo tính chính xác. Xây dựng quy trình xử lý các trường hợp làm thêm giờ, nghỉ phép, nghỉ ốm rõ ràng.

Tính toán lương và các khoản trích theo lương (ví dụ: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn) theo đúng quy định của pháp luật. Hạch toán đầy đủ và kịp thời các khoản chi phí này vào chi phí nhân công trực tiếp. Sử dụng tài khoản kế toán phù hợp để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến nhân công.

Việc phân bổ chi phí nhân công cho từng công trình cần được thực hiện dựa trên tiêu chí hợp lý, ví dụ: theo giờ công lao động, theo tỷ lệ lương. Đảm bảo rằng việc phân bổ phản ánh đúng mức độ đóng góp của nhân công vào từng công trình. Áp dụng phương pháp phân bổ nhất quán và tuân thủ các quy định của chuẩn mực kế toán.

Xây dựng quy trình quản lý máy móc thiết bị chặt chẽ từ khâu mua sắm, sử dụng, bảo trì đến thanh lý. Sử dụng phần mềm quản lý máy móc thiết bị để theo dõi tình trạng hoạt động, chi phí bảo trì, sửa chữa, nhiên liệu. Phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng người trong việc quản lý và sử dụng máy móc thiết bị.

Thực hiện bảo trì máy móc thiết bị định kỳ theo đúng quy trình kỹ thuật. Lập kế hoạch bảo trì, sửa chữa chi tiết và dự trù chi phí. Sử dụng phụ tùng thay thế chính hãng và đảm bảo chất lượng. Tăng cường công tác đào tạo kỹ thuật cho đội ngũ vận hành và bảo trì máy móc thiết bị.

Xây dựng định mức chi phí sử dụng máy thi công cho từng loại công trình, bao gồm: chi phí hao mòn, chi phí nhiên liệu, chi phí sửa chữa, chi phí vận hành. Sử dụng định mức làm cơ sở để kiểm soát chi phí thực tế và đánh giá hiệu quả sử dụng máy móc thiết bị. Định kỳ rà soát và điều chỉnh định mức cho phù hợp với tình hình thực tế.

Lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với đặc thù của ngành xây dựng và quy mô của doanh nghiệp. Đảm bảo phần mềm có đầy đủ các chức năng cần thiết như: quản lý nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thiết bị, chi phí, giá thành, báo cáo. Tổ chức đào tạo cho đội ngũ kế toán về cách sử dụng phần mềm hiệu quả.

Kết nối phần mềm kế toán với các phần mềm quản lý khác như: phần mềm quản lý dự án, phần mềm quản lý kho, phần mềm quản lý nhân sự. Chia sẻ dữ liệu giữa các bộ phận liên quan để đảm bảo tính đồng bộ và chính xác. Xây dựng quy trình trao đổi thông tin rõ ràng giữa các bộ phận.

Thường xuyên đánh giá hiệu quả của hệ thống kế toán chi phí hiện tại. Xác định các điểm yếu và các cơ hội cải tiến. Áp dụng các giải pháp mới, công nghệ mới để nâng cao hiệu quả và tính chính xác. Trao đổi kinh nghiệm với các doanh nghiệp khác trong ngành để học hỏi và cải thiện.