CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. Khái quát chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại 1. Đặc điểm công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doamh trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại - Hoạt động thương mại: Là việc thực hiện một hay nhiều hành vi thương mại của thương nhân làm phát sinh quyền và nghĩa vụ giữa các thương nhân với nhau hoặc giữa thương nhân với các bên có liên quan bao gồm việc mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thương mại và các hoạt động xúc tiến thương mại nhằm mụcđính lợi nhuận hoặc nhằm thực hiện các chính sách kinh tế - xã hội. - Đặc điểm hoạt động: Hoạt động kinh tế cơ bản của kinh doanh thương mại là lưu chuyển hàng hóa.
Lưu chuyển hàng hóa là sự tổng hợp các hoạt động thuộc các quá trình mua bán trao đổi và dự trữ hàng hóa. - Đặc điểm về hàng hóa: + Hàng hóa trong KDTM gồm các loại vật tư hàng hóa có hình thái vật chất hay không có hình thái vật chất mà doanh nghiệp mua về với mụcđích để bán chứkhông phải sử dụng để chế tạo sản phẩm hay thực hiện các dịch vụ trong doanh nghiệp. + Hàng hóa chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp. + Hàng hóa trong doanh nghiệp có thể được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau: theo ngành hàng, theo nguồn hàng, ….
- Đặc điểm về phương thức lưu chuyển hàng hóa: lưu chuyển hàng hóa trong kinh doanh thương mại theo hai phương thức là bán buôn và bán lẻ. - Đặc điểm về tổ chức kinh doanh: Tổ chức kinh doanh có thể theo nhiều mô hình khác nhau: Công ty bán buôn, công ty bán lẻ, công ty kinh doanh tổng hợp, công ty môi giới, công ty xúc tiến thương mại … 4 - Đặc điểm về sự vận động hàng hóa: Sự vận động hàng hóa trong kinh doanh thương mại không giống nhau, nó tùy thuộc vào nguồn hàng và ngành hàng. Do đó chi phí thu mua và thời gian lưu chuyển hàng hóa cũng khác nhau giữa các loại hàng. Nhiệm vụ kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Để đáp ứng được yêu cầu về quản lý bán hàng và xác định kết quả kinh doanh kế toán phải thực hiện tốt các nghiệp vụ sau: - Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự biến động của từng loại hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị.
- Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanh nghiệp, đồng thời theo dõi vàđôn đốc các khoản phải thu của khách hàng. - Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước và tình hình phân phối kết quả các hoạt động. - Cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập Báo các tài chính và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Các phương thức bán hàng trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại * Phương thức bán buôn: Bán buôn bao gồm bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng.
- Bán buôn qua kho: Là hàng được giao bán cho khách hàngtừ kho của các doanh nghiệp bán buôn, gồm các hình thức: + Theo phương thức bán trực tiếp tại kho. + Theo phương thức chuyển hàng. - Bán buôn vận chuyển thẳng: Là hàng được bán ngay cho khách ngay từ khâu mua không qua kho của doanh nghiệp bán buôn. Gồm các hình thức: + Bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp.
5 + Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng. * Phương thức bán lẻ: Bán lẻ là bán trực tiếp cho người tiêu dùng, gồm các hình thức: - Bán hàng thu tiền trực tiếp: Nhân viên bán hàng trực tiếu thu tiền và giao hàng cho khách hàng. Việc thừa hoặc thiếu hàng hóa ở quầy và thu tiền về bán hàng do nhân viên bán hàng chịu hoàn toàn trách nhiệm. - Bán hàng thu tiền tập trung: Ở quầy có nhân viên chuyên làm nhiệm vụ thu tiền và viết hóa đơn.
Căn cứ vào hóa đơn đã thu tiền, nhân viên bán hàng giao hàng cho khách hàng. Ở đây, việc thừa thiếu tiền bán hàng thuộc trách nhiệm của nhân viên thu ngân, việc thừa thiếu hàng hóa thuộc trách nhiệm của nhân viên bán hàng. Nguyên tắc kế toán tiêu thụ sản phẩm hàng hóa và dịch vụ Để phản ánh chính xác, kịp thời và thông tin đầy đủ về tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ, kế toán cần quán triệt các nguyên tắc cơ bản sau: - Phải phân định được chi phí, doanh thu, thu nhập và kết quả thuộc từng hoạt động sản xuất kinh doanh. - Phải xác định chính xác thời điểm ghi nhận doanh thu.
