Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp vận tải hoạt động theo cơ chế tự chủ tài chính, tự chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh và chịu sự chi phối trực tiếp của các quy luật kinh tế như quy luật cung cầu, quy luật lưu thông tiền tệ và quy luật cạnh tranh. Hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ vận tải có tính chất đặc thù: không tạo ra sản phẩm dưới dạng hình thái vật chất cụ thể mà tạo ra giá trị sử dụng thông qua quá trình di chuyển không gian của hành khách và hàng hóa. Trong bối cảnh giá nhiên liệu và các chi phí đầu vào biến động, việc quản lý chặt chẽ chi phí sản xuất và tính đúng, tính đủ giá thành dịch vụ là cơ sở then chốt để doanh nghiệp kiểm soát giá cước, nâng cao năng lực cạnh tranh và đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
Chuyên đề thực tập chuyên ngành "Hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng không Thăng Long" do sinh viên Bùi Thị Huế (lớp Kế toán tổng hợp, Viện Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân) thực hiện năm 2016 dưới sự hướng dẫn của Th.S Hà Hồng Hạnh. Đề tài tập trung giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu sau:
- Hệ thống hóa các đặc điểm kinh tế - kỹ thuật, quy trình tổ chức sản xuất và cơ chế quản lý chi phí của Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng không Thăng Long.
- Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng công tác hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung và phương pháp tổng hợp tính giá thành dịch vụ vận chuyển tại đơn vị.
- Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành dịch vụ tại công ty.
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và phương pháp tính giá thành sản phẩm dịch vụ vận tải.
- Phạm vi nghiên cứu:
- Không gian: Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng không Thăng Long (địa chỉ: Số 43 Nguyễn Khang, phường Trung Hòa, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội).
- Thời gian: Dữ liệu hạch toán thực tế phát sinh trong tháng 05 năm 2015 và các quy định định mức kinh tế kỹ thuật ban hành năm 2006 đang áp dụng tại đơn vị.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Chuyên đề vận dụng lý luận kế toán tài chính doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ vận tải, kết hợp với các văn bản, quy định quản lý nội bộ của doanh nghiệp:
- Khung lý thuyết và chế độ áp dụng: Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp (Tài khoản 621, Tài khoản 622, Tài khoản 627, Tài khoản 154, Tài khoản 334, Tài khoản 338...), nguyên tắc tập hợp chi phí theo đối tượng (hợp đồng vận chuyển) và hình thức kế toán Nhật ký chung trên máy tính. Hệ thống định mức tiêu hao kỹ thuật dựa trên Quy định số 15/KHKT ngày 12/07/2006 do Phòng Kỹ thuật cơ điện ban hành.
- Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu:
- Phương pháp chứng từ kế toán: Thu thập và kiểm tra các chứng từ gốc thực tế phát sinh như Phiếu xuất kho (mẫu số 45), Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương, Bảng kê chi phí dầu nhờn, Bảng kê trích khoán chi phí săm lốp, Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định.
- Phương pháp tài khoản và ghi sổ kép: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp chi tiết, sổ Nhật ký chung và Sổ Cái các tài khoản chi phí.
- Phương pháp phân bổ và tính toán chi phí: Sử dụng tiêu thức phân bổ theo doanh thu thực hiện để phân bổ các chi phí gián tiếp (trích nộp bảo hiểm, chi phí nhân viên quản lý đội xe) cho từng hợp đồng vận chuyển.
- Nguồn dữ liệu: Số liệu sơ cấp và thứ cấp trích xuất từ Phòng Kế toán Tài chính, Phòng Kỹ thuật cơ điện và Ban chỉ huy các đội xe của Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng không Thăng Long.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Đặc điểm sản phẩm, tổ chức sản xuất và quản lý chi phí tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng không Thăng Long
Chương này trình bày tổng quan về mô hình hoạt động và đặc thù kinh doanh vận tải của công ty:
- Đặc điểm sản phẩm dịch vụ: Sản phẩm vận tải được đo lường bằng các chỉ tiêu Tấn/km hoặc Người/km (Hành khách/km). Công ty kết hợp vận chuyển hành khách tuyến cố định và cung cấp dịch vụ xe hợp đồng (tham quan du lịch, lễ hội, cưới hỏi...). Chi phí cố định của loại hình vận tải đường bộ thấp do không sở hữu hạ tầng đường sá, nhưng chi phí biến đổi cao (nhiên liệu, dầu mỡ bôi trơn, sửa chữa, bảo dưỡng, lệ phí cầu đường).
