Tổng quan nghiên cứu

Kế toán bảo hiểm xã hội (BHXH) đóng vai trò then chốt trong việc bảo đảm an toàn tài chính công và duy trì lưới an sinh xã hội cho người lao động. Tại Việt Nam, nguồn thu quỹ BHXH chiếm tỷ trọng lớn trong tổng các quỹ tài chính ngoài ngân sách nhà nước, với tốc độ tăng trưởng bình quân hàng năm đạt khoảng 8,5% trong giai đoạn 2018 - 2022. Tuy nhiên, việc vận hành hệ thống kế toán tại các cơ quan BHXH cấp huyện hiện nay đang đứng trước nhiều thách thức lớn do khối lượng giao dịch gia tăng liên tục, sự thay đổi của các văn bản pháp luật và yêu cầu chuyển đổi số toàn diện.

Nghiên cứu tập trung giải quyết vấn đề bất cập trong tổ chức công tác kế toán thu, chi và luân chuyển chứng từ tại Bảo hiểm xã hội huyện Thọ Xuân, tỉnh Thanh Hóa. Với cơ cấu tổ chức gồm 18 cán bộ viên chức và lao động hợp đồng quản lý hơn 250 đơn vị sử dụng lao động trên địa bàn, đơn vị phải đối mặt với áp lực xử lý hàng chục nghìn lượt hồ sơ mỗi năm. Mục tiêu nghiên cứu cụ thể là hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán đơn vị sự nghiệp công lập trong ngành BHXH, đánh giá thực trạng công tác hạch toán giai đoạn 2018 - 2022, từ đó chỉ ra những hạn chế trong phân loại chứng từ, ghi sổ và kết nối dữ liệu.

Phạm vi nghiên cứu được xác định về không gian tại BHXH huyện Thọ Xuân và về thời gian dựa trên các báo cáo tài chính, quyết toán thu - chi từ năm 2018 đến năm 2022. Kết quả nghiên cứu mang lại giá trị thực tiễn cao khi cung cấp giải pháp giảm thiểu tỷ lệ chậm nộp BHXH xuống dưới mức 1,5%, cắt giảm 40% thời gian luân chuyển chứng từ nội bộ và hỗ trợ lãnh đạo đơn vị nâng cao tính minh bạch trong quản trị tài chính quỹ.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng của hai lý thuyết chính: Lý thuyết kế toán khu vực công (Public Sector Accounting Theory) và Lý thuyết quản lý quỹ an sinh xã hội. Lý thuyết kế toán công nhấn mạnh nguyên tắc tuân thủ dự toán, tính minh bạch và trách nhiệm giải trình của đơn vị sự nghiệp công lập trước Nhà nước và người dân. Trong khi đó, lý thuyết quản lý quỹ an sinh xã hội xác định bản chất của quỹ BHXH là quỹ tài chính độc lập với ngân sách nhà nước, hoạt động theo nguyên tắc "số đông bù số ít" và bảo toàn giá trị nguồn vốn qua thời gian.

Các khái niệm trọng tâm bao gồm: đơn vị sự nghiệp công lập, kế toán thu - chi BHXH, luân chuyển chứng từ kế toán và hệ thống tài khoản kế toán đặc thù. Khung pháp lý điều chỉnh hoạt động này dựa trên Luật Kế toán số 88/2015/QH13, Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13, Quyết định số 595/QĐ-BHXH và đặc biệt là Thông tư số 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán áp dụng cho BHXH Việt Nam. Thông tư 102/2018/TT-BTC đã thiết lập hệ thống gồm 7 loại tài khoản trong bảng và loại 0 ngoài bảng, giúp tách bạch rõ ràng giữa kinh phí hoạt động bộ máy cơ quan và các quỹ tài chính nghiệp vụ (ốm đau, thai sản, tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất, bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm y tế).

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp thu thập từ các báo cáo tổng hợp thu, báo cáo quyết toán chi các chế độ BHXH, sổ kế toán tổng hợp (Nhật ký - Sổ Cái) và báo cáo tài chính của BHXH huyện Thọ Xuân trong giai đoạn 2018 - 2022. Để đánh giá sâu sát quy trình vận hành, cỡ mẫu khảo sát trực tiếp gồm 18 cán bộ, viên chức thuộc 6 bộ phận chuyên môn tại đơn vị kết hợp chọn mẫu ngẫu nhiên phân tầng 50 bộ hồ sơ quyết toán chế độ ngắn hạn và dài hạn đại diện cho các khối hành chính sự nghiệp, doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp ngoài quốc doanh.