- Phải nắm vững cách thức xác định doanh thu. - Phải nắm vững nội dung và cách xác định các chỉ tiêu liên quan đến doanh thu, chi phí và kết quả tiêu thụ. - Phải nắm được nguyên tắc trình bày các thông tin liên quan đến doanh thu và thu nhập trên báo cáo tài chính để có thể kiểm tra tính chính xác của báo cáo tài chính. Khái niệm và điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng * Khái niệm Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam thông tư số 14 (ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ- BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) về doanh thu và thu nhập khác thì doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán phát sinh từ các hoạt động 6 sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp.
Góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp, thực tế là tổng lợi ích kinh tế từ các hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. * Điều kiện ghi nhận doanh thu: Doanh thu được ghi nhận khi thỏa mãn 5 điều kiện sau: - Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn các rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu về sản phẩm, hàng hóa cho người mua. - Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa hoặc sở hữu hàng hóa. - Doanh thu phải được xác định một cách tương đối chắc chắn.
- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được các lợi ích kinh tế từ việc bán hàng. - Xác định được các chi phí có liên quan đến giao dịch bán hàng. Các hình thức thanh toán * Thanh toán bằng tiền mặt: Đây là hình thức dùng tiền mặt để chi trả trực tiếp cho các khoản phải thanh toán giữa các đối tượng có quan hệ kinh tế tài chính với nhau. * Thanh toán không dùng tiền mặt: Là hình thức thanh toán giữa các đối tượng bằng cách trích chuyển khoản qua hệ thống tín dụng hoặc bằng cách bù trừ công nợ mà không dùng đến tiền mặt, đòi hỏi các doanh nghiệp phải mở tài khoản tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước.
Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt gồm có: Thanh toán bằng séc, thanh toán bằng ủy nhiệm chi, thanh toán bằng ủy nhiệm thu, thanh toán bằng ngân phiếu, thanh toán bằng thư tín dụng, thanh toán bằng thẻ thanh toán và thanh toán bằng điện chuyển tiền. Công tác kế toán bán hàng 1. Phương pháp xác định trị giá vốn xuất bán Trị giá vốn của hang hóa xuất trong kỳ được xác định như sau: 7 Giá vốn của hàng Giá thực tế của hàng hóa Chi phí mua hàng phân bổ = + hóa xuất bán xuất bán (1) cho hàng hóa xuất bán (2) Trong đó: (1) Giá thực tế của hàng hóa xuất bán được xác định bằng một trong bốn phương pháp như sau: * Phương pháp giá thực tế đích danh: Phương pháp này xác định giá trị hàng hóa xuất kho bằng cách lấy số lượng hàng hóa xuất kho nhân với giá đơn vị nhập kho hàng tồn kho tương ứng. Hay nói cách khác, hàng tồn kho nhập theo giá nào thì xuất được tính theo giá đó.
* Phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền dự trữ cả kỳ: Theo phương pháp này giá trị hàng hóa xuất kho được tính theo công thức sau: Giá thực tế từng loại Số lượng từng loại Giá đơn vị bình = x hàng xuất kho hàng xuất kho quân Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong ba phương pháp: Bình quân gia quyền dự trữ cả kỳ, bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập, bình quân cuối kỳ trước. Kế toán giá vốn hàng bán, doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu a) Tài khoản sử dụng Trong các doanh nghiệp, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: - Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Tài khoản này dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ mà doanh nghiệp đã thực hiện và các khoản giảm doanh thu. Từ đó tính ra doanh thu thuần về tiêu thụ trong kỳ.
- Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán. Tài khoản này dùng để theo dõi trị giá vốn của hàng hóa, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ xuất bán trong kỳ. Ngoài ra, tài khoản cũng sử dụng để phản ánh giá vốn của bất động sản đầu tư đã bán trong kỳ cùng các chi phí liên quan. 8 Ngoài các tài khoản chủ yếu trên, trong quá trình hạch toán kế toán tiêu thụ còn sử dụng các tài khoản khác như: TK 111, TK 112, TK 155, TK156, TK 157, TK 131, TK 333, TK 911… Đặc biệt, trong các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ còn sử dụng TK 631.
b) Sổ sách và chứng từ sử dụng Kế toán tiêu thụ sản phẩm và cung cấp dịch vụ sử dụng các sổ sách và chứng từ chủ yếu sau: - Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi. - Thẻ quầy hàng. (Mẫu số 02BH) - Hóa đơn giá trị gia tăng. - Sổ chi tiết bán hàng.
Ngoài các chứng từ sổ sách nói trên, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số chứng từ và sổ sách khác như: Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý (mẫu số 04 HDL - 3LL),chứng từ thanh toán (Phiếu thu, giấy báo có), hợp đồng mua bán, ….