- Quy trình kinh doanh dịch vụ: Thực hiện qua quy trình 7 bước khép kín: Khách hàng ký hợp đồng $\rightarrow$ Tiếp nhận yêu cầu cung cấp dịch vụ $\rightarrow$ Lái xe thực hiện chuyến đi và thu tiền/thẻ $\rightarrow$ Thu ngân nhận tiền/thẻ chuyển về phòng kế toán $\rightarrow$ Cuối tháng kế toán tập hợp thẻ theo từng khách hàng $\rightarrow$ Xuất hóa đơn dịch vụ $\rightarrow$ Phòng kinh doanh thu hồi công nợ.
- Cơ chế quản lý chi phí theo chế độ khoán: Áp dụng hai hình thức khoán chính:
- Khoán chi phí nhiên liệu theo từng phương tiện: Ban hành định mức tiêu hao nhiên liệu, dầu bôi trơn theo loại xe và cung đường chạy để khuyến khích lái xe tiết kiệm.
- Khoán doanh thu, chi phí và kết quả: Định mức doanh thu dựa trên số km xe lăn bánh, giá cước; định mức chi phí gồm nhiên liệu, săm lốp, sửa chữa.
- Phân công trách nhiệm quản lý: Phòng Kỹ thuật cơ điện lập phương án kỹ thuật và điều động phương tiện; Ban chỉ huy đội xe giám sát lộ trình, kiểm soát tiêu hao vật tư và chấm công lao động; Phòng Tài chính Kế toán tổng hợp toàn bộ chi phí thực tế và lập báo cáo quản trị.
Chương 2: Thực trạng kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng không Thăng Long
Tác giả đi sâu phân tích quy trình kế toán thông qua số liệu thực tế của Hợp đồng vận chuyển hành khách du lịch số 05110037/HĐVC tuyến Hà Nội – Huế (tháng 5/2015, phương tiện Ford Transit biển số 29S-3648, cự ly khứ hồi 1.400 km, giá trị hợp đồng 15.000.000 đồng).
1. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (TK 621)
- Cấu thành chi phí: Nguyên vật liệu chính (xăng, dầu diezel); nguyên vật liệu phụ (nước tinh khiết Lavie 350ml, khăn giấy ướt); nhiên liệu bôi trơn (dầu thủy lực, dầu cầu, mỡ bôi trơn).
- Cơ chế tính toán định mức:
$$\text{Lượng nhiên liệu tiêu hao} = \frac{\text{Km thực tế}}{100} \times K$$
Với xe Ford Transit 29S-3648, định mức tiêu hao là $16,5\text{ lít}/100\text{ km}$. Quãng đường 1.400 km tiêu hao 231 lít nhiên liệu.
- Quy trình luân chuyển chứng từ: Lái xe làm thủ tục tạm ứng; xuất kho vật phẩm phục vụ khách hàng theo Phiếu xuất kho số 45 (gồm 5 thùng Lavie đơn giá 88.000 đồng và 5 bịch khăn ướt đơn giá 32.900 đồng). Kế toán ghi nhận vào Sổ chi tiết TK 621 – HĐVC 05110037, Sổ tổng hợp chi tiết TK 621, Sổ Nhật ký chung và vào Sổ Cái TK 621 vào cuối tháng.
| Tuyến vận chuyển |
Cự ly một chiều (Km) |
Cự ly khứ hồi (Km) |
Định mức nhiên liệu (lít/100km) |
Tổng tiêu hao nhiên liệu (Lít) |
| Hà Nội – Huế |
700 |
1.400 |
16,5 |
231 |
| Hà Nội – Điện Biên |
510 |
1.020 |
Tùy mác xe |
Theo định mức |
| Hà Nội – TP. Hồ Chí Minh |
1.750 |
3.500 |
Tùy mác xe |
Theo định mức |
| Hà Nội – Lai Châu |
430 |
860 |
Tùy mác xe |
Theo định mức |
2. Kế toán chi phí nhân công trực tiếp (TK 622)
- Tổ chức tài khoản: Kế toán mở chi tiết TK 622 theo từng đội xe (Đội 1, Đội 2, Đội 3).