Lý do lựa chọn phương pháp chọn mẫu phân tầng và phân tích đối chiếu là nhằm bao quát toàn bộ các nhóm đối tượng thụ hưởng có tính chất quản lý khác nhau, từ đó xác định chính xác các điểm nghẽn trong luân chuyển chứng từ. Phương pháp phân tích dữ liệu bao gồm thống kê mô tả, so sánh tỷ lệ hoàn thành dự toán và phân tích xu hướng biến động nguồn thu - chi qua các năm. Timeline nghiên cứu được triển khai thực hiện từ tháng 01/2021 đến tháng 06/2022.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, về quy mô và năng lực tổ chức bộ máy, BHXH huyện Thọ Xuân vận hành bộ máy kế toán tinh gọn nằm trong cơ cấu 6 bộ phận chuyên môn với 18 nhân sự (14 biên chế và 4 lao động hợp đồng). Bộ phận kế toán thực hiện khối lượng công việc lớn khi vừa theo dõi thu nợ từ hơn 250 cơ quan, doanh nghiệp, vừa thực hiện chi trả lương hưu và trợ cấp hàng tháng cho hàng nghìn người thụ hưởng qua hệ thống bưu điện và tài khoản cá nhân. Tỷ lệ nợ đọng BHXH, BHYT trên địa bàn huyện được duy trì ở mức bình quân khoảng 3,2% - 4,5% trên tổng số phải thu hàng năm.

Thứ hai, việc áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 102/2018/TT-BTC từ ngày 01/01/2019 đã giúp đơn vị chuẩn hóa hệ thống tài khoản, tách bạch rành mạch giữa dòng tiền quản lý bộ máy (TK 337) và các quỹ nghiệp vụ ngắn hạn, dài hạn (TK 139, TK 339). Tuy nhiên, quy trình luân chuyển chứng từ giấy giữa bộ phận tiếp nhận một cửa, bộ phận chế độ và bộ phận kế toán vẫn mất từ 2 đến 3 ngày làm việc đối với các hồ sơ thanh toán ốm đau, thai sản trực tiếp.

Thứ ba, công tác thực hiện chi trả chế độ đạt tỷ lệ hoàn thành dự toán hàng năm trên 98,5%, đảm bảo quyền lợi kịp thời cho người lao động. Dẫu vậy, tỷ lệ hồ sơ phát sinh sai lệch thông tin cần tra soát, điều chỉnh lại danh sách chi trả chiếm khoảng 4,8% tổng số hồ sơ tiếp nhận, chủ yếu do việc cập nhật biến động tăng giảm lao động từ các đơn vị sử dụng lao động chưa đồng bộ tức thời với cơ sở dữ liệu thu.

Thứ tư, về hạ tầng công nghệ, 95% doanh nghiệp trên địa bàn huyện đã tham gia giao dịch điện tử và nộp tiền qua tài khoản chuyên thu mở tại Kho bạc Nhà nước hoặc ngân hàng thương mại. Tuy nhiên, cơ chế kết nối tự động giữa phần mềm nghiệp vụ kế toán tập trung với hệ thống sao kê điện tử của các ngân hàng thương mại đôi lúc còn gián đoạn, đòi hỏi kế toán viên phải thực hiện thao tác đối chiếu thủ công khoảng 5% khối lượng bút toán hàng ngày.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân của những tồn tại trên xuất phát từ đặc điểm kinh tế huyện Thọ Xuân có nhiều doanh nghiệp nhỏ, hợp tác xã và làng nghề với biến động lao động cao, gây khó khăn cho việc quản trị đối tượng đóng. Hơn nữa, việc chuyển đổi phần mềm quản lý thu - chi sang hệ thống phần mềm kế toán ngành mới đòi hỏi thời gian thích ứng, trong khi đội ngũ nhân sự kế toán tại huyện phải kiêm nhiệm nhiều đầu mối công việc.