- Cách tính thu nhập người lao động:
- Lương hỗ trợ: 1.000.000 đồng/tháng (áp dụng cho 26 ngày công làm việc).
- Lương kinh doanh: Tính theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu hợp đồng mang lại (Lái xe hưởng 10%, Phụ xe hưởng 5%).
- Trích nộp các quỹ bảo hiểm và kinh phí công đoàn: Căn cứ mức lương tối thiểu doanh nghiệp áp dụng (1.150.000 đồng/tháng) nhân với hệ số cấp bậc lái xe (Bậc I: 2,18; Bậc II: 2,57; Bậc III: 3,05; Bậc IV: 3,60).
- Tổng tỷ lệ trích nộp là 34,5%, trong đó: Tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của công ty là 24% (BHXH 18%, BHYT 3%, BHTN 1%, KPCĐ 2%); Khấu trừ vào lương người lao động là 10,5% (BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%).
| Khoản trích theo lương |
Tỷ lệ tính vào chi phí DN |
Tỷ lệ trừ vào lương NLĐ |
Tổng tỷ lệ trích nộp |
Mục đích và cơ chế quản lý |
| Bảo hiểm xã hội (BHXH) |
18,0% |
8,0% |
26,0% |
Nộp cơ quan BHXH; chi trả ốm đau, thai sản, tử tuất, hưu trí |
| Bảo hiểm y tế (BHYT) |
3,0% |
1,5% |
4,5% |
Thanh toán chi phí khám chữa bệnh, viện phí |
| Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) |
1,0% |
1,0% |
2,0% |
Trợ cấp mất việc làm tạm thời cho người lao động |
| Kinh phí công đoàn (KPCĐ) |
2,0% |
0,0% |
2,0% |
Phục vụ hoạt động đoàn thể tại đơn vị |
| Tổng cộng |
24,0% |
10,5% |
34,5% |
Cơ sở trích lập hàng tháng trên quỹ lương cơ bản |
- Phân bổ chi phí nhân công cho hợp đồng: Khoản trích bảo hiểm tính vào chi phí được phân bổ cho Hợp đồng 05110037 theo tỷ lệ doanh thu của hợp đồng (15.000.000 đồng) trên tổng doanh thu thực hiện trong tháng của lái/phụ xe (52.000.000 đồng).
3. Kế toán chi phí sản xuất chung (TK 627)
- Khoản mục chi phí bao gồm: Lương và trích theo lương nhân viên quản lý đội xe; chi phí dầu nhờn; chi phí trích săm lốp; chi phí sửa chữa thường xuyên và ắc quy; lệ phí cầu đường bến bãi; chi phí khấu hao TSCĐ (phương tiện vận tải); chi phí dịch vụ mua ngoài.
- Hạch toán chi phí nhân viên quản lý: Tính lương theo thời gian dựa trên hệ số trình độ (Đại học: 2,34; Cao đẳng: 2,10; Trung cấp: 1,86) cộng các khoản phụ cấp (ăn ca 450.000 đồng/tháng, xăng xe 150.000 đồng/tháng, điện thoại 150.000 đồng/tháng). Phân bổ vào hợp đồng dựa trên tỷ lệ doanh thu.
- Hạch toán chi phí dầu nhờn: Định mức tiêu hao dầu nhờn cho xe Ford Transit là 0,8% mức tiêu hao nhiên liệu. Đơn giá thị trường quy định là 76.000 đồng/lít (đã có thuế GTGT). Kế toán lập Bảng kê chi phí dầu nhờn cho chuyến đi để làm căn cứ quyết toán.
- Tổng hợp và kết chuyển: Toàn bộ chi phí NVLTT (TK 621), NCTT (TK 622) và SXC (TK 627) cuối kỳ được kết chuyển sang bên Nợ TK 154 chi tiết theo HĐVC 05110037 để tính tổng giá thành sản xuất thực tế.