So sánh với nghiên cứu tại BHXH tỉnh Ninh Bình của tác giả Nguyễn Ngọc Khoa (2017), luận văn đã chỉ ra sự tiến bộ vượt bậc về tính chuẩn hóa danh mục tài khoản theo quy định mới của Bộ Tài chính, nhưng đồng thời làm nổi bật khoảng trống trong cơ chế kiểm soát nội bộ và phân tích tài chính tại cấp huyện. Dữ liệu nghiên cứu phản ánh trực quan sự gia tăng dòng tiền qua biểu đồ cột thể hiện doanh số thu BHXH giai đoạn 2018 - 2022 tăng dần đều, kết hợp bảng cân đối chi tiết tình hình sử dụng các quỹ thành phần cho thấy nguồn quỹ ốm đau, thai sản luôn chiếm tỷ trọng trên 60% tổng chi chế độ ngắn hạn tại địa phương.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Số hóa 100% quy trình luân chuyển chứng từ kế toán nội bộ: Ban Giám đốc BHXH huyện Thọ Xuân cần chỉ đạo bộ phận Kế toán phối hợp bộ phận Một cửa và Chế độ BHXH chuyển đổi hoàn toàn việc ký duyệt chứng từ giấy sang chữ ký số chuyên dùng. Mục tiêu rút ngắn 40% thời gian luân chuyển hồ sơ giải quyết chế độ ốm đau, thai sản từ 3 ngày xuống còn tối đa 1,5 ngày làm việc. Thời gian hoàn thành trong quý 1/2023.

  2. Nâng cấp và tích hợp tự động phần mềm kế toán với hệ thống ngân hàng - kho bạc: Cơ quan BHXH huyện kiến nghị BHXH tỉnh Thanh Hóa phối hợp các đối tác công nghệ thiết lập giao diện lập trình ứng dụng (API) liên thông dữ liệu sao kê thời gian thực giữa tài khoản chuyên thu ngân hàng và phần mềm kế toán ngành. Giải pháp này giúp tự động hóa 100% việc gạch nợ và đối soát dòng tiền thu, giảm tỷ lệ sai lệch đối chiếu về mức 0%. Thời gian thực hiện trong quý 2/2023.

  3. Tăng cường kiểm soát nội bộ và phân tích tài chính định kỳ: Kế toán trưởng chủ trì xây dựng quy trình kiểm tra chéo ngẫu nhiên tối thiểu 15% hồ sơ thanh toán chế độ hàng quý; định kỳ hàng tháng lập báo cáo phân tích tuổi nợ của từng doanh nghiệp để tham mưu cho tổ thu hồi nợ liên ngành, phấn đấu hạ tỷ lệ nợ đọng BHXH xuống dưới 1,5% tổng số thu. Thời gian triển khai liên tục từ quý 3/2023.

  4. Chuẩn hóa đào tạo chuyên môn và bố trí nhân sự kế toán chuyên trách: BHXH tỉnh Thanh Hóa cần tổ chức tối thiểu 2 khóa tập huấn chuyên sâu mỗi năm về chuẩn mực kế toán công và kỹ năng khai thác dữ liệu số cho 100% cán bộ làm công tác kế toán tại BHXH huyện Thọ Xuân, đồng thời xem xét bổ sung định biên kế toán viên chuyên trách nhằm giảm tải việc kiêm nhiệm. Thời gian thực hiện trong quý 4/2023.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  • Ban Lãnh đạo và cán bộ kế toán BHXH cấp huyện: Nắm vững phương pháp tổ chức bộ máy kế toán tinh gọn, quy trình hạch toán theo Thông tư 102/2018/TT-BTC và giải pháp rút ngắn thời gian xử lý chứng từ thu - chi.
  • Cơ quan BHXH cấp tỉnh (BHXH tỉnh Thanh Hóa) và BHXH Việt Nam: Có thêm căn cứ thực tiễn đánh giá hiệu quả áp dụng chế độ kế toán mới tại tuyến cơ sở, từ đó ban hành các hướng dẫn nghiệp vụ và điều chỉnh quy định phân cấp quản lý tài chính phù hợp.
  • Giảng viên, học viên cao học và sinh viên ngành Kế toán, Quản trị công: Sử dụng làm tài liệu tham khảo nghiên cứu điển hình về kế toán hành chính sự nghiệp, quản lý quỹ tài chính công và phương pháp đánh giá thực trạng kế toán tại đơn vị sự nghiệp đặc thù.
  • Kế toán trưởng và nhân viên nhân sự tại các đơn vị sử dụng lao động: Hiểu rõ quy trình trích nộp BHXH bắt buộc, thủ tục thanh quyết toán chế độ ngắn hạn (ốm đau, thai sản) và quy định pháp lý về giao dịch điện tử để phối hợp nhịp nhàng với cơ quan bảo hiểm.

Câu hỏi thường gặp

1. Kế toán tại BHXH huyện Thọ Xuân hiện nay áp dụng theo chế độ kế toán nào?
BHXH huyện Thọ Xuân thực hiện công tác kế toán theo Thông tư số 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán áp dụng cho BHXH Việt Nam, có hiệu lực từ ngày 01/01/2019, thay thế các quy định kế toán cũ nhằm chuẩn hóa hệ thống tài khoản và báo cáo tài chính ngành.

2. Điểm đổi mới căn bản nhất của Thông tư 102/2018/TT-BTC đối với BHXH cấp huyện là gì?
Thông tư 102/2018/TT-BTC đã bổ sung và phân loại lại hệ thống tài khoản kế toán, tách bạch rõ ràng giữa hạch toán hoạt động nội bộ ngành (chi phí quản lý bộ máy) với hoạt động nghiệp vụ của các quỹ BHXH, BHYT, BHTN; đồng thời theo dõi chi tiết công nợ phải thu, phải trả của từng đối tượng tham gia.

3. Quỹ BHXH tại cấp huyện bao gồm những quỹ thành phần nào cần quản lý kế toán?
Kế toán cấp huyện theo dõi và hạch toán các quỹ thành phần thuộc BHXH bắt buộc bao gồm: Quỹ ốm đau và thai sản; Quỹ tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp; Quỹ hưu trí và tử tuất; cùng với nguồn thu Quỹ BHXH tự nguyện, Quỹ Bảo hiểm thất nghiệp và Quỹ Bảo hiểm y tế theo phân cấp.

4. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán chi trả chế độ ngắn hạn tại huyện diễn ra như thế nào?
Quy trình gồm 4 bước: (1) Tiếp nhận hồ sơ từ đơn vị sử dụng lao động; (2) Bộ phận Chế độ thẩm định và lập Bảng tổng hợp thanh toán chế độ mẫu 01-SHB; (3) Bộ phận Kế toán kiểm tra tính hợp pháp, đối chiếu nguồn quỹ và lập lệnh chi tiền; (4) Lưu trữ, bảo quản chứng từ theo quy định của Luật Kế toán.

5. Làm thế nào để kế toán BHXH cấp huyện kiểm soát hiệu quả tình trạng chậm đóng, trốn đóng BHXH?
Kế toán viên cần theo dõi chặt chẽ quỹ tiền lương của doanh nghiệp, đối chiếu định kỳ hàng tháng số tiền thực nộp vào tài khoản chuyên thu ngân hàng với dữ liệu phát sinh trên phần mềm quản lý thu, kịp thời phát hành thông báo đôn đốc và tính lãi chậm nộp đối với các khoản quá hạn từ 30 ngày trở lên.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kế toán đơn vị sự nghiệp công lập và quản lý tài chính quỹ an sinh xã hội theo chuẩn mực hiện hành.
  • Phân tích sâu sắc thực trạng tổ chức kế toán tại BHXH huyện Thọ Xuân giai đoạn 2018 - 2022, ghi nhận việc thực hiện nghiêm túc Thông tư 102/2018/TT-BTC với tỷ lệ hoàn thành dự toán chi trả đạt trên 98,5%.
  • Chỉ rõ các điểm nghẽn thực tế gồm thời gian luân chuyển chứng từ giấy còn chậm (2 - 3 ngày), tỷ lệ hồ sơ cần điều chỉnh thông tin chiếm khoảng 4,8% và việc đối soát dữ liệu ngân hàng chưa tự động hóa hoàn toàn.
  • Đề xuất hệ sinh thái 4 nhóm giải pháp đột phá về chuyển đổi số chứng từ, liên thông dữ liệu API ngân hàng - kho bạc, kiểm soát nội bộ và chuẩn hóa nhân lực với mục tiêu đưa tỷ lệ nợ đọng xuống dưới 1,5%.
  • Đóng góp luận cứ khoa học quan trọng giúp cơ quan BHXH huyện Thọ Xuân nâng cao hiệu quả quản trị quỹ, bảo đảm quyền lợi an sinh cho hàng chục nghìn người lao động trên địa bàn.

Lộ trình triển khai các giải pháp được định hướng thực hiện đồng bộ trong giai đoạn 2023 - 2025. Các đơn vị sự nghiệp công lập và cơ quan BHXH địa phương có thể nghiên cứu, vận dụng mô hình này để tối ưu hóa quy trình kế toán tài chính tại đơn vị mình.