Chương 3: Hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng không Thăng Long
Dựa trên thực trạng hạch toán, tác giả đưa ra các đánh giá và hệ thống giải pháp hoàn thiện:
- Đánh giá thực trạng:
- Ưu điểm: Việc kết hợp chế độ khoán chi phí theo xe và khoán doanh thu tạo động lực gắn liền trách nhiệm của lái xe; mở sổ chi tiết theo dõi từng hợp đồng giúp xác định rõ kết quả kinh doanh từng chuyến đi; hệ thống kế toán máy hỗ trợ giảm tải khối lượng ghi chép thủ công.
- Nhược điểm: Việc phân bổ một số khoản chi phí gián tiếp còn phụ thuộc vào doanh thu mà chưa tính đến cự ly hoặc thời gian lăn bánh thực tế; công tác quản lý dự toán NVL và đối chiếu định kỳ còn độ trễ; chưa trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất dẫn đến biến động chi phí giữa các tháng cao điểm và thấp điểm.
- Các giải pháp hoàn thiện đề xuất:
- Về tổ chức bộ máy kế toán: Phân định rõ chức năng kiểm soát chi phí giữa bộ phận kế toán chi phí và kế toán tiền lương; tăng cường phối hợp với bộ phận kỹ thuật để cập nhật định mức tiêu hao.
- Về công tác quản lý nguyên vật liệu trực tiếp: Hoàn thiện quy trình lập và duyệt dự toán chi phí nhiên liệu trước khi xuất bến; kiểm soát chặt chẽ chứng từ hóa đơn dầu mỡ thực tế.
- Về việc trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân lái xe: Đề xuất trích trước chi phí tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất vào những tháng cao điểm kinh doanh để tránh đột biến giá thành trong năm.
- Về hệ thống sổ sách kế toán: Cải tiến mẫu biểu sổ chi tiết tài khoản 621, 622, 627 để phản ánh đồng thời chi phí dự toán và chi phí thực tế phát sinh nhằm phục vụ phân tích chênh lệch.
- Về việc ứng dụng công nghệ thông tin: Nâng cấp phần mềm kế toán chuyên dụng cho ngành vận tải để tự động hóa khâu phân bổ chi phí chung và kết xuất giá thành theo từng hợp đồng tức thời.
- Điều kiện thực hiện giải pháp:
- Về phía Nhà nước: Ổn định các chính sách thuế, phí đường bộ và hoàn thiện khung pháp lý về chế độ kế toán doanh nghiệp vận tải.
- Về phía công ty: Ban Giám đốc cần phê duyệt kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ cán bộ kế toán, đầu tư nâng cấp hạ tầng công nghệ và ban hành lại hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật phù hợp với đội xe hiện có.
Kết quả và đóng góp
- Khái quát hóa quy trình hạch toán chi phí vận tải thực tế: Chuyên đề đã mô tả chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ từ khâu phát sinh hợp đồng, lập phiếu xuất kho, chấm công đến khâu ghi sổ Nhật ký chung và Sổ Cái các tài khoản 621, 622, 627, 154.
- Minh họa phương pháp khoán và phân bổ chi phí bằng dữ liệu cụ thể: Cung cấp chuỗi số liệu thực tế về định mức nhiên liệu, cách tính lương hỗn hợp (lương hỗ trợ + lương kinh doanh) và cách phân bổ chi phí trích nộp bảo hiểm (24% chi phí doanh nghiệp, 10,5% khấu trừ lương) cho Hợp đồng 05110037 tuyến Hà Nội – Huế.
- Đề xuất hệ thống giải pháp đồng bộ: Đưa ra các kiến nghị hoàn thiện có tính thực tế cao như trích trước tiền lương nghỉ phép, chuẩn hóa hệ thống mẫu biểu sổ sách chi tiết và ứng dụng phần mềm kế toán quản trị giá thành vận tải.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Phạm vi khảo sát số liệu chi tiết tập trung chủ yếu vào một chu kỳ hạch toán (tháng 05 năm 2015) và khảo sát trên phương tiện Ford Transit chạy tuyến nội địa cố định, chưa bao quát toàn bộ các phương tiện chuyên dụng khác của công ty cũng như các tuyến vận tải liên vận quốc tế (như tuyến Hà Nội – Viêng Chăn, Hà Nội – Savannakhet có trong danh mục cự ly).
- Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu cơ chế phân bổ chi phí sản xuất chung cho các loại hình dịch vụ phụ trợ hàng không khác và xây dựng mô hình kế toán quản trị chi phí chi tiết theo từng dòng phương tiện hiện đại.
Giá trị tham khảo
Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho sinh viên chuyên ngành Kế toán doanh nghiệp, Kế toán - Kiểm toán và các nhà quản lý doanh nghiệp vận tải:
- Sinh viên thực tập tốt nghiệp: Cung cấp cấu trúc mẫu chuẩn mực cho chuyên đề thực tập kế toán chi phí - giá thành trong doanh nghiệp dịch vụ/vận tải.
- Kế toán viên ngành vận tải: Tham khảo trực tiếp phương pháp hạch toán lương theo doanh thu, cơ chế khoán tiêu hao nhiên liệu theo km và kỹ thuật phân bổ chi phí gián tiếp theo từng hợp đồng vận chuyển.
Câu hỏi thường gặp
1. Cơ chế tính lương cho lái xe và phụ xe tại công ty được quy định như thế nào?
Thu nhập của lái xe và phụ xe gồm hai bộ phận: Lương hỗ trợ cố định 1.000.000 đồng/tháng (cho 26 ngày công) và Lương kinh doanh tính trực tiếp theo doanh thu chưa trừ chi phí của hợp đồng (lái xe hưởng 10%, phụ xe hưởng 5%).
2. Tỷ lệ trích các khoản theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) được tính như thế nào?
Tổng tỷ lệ trích nộp là 34,5% tính trên quỹ lương cơ bản. Trong đó, tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của công ty là 24% (BHXH 18%, BHYT 3%, BHTN 1%, KPCĐ 2%); khấu trừ trực tiếp vào lương người lao động là 10,5% (BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%).
3. Định mức nhiên liệu và dầu nhờn cho hợp đồng vận chuyển Hà Nội – Huế được xác định bằng công thức nào?
Quãng đường khứ hồi là 1.400 km. Xe Ford Transit có định mức nhiên liệu là 16,5 lít/100 km, tương đương 231 lít nhiên liệu tiêu hao. Định mức dầu nhờn là 0,8% lượng nhiên liệu tiêu hao, đơn giá tính toán 76.000 đồng/lít (đã bao gồm thuế GTGT).
4. Công ty áp dụng hình thức ghi sổ kế toán nào và việc hạch toán được thực hiện ra sao?
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung thực hiện trên máy tính. Dữ liệu từ các chứng từ gốc (phiếu xuất kho, bảng thanh toán lương, bảng kê phân bổ) được nhập vào Sổ Nhật ký chung và Sổ chi tiết các tài khoản 621, 622, 627, cuối tháng tiến hành lọc số liệu kết chuyển sang Sổ Cái và TK 154 để tính giá thành.
5. Tác giả đề xuất giải pháp gì đối với khoản tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp?
Tác giả đề xuất công ty cần thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân lái xe vào chi phí sản xuất kinh doanh trong các tháng cao điểm hoạt động, nhằm đảm bảo giá thành dịch vụ vận tải không bị đột biến vào những tháng công nhân nghỉ phép theo chế độ.
Kết luận
Chuyên đề thực tập chuyên ngành của tác giả Bùi Thị Huế đã phản ánh toàn diện thực trạng công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành dịch vụ tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng không Thăng Long. Bằng việc phân tích chi tiết dữ liệu thực tế phát sinh trên các hợp đồng vận chuyển, tác giả đã làm rõ cơ chế quản lý khoán chi phí và quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Các đề xuất hoàn thiện về quản lý định mức, trích trước chi phí tiền lương và nâng cấp phần mềm kế toán mang tính thực tiễn cao, góp phần nâng cao hiệu quả quản trị tài chính cho doanh nghiệp vận tải.
